چرا مدیران پروژه وقتی به پایان زمان خود می‌رسند به ناگهان احساس خطر می‌کنند؟ راز آن چیست؟ حقیقت این است که اکثر آنها هیچ ایده‌ای درباره زمان پایان کارشان ندارند. آنها حتی تصور نمی‌کنند امکان پیش‌بینی و مدیریت این زمان وجود داشته باشد و این زمان را به‌شدت قابل تغییر و خارج از کنترل می‌دانند.
اما این راز کثیف مدیریت پروژه است. همانطور که مدیر یکی از پروژه‌های بزرگ نرم‌افزاری آن را بیان می‌کند: همه می‌دانند که برنامه شوخی است و ما به آن توجه نمی‌کنیم. برنامه‌ریزی وقتی تمام میشود که پروژه انجام شده باشد.
هر چند شرکت‌های بزرگی که موفق به مدیریت پروژه‌های بزرگ مانند بزرگراه‌ها و سدها و… می‌شوند، باید تیم‌های متنوع‌تری نسبت به تیم توسعه نرم افزاری داشته باشند و از تیم‌های مدیریتی استفاده کنند. معمولا آنها می‌دانند که در یک زمان مشخص در چه نقطه‌ای هستند و مشتریان خود را در حلقه خود نگه می‌دارند. این راهی است که آنها را تبدیل به شرکت‌های بزرگ و موفق می‌کند.
آنها از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای کمک به انجام کارها برطبق برنامه استفاده می‌کنند. اما یک سیستم مدیریت پروژه خوب – که میتواند به شما بگوید دقیقا کجای کار هستید، زمان احتمالی انجام کارها چقدر است و با چه میزان هزینه میتوان کارها را عملی کرد – به نرم‌افزارهای گرانی نیاز ندارید. واقعیت این است که سیستم مدیریتی شما میتواند بسیار ساده باشد و به شما کمک کند
اما چگونه می‌توانیم طبق برنامه پروژه را مدیریت کنیم؟
پیگیر متغیرهای کلیدی باشید
شما باید نه تنها به مایل اهداف و نقاط عطف کلیدی، بلکه به فاکتورهای تاثیرگذار بر سودآوری نیز نگاه دقیقی داشته باشید. مشخص کنید که بزرگترین متغیر شما برای کنترل کدام است؟ ساعت کار در مقایسه با بودجه، میتواند معیاری بسیار خوب برای تعیین درصد پیشرفتتان در هر مقطع زمانی باشد. شما همچنین نیاز دارید تا هزینه های مواد، تغییر سفارشات و پیشرفت‌های قراردادی های پیمانکاران درجه دوم خود را ردیابی کنید. وجود مشکل در هر یک از این موارد میتواند یک پروژه را به سمت شکست ببرد، بنابراین مهم است که این موارد را به صورت هفتگی انجام و بررسی کنید.
تیم خود را مطلع کنید
ما توصیه میکنیم جلسات هفتگی را به طور منظم برگزار کنید، برای جلسات و بیان میزان پیشرفت‌ها از تخته سفید و یا صفحه کامپیوتر‌ها استفاده کنید بدین ترتیب همه می‌توانند آنها را ببینید. با استفاده از این اعداد، مشکلات به سرعت نمایان می‌شوند. چند سال پیش، متوجه شدیم که یکی از مدیران پروژه ما شروع به مخفی ساختن زمان‌های اضافی و تلف شده کرده است، اگر ما متوجه نشده بودیم، این روند، سود پیش‌بینی شده برای پروژه را از بین می‌برد. اعضای تیم بعد از اولین جلسه هفتگی متوجه این مسئله شدند، در جلسات مشخص میشود که کار انجام شده چقدر با برنامه‌ریزی فاصله دارد و درباره دلیل این فاصله بحث میشود.
ذی‌نفعان و مشتریان خود را به روز کنید
تمام مشتریان می خواهند که پروژه آنها به موقع و با بودجه مشخص شده پایان یابد- یا ترجیحا سریع تر و ارزان تر- اما اگر این هدف به هر دلیلی، نمیتواند محقق شود، حداقل انتظار آنها این است که بطور کامل در جریان امور قرار گیرند. (مدیران ارشد نیز به همین ترتیب – آنهااخبار ناگهانی و شگفتی‌ساز را دوست ندارند.). اخبار بد را به پررنگی اخبار خوب منعکس کنید، اگر از ابتدای امر در جریان امور قرار گیرند، هنگام بروز مشکلات بزرگ غافلگیر و خشمگین نمیشوند.
در اینجا یک مثال برای فهم بهتر موضوع بیان میکنیم: در ساخت یک بخش از طرح توسعه پارکی بزرگ با یک برنامه بسیار فشرده و ده‌ها تن از پیمانکاران، همانطور که در پروژه پیش میرفتیم، به چندین مسئله رسیدیم – بزرگترین و غیرمنتظره‌ترین آنها هماهنگی‌ها در سایت پروژه و تغییرات ساعتی مشخصات برای رانندگان ماشین‌آلات سنگین بود. ما پیش‌بینی کردیم که این مسائل میتواند پایان پروژه را شش هفته را به تاخیر بیاندازد. بنابراین بلافاصله به مشتری اطلاع دادیم و تاریخ تحویل پروژه را 6 هفته بیشتر اعلام کردیم
در پایان پروژه 6 هفته بیشتر از برنامه‌ریزی اولیه زمان صرف شده بود اما چون همواره مشتری را از شرایط آگاه کرده بودیم، توانستیم در زمان اضافه‌ایی که بیان کرده بودیم کار را تحویل دهیم. ما حتی در پایان پروژه، پاداشی برای اتمام پروژه در زمان مناسب کسب کردیم. ما از این پروژه چه درسی میگیریم؟ اگر مشتری شما فکر نکند که شما تاخیر داشته‌اید، پس شما تاخیری نداشتید!! اگر شما نیاز به تغییر برنامه دارید، آن را در اسرع وقت انجام دهید و به مشتری خود بلافاصله اعلام کنید تا بتواند انتظارات خود را مطابقت دهد
جمع‌بندی
در نهایت ما نمی‌گویم مدیریت پروژه کاری آسان است. اما اگر شما یک سیستم مدیریتی خوب تعریف کنید، می‌توانید مشکلات را پیگیری کنید و مشتری خود را آگاه و شاد نگه دارید، و نارضایتی مشتریان را به حداقل برسانید زیرا هدف نهایی از یک مدیریت پروژه موثر رفع نیازها و مدیریت الزامات ذی‌نفعان اصلی پروژه است.
دیدگاهتان را بنویسید