شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

کلیدی ترین ابزارهای ارتباطی مدیریت پروژه ها

%d8%a7%d8%a8%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d9%be%d8%b1%d9%88%da%98%d9%87

بعضی از مدیران پروژه میخواهند میزان استفاده از ابزارهای ارتباطی را به حداقل برسانند، از این رو، مطالب زیر کمک زیادی به این مدیران خواهد نمود. این موارد، حداقل ابزارهای ارتباطی ضروری برای پروژه شماست نه همه آن. با این ابزارها شما میتوانید شروع خوبی در مدیریت یک پروژه داشته باشید. در ادامه مقاله خواهید دید که چرا این موارد بسیار مهم هستند.

 

چارت سازمانی پروژه (Project Organization Chart)

هر مدیر پروژه ای نیاز دارد ابزاری برای تشخیص افراد در پروژه داشته باشد. جایگاه افراد در پروژه معمولا مورد سوال قرار می گیرد و شما به وسیله چارت سازمانی میتوانید تشخیص دهید که چه شخصی مسئول انجام چه کاری در پروژه است.

 

چارت چرخه ارتباطات (Circle of Communication Chart)
اگر شرکت یا سازمان شما با چارت های سازمانی که مدیر پروژه در راس آن قرار دارند موافقت نمیکند، چارت دایره ای ارتباطات جایگزینی بسیار مناسب برای شماست. بعضی سازمان ها به شما اجازه نمیدهند چارت سازمانی تشکیل دهید، در این موارد بهتر است از چارت دایره ای ارتباطات استفاده نمایید.

 

ماتریس الزامات ارتباطی (Communication Requirements Matrix)
ماتریس الزامات ارتباطی، ابزاری است برای ثبت نمودن مکالماتی که مدیر پروژه با افرادی که وظایفی را در پروژه برعهده دارند برقرار میکند. برای مثال، زمانی که مدیر پروژه با مشتری درباره گزارشات مختلف مربوط به پروژه صحبت میکند، این مکالمه را در ماتریس الزامات ارتباطی ثبت میکند.

 

ماتریس گزارش نقش (Role Report Matrix)
ماتریس نقش گزارش تعیین میکند که چه کسی در چه زمانی چه گزارشی را دریافت کند. به منظور مشخص نمودن اینکه چه کسی گزارش های وضعیت، گزارش های مالی و یا خبرنامه را دریافت کند، ماتریس نقش گزارش بهترین ابزار است. اگر مدیران پروژه زمانی صرف تعیین و ثبت این اطلاعات کنند، میتوانند در ارتباطات موثر گام مهمی بردارند.

 

تقویم پروژه (Project Calender)
تقویم پروژه یکی از مهمترین اسناد پروژه است. بهتر است هیچ پروژه ای را بدون تقویم پروژه شروع نکنید زیرا یکی از اصلی ترین عوامل موفقیت پروژه است. پروژه همانطور که شما به آن فکر میکنید شکل میگیرد. پروژه مانند تقویمی است که شما رویداد های اصلی را در آن ثبت میکنید. رویداد های اصلی مانند شروع جلسات و نقاط عطف پروژه باید در تقویم پروژه یادداشت شوند.

 

ایجاد تقویم گزارش پروژه (Project Report Creation Calendar)
یکی از مزایای ابزار ایجاد تقویم گزارش پروژه، آگاهی از زمان تهیه گزارش های پروژه است. اگر برای تعیین و ثبت دقیق زمان تهیه و ارسال گزارش ها وقت صرف نکنید، نمیتوانید به موقع پروژه را تحویل دهید. تمامی کارهایی که باید در پروژه مدیریت کنید را به خاطر بیاورید، حال استفاده از ابزاری را تصور کنید که زمان دقیق ارائه گزارش ها در هر هفته، هر ماه و هر فصل به وسیله آن ثبت میگردد. معمولا مدیران حرفه ای در ابتدای پروژه از ابزار ماتریس نقش گزارش استفاده میکنند و پس از مدتی با استفاده همزمان از هردو ابزار ذکر شده، ابزار ارتباطی قدرتمندی در دست خواهند داشت.

 

ساختار شکست کار ( Work Breakdown Structure – WBS)
WBS یکی از مهمترین ابزار ارتباطی برای هر پروژه ای و در هر اندازه ای است. مدیران پروژه باید از مجهز بودن پروژه به این ابزار اطمینان حاصل کنند و مرتبا از آن بهره مند شوند. WBS بهترین ابزار تصویری برای ثبت محدوده و محنوای پروژه است و اگر کاری در آن ثبت نشده است پس در محدوده و محتوای پروژه نیست. به همین سادگی.

 

نمودار پراکندگی (Scatter Chart)
نمودار پراکندگی به دلایل متفاوتی ممکن است در پروژه استفاده شود. از این ابزار در مواردی استفاده میشود که مدیر پروژه باید اطلاعات یا داده هایی را گزارش دهد. نمودار پراکندگی یک ابزار قدرتمند برای مدیران پروژه است. اگر میخواهید داده ها یا اطلاعاتی از جنس عدد و را گزارش دهید استفاده از نمودار پراکندگی بهترین ابزار است.

 

خبرنامه پروژه (Project Newsletter)
خبرنامه پروژه ابزاری است که به نظر میرسد این روزها به اندازه کافی به آن بها داده نمیشود با این وجود که یکی از مهمترین ابزاری است که هر مدیر پروژه میتواند از آن بهره مند شود. این ابزار میتواند هم وضعیت پروژه و هم افراد را به خوبی مدیریت کند. خبرنامه پروژه تنها یکی از ابزاری است که به شما کمک میکند مسائل کاری را با مسائل شخصی در کنار هم داشته باشید. قدرت این ابزار را دست کم نگیرید و از همین حالا برای استفاده از آن اقدام کنید.

 

 

منبع: projecttimes

hoseain

ترجمه: حسین معین الدین

Print Friendly
(+2 rating, 2 votes)
Loading...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *