شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

پنج نقش اساسی در مدیریت پروژه ها

زمانی که شما پروژه ای را مدیریت میکنید تا به اهداف آن دست پیدا کنید، به افرادی مناسب نیاز دارید تا همراه شما باشند و آن ها نیز باید درک خوبی از نقش های خود داشته باشند. در اینجا میتوانید به تفکیک ببینید چه کسی چه کاری انجام میدهد.

نقش مدیر پروژه

  1. حامی

حامی (Sponsor) باید از پروژه شرکت به بهترین شکل پشتیبانی کند و موانع سازمانی را از بین ببرد. حامی پروژه باید قدرت برقراری ارتباط موثر با مدیر عامل شرکت و ذینفعان کلیدی را داشته باشد، منابع لازم را تامین کند و نتایج را تایید یا رد کند. توجه به این نکته بسیار مهم است که حامی باید پاسخگوی عملکرد پروژه نیز باشد.

  1. مدیر پروژه

مدیر پروژه مشکل اصلی را شناسایی میکند و با ورودی هایی که از طرف ذینفعان و حامی دریافت میکند، نحوه برخورد با مشکل را مشخص میکند. تعیین میکند که اهداف پروژه، محدوده و محتوای پروژه چیست و چه فعالیت هایی برای دستیابی به نتایج مطلوب باید انجام شوند. او سپس فعالیت ها را برنامه ریزی میکند، بر کارهای انجام شده روز به روز نظارت میکند، پیشرفت پروژه را زیر نظر دارد تا که عملکرد را ارزیابی کند، پروژه را به پایان میرساند و درس های آموخته شده را جمع آوری میکند. مدیر پروژه از سوی حامی پروژه قدرت و اختیار کسب میکند. از جهات بسیاری، مدیر پروژه مانند یک مدیر سنتی است زیرا از اختیارات او میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

  • ارائه چارچوبی برای فعالیت های پروژه
  • شناسایی منابع مورد نیاز
  • مذاکره با مقامات بالاتر
  • بهره مندی از همکاری های موثر
  • تعیین نقاط عطف (milestones)
  • هماهنگی فعالیت ها
  • جلوگیری از منحرف شدن فعالیت ها از مسیر پروژه
  • جلوگیری از واضح نبودن اهداف
  • اطمینان حاصل کردن از مشارکت و مفید بودن افراد
  • میانجیگری مناقشات
  • اطمینان حاصل کردن از تحویل اهداف پروژه در زمان و بودجه مقرر
  1. رهبر تیم

در پروژه های بزرگ ممکن است از رهبر تیم (Team Leader)- کسی که مستقیما به مدیر پروژه گزارش میدهد- نیز استفاده شود. در پروژه های کوچک مدیر پروژه وظیفه رهبر تیم را نیز انجام میدهد. رهبر تیم نمیتواند مانند یک رئیس نقش بازی کند و در این حین از مزایای کارهای تیمی نیز برخوردار شود. رهبر تیم نقش های زیر را میتواند ایفا کند:

آغازگر: رهبر تیم به جای اینکه به افراد بگوید چه کاری انجام دهند، توجه افراد را به فعالیت هایی معطوف میکند که در راستای رسیدن به اهداف تیم باشد.

نمونه: او با رفتار خود نحوه عملکرد دیگران را شکل میدهد. برای مثال با شروع جلسات، سر وقت تعیین شده و پیگیری وظایف مشخص شده برای افراد تیم بین جلسات میتواند حس وظیفه شناسی را به دیگران منتقل کند. رهبر تیم ها بسیار به این روش تکیه میکنند زیرا معمولا نمیتوانند از ترفیع درجه، غرامت یا تهدید از اخراج شدن برای ترغیب اعضای تیم استفاده کنند.

مذاکره کننده: او با نشان دادن پروژه به عنوان یک سوددهنده متقابل از طریق تامین کنندگان منابع به آنچه نیاز دارد دست پیدا میکند.

شنونده: او نشانه های مشکلات قریب الوقوع، نارضایتی کارکنان و فرصت های کسب امتیاز را از محیط اطراف خود دریافت میکند.

مربی: او راهی پیدا میکند تا پتاسیل اعضای تیم به حداکثر برسد و به اهداف تعیین شده دست پیدا کنند. فرصت های آموزش در تیم بسیار زیاد است زیرا اعضای تیم به مهارت هایی نیاز دارند که معمولا پیش از آموزش موجود نیستند.

عضو کاری: رهبر تیم علاوه بر نشان دادن جهت، بخشی از کار را به خصوص در حوزه ای که مهارت خاصی در آن دارد نیز انجام میدهد. در حالت ایده آل او باید یک یا دو کار ناخوشایند و خسته کننده را که هیچ کس علاقه ای به انجام آن ها ندارد انجام دهد.

  1. اعضای تیم

از اعضای تیم پروژه به عنوان قلب تپنده و موتور کاری هر پروژه یاد میشود. به همین دلیل، گرد هم آوردن افراد مناسب اهمیت فراوانی دارد.

  1. معیارهای عضویت

با توجه به اینکه مهارت های مورد نیاز برای دستیابی به نتیجه مطلوب باید نحوه انتخاب اعضای تیم را مشخص کند اما به خاطر داشته باشید که به احتمال قوی شما نمیتوانید بدون آموزش به تمام آنچه نیاز دارید دست پیدا کنید. زمینه های تخصصی زیر را در نظر بگیرید:

  • مهارت های تکنیکی در یک رشته خاص، مانند تحقیقات بازار، امور مالی یا برنامه نویسی نرم افزار
  • مهارت های حل مسئله افراد را قادر میسازد تا شرایط دشوار و یا بن بست ها را تجزیه و تحلیل کنند و راه حل ارائه دهند
  • مهارت های بین فردی، به ویژه توانایی همکاری موثر با دیگران یکی از جنبه های مهم کار تیمی است
  • مهارت های سازمانی از جمله شبکه سازی، برقراری ارتباط با دیگر بخش های شرکت و حرکت در جهت چشم انداز سیاست گذاری شده به تیم در انجام کارها و جلوگیری از درگیری با واحدهای عملیاتی و پرسنل کمک میکند

هنگام تشکیل تیم های پروژه، افراد تمایل زیادی دارند تا بیش از حد روی مهارت های فنی تمرکز کنند و مهارت های بین فردی و سازمانی را که به همان اندازه مهم هستند نادیده میگیرند. به عنوان مثال، یک برنامه نویس حرفه ای ممکن است با عدم تمایل به همکاری پیشرفت تیم را با مشکل مواجه کند. در مقابل، یک فرد دارای درک و فهم سازمانی خوب با مهارت های تکنیکی متوسط ممکن است به لطف توانایی های خود در جمع آوری منابع و جلب کمک از واحد های عملیاتی با ارزش ترین عضو تیم تلقی شود.

انسان هایی که در هر چهار معیار مهارتی قوی باشند بسیار کم و دور از دسترس هستند. از افراد با استعداد در دسترس بیشترین بهره را ببرید و در راه خنثی کردن ضعف های تیم قدم بردارید. نه تنها به دنبال افرادی باشید مهارت های با ارزش دارند بلکه افرادی که پتانسیل یادگیری مطالب جدید را نیز دارند جست و جو کنید. زمانی که شخصی را برای ملحق شدن به تیم شناسایی میکنید با حامی پروژه درباره تعامل بالقوه او صحبت کنید. همچنین با سرپرست او مشورت کنید، زیرا زمانی را که شما برای فعالیت های عضویت صرف میکنید میتوانید به کارهای معمولی پروژه اختصاص دهید.

با گذشت زمان و تغییر نیازها و فعالیت ها ممکن است شما از تعدادی از اعضای تیم خداحافظی کیند و به اعضای جدید خوش آمد بگویید. یک نکته برای احتیاط: اعضای تیم به تدریج الگوهای موثری برای همکاری با یکدیگر، تصمیم گیری و برقراری ارتباط توسعه میدهند. با ورود و خروج های مکرر اعضای تیم، انسجام رنگ میبازد.

سهم مشارکت و مزایا

اعضایی از تیم که بدون انجام وظایف خود، مزایا دریافت میکنند دوام نمی آورند. با این حال نباید با تمام اعضا به این شیوه برخورد کرد. برای مثال، یک مدیر ارشد که میزان قابل توجهی از تمرکز خود را به فعالیت های دیگر اختصاص میدهد ممکن است همچنان با اطمینان از تامین منابع یا با جلب حمایت از طریق سازمان برای پروژه ارزش آفرینی کند.

همانطور که هر یک از اعضا در کار های تیمی شرکت میکنند و وظایف مشخصی دارند، باید مزایای مشخصی مانند پاداش یا حقوق های بیشتر نیز دریافت کنند. در غیر این صورت افراد با تیم مشارکت نمیکنند یا حداقل تمام تلاش خود را انجام نمیدهند. مزایایی که آنها از شغل های معمولی دریافت میکنند ممکن است توجه آن ها را جلب و پروژه شما را به یک اولویت ثانویه تبدیل کند.

هم ترازی

اهداف تیم پروژه و اعضای آن باید با اهداف سازمانی همتراز و همسو باشند. به همین دلیل، تلاش همه باید از طریق سیستم پاداش شرکت هماهنگ و متناسب گردد. این نوع از تقویت باید از مراتب بالای سازمانی یا همان حامی پروژه آغاز می شود. از آنجا که حامی پروژه مسئولیت موفقیت تیم است، بخشی از بودجه باید به عملکرد تیم اختصاص داده شود.

مدیر پروژه و اعضای تیم پاداش ها را متناسب با خروجی کار های تیم دریافت میکنند. این همترازی کمک میکند که همه در یک مسیر حرکت کنند.

 

  1. کمیسیون راهبری پروژه

بعضی از پروژه ها دارای کمیسیون راهبری پروژه هستند که متشکل است از حامی و تمامی ذینفعان کلیدی پروژه. نقش این کمیسیون تایید منشور پروژه، اطمینان سازی از منابع و رسیدگی به تمام درخواست ها برای تغییر عناصر پروژه های کلیدی مانند تحویل دادنی ها، برنامه و بودجه است.

اگر در یک پروژه شرکت ها، واحد ها و اشخاص مختلف با هم همکاری کنند که هرکدام از آن ها مالک سهم زیادی از سهام پروژه هستند، در این مورد، کمیسیون راهبری ایده بسیار خوبی است. زیرا دارای جایگاه بسیار مناسبی است تا با طبقه بندی  مشکلات پیچیده پروژه ای بین سازمانی یا بین بخشی، تعارضات را برطرف سازد و مفید واقع شود.

همچنین اگر خواستار تعداد زیادی از تغییرات در روند پروژه هستید میتواند کمک حال شما باشد. از نکات منفی این کمیسون میتوان به چند مورد اشاره کرد. کمیسون راهبری پروژه شامل سطح دیگری از نظارت است و همچنین چون زمان جلسات طولانی است، زمان زیادی از با ارزش ترن کارمندان شما را به خود اختصاص میدهد. پس اگر مجبور نیستید این کمیته را تشکیل ندهید.

منبع: HBR

hoseain

ترجمه: حسین معین الدین

 

Print Friendly, PDF & Email
(+2 rating, 2 votes)
Loading...

2 پاسخ به “پنج نقش اساسی در مدیریت پروژه ها”

  1. فریده سیاوشی گفت:

    با سلام و احترام. مطالب بسیار عالی و کاربردی است.سپاسگزار زحمات جنابعالی.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *