شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

مطالعه موردی؛ روش های مدیریت پروژه

مدیریت پروژه - کلارک

زمانی که شرکت ها رشد می کنند و به درجه ای از بلوغ در زمینه مدیریت پروژه می رسند، بدون شک به روشی استاندارد برای مدیریت پروژه ها نیاز دارند. استفاده از یک روش منحصر به فرد برای تمام پروژه ها و فعالیت ها، فارغ از اینکه پروژه مورد نظر تولید یک محصول جدید، ایجاد سیستم های اطلاعاتی یا خدمات به مشتریان باشد، ممکن است راه حلی ایده آل به نظر برسد.

بعضی از سازمان ها نیز ممکن است به یک روش تکیه نکنند و چند روش گوناگون برای فعالیت های مختلف اتخاذ کنند. چنین سازمان هایی ممکن است، یک شیوه مخصوص برای تولید محصول جدید و شیوه مخصوصی نیز برای سرویس به مشتریان را کارآمدتر می دانند.

پیاده سازی روش های مدیریت پروژه در سازمان هایی که در مقابل تغییر مقاومت می کنند بسیار دشوار است. با رهبری اجرایی قدرتمند می توان با سرعت بر مقاوت علیه تغییر غلبه کرد. چنین چالش هایی در تمام سطوح پروژه به همان اندازه ای که اعضای پروژه با آنها دست و پنجه نرم می کنند وجود دارد. ایجاد تغییرات این چنینی باعث می شوند اعضا از ناحیه امن خود خارج شوند و درگیر گروه های اجتماعی جدید گردند.

 شرکت شیرآلات کلارک یک نمونه برای بررسی چالش های پیاده سازی روش های مدیریت پروژه

پیش زمینه

در سال 1999 شرکت شیرآلات کلارک رتبه سوم تولید کننده شیرآلات در هر دو بخش مصرف خانگی و فروش تجاری را از آن خود کرد. رقابت دشوار بود. مصرف کنندگان، شیرآلات را از جهت طراحی و کیفیت می سنجیدند. تمامی محصولات باید حداقل در 25 رنگ مختلف در دسترس می بودند. اما خریداران تجاری برخلاف مشتریان خانگی که شیرآلات را کالایی تجملاتی و اثر هنری تصور می کردند، به کاهش هزینه ها تمایل بیشتری نشان می دادند.

این شرکت برای تبلیغات در رادیو و تلویزیون هزینه زیادی صرف نکرد. هزینه اندکی به تبلیغات در مجله ها و نشریه های تخصصی اختصاص داده شد. شرکت کلارک بیشترین بودجه تبلیغات و بازاریابی را به نمایشگاهی که هر شش ماه یک بار در بخش مصارف خانگی و نمایشگاه سالانه ای که مخصوص سازندگان تجاری برگزار می شد اختصاص داده بود. در نمایشگاه، یک شرکت سازنده شیرآلات موفق شد فرصتی برای تجهیز کردن یک هتل نوساز با 5000 قطعه را بدست آورد. از دست دادن تنها یک فرصت برای نمایش محصولات در این نمایشگاه ها می توانست شش تا دوازده ماه کاهش درآمدها را در بر داشته باشد.

جو حاکم بر شرکت

شرکت شیرآلات کلارک یک سازمان غیرتعاملی بود. قسمت بازاریابی و تبلیغات هرگز با قسمت طراحی و مهندسی در ارتباط نبود. بخش طراحی خواستار آزادی بود تا بتواند محصولات جدید طراحی کند در حالی که بخش بازاریابی به دنبال تصویب نهایی بود تا بتواند محصول طراحی شده را به فروش برساند.

تعارض بین بازاریابی و طراحی به حدی رسید که تلاش های اولیه برای پیاده سازی مدیریت پروژه با شکست روبرو شد. هیچکس نمی خواست مدیر پروژه باشد. اعضای تیم فنی از حضور در جلسه های گروهی سر باز زدند و به انجام کار های شخصی خود پرداختند و وظایف محول شده را انجام نمی دادند. حتی مدیر خط تولید نیز علاقه زیادی به حمایت مدیر پروژه نشان نمی داد.

مدیریت پروژه تبدیل به جایگاهی منفور گشت تا مدیر تدارکات از اختصاص دادن کارمندان به تیم های پروژه مضایقه کرد. او همچنین دستور داد که تمام کارهای پروژه باید به تایید او برسند. و در نهایت او محل کار کارمندانش را از بقیه کارگران جدا نمود. او معتقد بود این کار تعارضات بین طراحان و بازاریاب ها را به پایان می رساند.

تصمیم اجرایی

شورای اجرایی طی حکمی پیاده سازی مناسب مدیریت پروژه کارآمد را در اولین فرصت ابلاغ کرد. مدیریت پروژه نه تنها یرای تولید محصولات جدید اصلاح و تعمیر محصولات مورد نیاز است. معاونین هردو بخش بازاریابی و طراحی با اکراه پذیرفتند که تنازع را کنار بگذارند. اما به نظر نمی رسید که تغییری در روند کار صورت گیرد.

اگرچه ممکن است عجیب به نظر برسد اما هیچکس نتوانست دلیل اولیه منازعات یا چگونگی شروع مشکل را شناسایی کند. مدیریت شرکت تصمیم گرفت با درخدمت گرفتن مشاور اضافه در شناسایی علت اختلاف، ارائه راهکار و پیشنهاد موثر واقع شود و به عنوان میانجی بین دو گروه عمل کند. فرایند مشاور با مصاحبه با اعضا شروع شد.

کلارک -مدیریت پروژه

مصاحبه با طراحان

مهندسین و طراحان در مصاحبه به نکات زیر اشاره کردند:

“ما کار بسیار زیای برای انجام دادن داریم. اگر تیم تبلیغات سر راه ما قرار نگیرد میتوانیم کارهای خود را انجام دهیم.”

“تیم بازاریابی متوجه نیست که اینجا کارهای زیادی علاوه بر تولید محصول جدید وجود دارد”

” پرسنل تیم بازاریابی باید از شهر خارج شوند و خوش گذرانی کنند. اینجوری ما میتونیم بدون اینکه کسی در کار ما دخالت کند کار خود را انجام دهیم”

“بازاریابی از ما انتظار دارد که به تمامی حرف هایشان گوش دهیم. من فکر میکنم بیشتر وقت ها مشکل این است که آنها خودشان نیز نمی دانند چه میخواهند و به برای همین تغییرات متوالی ایجاد می گردد. چرا ما نمیتوانیم تعریف واضحی از محصول در اول پروژه داشته باشیم؟”

مصاحبه با بازاریاب ها

گروه تبلیغات نظرات زیر را ارائه کردند:

” زندگی ما از طریق درآمدی که از نمایشگاه های تجاری بدست میاوریم می گذرد. از آنجایی که تولید هر محصول جدید بین چهار تا شش ماه زمان می برد، نیاز است نحوه کار مهندسین را نقد کنیم تا مطمئن شویم که محصول به موقع عرضه می شود. چرا طراحان اهمیت نمایشگاه های تجاری را نمی فهمند؟”

“بدلیل زمان محدود تولید محصول جدید، گاهی اوقات ما باید برای شروع پروژه عجله کنیم به همین دلیل نمیتوانیم همیشه تصویر واضح و دقیقی از محصول ارائه دهیم. وقتی مشتری در نمایشگاه ایده ایجاد یک محصول جدید را مطرح میکند ما سعی می کنیم هر چه سریعتر محصول برای معرفی در نمایشگاه بعدی آماده شود. سپس دوباره سراغ مشتری می رویم و از او جزئیات بیشتری دریافت میکنیم. گاهی ما چندین ماه با مشتری سر و کله میزنیم تا اطلاعات کافی از محصول را بدست آوریم. متوجهم که این کار برای مهندسین مشکل ساز است ولی کاری نمی توان برای آن انجام داد.”

مشاور با محتوای مصاحبه ها کلنجار رفت اما همچنان بهت زده بود.

او عمیقا در این مساله تفکر کرد که “چرا طراحان مشکلات تیم بازاریابی را درک نمیکند؟” و این موضوع را با سرپرست تیم مهندسی مطرح کرد تا اینکه در نهایت چنین پاسخی دریافت کرد:

“درحال حاضر ما بر روی 375 پروژه مختلف کار می کنیم و این پروژه شامل درخواست های تیم بازاریابی می باشد. چرا اعضای تیم بازاریابی مشکلات تیم ما را درک نمیکنند؟”

سوالات

  1. مشکل اساسی چیست؟
  2. برای حل مشکل چه اقدامی باید انجام داد؟
  3. آیا هنوز هم میتوان شاهد موفقیت در مدیریت پروژه بود؟ اگر ممکن است، چگونه؟ چه اقداماتی را پیشنهاد میکنید؟
  4. با وجود جو غیرتعاملی شرکت چه مدت طول میکشد تا به تعاملی خوب در سازمان و در مدیریت پروژه دست پیدا کنیم؟ برای تعاملی عالی چه نظری دارید؟
  5. چه موانعی بر سر توافق هردو گروه بازاریابی و مهندسی وجود دارد که اجازه نمیدهد شیوه مدیریتی واحدی بوجود آید؟
  6. اگر benchmarking studies تشخیص دهد که هردو گروه در بوجود آمدن این مسئله نقش دارند، چه اتفاقی ممکن است رخ دهد؟
  7. آیا یک روش منحصر به فرد مدیریت پروژه برای این وضعیت کفایت میکند یا باید برای مدیریت بهتر پروژه ها از کمیسیون جداگانه ای برای ایجاد روش های دیگر استفاده کرد؟

 

منبع: Project Management: Case Studies – by Harold R. Kerzner

 

 

 

 

 

Print Friendly
(+3 rating, 3 votes)
Loading...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *