شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

چگونه پروژه را کنترل کنیم؟

مدیریت پروژه دانشی است که از همه سطوح مدیریتی تا کارشناسی ارکان پروژه مورد توجه می باشد. شاید اگر هر واحد از سازمان پروژه بتواند وظایف و امورات خود را متحول نماید، نتایج بهتری در حصول اهداف پروژه خواهیم داشت. مسئله از جایی آغاز می شود که افراد ذینفع در پروژه اهداف متمایزی را در دستور کار خود قرار می دهند، بعضی ها نه به موقعیت شغلی و شاَن اجتماعی و نه به اخلاق حرفه ای اهمیت می دهند و برخی صرفاً منافع مالی شخصی خود را پیگیری می کنند. بعضی برایشان مهم است که بیشترین صرفه جویی در هزینه ها را داشته باشند و برخی دیگر تفکر مبتنی بر ریسک دارند و سعی می نمایند با تصمیمات هزینه ساز، ریسک های وارده و یا مخاطرات احتمالی را از محیط خود دور نمایند. آن چیزی که منجر به تعریف فعالیت ها برای حصول اقلام قابل تحویل پروژه می شود مبتنی بر روشهای اجرایی و متدلوژیها و سناریو های منتخب است.

برنامه پروژه متأثر از نحوه تفکر افراد کلیدی و تأثیرگذار پروژه می باشد. همچنین مهمترین گام در تدوین برنامه پروژه، تدوین سند سناریوی اجرای پروژه است، طبیعی است که از همان ابتدا نمی شود همه چیز را پیش بینی کرد و تفصیلی نمود. جالب است که بدانیم همین نکته کلیدی در تضاد با منافع تیم های برنامه ریزی پروژه است که شرح خدمات خود را در تدوین برنامه اولیه تفضیلی خلاصه می نمایند.

 

Project-Management11

 

و اما از کجا شروع کنیم:

 

  • بخشهایی که در افق زمانی دورتر قرار میگیرند به شکل بسته های کاری بمانند و صرفاً حدود زمانی مورد نیاز و بودجه انها پیش بینی شود، طبیعی است میزان حدود نفر ساعت یا ماشین ساعت مورد نیاز  متناسب با آنالیزهای اولیه قابل برآورد است.

 

  • افراد کلیدی را بشناسیم، تا تفکر آنها در مورد نحوه اجرای بخشهای مختلف، نحوه تأمین منابع و همچنین تقدم و تأخر بخشهای مختلف را محک بزنیم.

 

  • وقتی قرار است سند برنامه ریزی توسط مدیران اصلی حوزه کارفرما، پیمانکار (مجری) و احتمالاً مشاور مورد تأیید قرار بگردد، ضروری است سند پیش نیاز سناریوی اجرایی پروژه نیز مورد توافق و تصویب آنها قرار بگیرد.

 

  • همواره یادمان باشد، ما در حال تنظیم سندی هستیم که نقشه راه پروژه است، همانند نقشه کتاب های آسمانی برای هدایت انسانها، پس باید به روش باورسازی در همه عوامل برای پذیرش عملکرد در چهارچوب این سند راهبردی نیز فکر کنیم. تنها تفاوت بین سندبرنامه ریزی و کتاب های آسمانی قابل تغییر بودن این سند است که در تعامل با ذینفعان در طول پروژه این سند پویا و کاربردی باقی بماند.

 

  • تجربه نشان می دهد که انحرافات اصلی از زمانبندی پروژه در نقاط برآورد نشده اتفاق میافتد. به طور مثال وقتی با اعتقاد به کمیاب نبودن منابع و یا سهل الوصول بودن و یا… می نگریم، به محض ورورد به فاز مربوطه دچار توقفات ناخواسته می شویم.

سؤالات اساسی در بخش مدیریت تدارکات، قابل تبدیل به لیست فعالیت های مهندسی تدارکات هستند، که قطعاً همزمان با اجرای سایر بخش ها باید ممیزی و پیگیری شوند. درجه کیفی مواد اولیه، محل تأمین، نحوه پرداخت نقدینگی ها به تأمین کنندگان که بعضاً در شرایط کنونی به صورت تهاتری هم رقم میخورد، همه و همه پرسشهایی هستند که باید در سند سناریو اجراء دیده شوند و به صورت فعالیت های مهندسی در برنامه پروژه قرار گیرند.

 

  • چقدر منابع مورد نیاز در دسترس هستند

بسیاری از شرکتها به این باور رسیده اند که با منابع و ماشین آلات در دسترس مدیران اصلی پروژه می توانند در صرفه جویی هزینه های پروژه مؤثر باشند و در شرایطی هم می توانند مزیت هایی ویژه در پروژه ایجاد نمایند. حال آنکه عدم وجود زیر ساخت های مناسب در نگهداری و تعمیرات ماشین آلات خود موجب عدم تحقق زمان و هزینه های مصوب است.

همچنین در اختیار نداشتن اپراتورهای مناسب خود می تواند یک تهدید در عدم تحقق زمانهای مصوب در مرحله اول و همچنین خارج شدن از بودجه های مصوب به دلیل پرت شدن منابع کاری موازی با این زیر ساخت ها در مرحله دوم باشد.

 

  • تعریف شاخصهای ارزیابی پروژه (رضایت ذینفعان)

 

هدف ما از اجرای یک پروژه، صرفاً تحویل اقلام قابل تحویل نیست، ما قصد داریم تا پایان پروژه صاحب منابع جدید شویم. قصد داریم در قبال برندسازی از مشارکت در یک پروژه، پروژه های جدیدی را شروع کنیم، یا به طور مثال کارفرمایی هستیم که قصد داریم در پرتوی اجرای این پروژه به صادرات با درجه کیفی خاصی دست پیدا کنیم.

روشهای ارزش حاصله(earned value) صرفاً در چهارچوب زمان بودن و طبق بودجه هزینه کردن را توصیه نموده، لیکن ما به مدلهای متعالی تری در تحقق اهداف پروژه و منافع ذینفعان نیازمندیم، که این مهم با پایش مستمر محقق خواهد شد.

 

یادداشتی از مهندس افشین شهیدی

 

 

 

 

 

Print Friendly
(+4 rating, 4 votes)
Loading...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *