google-site-verification: googlee0652858a37ac355.html

شرکت PMPiran

88261019 (021) مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

چگونه دفتر مدیریت پروژه چابکی داشته باشیم؟

در فضای کسب و کار، دفتر مدیریت پروژه محبوبیت چندانی ندارد. از دفتر مدیریت اغلب به عنوان «سربار مدیریت پروژه» یاد می‌­شود، بسیاری PMO را باعث اتلاف وقت و بودجه شرکت ها می‌­دانند و معتقدند دفاتر موجود با ایجاد قوانین سختگیرانه مانع بهره‌­وری و کارایی روندهای سازمان می‌شود. متاسفانه اگر منصفانه نگاه کنیم، انتقادات واقعیت دارند، در بسیاری از شرکت­‌ها دفتر مدیریت پروژه به‌جای تمرکز بر تحویل محصول پروژه، صرفا به استانداردها و تطابق با اصول مدیریتی می‌پردازند. به‌کارگیری از اصول مدیریت چابک می‌تواند راه حلی مناسب برای رفع این شکاف باشد.

برای رفع این انتقادات باید تلاش شود تا دفتر مدیریت پروژه از قالب ناکارآمد خود فاصله بگیرند تا با به‌کارگیری اصول چابکی و استخدام یک رهبر چابک دلسوز و همچنین استفاده از آموزش برای خارج کردن فضای پروژه از قالب مرسوم به این هدف دست پیدا کند.

حال برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه چابک، 5 اقدام باید صورت بگیرد:

  1. بهینه سازی خودکارسازی (اتوماسیون) PMO با بهبود مستمر
  2. ایجاد و به اشتراک گذاشتن چشم انداز PMO و نقشه راه
  3. آموزش و ارائه راه حل، نه تنها مشاهدات ساده
  4. ارائه پارامترهای روشن برای ایجاد هماهنگی
  5. با بازخوردهای سریع در مورد تغییرات، شفافیت کامل را دنبال کنید

بیاید تمرکزمان را بر مفهوم خودکارسازی (اتوماسیون) و بهبود مستمر قرار دهیم. تمام آیتم‌های استاندارد موجود در PMO را در نظر بگیرید و روح اتوماسیون را در آنها جاری کنید.

به عنوان مثال، تهیه گزارش­‌های صورت وضعیت در بسیاری از سازمان­‌ها کاری دشوار است. شما ممکن است این سوال را بپرسید: «آیا ما واقعا به گزارش های صورت وضعیت نیاز داریم؟» در واقع در بسیاری از موارد، نیازی نداریم. با این وجود، هنگام کار با قرارداد های شخص ثالث، گزارش ها ابزار اصلی پیگیری آیتم های قراردادی هستند. فراهم کردن سطح مناسب جزئیات برای ذینفعان، تمرینی برای جلوگیری از ارائه گزارش صورت وضعیت نامناسب است.»

راه حل: تحویل خلاصه اجرایی (executive summary) و معیارها را در داشبوردها به‌صورت اتوماتیک خلاصه کنیم.

در این مرحله اقدامات مربوط به مدل اتوماسیون PMO اعمال می شود:

برنامه ریزی– با ذی­نفعان اصلی است که کمبودها را در گزارش اصلی احساس می‌کنند.

طراحی – فرآیند گزارش را بر اساس بازخوردها طراحی کنید.

تأیید – روند گزارش را به گروه مشخصی از ذی‌نفعان برای گرفتن بازخورد نشان دهید.

ساخت – پس از توافق بر مجموعه ایی از پیشرفت های اولویت بندی شده، آنها را پیاده سازی کنید.

انتشار – قالب جدید گزارش و روند را منتشر کنید.

خودکار (Automate) – تمرکز بر روی به حداقل رساندن حجم کار برای افراد. به عنوان مثال: ویژگی های بارگذاری خودکار (نام پروژه، بودجه، تاریخ پایان پایان SOW، و غیره)، توسعه نمودارهای خودکار / نمودار، یادآوری خودکار گزارش های گم شده / دچار تاخیر، داشبورد اتوماتیک از معیارهای گزارش (بودجه، برنامه، دامنه، کیفیت، ارزش)

تنظیم – جمع آوری بیشتر بازخورد و بازگشت به برنامه برای هر پیشرفت اولویت بندی شده باقی مانده

 

جمع بندی

خودکار‌سازی بعضی مراحل در تحویل گزارش و ارائه مهمترین بخش ها به سطوح مناسب رهبری، هماهنگی و انسجام بالاتری را به‌وجود می‌­آورد، اما نمی‌تواند جای خلاقیت فرستنده گزارش را بگیرد. این تنها یک گام برای تبدیل PMO از یک کاهنده بهره وری به یک یاری‌­رسان سازمانی است و باعث شفافیت تحویل به‌منظور تصمیم گیری سریع و با ارزش میشود. با بکار گیری سبک مدیریت پروژه چابک محصول بیشتر به خواسته‌های مشتریات نزدیک می گردد، حتی اگر خواسته ها متغیر باشد، رضایت بیشتر مشتری از نتایج کار افزایش می یابد، هزینه و زمان و ریسک خواسته‌های مشتری کاهش می یابد.

 

Print Friendly, PDF & Email
(+4 rating, 4 votes)
Loading...

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *