مدیریت پروژه یک کار بسیار پیچیده است. از آنجایی که عوامل بسیاری وجود دارد که در طی هر پروژه تکامل می یابد، مدیران پروژه علاوه بر آشنایی با تمام جزئیات فنی، باید بر جنبه های اجتماعی و سازمانی نیز مسلط باشند. و چون معمولا چندین پروژه را در یک زمان شروع می کنند، یک مدیر باید بسیار ماهر باشد.
در اینجا سه سر درد اصلی مدیران پروژه و راهکارهای مواجه با آن بیان شده است.
- به روز رسانی برنامه زمان بندی پروژه
بدون شک می توان گفت هر پروژه به یک برنامه زمان بندی نیاز دارد. مدیر پروژه برای نظارت بر تمام فعالیت های تیم، وضعیت این برنامه را به روز می کند و به عنوان ارتباط دهنده بین تیم و ذینفعان پروژه، از آن استفاده می کند. با این حال، این کار یک فعالیت فوق العاده زمان گیر برای مدیران پروژه است، مخصوصا زمانی که مهارت و تخصص آنها می تواند کارآیی بیشتری داشته باشد.
راه حل: تا جایی که ممکن است به روز رسانی برنامه ها را به صورت خودکار انجام دهید. شما مجبور نیستید وقت خود را برای جمع آوری دستی اطلاعات اتلاف کنید. ملاقات با اعضای تیم و درخواست برای اعلام وضعیت کار، زمان زیادی می برد؛ به خصوص وقتی که ابزاری برای مدیریت پروژه در دسترس می باشد که اجازه می دهد تیم شما به سادگی با علامت زدن یک فعالیت یا نقطه کلیدی مقدار انجام شده از فعالیت و یا پایان آن فعالیت را در زمان دقیق انجام آن، به روز رسانی کند. با صرفه جویی در زمان برای کارهای اداری، شما می توانید تلاش و تخصص خود را در جایی که واقعاً اهمیت دارد متمرکز کنید.
- چند وظیفه ای
با توجه به حجم کاری ،چند وظیفه ای بودن مدیر پروژه ممکن است اجتناب ناپذیر باشد که مانع بهره وری شما می شود، کیفیت کار شما را کاهش می دهد و می تواند تاخیر زیادی ایجاد کند. تداخل در یکی از وظایف با وظیفه دیگر که نمی تواند تا پایان اولین وظیفه شروع شود، مشکلاتی را به وجود می آورد و این امر به سرعت با وظایف دیگر نیز ترکیب شده و تاخیر های بیشتری را ایجاد می کند.
راه حل: تعداد پروژه هایی که در حال انجام به طور همزمان است باید محدود شود. سعی کنید حداکثر %25 تا 50٪ از پروژه های خود را به طور همزمان اجرا کنید، تا باعث تاخیر کمتر و کیفیت کار بیشتر شود. به عنوان یک مدیر پروژه، شما می توانید با کار بر روی پروژه های کمتری که نیاز به زمان و توجه شما دارند، کارها را بسیار راحت تر و دقیق تر انجام دهید. همچنین با استفاده از برخی ابزارهای آنلاین می توانید، بسیاری از مسئولیت های خود را مدیریت کنید.
- برآورد مدت زمان پروژه
شما به سادگی نمی توانید بفهمید که چه مقدار زمان لازم است تا یک فعالیت خاص را تکمیل کنید. با این حال نیاز به برآوردی از مدت زمان فعالیت ها برای ذینفعان پروژه دارید که باید بر اساس تمام اطلاعاتی که در اختیار شما قرار گرفته است، این مدت زمان را تخمین بزنید.
روش های مختلفی برای برآورد زمان مورد نیاز فعالیت ها توسط تیم اجرایی و فنی وجود دارد، اما حتی اگر زمان های پیشنهاد شده برای هر فعالیت را به آن اختصاص دهید، ممکن است در این برآورد شما دچار اشتباهاتی شوید که به واسطه آن زمان را از دست بدهید و همچنین باعث افت کیفیت، بالا رفتن بودجه و یا کاهش شناوری فعالیت ها شوید.
راه حل: به جای اینکه از اعضای تیم خود بخواهید یک مهلت تخمینی را برای فعالیت هایی که مسئول آن هستند ارائه دهند، یک روش تخمین دو نقطه ای را امتحان کنید. مزیت یک روش دو نقطه ای این است که به شما اجازه می دهد به یک برآورد دقیق زمانی اکتفا نکنید و برای هر فعالیت 2 بازه زمانی متشکل از دیرترین و زودترین زمان شروع و پایان را در اختیار داشته و پروژه را قبل از مهلت نهایی تحویل دهید، باید توجه داشته باشید که این روش هنوز تضمین نمی کند که شما بتوانید هر پروژه را به موقع تحویل دهید. با استفاده از این استراتژی ها و ابزارهای مفید، شما قادر خواهید بود پروژه های خود را بهتر طراحی، اجرا، پایش و کنترل کنید و به خود و تیم خود اجازه دهید تا به صورت کارآمدتر و تحت فشار کاری کمتری کار کنند، همچنین انتظارات مشتریان خود را نیز با کیفیت و سرعت بالاتری برآورده کنید.
[su_divider top=”no” divider_color=”#98bae9″ link_color=”#2c65d1″ size=”2″ margin=”10″][su_divider top=”no” divider_color=”#98bae9″ link_color=”#2c65d1″ size=”1″ margin=”10″][su_divider] [/su_divider]
منبع: wrike
ترجمه: سورنا خیلی
دیدگاهتان را بنویسید