شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

مدیران پروژه بخوانند؛ 6 توصیه برای حرفه ای شدن

مدیریت پروژه یک فرآیند پیچیده و حیاتی است. این 6 توصیه می‌توانند به شما کمک کنند تا این فرآیند راه به بهترین شکل ممکن انجام دهید.

مدیران پروژه وظایف بی‌شماری را به عهده می‌گیرند؛ تسهیل‌گری، مدیریت، حل مشکلات و تعارضات و حتی ترجمه. ترجمه‌ی نیازهای سازمان به نقشه‌های قابل اجرا برای تیم‌ها و تخصیص منابع به صورت هم‌سو. آن‌ها باید محدودیت‌ها را دور بزنند، مهارت‌های موجود را مشخص و منظم کنند و چارچوب‌های زمانی مشخص برای رسیدن به اهداف سازمان مشخص کنند. در عصر دیجیتالِ “بیش‌ترین نتیجه با کم‌ترین امکانات”، مدیران پروژه نقشی اساسی در موفقیت سازمان دارند؛ به خصوص در صنایع پویا و پرتحرکی مثل فناوری اطلاعات و نرم‌افزار.

workfront که یک شرکت نرم‌افزاری مدیریت پروژه است، اخیرا از مدیران حرفه‌ای پروژه که در صنایع مختلف مشغول به کار هستند و در کسب‌وکارهایی با اندازه‌های مختلف -از شرکت‌های کوچک تا بنگاه‌های عظیم اقتصادی- فعالیت می‌کنند، خواست تا بهترین توصیه‌هایی که برای مدیریت بهتر پروژه‌ها به ذهن‌شان می‌رسد را بیان کنند. 81 مدیر پروژه این کار را انجام دادند تا حرفه‌ای‌های این صنعت در 5 حوزه بهتر شوند: ارتباطات، مدیریت زمان و بهره‌وری، ساختن یک جامعه، چارچوب‌ها و روند انجام کار و زمان‌بندی، رهبری و همکاری، ابزارهای مدیریت. بهترین توصیه‌ها براساس نتایج این پیمایش را در ادامه می‌بینید.

مدیر پروژه - مستند سازی

ارتباطات

این، یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که مدیران پروژه باید در اختیار داشته باشند؛ ارتباط با مدیران اجرایی، اعضای فنی تیم‌های پروژه، دپارتمان مالی شرکت، بخش منابع انسانی و مشتریان خارج از شرکت. بدون ارتباطات مکرر، باز و صریح درباره‌ی اهداف، موانع، نحوه‌ی دور زدن موانع و انتظارات، پروژه می‌تواند به راحتی شکست بخورد.

حتی اگر اولویت‌ها و نقشه‌های پروژه تغییر کنند، آخرین مهلت‌های انجام کار بگذرند و وسعت پروژه بیش‌تر شود، وضعیت ارتباطات نباید تغییر کند. به گفته‌ی Liz Helbock (مدیر ارشد بخش برنامه‌ها در events.com) ایمیل، جلسه، گزارش وضعیت، نقشه‌ها و برنامه‌های پروژه، همه و همه راه‌های آسان‌تر کردن این ارتباط هستند. او معتقد است که به عنوان مدیران پروژه، ما باید از باز بودن مجاری ارتباطی در هر حالتی مطمئن شویم تا همگی جزئیات لازم برای گزارش به مدیران ارشد بالادستی و ذی‌نفعان پروژه را در اختیار داشته باشیم.

 

مدیریت زمان و بهره‌وری

عوامل زیادی در محل‌های کار مدرن وجود دارند که می‌توانند باعث حواس‌پرتی شوند. و یک مدیر پروژه باید بتواند اعضای تیم را در مسیر مشخص‌شده نگه دارد و از هدر رفتن زمان جلوگیری کند. مدیریت زمان و بهره‌وری مهارت‌هایی حیاتی هستند. پیشنهاد Mike McRitchie استراتژیست کسب‌وکارهای کوچک این است که مدیر پروژه با دقت و از نزدیک مسیر حیات پروژه -یعنی تمام کارهای اصلی که باید به ترتیب انجام شوند- را زیر نظر بگیرد؛ به خصوص نقاط تمام شدن یک کار و آغاز شدن کار دیگر را. این‌ها نقاطی هستند که می‌توانند پروژه را با تاخیر مواجه کنند و در کنار هم، باعث گذشتن مهلت نهایی انجام پروژه شوند.

هر پروژه‌ای به یک هدف نهایی روشن و مشخص احتیاج دارد. چه نیازی برای این محصول یا پروژه هست؟ در حال تلاش برای حل چه مشکلی هستیم؟ وقتی که مشکل را شناسایی کردید، باید یک تعریف روشن از نحوه‌ی حل شدن آن نیز ارائه دهید. به گفته‌ی Cindy Calvin که مدیر پروژه‌های بازاریابی در Veterans United Home Loans است، تعریف معیارهای موفقیت یعنی اهداف قابل سنجش و اندازه‌گیری و یک خط پایان مشخص.

مدیران پروژه باید به زمان‌های صرف‌شده توسط اعضای تیم نیز توجه کنند. این مسئله می‌تواند به شما کمک کند که یک تقریب مناسب از میزان زمانی که برای انجام یک کار خاص لازم است را به دست آورید. به این ترتیب زمان صرف‌شده برای انجام پروژه‌های قبلی را در دست خواهید داشت و می‌توانید از این اطلاعات برای به دست آوردن سرعت متوسط انجام کار توسط هریک از اعضای تیم در پروژه‌های مختلف استفاده کنید. این مسئله زمانی مهم می‌شود که باید درمورد مقدار زمانی که به هریک از اعضای تیم اجرایی اختصاص می‌دهید، تصمیم بگیرید.

 

جامعه خود را بسازید

تیم اجرایی پروژه براساس اعتماد، احترام متقابل اعضا و میزان پاسخ‌گویی در برابر مسئولیت‌هاست که می‌تواند عمل‌کرد مناسبی ارائه دهد. پس شما باید محیطی را بسازید که همه در آن احساس کنند که عقایدشان شنیده می‌شود، زحمت‌هایشان دیده می‌شود و مشارکت‌شان باارزش است.

به عقیده‌ی Paul Naybour مدیر توسعه‌ی کسب‌وکار در Parallel Project Training، حمایت مدیران ارشد سازمان، مشتریان و خرید سهام شرکت توسط اعضای تیم، در موفقیت پروژه‌ها نقشی حیاتی دارند. به گفته‌ی او پروژه‌ها موقعیت‌هایی بسیار پویا و متحرک هستند و به همین دلیل، حمایت افراد کلیدی سازمان برای عمل‌کرد مناسب ضروری است. به خصوص زمانی که اشتباهاتی رخ می‌دهند و همه چیز طبق نقشه پیش نمی‌رود.

تقدیر و تشکرهایتان را برای زمان‌هایی که همه چیز به خوبی اجرا شده، نگه ندارید. بالا بردن روحیه‌ی کارکنان از طریق به رسمیت شناختن فعالیت سخت و نفس‌گیر آن‌ها و در زمان‌هایی که همه چیز طبق نقشه پیش نمی‌رود نیز بسیار مهم است. به عقیده‌ی Thomas Wooldridge مدیر پروژه‌های فناوری اطلاعات در relamark.com، این مسئله احتمالا مهم‌ترین نکته‌ای است که اکثر اوقات فراموش می‌شود. بسیاری از افراد احساس می‌کنند که شغل‌هایی بی تقدیر و تشکر دارند و تعریف از عمل‌کرد یک فرد می‌تواند حس خوبی به او بدهد. به خودتان زحمت بدهید و از آن‌ها تشکر کنید. یک نظر مثبت و سازنده در پروفایل لینکدین‌شان بنویسید. و به رئیس‌شان بگویید که چقدر کارشان در پروژه خوب بوده است.

 

چارچوب‌ها، جریان گردش کار و زمان‌بندی پروژه

یکی از مهم‌ترین و موثرترین کارهایی که مدیر یک پروژه می‌تواند انجام دهد، برداشتن موانع از سر راه اعضای تیم است. این مسئله می‌تواند به اجرای پروژه‌ها در چارچوب‌های مورد توافق کمک کند، جریان گردش کار را بهبود ببخشد و همه چیز را طبق زمان‌بندی مشخص جلو ببرد.

Ben Snyder مدیر عامل Systemation می‌گوید که باید کارها را جوری به اعضای تیم محول کنیم که به بهترین شکل ممکن ممکن و در سریع‌ترین زمان انجام شوند. باید از تمام شدن کارهای ضروری قبلی و مقدم بر کاری که می‌خواهیم آغاز کنیم، مطمئن شویم و باید تمام موانعی که بر سر راه اعضا قرار دارند را برطرف کنیم تا بتوانند کارهای محول‌شده را به راحتی انجام دهند.

همچنین، شما باید در زمان‌بندی پروژه یک حاشیه‌ی داخلی برای آخرین مهلت انجام کار در نظر بگیرید تا در هر صورت و با وقوع هر مشکل غیرمنتظره‌ای، زمان کافی برای حل و فصل کردن آن قبل از تحویل کار را داشته باشید. به عقیده‌ی Snyder باید هر هفته به برنامه‌ی پروژه نگاه کنیم و فاصله‌هایی که با آن داریم را شناسایی کنیم. به وسعت، زمان، هزینه و نقطه‌ای که باید به آن رسیده باشید نگاه کنید و ببینید که آیا با مهلت‌های نهایی انجام کار و اهداف پروژه تطابق دارند یا نه. وقتی که این فاصله‌ها را شناسایی کردید، اقدامات لازم برای از میان برداشتن آن را شروع کنید. نگذارید چند هفته یا چند ماه بدون انجام اقدامات لازم بگذرد چون ممکن است فاصله‌ها در این مدت آن‌قدر بزرگ شوند که مقابله با آن‌ها بسیار سخت شود.

مدیریت پروژه-PMPiran

رهبری و همکاری

رهبری یعنی مشارکت در گروه‌ها و کمک به اعضا برای مقابله با موانع سر راه، کمک به رشد نقاط قوت اعضا و استفاده از آن‌ها در جهت پروژه و انگیزه دادن به افراد برای مقاومت در برابر سختی‌ها. فقط تخصیص امکانات و چسبیدن به استانداردها رهبری نیست؛ گرچه این موارد نیز اهمیت دارند.

به گفته‌ Rosie Brown مدیر پروژه‌های خلاقانه‌ی Sterling Communications، درگیری بیش از حد با زمان‌بندی، بودجه و وسعت پروژه‌ها آسان است. به هر حال این شغل ماست! اما فراتر از این‌ها، کار مدیران پروژه کمک کردن به افراد است. ما به اعضای تیم و مشتریان‌مان کمک می‌کنیم که در مسیری که می‌خواهند قرار بگیرند، جلوی فشار بیش از حد روی آن‌ها را می‌گیریم و از ورودشان به موقعیت‌های دردسرساز جلوگیری می‌کنیم.

برای این‌که مدیر پروژه‌ بهتری باشید، باید از نزدیک با نقاط قوت و ضعف هریک از اعضای تیم‌تان آشنا شوید. David Revees مدیر پروژه‌های Luxe Translation Services برای باخبر شدن از نقاط قوت و توانایی‌های اعضای تیم‌اش وقت می‌گذارد تا بداند که هرکدام‌شان برای انجام چه کارهایی مناسب هستند. با این کار، او می‌تواند چالش‌های پیش رو را راحت‌تر پیش‌بینی کرده و برای مقابله با آن‌ها چاره‌اندیشی کند.

 

ابزارهای مدیریت

از فناوری‌های در دسترس برای کمک به انجام موثرتر کارهایتان استفاده کنید؛ از نرم‌افزارهای تعقیب کارها و پیشرفت پروژه گرفته تا سرویس‌های به اشتراک گذاری فایل‌ها تا ابزارهای همکاری تیمی. مناسب‌ترین ابزارها برای تیم‌تان را پیدا کنید و آن‌ها را به کار بگیرید. با وجود انواع نرم‌افزارهای تعقیب زمان و بررسی پیشرفت پروژه، مطمئن شدن از مسیر درست آن‌قدرها هم سخت نیست. همچنین، می‌توانید از چند فرآیند دیگر نیز برای ایجاد وقت اضافه برای تاییدهای نهایی استفاده کنید تا آن دسته از اعضای تیم که معمولا زمان بیش‌تری برای انجام کارهای محول‌شده نیاز دارند، به پروژه آسیب نزنند.

به گفته‌ Gwendolyn Kestrel آنالیزگر دیجیتال Digital Advertising Works، باید از به یاد آورنده‌های مختلفی استفاده کنید و آن‌ها را برای اعضای تیم ایمیل کنید. مثلا از task reminder های برنامه‌ی Outlook استفاده کنید، یا یک وقت مشخص را در تقویم اعضا به عنوان رزروشده برای تاییدات پروژه تعیین کنید.

برای ذینفعانی که معمولا به موقع کارها را تایید و مشاهده نمی‌کنند -در صورتی که اهمیت‌شان برای پروژه حیاتی نیست- در امیل‌تان بنویسید که لطفا تا پایان روز کاری در تاریخ مشخص‌شده پاسخ‌تان را ارائه دهید. در غیر این صورت، فرض بر این خواهد بود که مشکلی برای ادامه‌ی کارها وجود ندارد. اگر حتما به تایید آن‌ها نیاز دارید، درمورد اهمیت موضوع بنویسید. مثلا بنویسید لطفا تا پایان روز کاری در تاریخ مشخص‌شده پاسخ‌تان را ارائه دهید. در غیر این صورت، پروژه نمی‌تواند برای تاریخ انتشار آماده باشد.

 

منبع: CIO

hoseain

ترجمه: حسین معین الدین

Print Friendly
(+3 rating, 3 votes)
Loading...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *