من نمی گویم همه ما باید همراه با فنجان قهوه مان در کناری بنشینیم، روزنامه مان را بخوانیم و مشغول صحبت کردن درباره تنبلی باشیم در حالیکه لحظه به لحظه زمان پروژه ما از جلوی چشممان میگذرد و اهداف دست نیافته پروژه در افق محو می‌شوند. بدیهی است که این یک برنامه ریزی کاملا احمقانه است و منجر به یک شغل بسیار کوتاه مدت در مدیریت پروژه میشود.
- تنبل بودن به معنی احمقانه رفتار کردن نیست!
نه! در واقع منظور من این است که ما باید یک رویکرد متمرکز برای مدیریت پروژه داشته باشیم و نیرو و تلاش خود را در جایی که واقعا اهمیت دارد خرج کنیم نه مانند کسی که سر خودش را شلوغ کرده و با عجله به این طرف و آن طرف میدود، بی دلیل سر و صدا کنیم. در حقیقت لازم نیست که همه موارد، از جمله کارهای کم اهمیت و غیر بحرانی را ما به عنوان مدیر پروژه تحت نظر داشته باشیم درحالیکه دیگران بهتر می توانند از پس آنها بربیایند.
- رویکرد تنبل سازنده چیست؟
همه آنچه که شما میدانید ساخته و پرداخته شده نیست، یک پیشینه تماما علمی در پشت نظریه تنبلی سازنده وجود دارد.
اصل پارتو ( که به قانون 20 /80 هم شناخته می شود) بیان می کند که در بیشتر پدیده ها 80 درصد عواقب از 20 درصد علل ناشی هستند.
جوزف ام جوران که شغل مشاور مدیریتی داشته این اصل را ارائه داده و نام آنرا از نام ویلفردو پارتو، اقتصاددان ایتالیایی گرفته که در سال ۱۹۰۶ دریافت ۸۰ درصد زمین‌های ایتالیا در دست ۲۰ درصد مردم آن کشور است؛ فرض این است که بیشتر نتایج در هر شرایطی با تعداد کمی از عوامل تعیین می شود.
قانون پارتو یا قانون 80/20 باید توسط هر فرد باهوش و تنبلی در زندگی روزمره استفاده شود. ارزش اصل پارتو برای یک مدیر پروژه این است که به شما یادآوری می کند که بر 20 درصد موضوع تمرکز کنید. بنابراین باید در طول روز کاری آن موارد را شناسایی و تمام تمرکز خودتان را روی آنها قراردهید.
- استفاده از رویکرد تنبل سازنده؛ در بحران ها آرام بمانید.
پس برای شروع، باید در بحران ها آرام بمانید، این نکته واقعا مهم است.
اکثر موقعیت های بالقوه بحرانی که شما ممکن است در یک پروژه با آنها روبرو شوید، باید ازقبل به عنوان بخشی از برنامه‌ریزی مدیریت ریسک و کاهش فعالیت لحاظ شده باشند.
اگر برنامه ریزی شما در ابتدای پروژه کامل و مناسب باشد (به یاد داشته باشید که حتی در تنبلی سازنده این نکته در زمان بسیار اهمیت دارد که پروژه در بهترین شکل اولیه خودش شروع به کار کند) پس باید یک برنامه داشته باشید از اقدامات لازم برای بحران های اصلی که احتمال بیشتری برای مواجه شدن با آنها وجود دارد. هر یک از احتمال ها باید در نظر گرفته شده، مورد بررسی و بحث قرار گیرد، برای آن برنامه ریزی شود و یک پاسخ مفهومی اثبات شده توسط شما و تیم پروژه تعریف شده باشد
- برنامه ریزی برای بحران
در چنین حالتی برای هر موقعیت شما یک لیست دارید از اقداماتی که مسائل پروژه رو کاهش یا حداقل تسکین میدهد. پس دیگر وحشتی وجود ندارد.
هنوز هم درصد کمی از وضعیت ها باقی میماند که شما در طرح استراتژی ریسک خود به آنها توجه نکرده اید (اگر چنین بود، این درس عبرتی است برای پروژه های آینده شما) یا به علت ماهیت غیر قابل پیش بینی بودنشان به شما آسیب زده اند.
- به طور طبیعی نفس بکشید
با 10 شماره به طور جدی امتحانش کنید.
چیزی در طبیعت بشر وجود دارد که می گوید وقتی مسئله اصلی مشخص می شود، اقدام فوری برای حل آن ضروری است. در واقعیت یک لحظه آرامش کوتاه، فرصت بهتر برای رسیدگی به مسئله را به شیوه ای کامل تر به ارمغان خواهد آورد و این به نوبه خود باعث تصمیم گیری بهتر در عمل خواهد شد، مانند اینکه مساله و عواقب آن همه در دست شماست. آخرین اقدامی که شما خواهید کرد خاموش کردن یک آتیش فقط برای روشن کردن در جای دگر است، شروع یک پروژه که از قبلی بدتر باشد.
