شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

احساس تنهایی می کنید؟ یک جلسه ترتیب دهید!

اگر از تنهایی حوصله تان سر رفته است!

یک جلسه ترتیب دهید!

 

Meeting & Work

 

تا به حال به این فکر کرده اید که چه مقدار از عمر خود را در جلسات سپری کرده اید؟

در مورد نحوه ارائه ها چطور؟ به نظرتان کسل کننده اند؟ یا خیلی شلوغ ؟ تکراری و تقلیدی اند یا خیلی خلاصه و نامفهوم!؟

 

جلسه برگزار کنید! در جلسه میتوان:
افراد مختلف را ببینید

گزارشات و چارت ها ی مختلف به نمایش بگذارید

حس مهم بودن بدست آورید

شیرینی بخورید

همکاران را تحت تاثیر قرار دهید

و….

همه و همه در ساعات کاری… راهکاری به جای کار کردن!

دو نکته جالب در کار:

  1. به استناد از Wall street journal روزانه در دنیا به صورت تقریبی حدود 30 ملیون پاور پوینت ارائه می شوند. (از آنجایی که این تخمین مربوط به 11 سال پیش است (2003) احتمالا امروز این رقم به مراتب افزایش یافته است.)
  2. 78 درصد مدیران اجرایی گزارش داده اند که در طول پرزنتیشن های شرکتی، خوابشان برده است! دیو پارادی که کتابی در مورد پاور پوینت نیز دارد، تخمین زده که پاور پوینت های ضعیف روزانه (از لحاظ زمان تلف شده کارکنان) هزینه ای معادل 252 ملیون دلار روی دست سازمانها می گذارد. از دیدگاه او این رقم محافظه کارانه است! به گمان من هرچه هست، هدر دادن بی شمار زمان و منابع و انرژیست!
  • 78 درصد مدیران اجرایی گزارش داده اند که در طول پرزنتیشن های شرکتی، خوابشان برده است!

 

boring-meeting-cartoon

 

شخصا افرادی را دیده ام که به جلسات می آیند در حالی که 50 صفحه برای نمایش پرزنتیشن خود آماده کرده اند که شاید بیش از 1 هفته برای آماده کردن آن وقت گذاشته باشند. در آثار هنری خود، عکس ها، بولت پوینت ها، کلیپ ها، افکت های صوتی و تصویری و اشکال مختلفی به صورت های گوناگون بکار برده اند و در حین ارائه میبینیم که هنوز به اسلاید 23 نرسیده، یک سری سرشان در گوشی است، یکی چرت زده و یکی یه کارهای فردای خود فکر می کند. 

اما مهم نیست!!!

شما زمانتان را به در نهایت خلاقیت پر کرده اید! (آماده سازی پرزنتیشن) و این به شما در میان همکارانتان حس مهم بودن می دهد، همچنین تا به خودتان بیایید، میبینید وقت رفتن به خانه است و ساعات کاری به پایان رسیده است! 

 در همین حال متوجه میشوید که چند نفر هم به لیست شرکت کنندگان در جلسه اضافه شده اند که نه شما میدانید چرا و نه خودشان می دانند آنجا چه می کنند!

اما این گونه جلسات، از معدود فرصت هایی است که برخی از مدیران میتوانند بفهمند که چه بر سر پروژه هایشان آمده است، چرا که آنقدر در جلسات به سر می برند که نمیدانند در واقع پروژه هایشان در چه موقعیتیست و در آنها چه می گذرد! 

روزگاری کسی را می شناختم که در طول روز آنقدر جلسه میرفت که همکارانش نمیدانستند که معمولا در دفتر حضور دارد و یا خارج از دفتر! 

 

Business Presentation

 

یک حسن دیگر جلسات برای مدیران به تعویق انداختن و یا فرار از فرایند تصمیم گیریست، به امید آنکه در یکی از جلسات، بالاخره کسی پیدا شود که برای آنها و بجای آنها تصمیم گیری کند. 

سازمان ها کم کم به بی فایده بودن اینگونه جلسات پی برده اند و سعی در جایگزین کردن آنها با مذاکره رو در رو یا یک تلفن ساده و یا ایمیل، نموده اند، وقتی کاری با یک تلفن، یک ایمیل ساده و یا مذاکره رو در روی سریع، قابل حل باشد، چرا این همه نیرو و زمان، صرف برپایی جلسه کنیم؟ 

 

  • راستی تجربه شما از جلسات شرکتتان چگونه است؟

Babak Golparian ,PMP

ترجمه: بابک گلپریان

 

View Babak Golparian, PMP's profile on LinkedIn

Print Friendly
(+4 rating, 4 votes)
Loading...

8 پاسخ به “احساس تنهایی می کنید؟ یک جلسه ترتیب دهید!”

  1. رضا حسین زاده می‌گه:

    ولی اینقدرها هم که میگید پاورپوینت ها بی اهمیت نیستند
    تجربه شخصی خودم:
    من تو واحد فروش و بازاریابی مشغولم اوایل که منتقل شدم کلی قرارداد جاری داشتیم که وضعیت مشخصی نداشتن(کلی زونکن که همه چیز گنگ و سردرگم بودن) ولی با درست کردن یه پاورپوینت، همه قراردادها و وضع موجود و شرح اقدامات و میزان مبالغ دریافتی مشخص کردم و هر هفته جلسه ای با بالاترین رده سازمانی در مورد قراردادها داریم که وضعیت موجود کاملاً شفاف شده و بازخورد خوبی تو سازمان داشته.

  2. مهدی معینی می‌گه:

    رضا جان در اهمیت پرزنتیشن و ایزارهای مانند پاور پوینت بحثی نیست و دنیای ارتباطات بدون اسلایدها غیر قابل تصوره ولی بحث بر سر این است که گاهی این ابزار ها که در راستای اهداف دیگر باید کارکرد داشته باشند خودشان تبدیل به هدف میشوند وزمانی بیشتر از کار اصلی را به خود اختصاص می دهند
    در بحث سر عدم افراط و تفریط است
    اندازه نگه دار که اندازه نکوست

    البته استفاده از پرزنتیشن ها در مواردی مانند مثال شما ختما بسیار موثر و و دارای کارکرد است و باید گفت تا حالا جای ان بسیار خالی بوده است و جای سوال است که افراد قبل از شما چطور فرایند را مدبربت و کنترل میکردند؟

    • رضا حسین زاده می‌گه:

      روش های قبلی کلاً سنتی و فرد محور بوده که در صورت در دسترس نبودن کارشناس مربوطه به سختی میشد پروژه ها رو رصد کرد.

  3. Neda می‌گه:

    Hi Folks,

    Sorry I need to drop some lines in Eng as I don’t hv Farsi font but still think it worths sharing.
    I found this topic very close to my recent experiences of presenting a 30 mnts presentation for PMI Melbourne chapter with the title ” How to land ur 1st job as overseas applicant with no local experience”.
    Presenting for the first time, I was afraid of attendants getting bored.
    Even though the topic was interesting itself I was worried for length and volume of speech.
    I searched around for tips from successful speakers and the result was fabulous and now I want to share some, which I consolidated for personal use as following:

    • When preparing the contents of ur speech avoid too many words yet more schematic or animated symbols
    • Always have and opening slide covering all subjects which are elaborated later
    • Play with ur voice intonation from time to time
    • Challenge attendants ideas via controversial queries
    • From time to time ask for attendants participation
    • Avoid long speeches or heavy calculations even if it is managerial or stakeholders meetings such as “risk assessment” meeting (this doesn’t mean that u are not prepared for putting light on justifications or mathematical aspects, u can ur reference stipulating their availability in case sb is interested)

    Cheers
    Neda

    • reza می‌گه:

      The importance of the title you had chosen to present was so high for the expatriates, if attended the presentation to keep them awake throughout the session. I think two points are enough to stay awake in the presentations:
      first; interest to the subject
      second importance of the subject

  4. ایمان اصطهباناتی می‌گه:

    باسلام..من تو واحد برنامه ریزی تولید و نت کار میکنم و روزانه جلسات نت را با کلی دعوا و هیجان برگذار میشه..این درحالیه که جلسات ماهیانه با ارایه پاورپوینت برگذار میشه و از این قضیه نباید گذشت که اگر افراد حاضر در جلسه را به چالش بکشید، خوابیدن و چرت درکار نخواهد بود…مادامیکه گوینده درحال ارایه گزارش میباشد با طرح سوالات مهم و حتی کلیشه ای میتواند جلسه را اداره کند..

  5. بابک گلپریان می‌گه:

    بحث سر کم اهمیت بودن ارائه کردن مطالب و برقراری جلسات نیست، بحث سر میزان انرژی و هزینه ای است که صرف تهیه این گونه ارائه ها میشود که “شاید” خیلی از اوقات به وجودشان و ایجادشان نیازی نبوده و صرفا از روی عادت سازمان و مدیران اجرا و ارائه میگردند.
    فراموش نکنیم که پاور پونت ها و پرزنتیشین ها از اهمیت ویژه ای برخوردارند، اما لزوم آنها و میزان وقتی که باید صرف تهیه شان شود آنقدر حساس است که اگر سازمانی بیش از حد درگیر آنها شود مطمئنا ارزش افزوده کمتری از آنها دریافت خواهد کرد…

  6. علی می‌گه:

    با سلام
    ضمن تشکر از مطلب بروز و تذکر عالی در رابطه با اهمیت استفاده از زمان
    یک تجربه داشته ام که در یک پرزنت 3 تا اسلاید کار کردم و نیم ساعت توضیح دادم نتیجه اینکه آخر کار گفتند لازم بود کمی بیشتر به موضوع بپردازی (یعنی تعداد صفحات را زیاد بیاری ولی همان 3 صفحه را توضیح بدی)!!!

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *