مدیریت مالی پروژه فرآیندی‌ست که برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، حسابداری، گزارشات مالی، کنترل داخلی، حسابرسی، تامین و تدارکات، هزینه‌ها و پرداخت‌ها و پیشرفت فیزیکی کار را به هم متصل می‌کند تا در نهایت امکان مدیریت درست و بهینه‌ی منابع را برای رسیدن به اهداف پروژه ایجاد کند.
به بیان ساده‌تر، هدف از مدیریت مالی پروژه، اجرای آن با بودجه و منابع تخصیص‌داده‌شده‌ی اولیه است و پیش‌بینی هزینه‌ها، بودجه‌بندی، کنترل هزینه‌ها، نظارت و گزارش‌دهی اجزای اصلی آن هستند.
همه‌ی ما درمورد پروژه‌هایی که به دلیل مدیریت ضعیف مالی شکست خورده و نیمه‌کاره رها شده‌اند، شنیده‌ایم. اما برای جلوگیری از اتفاقات مشابه و در واقع برای مدیریت مالی درست چه باید کرد؟
در مرکز مدیریت مالی پروژه یک چرخه‌ی ادامه‌دار از عادت‌های درست مدیریتی وجود دارد. در واقع -همان‌طور که از تعریف بالا هم مشخص است- مدیریت مالی یک فرآیند مستقل و محدود نیست. بل‌که شامل فرآیندهایی مثل برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، اجرا و کنترل تمام فعالیت‌های مالی یک پروژه است. در واقع هر فعالیتی که با استفاده از منابع مالی سازمان انجام شود، در حوزه‌ی عمل‌کرد مدیریت مالی پروژه قرار دارد.
برای اجرای موثر مدیریت مالی پروژه چه باید کرد؟
مدیریت مالی پروژه در سه مرحله‌ی اصلی اتفاق می‌افتد:
1- برآورد هزینه، برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی
در این مرحله، تمام هزینه‌های پروژه که باید در فرآیندهای مالی آن در نظر گرفته شوند، مشخص می‌شوند.
2- کنترل و نظارت بر هزینه‌ها
در این مرحله، مدیر پروژه (یاد مدیر مالی پروژه) مواردی مثل بودجه‌ی اولیه‌ی پروژه، میزان تغییرات قابل قبول مالی در پروژه، هزینه‌ها تا کنون، برآورد هزینه‌های باقی‌مانده و تفاوت برآوردها با هزینه‌های واقعی را زیر نظر می‌گیرد و تلاش می‌کند تا آن‌ها را در حدود مقرر نگه دارد.
3- گزارش هزینه‌ها
در اکثر پروژه‌ها، گزارش‌های مالی به صورت ماهیانه تنظیم می‌شوند و یکی از اسناد مهم پروژه هستند. فرمت این گزارش‌ها باید از پیش تعیین شده باشد و با استانداردهای استفاده‌شده در سازمان سازگار باشد. این گزارش‌ها معمولا شامل هزینه‌های واقعی یک ماه گذشته و مقایسه‌ی آن با پیش‌بینی‌ها، دلایل تفاوت هزینه‌های واقعی با هزینه‌های پیش‌بینی‌شده، منابع مالی باقی‌مانده برای ادامه‌ی پروژه و روند هزینه‌کرد پروژه در طول زمان می‌شوند.
علاوه بر این‌ها، به کار گرفتن مجموعه‌ای منسجم از رویّه‌ها و استانداردهای حسابداری برای مدیریت موثر مالی یک پروژه، امری لازم و ضروری‌ست و اجرای درست آن‌ها چند نتیجه‌ی عمده به هم‌راه دارد:
- خرج شدن درست مبالغ تخصیصی در موقعیت‌های مقرر و از مسیرهای تعیین‌شده
- ثبت شدن کامل و درست این هزینه‌ها در اسناد حسابداری
- به جا ماندن مسیر مالی طی‌شده برای انجام فرآیند حسابرسی بعد از هزینه‌کرد
تفاوت مدیریت مالی با برنامه‌ریزی مالی
برنامه‌ریزی مالی در واقع همان بودجه‌بندی پروژه است و نباید به جای مدیریت مالی پروژه از آن استفاده کرد. برنامه‌ریزی مالی به نوعی زیرمجموعه‌ی مدیریت مالی پروژه است و باید توجه داشت که اگر به درستی اجرا نشود، شاهد بودجه‌بندی غلط، پیش‌بینی اشتباه از نیازهای مالی پروژه‌ها و برآورد نامناسب هزینه‌ها در یک پروژه خواهیم بود که فرآیند کلی مدیریت مالی را با مشکل مواجه می‌کنند و می‌توانند به راحتی منجر به شکست پروژه و عدم تحقق اهداف آن شوند.
مدیریت مالی پروژه بخش بزرگی از مسئولیت‌های هر مدیر پروژه است که می‌تواند موفقیت یا شکست پروژه‌ی او را رقم بزند. برای اجرای درست فرآیند مدیریت مالی پروژه، باید سیاست‌های مالی سازمان‌تان را به خوبی بشناسید، با رویه‌های مالی و مدیریتی آن آشنا باشید و اولویت‌های پروژه را هم بدانید. برنامه‌ریزی مالی و بودجه‌بندی پروژه در بخش‌های مختلف، به مدیریت مناسب مالی در پروژه کمک می‌کنند و باید توجه ویژه‌ای به آن‌ها داشت.
دیدگاهتان را بنویسید