یک مطالعه جدید که از سوی شرکت مدیریت پروژه Innotas انجام شده، نشان می‌دهد که نیمی از پروژه‌های فناوری اطلاعات در رسیدن به اهداف‌شان ناکام می‌مانند. سه سال پیش نیز در یک تحقیقی مشابه نتایج یکسانی را نشان داده بود.
در سال 2013 تحقیقی که توسط Innotas انجام شده بود، نشان داد که 50 درصد از شرکت‌های حاضر در پیمایش در طول 12 ماه گذشته حداقل یک پروژه شکست‌خورده در حوزه‌ی فناوری اطلاعات داشته‌اند. از آن زمان 3 سال گذشته اما ظاهرا تغییر محسوسی به وجود نیامده است. از میان 126 پروژه بررسی‌شده از ژانویه تا مارس 2015، 55 درصد آن‌ها موفق نبوده‌اند؛ در حالی که در سال قبلی (2014) این رقم 32 درصد بوده است.
معاون ارشد بازاریابی Innotas می‌گوید: این رقم لزوما نشان‌دهنده کمبود مدیران پروژه یا ابزارهای فناورانه برای موفقیت نیست؛ بلکه نشان از عدم تخصیص درست منابع و عدم هم‌سو کردن استفاده از آن‌ها با مسیر رسیدن به اهداف سازمان دارد.
در این زمینه مثالی وجود دارد؛ فرض کنید در حال مسافرت با ماشین هستید. 10 ساعت زمان دارید و در طول راه فقط می‌توانید 3 بار توقف کنید. وقتی به مقصد می‌رسید، متوجه می‌شوید که مسیر را در 8 ساعت پیموده‌اید و فقط 2 بار توقف کرده‌اید. و این فوق‌العاده است! به جز آن قسمت که حالا در لوس‌آنجلس قرار دارید؛ در حالی که می‌خواستید به سیاتل بروید. این، موقعیتی است که سازمان‌های بسیاری در آن قرار می‌گیرند. آن‌ها به هزینه‌ها و فرآیند توجه می‌کنند اما نتایج را نمی‌بینند و به این فکر نمی‌کنند که آیا در این پروژه‌ها ارزشی برای کسب‌وکارشان هست یا خیر.
هم‌سو کردن استفاده از منابع با اهداف سازمان و دریافت ارزش از پروژه‌های فناوری اطلاعات، با مشکل مواجه است. 45 درصد از پاسخ‌دهندگان پیمایش اعلام کردند که یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های آن‌ها هم‌سو نبودن پروژه‌های فناوری اطلاعات با اهداف سازمان است و فقط 31 درصد گفتند که تمرکزشان روی به دست آوردن ارزش از این پروژه‌ها قرار دارد. 50 درصد هم گفتند که تمرکز اصلی‌شان رساندن به موقع پروژه و رعایت حدود بودجه آن است.
اولویت‌بندی کنید
به گفته‌ی معاون ارشد بازاریابی Innotas، اصلاح این مسئله نیازمند یک اولویت‌بندی درست داخلی است. پروسه با مدیران بخش‌های پروژه، اطلاعات و اجرایی سازمان آغاز می‌شود و پارامترهای مورد استفاده برای تعیین اهمیت پروژه‌ها را تعریف می‌کند و بعد راه استفاده از این پارامترهای جدید مشخص می‌شود.
مدیران سازمان‌ها باید از فناوری استفاده کنند تا میزان شفافیت را در تمام سازمان و همه‌ی پروژه‌های در دست انجام بیشتر کنند. اگر تک‌تک افراد بدانند که کدام پروژه‌ها در اولویت قرار دارند و چرا، می‌توانند منابع و نیروهای انسانی و انرژی را بر همین اساس و در چهارچوب بودجه‌بندی‌های مشخص‌شده و محدودیت‌های نیروی انسانی تخصیص دهند.
البته حضور تعداد بیش‌تری از متخصصین مدیریت پروژه در میان کارکنان سازمان هم می‌تواند مفید باشد. به گفته‌ی معاون بازاریابی Innotas، تقاضا برای متخصصین فناوری اطلاعات که از دانش مدیریت پروژه هم برخوردارند – تقریبا هیچ‌وقت- کاهش نمی‌یابد. اما مهم‌ترین مسئله این است که سازمان‌ها باید اولویت‌ها و پروژه‌ها را با اهداف کلی کسب‌وکار سازمان هم‌سو کنند تا میزان شکست در پروژه‌ها کاهش پیدا کند.
اگر بخواهم دوباره از مثال قبلی استفاده کنم، بسیاری از مردم سوار ماشین می‌شوند و اطمینان دارند که منابع مورد نیاز و نقشه و مسیر حرکت، از قبل آماده شده‌اند. شما باید قبل از حرکت به فکر این مشکلات باشید
منبع: CIO
دیدگاهتان را بنویسید