تمام مدیران پروژه می‌دانند که مدیریت هر پروژه‌ای به تنهایی می‌تواند کاری سخت و پیچیده باشد. اما وقتی تعداد پروژه‌های در حال اجرا بالاتر برود، فقط مدیران حرفه‌ای می‌توانند به همان اندازه موثر باشند. نکته این‌جاست که در دنیای این روزهای کسب‌وکار، افراد هر روز بیشتر و بیشتر مجبور به انجام چندین کار به شکل هم‌زمان می‌شوند و اهمیت این توانایی روز به روز در حال افزایش است. بنابراین مدیران پروژه هم باید توانایی مدیریت هم‌زمان چند پروژه را در خود ایجاد کنند.
نکاتی که در ادامه می‌آیند، به شما در کسب این توانایی کمک خواهند کرد.
- میزان حواس‌پرتی‌ها و کارهای اضافه را به حداقل برسانید
وقتی قرار باشد چند پروژه را به صورت هم‌زمان مدیریت کنید، استفاده‌ی بهینه از زمان برایتان بسیار ضروری می‌شود. بنابراین باید تلاش کنید تا هر عاملی که باعث پرت شدن حواس یا اتلاف زمان‌تان می‌شود را از بین ببرید.
برای مثال، انجام این موارد و موارد مشابه می‌تواند زمان بیش‌تری در طول اجرای هم‌زمان پروژه‌ها در اختیار شما قرار دهد و میزان کارآیی‌تان را بالا ببرد:
- نادیده گرفتن ایمیل‌های غیرکاری
- حذف مکالمات غیرضروری
- حذف جلسات غیراستراتژیک، بی‌اهمیت و کم‌اهمیت
- محدود کردن تعداد کارهایی که انجام‌شان فقط یک بار کابرد خواهد داشت
برای مدیریت بهتر زمان سعی کنید در طول ساعات کاری به خودتان استراحت بدهید تا انرژی‌تان به یک‌باره تمام نشود و بتوانید در طولانی‌مدت هم کارآیی‌تان را حفظ کنید. بهتر است از یک برنامه‌ی مکتوب یا یک نرم‌افزار مدیریت پروژه برای زمان‌بندی و بهینه‌سازی ساعات کاری‌تان استفاده کنید.
- اولویت‌بندی را به یک عادت تبدیل کنید
طوری میان کارهایتان اولویت‌بندی کنید که بتوانید به اهداف تعیین‌شده در فواصل زمانی معین برسید. وقتی چند پروژه‌ی در حال اجرا داشته باشید، حجم کارها این‌قدر زیاد است که بدون اولویت‌بندی نمی‌توانید کار درست را در زمان درست انجام دهید.
همیشه کارها را به ترتیب اهمیت‌شان مرتب کنید و کارهای مهم‌تر را زودتر به اتمام برسانید. اما به این نکته هم توجه داشته باشید که پروژه همواره در حال تغییر است و اولویت‌ها هم می‌توانند دست‌خوش تغییر شوند. حداقل به صورت هفتگی -و ترجیحا به صورت روزانه- اولویت‌هایی که مشخص کرده‌اید را مرور کنید و در صورت نیاز آن‌ها را تغییر دهید.
- ارتباطات را نهادینه کنید
اجرای هم‌زمان چند پروژه بدون کار تیمی ممکن نیست. و برای کار تیمی مناسب باید ارتباطات مناسبی میان تمام اعضا برقرار شود.
شما به عنوان مدیر پروژه باید این مسئله را میان اعضای تیم‌تان نهادینه کنید که هر تغییر یا اتفاق جدیدی که در فرآیند اجرای پروژه تاثیر دارد، باید به اطلاع تمام افراد درگیر در پروژه برسد.
اگر از ابزار و نرم‌افزار خاصی برای این کار استفاده می‌کنید، حتما همه‌ی اعضای تیم را به استفاده از آن تشویق کنید و حواس‌تان باشد که تمام اطلاعات لازم به همه‌ی افراد منتقل شود. اما بهتر است که حتی در صورت استفاده از چنین ابزاری، ملاقات‌ها و صحبت‌های حضوری هم میان افراد در جریان بمانند.
علاوه بر این، تمام اعضای تیم باید بتوانند با نگرانی‌ها و سوالات خود درمورد پروژه به شما مراجعه کنند. اگر ارتباطات شما قوی نباشد، نمی‌توانید از اعضای تیم‌تان هم انتظار بالاتری داشته باشید.
جمع‌بندی
مدیریت هم‌زمان چند پروژه کار آسانی نیست. اما با مدیریت درست زمان، اولویت‌بندی اصولی و نهادینه کردن ارتباطات میان اعضای تیم، کاملا قابل اجراست. دفعه‌ی بعد که در حال اجرای چند پروژه به شکل هم‌زمان بودید، چند دقیقه به این موارد فکر کنید و با آرامش و روشی درست جلو بروید. قطعا موفق خواهید شد.
دیدگاهتان را بنویسید