همه ما لیست کاری تهیه کرده ایم و به نحوی هیچ وقت به نظر نمی رسد که وقت کافی برای انجام دادن همه کارهای موجود در لیست کاری را داشته باشیم. در اینجا سیستمی را معرفی می کنیم که این مشکل را حل کند.
- یک لیست به تنهایی کافی نیست: شما باید کارها را در لیست کاری رتبه بندی کنید تا بدانید که کدام وظایف مهم ترند و باید روی آن ها تمرکز نمایید. سپس باید منابع را به آن ها تخصیص دهید، پیشرفتتان را ارزیابی کنید و برای موفقیت هایتان به خودتان جایزه بدهید.
- رتبه بندی: تمام کارهایتان را در یک صفحه گسترده لیست کنید، اگر چه می توانید این کار را روی یک کاغذ هم انجام دهید یا از رایانه یا تلفن هوشمندتان استفاده کنید. همچنین می توانید آن ها را روی تقویمتان بنویسید یا در یک نرم افزار مدیریت زمان ثبت کنید.
بعد از لیست کردن همه کارها، آن ها را رتبه بندی کنید. از A و B و C استفاده کنید. لیست A شامل کارهایی ست که باید همین امروز انجام شوند. لیست B کارهایی را نشان می دهد که باید انجام شوند اما لزومی ندارد که امروز به آن ها بپردازید. لیست C کارهایی را در بر دارد که باید زمانی برای انجام آن ها پیدا کنید.
- مدیریت زمان: پس از مشخص کردن مهمترین کارها باید بدانید که هر کدام چقدر زمان نیاز دارند. در کنار ستون کارها، ستونی از زمان تخمینی هر کار اضافه کنید و در کنار آن هم ستونی دیگر از جمع زمان های مورد نیاز.
برای مدت چند هفته، زمان آغاز و پایان هر کاری که انجام می دهید را ثبت کنید. ممکن است علاوه بر کارهای برنامه ریزی شده، وقفه های پیش بینی نشده ای هم پیش بیاید، زمانی را که باید به این وقفه ها اختصاص دهید را هم ثبت کنید. پس از چند هفته شما می دانید که هر کاری به طور متوسط چقدر زمان می برد و برآوردی از زمان متوسط وقفه های پیش بینی نشده هم به دست می آورید.
هر شب قبل از ترک محل کارتان، لیست کاری فردا را آماده کنید. وظایفی که کامل و یا محول کرده اید را حذف کنید. کارهایی را باید تنزل رتبه دهید و کارهای جدید را اضافه کنید. زمان مورد نیاز هر کار را در ستون مربوطه ثبت کنید. فرض کنید در روز 10 ساعت فرصت برای همه کارهایتان دارید و زمان میانگین وقفه های پیش بینی نشده برابر با 4 ساعت باشد. بنابراین تنها 6 ساعت می توانید به لیست کاری تان اختصاص دهید. از وظیفه اول در لیست شروع کنید و آن قدر پایین بیایید تا جمع زمان وظایف برابر با 6 شود. زیر این وظایف خط بکشید. وظایف بالای این خط، هدف روز بعد شماست.
- به خودتان جایزه بدهید: اغلب اوقات، این خط جایی در لیست A قرار می گیرد و به ندرت نزدیک به انتهای لیست واقع می شود. اگر به این خط رسیدید یا از آن گذر کردید با این احساس که روزی موفق و با بهره وری بالا را گذرانده اید به خانه می روید. به جای دعوا کردن با خودتان بر سر کارهایی که نتوانسته اید انجام دهید، موفقیتتان در رسیدن به اهداف همان روز را ارزشمند بدانید. روز بعد باید اهداف جدیدی را دنبال کنید اما این بار به جای ناامیدی از نداشتن فرصت برای پرداختن به همه کارها، با چشم اندازی که برآمده از موفقیت روز قبل است پیش می روید.
- یک ساز و کار داشته باشید: برای موفق بودن باید سیستمی برای مدیریت زمان تان ایجاد کنید تا بتوانید در زمان موجود کارهای بیشتری انجام دهید. اگر خط اهداف شما همیشه در نزدیکی بالای لیست کاری قرار گیرد رییس تان به دنبال فردی دیگر خواهد رفت که بتواند کارهای بیشتری از لیست را در مقایسه با شما انجام دهد.
- با این نسخه پیش بروید: وظایفی که باید انجام دهید را لیست کنید. آن هایی که مهم هستند را اولویت بندی کنید (نه فقط آن هایی که ضروری هستند). برنامه ای برای آن چه هر روز باید انجام شود داشته باشید. طبق برنامه کار کنید. اگر به اهداف رسیدید و یا از آن ها جلو زدید به خودتان جایزه بدهید.
دیدگاهتان را بنویسید