آیا شما بر روی یک پروژه کار می‌کنید؟ یا فعالیت‌های روزانه یک کسب و کار را انجام می‌دهید؟ وقتی با افراد تیم صحبت می‌کنید، اغلب می‌گویند که مطمئن نیستند که روی یک پروژه کار می‌کنند و یا «فقط» کاری را به عنوان عملکرد معمول سازمان انجام می‌دهند. هر دو امر به یک اندازه در سازمان‌ها موجود و مورد نیاز است. بیایید تفاوت‌ها را روشن کنیم و مطمئن شویم که پروژه و عملیات چه هستند.
5 تفاوت اصلی بین پروژه و عملیات وجود دارد:
- پروژه کسب‌و‌کار را تغییر می‌دهد؛ عملیات نیاز به تغییر را شناسایی میکند.
در واقع تفاوت در چگونگی رفتار با تغییر است. عملیات‌های روزمره، کسب‌و‌کار را به حرکت می‌اندازد. آنها چراغ کسب‌و‌کار را روشن نگاه می‌دارند. تیم عملیات اولین کسانی هستند که متوجه می‌شوند، فرآیندهای موجود دیگر برای دست‌یابی به اهداف سازمان مناسب نیستند. در واقع آنها نیاز به تغییر را شناسایی می‌کنند.
این فقط ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌و‌کار نیست. کسانی که در یک عملیات کار می‌کنند ممکن است متوجه شوند که تغییر برای تحول در چارچوب همیشگی و یا برای بهبود وضعیت رقابتی سازمان ضروری است. پروژه‌ها مکانیسمی برای اجرای این تغییرات هستند. سازمانِ پروژه تغییراتی را که تیم عملیاتی شناسایی کرده‌اند انجام می‌دهد. این پروژه‌ها توسط مدیریت ارشد به تایید می‌رسد.
در واقع این فرآیند در جمله «کسب و‌کار را تغییر دهید، کسب و‌کار را اجرا کنید» خلاصه شده است. خروجی پروژه تغییری است که اجرا میکند. به عبارت دیگر، پروژه توانایی و قابلیت را فراهم میکند و عملیات از این توانایی برای به دست آوردن منافع و یا سود مالی استفاده میکند.
- پروژه ریسک را مدیریت میکند، عملیات ریسک را کاهش می دهد.
تیم عملیات در تلاش برای کاهش تمام خطرات عملیاتی است. دور نگه داشتن عدم قطعیت‌ها از کسب و‌کار برای ایجاد ثبات سازمانی و انجام فرآیندهای تکرار پذیر، امری مفید است.
پروژه‌ها به دلیل جدید بودن و منحصر به فرد بودن دارای ریسک هستند. سازمان‌ها با انجام پروژه گامی به سوی ناشناخته‌ها برمی‌دارند زیرا چیزی که قبلا وجود نداشته است را خلق می‌کنند
مدیران پروژه به دنبال مدیریت ریسک های مثبت و منفی، برای به دست آوردن بهترین نتایج هستند. در این فرآیند مدیریت نیز ممکن است رویکرد کاهش ریسک در نظر گرفته شود اما به‌خاطر داشته باشید که ممکن است سایر رویکردها نیز اتخاذ شود.
- پروژه دارای زمان محدود است، عملیات بدون زمان ادامه دارد.
پروژه‌ها شروع و پایان مشخص دارند که چرخه عمر پروژه را تشکیل می‌دهند. مدیر پروژه و تیم پروژه در این بازه زمانی در پروژه کار می‌کنند و پس از پایان پروژه تیم از هم منحل میشود. اما عملیات متوقف نمی‌شود، یک عملیات کار مداوم را بدون هیچ تاریخ توقف قابل پیش بینی ارائه می‌دهد. البته میتوان این فرایند را درصورتیکه دیگر برای کسب‌و‌کار شما لازم نباشد متوقف کنید
- پروژه قابل سرمایه گذاری است، عملیات غالبا اینگونه نیست.
مسائل مالی مربوط به پروژه‌ها و عملیات باهم متفاوت هستند. بودجه پروژه اغلب مربوط به تبدیل سرمایه به خدمت است، به این معنی که هزینه‌ها در پروژه سرمایه گذاری می‌شوند و میزان سود و یا ضرر آن محتمل است، اما هزینه‌های عملیات به طور معمول مشخص و در حساب‌های سود و زیان شرکت پیگیری میشود.
بودجه پروژه و بودجه کسب و کار، به طور کلی، یک موضوع بسیار تخصصی است، بنابراین قبل از هر اقدامی در مورد آنچه باید و نباید در سازمان شما سرمایه گذاری شود، بهتر است از مشاوران مالی کمک بگیرید، قوانین حسابداری از کشوری به کشور متفاوت است و حتی در سازمانی با سازمان دیگر تفاوت دارد.
- پروژه شامل تیم‌های چند عملکردی است؛ عملیات شامل تیم‌های عملکردی میشود.
تفاوت زیادی در ترکیب تیم‌های پروژه وجود دارد. پروژه‌ها گروه‌های مختلفی از کارشناسان را برای ارائه یک خروجی خاص در کنار هم قرار می‌دهند. چگونگی ایجاد انگیزه در تیم پروژه بسیار مهم است زیرا گاهی اوقات پروژه بدون هدفی که مورد توافق همه باشد شروع میشود اگر مردم درک درستی از هدف کاری که انجام می‌دهند نداشته باشند، تمایلی برای ارائه بهترین تلاششان ندارند. تیم پروژه متشکل از افرادی است که هرکدام نقش خاصی دارند این نقش‌ها تنها عناوین شغلی نیستند، بلکه موقعیت هایی با مسئولیت مشخص در قالب پروژه هستند. اما عملیات‌ها توسط تیم‌های عملکردی انجام میشود. آنها نیز در کار خود کارشناس هستند، اما در گروه‌های مشخص دسته‌بندی شده‌اند و دارای هم پوشانی کمی با سایر دسته‌ها هستند در گروه‌های عملیاتی کار و هدف بطور واضح مشخص است. آنها اهداف واضح و چشم اندازي مشخص براي نقشی که گروه در سازمان بازی میکند دارند.
جمع بندی:
تفاوت‌های عمیقی بین پروژه و عملیات وجود دارد اما بسیاری از افراد هنگام مواجه با این مفاهیم دچار سردرگمی می‌شوند. در مثالی ساده میتوان گفت ساخت کارخانه ماشین آلات صنعتی یک پروژه محسوب میشود زیرا که یک بار انجام شده و در زمان مشخصی به پایان می‌رسد، اما تولید قطعات و سرهم کردن آنها عملیاتی روزانه و تکراری است. پروژه و عملیات می‌توانند در کنارهم وجود داشته باشند و کار کنند اما اغلب بین این دو تنش‌هایی وجود دارد. دلیل این امر تلاش پروژه‌ها برای تغییر وضع موجود است. اما همیشه ذهنیتی وجود دارد که می‌گوید وضع موجود خوب است. پس در اینجاست که تنش به وجود می‌آید.
وقتی که شما از افراد میخواهید به تیم پروژه محلق شوند آنها دچار سردرگمی در وفاداری می‌شوند. نمی‌دانند که باید مسئولیت‌های روزمره خود و یا کارهای مربوط به پروژه را در اولویت قرار دهند؟ در اینجا تعریف واضح اهداف و تعهد قوی به پروژه که از سوی مدیریت ایجاد میشود، به آنها کمک میکند و همچنین باید خطوط ارتباطی باز نگاه داشته شود تا همواره بدانند که اولویت‌ها و اهداف شرکت چیستند؟ از طرفی بقای کسب و کار همیشه اولویت است. این عملیات‌ها هستند که کسب و کار شما را زنده نگاه می‌دارند و هزینه ها را تامین می‌کنند. این مفهوم برای تیم پروژه‌ایی است که ممکن است هزینه‌های مورد نیازش تامین نشود و یا منابع مورد نیازش به عملیات‌ها اختصاص داده شود و زمان بندی پروژه به تاخیر بیافتد زیرا تمرکز سازمان بر عملیات روزانه است. این ممکن است برای مدیران پروژه نا امید کننده باشد اما در واقعیت وقتی که سازمان از بین رفته باشد دیگر کسی وجود ندارد که از منافع پروژه فوق العاده شما استفاده کند.
پروژه و عملیات دو مفهوم اساسی و مهم در حوزه مدیریت پروژه می‌باشند. برای آشنایی و یادگیر بیشتر این نوع مفاهیم می‌توانید در دوره جامع مدیریت حرفه‌ای پروژه و آمادگی آزمون ®PMP شرکت کنید. در این دوره آموزش کامل استاندارد PMBOK 7th Edition داده خواهد شد و بر حوزه‌های دانشی مدیریت پروژه، ابزارها و تکنیک‌های مرتبط تسلط خواهید یافت.
دیدگاهتان را بنویسید