شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88289538 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

سه دلیل اصلی شکست پروژه‌ها

آمارهای رسمی و غیررسمی نشان می‌دهند که تعداد زیادی از پروژه‌های بزرگ در کشورها و بازارهای مختلف شکست می‌خورند. در برخی صنایع، تعداد پروژه‌های شکست‌خورده از پروژه‌های موفق هم بیش‌تر است. مثلا براساس آمار موجود در حوزه‌ی فناوری اطلاعات، 68 درصد از پروژه‌های تعریف‌شده در این حوزه شکست می‌خورند. البته تمام این شکست‌ها برابر با نابودی مالی و ورشکستگی نیستند. همین که پروژه نتواند براساس بودجه و زمان‌بندی تعیین‌شده اجرا شود یا در نیمه‌ی کار رها شود، یعنی در واقع شکست خورده.

برای شکست پروژه‌ها دلایل مختلفی وجود دارد که کنترل برخی از آن‌ها -مثل نبود استراتژی سازمانی یا تصمیم مدیران بالادستی برای تغییر تمرکز سازمان و هزینه‌کرد منابع- از محدوده‌ی اختیارات شما به عنوان مدیر پروژه خارج است. اما مواردی که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهد شد، تا حد زیادی قابل کنترل هستند و توجه به آن‌ها می‌تواند جلوی شکست پروژه‌ها را بگیرد.

1- برنامه‌ریزی ضعیف

شکست در برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی برای شکست است. پروژه‌های ناموفق معمولا برنامه‌هایی دارند که هیچ‌کس برای چند هفته (یا حتی بیش‌تر) نگاهی به آن‌ها نینداخته است. عوامل موثر در پروژه هموار در حال تغییر هستند و اگر برنامه‌ی پروژه و نحوه‌ی برخورد با این تغییرات کاملا روشن و تعریف‌شده نباشد، افراد درگیر در پروژه سردرگم خواهند بود و روند اجرایی به خطر خواهد افتاد.

برنامه‌ریزی ضعیف نمودهای زیادی در پروژه‌ها پیدا می‌کند. از جمله:

  • کارها و وظایفی که به آن‌ها اشاره نشده و در برنامه‌ریزی تعریف نشده‌اند
  • کارهایی که کاملا انجام نشده‌اند اما انجام‌شده تلقی و ثبت می‌شوند
  • کارهایی که به عنوان شروع‌نشده ثبت شده‌اند در حالی که بخشی از آن‌ها انجام شده
  • منابعی که اشتباه تخصیص داده شده‌اند و افرادی که نمی‌دانند باید با آن‌ها چه کنند

اگر ندانید در پروژه چه می‌گذرد و اگر نتوانید وضعیت پروژه را برای تمام اعضای تیم‌تان روشن نگه دارید، احتمال شکست پروژه به شدت بالا می‌رود.

چه‌طور جلوی برنامه‌ریزی ضعیف را بگیریم؟

توصیه‌ی ما این است که از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه کمک بگیرید و از تمام اعضای تیم پروژه بخواهید که وضعیت فعالیت‌ها و وظایف را در آن به روز نگه دارند. بررسی روزانه‌ی این برنامه نیز لازم است.

 

  1. مدیریت ریسک نامناسب

هر مدیر پروژه‌ای می‌داند که مدیریت ریسک یکی از وظایف اصلی اوست. با این حال، بسیاری از مدیران تنها به شناسایی ریسک‌ها و ثبت آن‌ها در یک گزارش کلی در ابتدای پروژه اکتفا می‌کنند و صرفا با امید به عدم وقوع اتفاقات بد و پیش‌بینی‌نشده، به اجرای پروژه می‌پردازند.

شما به عنوان مدیر پروژه باید به شکلی فعالانه ریسک‌های شناسایی‌شده را مدیریت و کنترل کنید و در عین حال، همیشه آماده‌ی شناسایی ریسک‌های جدید و پیش‌بینی‌نشده باشید. اگر این فرآیند به شکلی مناسب اجرا نشود، احتمالا به مشکلاتی بر خواهید خورد که از قبل راه حلی برای آن‌ها در نظر نگرفته‌اید و حتی منابع لازم برای مقابله را نیز در اختیار ندارید.

چه‌طور فرآیند مدیریت ریسک پروژه را درست اجرا کنیم؟

پس از تهیه‌ی گزارش اولیه‌ی ریسک‌ها و نحوه‌ی کنترل هریک از آن‌ها، هر ماه زمان خاصی را به بازخوانی و ویرایش این گزارش اختصاص دهید. در این جلسات گروهی، کارهایی که برای مدیریت ریسک در بخش‌ها مختلف پروژه انجام می‌شوند را بررسی کنید و اعضایتیم را در جریان قرار دهید.

 

  1. نبود منابع کافی

اگر پروژه‌ی شما دچار کم‌بود نیروی انسانی، منابع مالی و تجهیزات باشد، احتمال این‌که نتوانید آن را درست و به موقع تحویل دهید بسیار بالا می‌رود. قرار گرفتن در چنین موقعیتی -به خصوص وقتی بودجه‌ی پروژه کاملا در دست شما نیست- می‌تواند بسیار ناامیدکننده باشد.

اگر در حین اجرای پروژه به این وضعیت دچار شدید، با حامیان مالی پروژه ارتباط بگیرید و وضعیت را برای آن‌ها شرح دهید. به آن‌ها بگویید که تخصص آن یک کارشناس یا داشتن آن ابزار خاص چه‌قدر در فرآیند اجرای پروژه لازم است و چه‌قدر در موفقیت آن تاثیر دارد.

و اگر پیش از اجرا می‌دانید که منابع لازم را در طول پروژه نخواهید داشت، بهتر است کار را شروع نکنید چون بدون تامین منابع مورد نیاز در هر صورت محکوم به شکست است.

برای به دست آوردن منابع کافی چه کنیم؟

در مراحل اولیه‌ی پروژه، نیازهای اصلی و منابع مورد نیاز برای اجرای درست و به موقع آن را با اعضای تیم‌تان مشخص کنید. اگر بخشی از این منابع در دست‌رس شما قرار ندارند، در اولین فرصت با مدیران بالادستی و حامیان پروژه صحبت کنید.

 

جمع‌بندی

شکست در اجرای پروژه می‌تواند دلایل گوناگونی داشته باشد؛ دلایلی که کنترل آن‌ها همیشه در دست شما نیست. اما به عنوان یک مدیر حرفه‌ای پروژه، شما باید بتوانید تمام مواردی که عدم توجه به آن‌ها باعث شکست می‌شود را در کنترل بگیرید و به شکلی فعالانه با آن‌ها مقابله کنید. برنامه‌ریزی ضعیف، مدیریت ریسک نامناسب و نبود منابع لازم، از جمله دلایل اصلی شکست خوردن پروژه‌ها هستند که می‌توان با عمل‌کرد درست از آن‌ها جلوگیری کرد.

Print Friendly, PDF & Email
(+1 rating, 1 votes)
Loading...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *