سرعت پادشاه است

مدیریت هر پروژه از صدها هزار وظیفه و بخش تشکیل می شود و دنبال کردن تمامی این ها کار بسیار دشواری ست. پس باید راه هایی برای بالابردن سرعتمان پیدا کنیم:

در ابتدا درباره ی اولویت سرعت شفاف باشید

این که سرعت حایز اهمیت بسیار است، به این معنا نیست که در همه حال اولویت اول را دارد. شما باید به دقت و عمیق وضعیت را بکاوید تا اولویت سرعت در برابر سایر اولویت ها را مشخص نمایید.

در بسیاری از جلسات پیش فرض هایی در مورد این که مدیران اجرایی چه می خواهند در نظر گرفته می شود اما هیچ کس حاضر نیست این سوال را صریح بپرسد چون نمی خواهند ریسک کنند و ابله به نظر برسند اما شما شجاع باشید و سوالاتی بپرسید که شفاف کننده باشد. مثلا اجرای فرآیند برنامه ریزی عملیاتی و فروش، یک اولویت شرکت محسوب می شود. امنیت، کیفیت، حقوق اضافه کاری، نتایج آخر فصل و… نیز اهمیت دارند. سرعت در مقابل هر کدام از این ها چه اولویتی دارد؟ پیش از هر چیز این ها را شفاف کنید. مطمئن شوید که مدیران اجرایی و حامیان پروژه نسبت به تصمیم هایشان و نتایج آن ها آگاه هستند.

با ذهنیت درست شروع کنید

وقتی که اولویت ها برای رهبر پروژه واضح و شفاف شد وقت گذاشتن برای شکل دادن به ذهنیت تیم پروژه اهمیت پیدا می کند. شاید به نظر برسد که چنین کاری مغایر با اهمیت سرعت است اما چند دقیقه، روز یا هفته وقت گذاشتن برای این کار می تواند در بلند مدت شتاب زیادی به پیشرفت پروژه بدهد.

مثلا اگر قرار باشد برای یک مشتری، سامانه ی برنامه ریزی منابع انسانی را بهبود بخشیم، ممکن است تیم پروژه فکر کند که دلیل ما از این کار این است که مبلغ زیادی را برای سامانه جدید خرج کرده ایم یا شاید گمان کنند که در پروژه هایی با این سطح از تلاش و اهمیت باید با آمادگی صد در صد و تامین تمامی الزامات پروژه اقدام کنند در حالی که به نظرشان می رسد فاقد یک طرح منسجم برای این کار هستند در این صورت شروع کار به تعویق می افتد. یا بر عکس شاید فکر کنند که می خواهند به شغل های معمولی شان برگردند و در نتیجه تمایل داشته باشند که پروژه را هر چه زودتر تمام کنند. در این حالت طبیعی ست که اندکی از کیفیت را فدای سرعت نمایند.

شما باید ذهنیت درستی برای تیم پروژه شکل دهید و هر وقت به سطح امادگی 80 درصد رسیدید آن ها را به آغاز کار راهنمایی کنید.

کار را برنامه ریزی کرده و بر اساس برنامه کار کنید

این نصیحت به نظر ساده می رسد اما یکی از حیاتی ترین عنصر ها برای شتاب بخشی به پیشرفت هر پروژه است. وقتی سرعت اولویت داشته باشد شما باید یک برنامه ی منسجم طراحی کنید. مطمئن باشید پروژه ای که برنامه نداشته باشد بیش از آن چه که فکر را می کنید به طول خواهد انجامید. زمان را برای تعریف وظایف در نظر بگیرید. کدام وظایف روی مسیر بحرانی قرار دارند؟ المان های کلیدی چه هستند؟ اگر فکر می کنید که زمان آن قدر برای شما مهم است که هیچ وقتی را تلف نخواهید کرد و داشتن یک برنامه منسجم نه تنها کمکی نمی کند بلکه وقتتان را تلف هم می کند، حتما نمونه ای آزمایشی از پروژه را با بودجه ی محدود و قلمرو کوچکتر (مثلا یک وظیفه) اجرا کنید. این نمونه آزمایشی به شما این شانس را می دهد که متوجه شوید به برنامه نیاز دارید.

آیا پروژه ی شما بر سرعت تمرکز ندارد؟ اگر چنین است از رقابت باز خواهید ماند. با تیم پروژه‌تان سرعت را در پروژه دخیل کنید. به این ترتیب علاوه بر این که سریعتر به نتایج می رسید به احتمال زیاد نتایج با کیفیت تری هم حاصل می کنید.