به طور طبیعی نفس بکشید
شما باید در کنترل باشید و باید تصمیم درستی بگیرید، پس ابتدا مراقب خودتان باشید. «این منطقی است که ابتدا ماسک خود را بگذارید، قبل از اینکه به دیگران کمک کنید» و بعد از آنکه پاسخ خود را در نظر گرفتید باید شروع به فیلتر کردن کنید.
- فیلتر کردن، فیلتر کردن، فیلتر کردن
شناسایی مسئله یا مسائل و منشا آن و فیلتر کردن مواردی که نیازی به حل آنها توسط شما نیست، یا در واقع دیگر اعضای تیم پروژه بهتر می توانند آن را حل کنند. هیچ چیز در کتاب قانون مبنی بر این وجود ندارد که مدیر پروژه بهترین فرد جهت مقابله با هر مساله، بحران و تهدید برای موفقیت پروژه است. در واقع کاملا خلاف این است. سعی نکنید همواره قهرمان پروژه باشید، این وظیفه ی شما نیست، حرکتی که یک قهرمان رو به خاک می نشاند خیلی سریع اتفاق میفتد.
پس از اینکه مساله یا مسائل پروژه را فیلتر و غربالگری کردید قدم مهم بعدی واگذار کردن آن به دیگر اعضای پروژه است.
شما به دلیل خوبی یک تیم پروژه دارید پس از آنها استفاده کنید، از وسعت مهارت و دانش آنها برای غلبه بر آنچه که باعث بروز مشکل در پروژه میشود کمک بگیرید.
- واگذاری، واگذاری، واگذاری
به یاد داشته باشید که هنگامیکه یک مشکل به اشتراک گذاشته میشود تقسیم میشود به دو نیمه مشکل، مشکلی که واگذار میشود دیگر در ظرف شما نیست در نتیجه شما را آزاد میگذارد تا به کار حقیقی خود برسید، تمام اقدامات توصیه شده را در نظر بگیرید و پروژه را به ایمنی هدایت کنید.
کار حقیقی شما تنفس کردن به طور طبیعی است، این را فراموش نکنید!
با استفاده از قانون تنبل سازنده من قصد دارم به این برسم که 80 درصد از مسائل توسط دیگران و شاید 20 درصد از آنها توسط شما یا با همراهی شما حل شود. شما هنوز مجبور نیستید همه چیز را به تنهایی انجام دهید..
پس شما ابتدا فیلتر کردید، سپس واگذار کردید و الآن چبزی که احتیاج دارید الویت بندی کردن است.
- اولویت بندی، اولویت بندی، اولویت بندی
مسائلی که در ظرف شما اتفاق می افتد ممکن است نیازی به اقدام فوری و ضروری نداشته باشند، شاید شما یک مسئله را در پیش رو دارید اما در حال حاضر نشانه هایی واضح از خطر آن وجود ندارد. اگر چنین است، حتی زمان بیشتری دارید برای فکر کردن قبل از اینکه تصمیم به اقدامی بگیرید.
با مسائلی که باید، کلنجار بروید و دیگر مواردی را که الان نیازی به سر و کله زدن با آنها نیست مشاهده کنید. برای آن دسته که میتوانند زمان اندکی را صبر کنند شاید شما بتوانید گزینه هایی را که برای شما باز است و تیم را آماده اقدامات بعدی می کند در نظر بگیرید. بینش لازم را از اعضای تیم و هر منبع علمی دیگری که می توانید به آن دسترسی داشته باشید، جمع آوری کنید و به انجام آن کار مهم ادامه دهید.
به طور طبیعی نفس بکشید.
کلام آخر
- در زمان بحران آرام بمانید و یک راه برای این وجود دارد آن هم برنامه ریزی صحیح است. وحشت نکنید و آرامش خودتان را حفظ کنید در نتیجه حتی در هنگام مواجهه با مشکل کنترل همه چیز دست شماست.
- همیشه فیلتر و غربالگری کنید و سپس واگذری کنید و الویت بندی، مشکلات همیشه سر راه شما قرار می گیرند و نباید تلاش کنید تمام آنهارا خودتان حل کنید، از تیم پروژتان استفاده کنید.
- در همه حال به طور طبیعی نفس بکشید تا تصمیم درستی برای بازگشت پروژه به مسیر بگیرید.
مترجم: مائده شیخ قرائی
منبع: pmi.org
دیدگاهتان را بنویسید