google-site-verification: googlee0652858a37ac355.html

شرکت PMPiran

88261019 -88253821 - 88254527 (021) مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

شش گام برای داشتن مدیریت پروژه موثر

مدیریت پروژه عملی و موثر ریشه در سادگی دارد. این رویکرد برای اقتصاد حال حاضر حیاتی است. زمانی‌که منابع محدود هستند، بسیار مهم است که بدانید هدف چیست و باید چه چیزی را برنامه ریزی کنید. مدیریت پروژه موثر، دستیابی موفقیت‌­آمیز به اهداف، از طریق برنامه­‌ریزی و سازماندهی منابع است. همچنین مهم­تر از همه اینا جلب نظر و درگیر کردن ذی­نفعان است؛ ذينفعان پروژه می­‌توانند الزاماتی بدون ابهام تنظیم کنند و انتظاراتشان را بیان کنند، آن­ها هستند که موفقیت پروژه را اندازه گیری می‌­کنند.

شما و سازمانتان برای بودن در سطح بالایی از کارآمدی باید اصولی و اثربخش عمل کنید. در اینجا، ما شش گام برای مدیریت پروژه موثر و دست یابی به نتایج بهتر را بیان می­‌کنیم:

 

  1.  شفافیت در الزامات و محدوده و محتوای پروژه

عدم شفافیت الزامات پروژه رایج‌ترین علت شکست پروژه‌ها است. در همان ابتدای امر مطمئن شوید که تمامی ذی­نفعان اهمیت تعریف شفاف الزامات و مشخص کردن دقیق محدوده پروژه را درک کرده­‌اند و از هر اقدامی برای تعریف الزامات ذینفعان بهره ببرید. بر این اساس شما می‌توانید مهمترین الزامات پروژه را تعریف، و منشور و محدوده و محتوای پروژه را تدوین کنید.

مشخص کردن دقیق محدوده و محتوای پروژه شما را در مدیریت ذینفعان و همچنین جلوگیری از خزش محدوده و محتوای پروژه بسیار کمک خواهد کرد.

 

  1. برنامه زمانبندی، برنامه ریسک، برنامه منابع

انتخاب تیم

بعد از تعریف منشور و محدوده و محتوای پروژه، شما باید برای شناسایی مدیر پروژه و برنامه‌ریزان پروژه اقدام کنید. داشتن مدیر پروژه و مدیر برنامه‌­ریزی و تیمی متخصص طی کردن نیمی از مسیر موفقیت است. از دید یک مدیر پروژه تعریف ساختار شکست کار، شناسایی تحویل­ شدنی­‌ها و تشخیص درست مهارت­‍‌های مورد نیاز هر کار به یک اندازه مهم هستند.

برنامه زمانبندی پروژه

برنامه­ریزی پروژه نیاز به تعریف درست منشور و محدوده پروژه دارد. وقتی که مدیر برنامه­ریز درک بهتری از محدوده پروژه و منابع در دسترس  داشته باشد میتواند برنامه زمانبندی با جزییات بیشتری را تهیه کند. در این فاز مسئولیت­ها بطور شفاف به تیم پروژه تخصیص داده می­شود و نکته بسیار مهم که در این نوع از برنامه ریزی اتفاق می­افتد قابلیت پیگیری کارها و مسئولیت­‌ها است.

برنامه ریزی ریسک

ریسک­‌ها بخشی از پروژه شما هستند. شما نیاز دارید تا در همان ابتدای کار به شناسایی ریسک‌­ها و برنامه ریزی برای مدیریت آن­ها بپردازید و تیم را نسبت به آن آگاه سازید و یا یک مرکز ثبت ریسک تحت وب بسازید، که تیم و ذی­نفعان بتوانند ریسک­‌های پروژه را ثبت و هایلایت کنند.

 

  1. برنامه ارتباطی

در هر مرحله از مدیریت پروژه، مدیر پروژه باید ارتباط برقرار کند. استراتژی و برنامه ارتباطات در موفقیت پروژه اثرگذار است. ارتباطات شفاف مانع از غافل­گیری مشتریان و یا مدیران ارشد می‌شود. حتی امروزه، بسیاری افراد از ایمیل برای ارتباطات روزانه خود استفاده می‌کنند. اما این کار، روش مناسبی برای برقراری ارتباط نیست، استفاده از نرم­‌افزارهای مدیریتی، جزئی حیاتی از پروژه به‌­شمار می‌­رود. از طریق این نرم‌­افزارها پیشرفت پروژه، ریسک‌­ها، جلسات، تغییرات، وضعیت پروژه و… به صورت اتوماتیک در اختیار تیم پروژه ،مدیران ارشد و حامیان قرار می‌گیرد و خطای انسانی به حداقل می­رسد.

 

  1. شروع پروژه (Kick-off)

حالا تقریبا همه چیز روی کاغذ آماده به نظر می‌­رسد، حال زمان آن است که تیم پروژه شروع به کار کند. همانطور که قبلاً ذکر شد هر عضو تیم، فروشنده، مشتری باید از انتظاراتی که از آن­ها می­رود و مسئولیت­هایشان آگاه شوند.

  • چه زمانی انتظار می­رود کار مشخصی آغاز شود؟
  • چه کسی آن را انجام می دهد؟
  • چه زمانی باید تکمیل شود؟
  • چه اطلاعاتی باید به روز شود؟

هنگامی که تیم پروژه شروع به‌کار کرد، مدیر پروژه و رهبران پروژه باید نقش تسهیل کننده، راهنما و یا مربی را ایفا کرده و محیطی سازنده و مثبت برای تیم پروژه ایجاد کنند.

 

  1. مانیتور و کنترل

هنگامی‌که تیم پروژه، پروژه را آغاز کرده است، مدیر پروژه موظف به پیگیری پیشرفت پروژه، ارتباطات با مدیران ارشد و مشتریان است. برای کنترل پروژه شما باید:

  • سنجه‌های مانیتور و کنترل را مشخص کنید
  • فعالیت‌ها و تحویل دادنی را بررسی کنید
  • گزارش تهیه کنید
  • گزارش را تحلیل کنید
  • اقدامات مورد نیاز را انجام دهید

 

  1. بازنگری

وقتی که پروژه محصول خود را ارئه می‌دهد،شما علاقه دارید که بهره‌­برداری مشتری از آن را ببینید شما باید ببینید که محصول پروژه در حال کار برای مشتری است. از نزدیک با مشتریان تعامل کنید. برای بدست آوردن تایید موفقیت پروژه از سوی مشتری، شما می‌­توانید برنامه بازنگری تهیه کنید و به­‌دنبال بازخورد و شناسایی تجربیات مثبت و منفی خروجی پروژه باشید. همچنین شما باید به دنبال برنامه بازنگری درون سازمانی نیز باشید تا درس‌­آموخته‌­ها را جمع آوری کنید.

 

جمع ­بندی

تحویل موفقیت آمیز پروژه عملی غیر­ممکن و عجیب نیست. طبق گزارشات صنایع مختلف پروژه ­های موفق زیادی وجود دارد (ذینفعانشان راضی بوده‌اند)، اما اگر مدیریت پروژه به شکلی موثر انجام نشود، ریسک­‌ها و خطاها می‌توانند پروژه را از مسیر خود خارج کنند.

Print Friendly, PDF & Email
(+1 rating, 1 votes)
Loading...

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *