شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88289538 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

5 راه برای جلوگیری از شکست پروژه ها

جلوگیری از شکست پروژه

پروژه ها شکست می خورند. این یک واقعیت دردناک است. ما می توانیم از آن ها درس بگیریم یا شکست ها را تکرار کنیم.

متاسفانه ما معمولا اشتباهات خود را پیش از این که متوجه شویم آن ها اشتباه هستند و ممکن است علل اساسی شکست ها باشند تکرار می کنیم. این پنج مورد می تواند به شما کمک کند تا متوجه شوید باید چه چیزهایی درباره خودتان و فرآیند های تحویل تیم پروژه یاد بگیرید و تغییر دهید. با خواندن این موارد به این فکر کنید که لیست شما ممکن است چگونه باشد.

  1. همیشه درس آموخته بنویسید

در برآوردی که در سال ۲۰۱۰ از مدیران پروژه و تیم های آنان انجام شد مشخص گردید که حدود ۵۷% از آن ها هرگز برنامه ای برای ثبت درس آموخته ها نداشته اند یا اگر داشته اند تنها برای ۱۰% از پروژه این کار انجام شده است. تحقیقات دیگری که توسط نویسنده مقاله انجام شده است نشان می دهد که 46% از رهبران پروژه معتقد بودند که می توانستند به جای پرهیز از جلسات درس آموخته و انجام این جلسات از شکست های پروژه های آینده جلوگیری کنند.

  1. داوری هم تراز تحویل دادنی ها اهمیت دارد

پروژه هایی تا مرز شکست پیش رفته اند تنها به این خاطر که برای تحوبل دادنی های خود داوری هم تراز (Peer reviews)  انجام نداده بودند. ممکن است از خود بپرسید داوری همتراز چرا مهم است‌. دلیل آن این است که طبق تجربه بدست آمده از یک پروژه که از تحلیلگر کسب و کاری ماهر و با تجربه بهره مند بود اما بر سه یا چهار پروژه به طور همزمان کار میکرد و او درحال تهیه سند طراحی کاربردی (FDD) برای پروژه ای نه چندان بزرگ اما بسیار مهم بود که به دلیل یک اشتباه کوچک در برنامه PDF، سند را با سه خطا برای مشتری ارسال می کند. از آن پس مرور همتراز تحویل دادنی ها را در تمامی پروژه ها توصیه می کنیم. این اشتباهات کوچک سهوی میتواند ناامیدی مشتریان را در پی داشته باشد. مشتریان به شما به عنوان سازمانی نامنظم نگاه می کنند و نتیجه نهایی شما را زیر سوال می برند. به آن ها این بهانه را ندهید زیرا می توانند خودباوری تیم پروژه را کاهش دهند.

  1. اصلی ترین دلیل موفقیت پروژه ها ارتباطات است

عدم برقراری ارتباطات درست می تواند پروژه را به سرعت نابود کند. ارتباطات وظیفه اصلی مدیر پروژه است. ضعف ارتباطات باعث سوء برداشت از نیازمندی ها، دوباره کاری، ضعف تصمیم گیری و Gold-plating (پدیده ای که پیشروی بیشتر تنها هزینه بیشتری را در بردارد نه رضایت مشتری را) می شود. تمامی این موارد می توانند باعث شوند پروژه در میانه مسیر شکست بخورد یا نتیجه نهایی برای مصرف کنندگان سودمند نباشد‌. همچنین ممکن است نتیجه نهایی وارد فاز تست پذیرش کاربر (UAT) شود درحالی هنوز برای آن آماده نیست. به یاد داشته باشد آخرین مسئله ای که مدیر پروژه، تحلیلگر کسب و کار و تیم متخصص تکنولوژی می خواهند با آن روبرو شوند تجربه ناخوشایند کاربر از استفاده محصول است. این موضوع باعث ایجاد ناامیدی، نارضایتی و بی اعتمادی مشتری خواهد شد. هیچکدام از اعضای تیم علاقه ندارند کار را از ابتدا شروع کنند و این موضوع برای رهبر تیم نیز ناخوشایند است و در مجموع شکست بزرگی به حساب می آید.

  1. از کارآمد بودن ابزار منتخب خود اطمینان حاصل کنید

مطمئن شوید ابزاری که شما برای مدیریت پروژه خود انتخاب کرده اید می توانند کار را به درستی انجام دهند. بعضی از پروژه به شدت نیازمند ایراد یابی هستند. اگر بتوانید با ابزار هایی مانند صفحه گسترده (Spreadsheet) این کار را انجام دهید عالی است اما اگر این اتفاق نیافتد آنگاه شما باید هزینه بیشتری بکنید و با تغییراتی که ایجاد می کنید این کار را انجام دهید. همانطور که شما چشم انداز پروژه را که شامل بودجه، تغییرات، محدوه و محتوا، مسئله اصلی و ریسک است را مشخص میکنید این موضوع را نیز درنظر بگیرید که گزارشات شما به چه ابزاری نیاز دارند و ابزاری که در دسترس دارید چه قابلیت هایی دارند. ممکن است لازم باشد با تحقیقات بیشتر روش های جدیدی انتخاب کنید و در پروژه به کار ببرید. صرف اندکی پول بیشتر و زمان بیشتر برای پروژه می ‌تواند احتمال موفقیت پروژه را افزایش دهد یا اینکه حداقل به شما کمک می کند پروژه را طوری به پایان برسانید که با بودجه و زمان تعیین شده ای که مشتری اعلام رضایت کرده است تطابق داشته باشد.

  1. همسوسازی مشتریان و رهبری ارشد در هنگام تصمیم گیری

ممکن است چیزهایی که مشتریان فکر می کنند می خواهند و یا به آنها نیاز دارند درواقع راهکار و پاسخ ملزومات پروژه نباشند. به همین علت برنامه ریزی ضروری و لازم است و گاهی نیاز است به مشتریان بگویید 《موضوع بزرگتراز چیزی است که شما فکر میکنید!》. گامی به عقب بردارید و فرآیند های تجارت را ارزیابی کنید و ببینید که اصلا مسئله اصلی “نیاز” مشتری است و یا این فقط نشانه ای برای انجام پروژه هایی بزرگتر است.

این مسئله در رابطه با ارتباط شما و مدیریت ارشد هم صادق است، کسی که گاهی مستقیما مسیر انجام پروژه و نحوه رسیدگی به مشتری و تصمیمات کلیدی را مشخص می کند. کورکورانه پیروی نکنید. در تجربه شخصی نویسنده می آید که پیروی کورکورانه وی در انجام 2 پروژه برای او و گروهش هزینه ای معادل 3 میلیون دلار برجای گذاشته. بسیاردردناک است! اگر در همان ابتدا بصورت شفاف مسیر های ارائه شده و تصمیمات مدیر ارشد پروژه خود را زیر سوال می بردند امکان نجات پروژه ها وجودداشت. البته در نگاه کلی آینده روشن است و گذشته، گذشته است. نویسنده خود را به عنوان مدیر پروژه ای می شناسد که در اولویت اول مشتری را مدنظر قرار میدهد، که انجام ۲ پروژه مذکور مهر تاییدی براین مسئله است. اگر شما به عنوان مدیر پروژه با گروهتان و مشتریان بصورت روزانه در ارتباط بوده و اصطلاحا در یک سنگرباشید، مطمئنا بهترین شخص برای گرفتن  تصمیمات سازنده و مهم برای سودرسانی حداکثر به پروژه شمایید. نه تنها سود شخصی سازمان خود بلکه تمامی زوایا را درنظر می گیرید. پس همه چیز را بررسی کنید و کورکورانه پیروی نکنید. اگر احساس می کنید چیزی در این لحظه درست نیست، درجا بیانش کنید قبل از آنکه دیر شود!

  • جمع بندی

احتمال شکست هرپروژه ای وجوددارد. البته این شکست همیشه یک شکست قطعی و کامل نیست. پروژه اشاره شده در متن بالا را درنظربگیرید، جایی که نویسنده و گروهش سند طراحی کاربردی را ۳ بار قبل از تصحیح کردن تحویل دادند. آنها در نهایت راه حلی را به مشتریان ارائه کردند. ولی جذابیت چندانی برایشان نداشت. دیر شده بود و مشتریان نتوانستند بطور کامل راه حل فنی را بکار بگیرند. راه حلی که انجامش ۶ ماه به طول انجامید با 150.000 دلار بیشتر از سقف بودجه تعیین شده. این برنامه برای یک شرکت هواپیمایی بزرگ بود و میتوانست داستان یک موفقیت بزرگ باشد. دلیل اصلی شکست قطعا فقط آن یک چیز قابل تحویل و انتقال نبود بلکه به دو دلیل اصلی میتوان اشاره داشت: ساختار تحویل دهی و انتظارات بیجا مشتری، تمرین و برنامه ریزی. با این حال بازهم نمی توان آن را موفقیت در نظر گرفت.

شما به عنوان خواننده این متن چطور؟ شما چه چیزی به این لیست بعنوان دلایل کلیدی شکست پروژه و یا اعمال و رفتار هایی که منجر به تحویل ناقص یا ضعیف پروژه میشوند،ا اضافه می کنید؟ افکار و تجربیات خود را به اشتراک بگذارید.

منبع: projecttimes

hoseain

ترجمه: حسین معین الدین

  1. تخفیف نوروزی دوره جامع مدیریت حرفه ای پروژه و آمادگی آزمون ®PMP
  2. سوالات متداول
  3. مشاهده لیست دانش آموختگان شرکت PMPiran
  4. ارائه مشاوره تخصصی و راهکارهای مدیریتی
  5. ملزومات شرکت در آزمون ®PMP چیست؟
  6. آشنایی با استاندارد ®PMBOK
  7. مشاهده لیست فعلی ®PMP های ایران
Print Friendly, PDF & Email
(+3 rating, 3 votes)
Loading...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *