شرکت PMPiran

88261019 -88253821 - 88254527 (021) مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

6 شیوه بهبود شفافیت پروژه

شفافیت پروژه یعنی این که بدانید برای کل پروژه یا هر بخش از آن، در هر نقطه ای از زمان، تحت هر شرایطی و با هر جزییاتی چه اتفاقی در حال رخ دادن است.

آیا می توانید به این سوالات ساده پاسخ بدهید؟

  • پروژه های درون سازمان شما تا چه حد شفاف هستند؟
  • آیا می توانید دقیقا آن چه را که برای مدیریت هر یک از پروژه های سازمانتان نیاز دارید تشخیص دهید؟
  • آیا تصویر دقیقی از تعداد پروژه های در حال اجرا، منابعی که مصرف می کنند، منافعی که انتظار می رود ارائه دهند و فرآیندی که اجرا می شود دارید؟

اگر پاسخ شما به یک یا چند مورد از سوالات فوق منفی است یعنی که پروژه تان از شفافیت کافی برخوردار نیست و به احتمال زیاد با این مشکلات روبرو خواهید شد:

  • بین اعضای تیم و مدیر پروژه ارتباطات موثری شکل نمی گیرد.
  • مدیر اجرایی ارشد یا حامی پروژه دیر متوجه مسائل می شوند و در صورت بی توجهی ریسک های بالایی به همراه می آورند.
  • اعضای تیم نسبت به آن چه که از آن ها انتظار می رود آگاهی دقیقی ندارند و نمی دانند در برابر ریسک ها چطور عمل کنند.

بنابراین لازم است که با مفهوم شفافیت پروژه و راه های بهبود آن در سازمانتان آشنا شوید.

 

شفافیت پروژه یعنی چه؟

شفافیت پروژه یعنی این که بدانید برای کل پروژه یا هر بخش از آن، در هر نقطه ای از زمان، تحت هر شرایطی و با هر جزییاتی چه اتفاقی در حال رخ دادن است، چه زمانی به چه چیزهایی نیاز است، چه منابعی در پروژه استفاده می شود، چه مسائل و ریسک هایی بر پروژه اثر می گذارند، چه هزینه هایی برای طرح ریزی و زمان بندی بر پروژه تحمیل می شود و…

 

6 شیوه بهبود شفافیت پروژه:

  1. برگزاری جلسه آغاز پروژه: برگزاری این جلسه با حضور تمام افرادی که در پروژه درگیر هستند کمک می کند تا همه آن ها به یک دیدگاه مشترک برسند. همه افراد را تشویق کنید تا پیش از شروع کار، همه ی پرسش هایشان درباره ی پروژه را مطرح کنند.
  2. مستند سازی پروژه: این اسناد باید جزییات پروژه را برای افرادی که بعدا به پروژه می پیوندند توضیح دهند و فرآیند های مختلف پروژه را تشریح نمایند. هیچ نکته ای نباید ناگفته باقی بماند. این کار به خصوص برای پروژه های بلند مدتی که جابجایی های بزرگی در اعضای تیم ها دارند حایز اهمیت است.
  3. درخواست گزارش بروزرسانی پروژه: مطمئن شوید که هر کسی گزارشی از پیشرفت پروژه ای که روی آن کار می کند ارائه دهد. اغلب اوقات اگر پروژه خوب پیش نرود افراد از ارائه گزارش وضعیت جدید احساس شرمساری می کنند اما این می تواند منجر به مسائلی حل نشدنی گردد.
  4. استفاده از ابزار های تحت وب: استفاده از این ابزارها یک راه عالی برای ثبت مستندات، نتایج سایر پروژه ها، مدیریت تیم، پیگیری و بررسی پیشرفت پروژه است.
  5. برگزاری جلسات هفتگی تیم ها: ارتباطات مهمترین عنصر شفافیت پروژه است. برگزاری جلسات منظم امکان توضیح و حل مسائل را فراهم می کند.
  6. آموزش پیوسته و مرتبط: یک نیروی کار به خوبی آموزش دیده که فرآیند های گوناگون پروژه را مثل کف دستش بشناسد هر چیزی را در مسیر درستش حفظ می کند. برای توسعه فردی می توانید از رویکرد REP استفاده کنید: تحقیق، اجرا وکالبد شکافی (Research, Execute, and Post-Mortem).
Print Friendly, PDF & Email
(No Ratings Yet)
Loading...

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *