شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

فعالیت های که قبل از شروع پروژه باید انجام دهیم

فرایند مدیریت پروژه پس از تعیین و تایید پروژه آغاز خواهد شد. اما چگونه یک پروژه شروع خواهد شد؟ اگر شما برای یک پروژه ایده ای دارید و نیاز به ثبت آن دارید تا تایید شود، فرم درخواست پروژه ابزار مناسبی است. همچنین اگر شما فرصت آن را داشتید تا تعیین کنید که چه کارهایی به عنوان یک پروژه باید انجام شود، می توانید از فرم درخواست پروژه استفاده نمایید.

بیانیه شرح کار

فعالیت های قبل از شروع پروژه، پس از مشخص شدن یک نیاز یا فرصت تجاری شروع می شوند. نیاز یا فرصت تجاری می تواند متکی به تقاضای بازار، پیشرفت تکنولوژی، الزام قانونی، قوانین دولتی یا ملاحظات محیطی باشد. برای پروژه های کوچک، ممکن است شما یا شخصی در سازمان شما یک نیاز تجاری متکی به تکنولوژی یا تغییر فرایند را شناسایی کند. پروژه های کوچک عموما به موضوع کسب و کار مشخصی احتیاج ندارند، با این وجود اگر حضور موضوع کسب و کار الزامی باشد، موضوع کسب وکار، شامل فرصت یا نیاز تجاری همراه با تحلیل هزینه- فایده می باشد.

علاوه بر مشخص شدن نیاز تجاری، ی پروژه نیز باید شرح داده شود. شرح محتوای پروژه می تواند مشخصه های محصول و خدمات را تعریف کند یا تعهدی برای انجام پروژه را نتیجه دهد. شرح محتوای پروژه باید نمایانگر رابطه ای بین محصولات، خدمات یا نتایج حاصله و همچنین منسوب به فرصت یا نیاز تجاری ای باشد که پروژه دنبال می نماید.

بخش نهایی بیانیه شرح کار، همراستایی با برنامه استراتژیک است. پروژه ها ابزاری برای رسیدن سازمان ها به اهداف استراتژیک آنها هستند. اهداف استراتژیک با واحد های سازمانی به اشتراک گذاشته می شوند. حتی پروژه های کوچک نیز نیاز دارند تا در هم راستایی با اهداف و چشماندازهای استرتژیک سازمان قرار گیرند. هم راستایی با برنامه استراتژیک اطمینان می دهد که پروژه با اهداف سازمان در تعامل است.

بیانیه شرح کار، شامل فرصت یا نیاز تجاری، شرح محدوده و محتوای پروژه و هم راستایی با برنامه استراتژیک خواهد بود. بیانیه شرح کار شما به عنوان یک ورودی برای فرم درخواست پروژه تلقی می شود.

 

(6A) Contract Management 619x316

 

فرم درخواست پروژه

هدف از فرم درخواست پروژه، به ثبت رساندن نیاز تجاری، شرح محتوای پروژه و پیش بینی پتانسیل پروژه است. تکمیل نمودن فرم درخواست پروژه برعهده شخص یا شرکتی است که در تلاش به تایید رساندن پروژه است. سپس فرم درخواست پروژه، برای تصمیم گیرنده یا کمیسیون بررسی و تایید فرستاده می شود.

تصمیم گیرنده، تعیین میکند که آیا برای پروژه اقدامی صورت گیرد یا خیر. علاوه بر تایید پروژه، تصمیم گیرنده، میتواند برای پروژه اولویت قائل شود و زمان شروع پروژه را تعیین کند.

 

فرم درخواست پروژه شامل موارد زیر می باشد:

  • اطلاعات تجاری

حوزه تجاری: مشخص نمودن سازمان یا دپارتمان درخواست کننده پروژه

فرصت یا نیاز تجاری: مشخص نمودن اهمیت پروژه و چگونگی پشتیبانی از هدف یا اهداف تجاری پروژه

ارتباط با هدف استراتژیک: مشخص نمودن اهداف استراتژیک مورد پشتیبانی پروژه

مشتری: مشخص نمودن مصرف کننده نهایی پروژه

 

  • تشریح پروژه

هدف: بیان نمودن دستاورد پروژه. اهداف پروژه، فرصت یا نیاز تجاری را پشتیبانی مینمایند. اهداف پروژه باید SMART- specific(مشخص)، measurable(قابل اندازه گیری)، attainable/achievable(قابل دستیابی)، realistic(واقع بینانه)، time-bound(دارای محدوده زمانی)- باشند.

محتوا: مشخض نمودن محتوا تشکیل دهنده پروژه

تاریخ اتمام مورد نظر: ارائه حداکثر زمان تخمین زده شده مورد انتظار برای تکمیل پروژه

هزینه مقدماتی تخمین زده شده: ارائه حداکثر هزینه تخمینی برای پروژه

 

  • اطلاعات پروژه

مفروضات: مفروضات، فاکتورهایی هستند که در برنامه ریزی اهداف به صورت حقیقی، واقعی و یا حتمی در نظر گرفته میشوند. مفروضات، اتفاقات یا شرایطی هستند که باید در یک پروژه موفق رخ دهند اما در حال حاضر حتمی نیستند. مفروضات باید واضح و خلاصه بیان شوند تا مشخص باشد فرم درخواست پروژه برچه اساسی استوار است.

موضوعات: مشخص نمودن نکات ومسائلی که پیرامون آنها سوالاتی مطرح است یا مسائل حل و فصل نشده یا آنهایی که دارای اختلاف نظر و عدم توافق هستند.

ریسک ها: مشخص نمودن حوادث و شرایطی که در صورت رخ دادن، بر اهداف پروژه، تاثیر مثبت یا منفی میگذارند.

ملاک پذیرش: توضیح دادن یک پروژه کامل و موفق از نظر شما

 

signing-contract

 

مثال پروژه ای

گروه مدیریت پروژه جکسون یک شرکت مشاوره است که خدمات گوناگونی در ضمینه مدیریت پروژه ارائه می دهد. خانم فای جکسون، موسس و مدیر شرکت، تاکید دارد که سازمانش از بهترین روش های مدیریت پروژه استفاده نماید. یکی از اهداف استراتژیک سازمان در سال جاری، افزایش بازدهی عملیاتی و اثربخشی از طریق پیاده سازی فرایند مدیریت پروژه و ارائه آموزش مدیریت پروژه است. فای از ماری- مدیر سازمان تازه تاسیس آموزش – لیستی از دوره های بالقوه مدیریت پروژه همراه با شرحی از دوره ها را درخواست کرد.

ماری لیستی از ده دوره را آماده کرد. دو دوره مقدماتی یا سطح اولیه، سه دوره برای سطح متوسط و سه دوره برای سطح پیشرفته. بیانیه شرح کار ماری را در جدول زیر مشاهده می نمایید.

 

بیانیه شرح کار

تاریخ درخواستنام پروژه 
1/21/XXآموزش مدیریت پروژه
اسپانسر پروژهنام مخاطبنوع پروژه
ماری جوهانسونماری جوهانسونکوچک

 

اطلاعات تجاری

حوزه تجاری
دپارتمان آموزش مدیریت پروژه
نیاز تجاری
آموزش مدیریت پروژه در راستای اطمینان استفاده مداوم از روش شناسی و نشان دادن استفاده موثر و
پربازده از تکنیک ها و ابزار مدیریت پروژه
شرح محتوی پروژه
ایجاد و ارائه ده دوره مدیریت پروژه: دو دوره مقدماتی یا سطح اولیه، سه دوره سطح متوسط و سه دوره سطح پیشرفته
ارتباط با هدف استراتژیک
افزایش بازدهی عملیاتی و اثربخشی از طریق پیاده سازی فرایند مدیریت پروژه و ارائه آموزش مدیریت پروژه

فای جکسون تحت تاثیر تشریح دوره ها و بیانیه شرح کار قرار گرفت و تصمیم گرفت که با یکی از دوره های مقدماتی به نام “بررسی اجمالی مدیریت پروژه”، آموزش را شروع کند. او همچنین از ماری خواست تا در ادامه، اسپانسر دوره ها باشد و فرم درخواست پروژه را بسط دهد که در ادامه نشان داده شده است:

 

 

فرم درخواست پروژه

تاریخ درخواستنام پروژه 
1/21/XXآموزش مدیریت پروژه
اسپانسر پروژهنام مخاطبنوع پروژه
ماری جوهانسونماری جوهانسونکوچک

 

اطلاعات تجاری

حوزه تجاری
دپارتمان آموزش مدیریت پروژه
نیاز تجاری
آموزش مدیریت پروژه در راستای اطمینان استفاده مداوم از روش شناسی و نشان دادن استفاده موثر و
پربازده از تکنیک ها و ابزار مدیریت پروژه
ارتباط با هدف استراتژیک
افزایش بازدهی عملیاتی و اثربخشی از طریق پیاده سازی فرایند مدیریت پروژه و ارائه آموزش مدیریت پروژه
مشتری
دپارتمان آموزش

 

تشریح پروژه

هدف
ایجاد یک دوره مقدماتی مدیریت پروژه مناسب برای عموم
محتوا
محتوا پروژه شامل مواد آموزشی برای شرکت کنندگان در کلاس می شود.
آموزش تحت وب شامل پروژه نمی شود.
تاریخ اتمام مورد نظر
5/31/XX
هزینه مقدماتی تخمین زده شده
100,000$

 

اطلاعات پروژه

مفروضات
هیچ منبع خارجی برای گسترش مواد آموزشی نخواهد بود.
موضوعات
درحال حاضر وجود ندارد.
ریسک ها
درحال حاضر وجود ندارد.
ملاک پذیرش
مواد آموزشی دوره توسط تیم پایلوت تایید می شود.

 

منبع:

Sandra F. Rowe, PhD, PMP (2015), Project Management for Small Projects, Second Edition

 

hoseain

ترجمه: حسین معین الدین

 

Print Friendly
(+5 rating, 5 votes)
Loading...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *