شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

5 مرحله استراتژی موثر برای برنامه ریزی پروژه

برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه یک هنر است. هرگز هیچ دو پروژه ای کاملا مانند همدیگر نخواهند بود و هر برنامه و روشی که برای پروژه درنظر می گیریم باید طبق شرایط حاکم بر پروژه انتخاب شود. اگر برنامه موثری انتخاب نگردد، پروژه شانس کمتری برای موفقیت خواهد داشت.
برای مثال یک بخش کلیدی برنامه ریزی شامل اطمینان داشتن از این است که آیا شرکت دارای منابع لازم، قابلیت ها و توانایی به پایان رساندن پروژه هست یا خیر. همچنین شناسایی موانع بالقوه ای که می تواند بر پیشرفت پروژه تاثیرگذار باشد، به همان اندازه اهمیت دارد. به علاوه، برنامه پیشرفت پروژه باید پیش بینی شود تا بتوان مسیری برای پیشروی پروژه و رسیدن به مهلت تکمیل پروژه در نظرگرفت، همچنین برنامه های احتمالی نیز باید ایجاد گردند.

شما باید سعی کنید از برنامه ای استفاده کنید که تمامی جنبه های پروژه را پوشش دهد. هیچ دو پروژه ای نیستند که از برنامه های یکسان بهره مند شوند، اما این مقاله به عنوان یک چک لیست یا نمونه کلی در هنگام برنامه ریزی پروژه می تواند کمک باارزشی محسوب شود.
  1. مطمئن شوید تمام مهارت های مورد نیاز را دارید
    به عنوان برنامه ریز پروژه، این مسئولیت شماست که مطمئن باشید مهارت های شما به روز هستند تا بتوانید پربازده ترین کار ممکن را انجام دهید. یکی از حوزه هایی که تعداد زیادی از برنامه ریزان پروژه درآن دچار ضعف هستند، حوزه مدیریت منابع انسانی است. ناتوانی در کنارآمدن با تقاضا ها و نیازهای مختلف ذینفعان و اعضای تیم مدیریت می تواند پروژه را ازمسیر پیشرفت خود خارج نماید. حال با توجه به این نکته، شما باید حواستان باشد به جای اینکه فقط خود را درگیر مسائل تحلیلی و مدیریت زمان کنید، مهارتهای خود را به روز نگه دارید.
    از جهت دیگر، شما با قرارگرفتن در کنار افرادی که دارای مهارت هایی مشابه مهارت های شما هستند می توانید یک تیم به اصطلاح یک دست تشکیل دهید. در چنین شرایطی می توان وظایف و مسئولیت ها را بین تمامی افراد تقسیم نمود.
  1. محدوده و محتوای پروژه را بشناسید
    هر تصمیمی که شما در رابطه با پروژه می گیرید، از درک و فهم شما از محدوده و محتوای پروژه نشات می گیرد. به طور حتم حضور اولیه شما درهنگام پیشنهاد پروژه باعث می شود تا درک و آشناییت زیادی از محدوده و محتوای پروژه بدست آورید. درهرصورت، جمع آوری اطلاعات مربوطه و تصمیم درمورد اینکه آیا اهداف مشخص شده در چهارچوب محدوده و محتوا قابل دستیابی هستند یا خیر به عهده شما خواهد بود.
    اگر هدفی قابل دستیابی نیست، این وظیفه شماست تا با افراد مربوطه، این موضوع را مطرح نمایید. در نتیجه این کار، شما قطعا با مخالفت مواجه خواهید شد. این موقعیت همان جایی است که شما باید از مهارت های خود استفاده نمایید. مذاکره، حل تعارض و مهارت های ارتباطی دراین موقعیت بسیار به کارمی آیند.

برنامه ریزی پروژه - مدیر کنترل

 

  1. اصول اولیه را درست بیاموزید

اصول اولیه برنامه پروژه به پایه واساس پروژه اشاره دارد. برای دستیابی به بالاترین میزان موفقیت باید پرسش هایی مانند “چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، چگونه” مطرح گردد:

چه کسی مسئولیت طراحی، ساخت و تست/بازدید تحویل دادنی ها را برعهده دارد؟
چگونه تحویل دادنی های پروژه باید تحویل داده شوند؟
چه زمانی باید تحویل داده شوند؟
چگونه پروژه انجام خواهد شد؟
پس از پاسخ دادن به این پرسش ها می توانید با جزئیات بیشتری درباره جداول زمانی، ارزیابی ریسک ها و احتمالات اظهار نظر نمایید.
اکنون شما باید اولویت های پروژه را مشخص کنید. اول از همه چه کاری انجام شود تا کارهای دیگر آغاز گردند؟ کارهای اولیه به چه منابعی نیاز دارند تا پروژه شروع مناسبی داشته باشد؟ پس از مشخص شدن قدم های اولیه درچهارچوب اصول اولیه، زمان آن فرا می رسد تا درباره مسائل پیچیده تری مانند ساختار شکست کار و خط مبنا فکرشود.

  1. برنامه را مرتب مرور کنید
    کاملا واضح است که هرگز فرایند طراحی برنامه نهایی پروژه نباید متوقف شود، زیرا معمولا پروژه دقیقا آنطور که دلخواه شماست پیش نمی رود. برنامه باید تقریبا به طور مداوم مرور شود تا بتوانید پیشرفت پروژه را ارزیابی کنید (برای مثال هزینه های انجام شده در مقابل هزینه های تخمین زده شده تا یک زمان مشخص) و مشخص نمایید که عملکرد بهتری یا بدتری مطابق برنامه داشته اید. ازاین رو می توانید مطابق نتایج بدست آمده تغییراتی را درپروژه برای مثال تجدیدنظر در تخصیص منابع یا به تعویق انداختن زمان ها ایجاد نمایید.
  1. برنامه ریزی برای پایان پروژه
    به پایان رساندن پروژه به همان اندازه ای مهم است که شروع آن اهمیت دارد. به پایان رساندن پروژه برروی تیم انجام دهنده، ذینفعان و تمامی مشتریان پروژه تاثیر می گذارد، پس بسیار مهم است که این بخش از پروژه تا حد امکان هموار و ملایم پیش برود. نقطه پایانی پروژه باید کاملا شفاف باشد تا همه از آن آگاه باشند. در نقطه پایانی ممکن است با حالت های متفاوتی مواجه شویم که بستگی به شرایط پروژه دارد، برای مثال ممکن است نقطه پایانی نقطه ای باشد که دیگر به تیم پروژه نیاز نباشد و یا ممکن است در نقطه پایان شاهد یک محصول یا ارائه خدمات باشیم. این نقط مهم (مایلستون) ممکن است تغییر کند، درنتیجه باید همه از این تغییر و تاثیرهای آن اطلاع پیدا کنند.
    همچنین شما باید به دپارتمان ها و بخش های دیگر اطلاع رسانی نمایید، که منابع و اعضای تیم آزاد هستند تا روی پروژه های دیگر کار کنند و گزارش از ارزیابی کلی پروژه برای ذینفعان فرستاده شود، تا بتوانند موفقیت پروژه خودشان (یا شما) را جشن بگیرند. این کار ممکن است باعث شود تا آنها با شما متعهد بمانند.
    ممکن است نکات اشاره شده از نظر بعضی از افراد بسیار پیش پا افتاده باشند، اما تعداد زیادی از پروژه ها به دلیل پیروی نکردن از استراتژی های ساده شکست خورده اند. اطمینان از اینکه شما توانسته اید پروژه را درک نمایید، دارای مهارت های لازم برای برنامه ریزی مؤثر پروژه هستید و نیاز پروژه برای مرورشدن و پایان مناسب را متوجه شده اید کمک شایانی به موفقیت پروژه خواهد کرد.

 

hoseain

ترجمه: حسین معین الدین

Available from: https://www.projecttimes.com/articles/5-step-strategy-for-effective-project-planning.html

Print Friendly
(+5 rating, 5 votes)
Loading...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *