اجرای یک پروژه‌ی عمرانی بدون برنامه‌ریزی دقیق به نظر خیلی‌ها بعید به نظر می‌رسد؛ آن هم در دنیای امروز با انواع روش‌های کارآمد مدیریتی. اما تعداد پروژه‌های ساخت‌وساز که به ساده‌ترین اصول مدیریت توجه نمی‌کنند، در واقعیت بسیار بالاتر از چیزی‌ست که فکرش را بکنید.
در ادامه به چند عامل تعیین‌کننده در مدیریت موفق پروژه‌های عمرانی اشاره خواهیم کرد.
- پیش‌بینی و تخمین زدن بهتر از نداشتن برنامه است
در دنیای حرفه‌ای امروز، تقریبا همه از اشتباه کردن می‌ترسند. اما این ترس در مهندسان -با توجه به نحوه‌ی تعلیم دیدن‌شان- شکل دیگری دارد. یک مهندس یاد گرفته که همه چیز را کاملا دقیقا محاسبه کند و هیچ عددی را تخمین نزند. مهندسین از پیش‌بینی هم گریزان‌اند.
از آن‌جایی که داریم درمورد پروژه‌های عمرانی صحبت می‌کنیم، شما به عنوان مدیر پروژه یا مهندس هستید یا با تعداد زیادی از مهندسین سر و کار دارید. و این یعنی فرار از پیش‌بینی‌ها!
تیم اجرایی پروژه‌های عمرانی بسیاری کارشان را به قصد برنامه‌ریزی آغاز می‌کنند اما بعد از چند روز یا چند هفته می‌بینند که عملا کارشان را شروع کرده‌اند و در حال خرج کردن بودجه و پرداخت به تامین‌کنندگان و طراحی بخش‌های مختلف ساخت‌وسازند؛ همه بدون داشتن یک برنامه‌ی مدون!
این یعنی از دست دادن کنترل. و مدیر پروژه‌ای که کنترل را از دست بدهد، نمی‌تواند به این راحتی‌ها کارش را با موفقیت به پایان برساند.
توصیه: جرئت پیش‌بینی داشته باشید. داشتن یک پیش‌بینی غیرقطعی نسبت به از دست دادن کنترل از همان ابتدا بهتر است.
عدم اطمینان درمورد پیش‌بینی‌ها را به ذی‌نفعان پروژه اعلام کنید. همه تجربه‌ی شما را درمورد پروژه‌ها ندارند. به آن‌ها خاطر نشان کنید که تخمین‌های اولیه (قبل از شروع اجرا) می‌توانند حتی بین 75 درصد کم‌تر تا 300 درصد بیشتر عوض شوند.
- داشتن جزئیات بیشتر، همیشه بهتر نیست
برنامه‌ریزی برای هر کار کوچک و هر دقیقه از اجرای یک پروژه‌ی عمرانی قطعا به شکست منجر خواهد شد. چنین برنامه‌ای تنها باعث سردرگمی و از دست رفتن دید کلی افراد نسبت به فرآیندها اجرای پروژه خواهد شد. هدف از برنامه‌ریزی، داشتن یک دید کلی نسبت به روند اجرا و تحویل بخش‌های مختلف پروژه است. داشتن ده‌ها چک‌لیست مختلف قطعا با برنامه‌ریزی پروژه مترادف نیست.
کارهایی که باید انجام شوند را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم کنید. (پکیج‌های کاری) بعد هم می‌توانید هریک از این بخش‌ها را به چندین فعالیت و وظیفه‌ی مختلف تبدیل کنید. شاید بخواهید بپرسید چه‌قدر جزئیات لازم است؟ در این مورد باید به خودتان و تجربه‌های قبلی اعتماد کنید چون پاسخ برای هر پروژه‌ای متفاوت است. اگر برنامه‌ی زمانی پروژه‌ی شما هر ماه یک بار به‌روز می‌شود، از خودتان بپرسید که ارزش افزوده‌ی داشتن برنامه‌های روزانه چیست؟
توصیه: بیش از حد روی جزئیات تمرکز نکنید. سعی کنید برای فعالیت‌هایی که کم‌تر از یک روز یا بیشتر از پانزده روز طول می‌کشند، بیش از حد برنامه‌ریزی نکنید. اگر مسئولیت یک پکیج کاری به یک فرد خاص داده شده، جزئیات را هم به خود او بسپارید و آن‌ها را از برنامه‌ی اصلی پروژه حذف کنید.
- به‌روز نگه داشتن برنامه پروژه لازم است
حتما شما هم با مدیرانی برخورد کرده‌اید که معتقدند بعد از شروع فرآیندهای اجرایی نیازی به آپدیت کردن برنامه‌ی اولیه نیست یا اصلا زمانی برای اختصاص به این کار وجود ندارد. همین اعتقاد است که باعث شکست بسیاری از پروژه‌های عمرانی می‌شود.
برنامه‌ریزی درست در مراحل اولیه، در واقع یک ابزار مهم و حیاتی برای شماست تا بتوانید هر بخش از پروژه را درست اجرا کنید و به موقع تحویل دهید. اگر برنامه‌ی اولیه‌تان با توجه میزان پیش‌رفت و شرایط پروژه به‌روز نشود، امکان اقدامات اصلاحی در صورت نیاز از بین می‌رود و احتمال نرسیدن پروژه به مهلت تعیین‌شده بیشتر می‌شود.
در مراحل اولیه‌ی پروژه، این مهلت‌های تعیین‌شده (ددلاین‌ها) به نظر دور می‌رسند و وقوع تاخیرهای کوچک هم امری طبیعی تلقی می‌شود. اما هرچه به یکی از نقاط عطف و زمان تحویل نزدیک می‌شویم، حس نیاز به عجله و رساندن کارها جای آسودگی را می‌گیرد. و این یعنی پایین آمدن کیفیت و بالا رفتن هزینه. کنترل پروژه دقیقا برای اجتناب از این موقعیت است.
توصیه: در بازه‌های زمانی مشخص، برنامه‌ی اجرایی پروژه را آپدیت کنید. تغییرات را به اطلاع تمام افراد درگیر برسانید. به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی‌ها و زمان‌بندی‌ها فقط ابزارند و قرار نیست که کار مدیریت را برای شما انجام دهند.
جمع‌بندی:
برای موفقیت در مدیریت پروژه‌های عمرانی باید به مسائل مختلفی توجه داشته باشید. داشتن برنامه‌ریزی درست در ابتدای پروژه و به‌روز نگه داشتن آن در طول اجرا بسیار مهم‌اند. برنامه‌ی پروژه باید یک دید کلی نسبت به روند اجرایی پروژه در اختیار شما و سایر افراد درگیر بگذارد. تمام ذی‌نفعان را در جریان پیش‌بینی‌ها و تغییرات برنامه قرار دهید.
در صورتی هم، که به مشاوره و آموزش یک مدیر حرفه‌ای پروژه احساس نیاز می کنید، می توانید در دوره های تخصصی مدیریت پروژه که با همکاری امیرکبیر برگزار می شود، شرکت نمایید.
دیدگاهتان را بنویسید