چرا برخی مدیران حرفهای پروژه می‌توانند پروژه‌شان را در موعد مقرر و در چهارچوب بودجه‌ی تعیین‌شده به اتمام برسانند و مدیران بالادستی و مشتریان را راضی نگه دارند و برخی دیگر ظاهرا با تلاش مضاعف هم نمی‌توانند به این موفقیت دست پیدا کنند؟
پاسخ در عادت‌هایی‌ست که مدیران موفق پروژه در خود ایجاد می‌کنند. عادت‌هایی که روی تمام عمل‌کرد آن‌ها در زمینه‌های مختلف تاثیر می‌گذارد. در ادامه به چند مورد از این عادت‌ها اشاره خواهیم کرد.
- کنش‌گر هستند، نه واکنش گر
یک مدیر حرفهای پروژه باید آماده‌ی مقابله با هر مشکلی که امکان وقع دارد را داشته باشد. متاسفانه بسیاری از افراد این مسئله را به عنوان توانایی واکنش می‌بینند. اما واقعیت این است که یک مدیر پروژه‌ی خوب برای فضای عدم اطمینان آماده است و به شکلی کنش‌گرانه برای آن برنامه‌ریزی می‌کند. او از پیش آماده است و کارهای لازم را انجام داده تا بتواند در صورت وقع مشکل، با مجموعه‌ای از فعالیت‌ها پروژه را به مسیر اصلی خود بازگرداند.
- روی تصویر بزرگ‌تر تمرکز می‌کنند
گاهی اوقات فعالیت‌های روزمره، عادی و کوچک می‌توانند این‌قدر زیاد شوند که تمرکز را از مدیر پروژه بگیرند. هنر یک مدیر حرفهای پروژه این‌جاست که می‌تواند این فعالیت‌های کوچک را در یک تصویر بزرگ‌تر و در مسیر رسیدن به اهداف پروژه ببیند و تمرکز خود را روی این اهداف نگه دارد.
علاوه بر خود، مدیر پروژه باید بتواند تمام اعضای تیم و کارکنان پروژه را هم در مسیر اصلی نگه دارد و تمام کارهای کوچک را در جهت رسیدن به اهداف پروژه تعریف کند. این مسئله باعث بهبود هم‌کاری‌ها میان اعضای تیم و افزایش میزان رضایت آن‌ها می‌شود.
- کارها را اولویت‌بندی می‌کنند
مدیریت پروژه مثل یک فرآیند است که لیستی از فعالیت‌های مختلف را می‌گیرد و آن‌ها را به نحوی درست و منطقی سازمان می‌دهد. در واقعیت هم مدیران پروژه باید بتوانند میان فعالیت‌های مختلف اولویت‌بندی کنند و این اولویت‌ها را به سایر اعضای تیم نیز انتقال دهند. یک مدیر پروژه‌ی خوب باید بتواند همیشه کارهای خود را با توجه به اهداف پروژه ارزیابی کند و تصمیم بگیرد که اولویت کدام‌یک بالاتر است و باید زودتر انجام شود.
- به نظرات دیگران گوش می‌کنند
مدیر پروژه باید بتواند به شکلی ادامه‌دار با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کند و نظرات و حرفهای آنان را بشنود. همه‌ی این افراد در موفقیت پروژه نقش دارند و مدیر پروژه قرار نیست همه چیز را بداند و به جای همه فکر کند. او باید توانایی خوبی برای برقرار ارتباط با دیگران داشته باشد.
برگزاری جلساتی منظم و عادت به شنیدن وضعیت پروژه و نظرات تیم اجرایی می‌تواند بسیار مفید باشد. در این جلسات، مواردی که ممکن است مورد توجه مدیر پروژه قرار نگرفته باشند هم مطرح می‌شوند. علاوه بر این، چنین جلساتی باعث نزدیک‌تر شدن اعضای تیم به یک‌دیگر و بهتر شدن وضعیت هم‌کاری آن‌ها نیز می‌شوند.
- همه چیز را ثبت می‌کنند
با این‌که مدیر پروژه همه چیز را نمی‌داند، اما مسئول اجرای درست و کامل پروژه در بخش‌های مختلف است. به همین خاطر هم ثبت اطلاعات مختلف مربوط به پروژه، ارزیابی داده‌ها و تهیه‌ی گزارش باید به یک عادت همیشگی برای مدیر پروژه تبدیل شود. این اسناد پروژه در مدیریت منابع، زمان‌بندی درست و کنترل نقش مهمی دارند و می‌توانند ادعاهای شما درمورد پروژه را به مدیران بالادستی اثبات کنند.
جمع‌بندی
اگر در دنیای مدیریت پروژه تازه‌کار باشید یا بخواهید در کارتان بهتر شوید، باید عادت‌هایی را در خودتان ایجاد کنید که شما را به یک مدیر حرفهای پروژه تبدیل کنند. نقشه داشتن برای شرایط پر‌ابهام، تمرکز روی تصویر بزرگ‌تر از کل پروژه، اولویت‌بندی درست، ارتباطات خوب و ثبت اطلاعات و تهیه‌ی گزارش‌ها و اسناد مرتبط، از عادت‌هایی هستند که می‌توانند در عمل‌کرد شما تاثیر عمده‌ای داشته باشند.
[su_divider top=”no” style=”dotted” divider_color=”#98bae9″ link_color=”#2c65d1″ size=”2″ margin=”10″][su_divider top=”no” divider_color=”#98bae9″ link_color=”#2c65d1″ size=”1″ margin=”10″][su_divider][/su_divider]
برای ایجاد این عادت‌ها در خودتان و بالا بردن دانش‌تان در حوزه‌ی مدیریت پروژه می‌توانید در دوره‌های حرفهای مدیریت پروژه شرکت کنید. با ما تماس بگیرید و دوره‌ی مناسب خود را پیدا کنید.
دیدگاهتان را بنویسید