شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 
businessolution

راه کارهای مدیریتی

آشنایی با دفتر مدیریت پروژه یا دفتر طرح (PMO):

دفتر مدیریت پروژه یك واحد سازمانی است که به مدیریت پروژه ها مرکزیت می دهد. یک دفتر مدیریت پروژه، معمولاً یکی از سه نقش زیر را داراست:

  • 1. فراهم کردن سیاست ها، متدولوژی ها و الگوها برای مدیریت کردن پروژه ها در سازمان.
  • 2. پشتیبانی و راهنمایی افراد سازمان در مورد چگونگی مدیریت پروژه ها، آموزش مدیریت پروژه و یا نرم افزارهای مورد استفاده در مدیریت پروژه به آنها، همیاری در بکارگیری ابزارهای ویژه مدیریت پروژه.
  • 3. انتخاب و به کار گماردن مدیران پروژه برای پروژه های مختلف، و داشتن مسئولیت در مورد نتیجه آن گروه از پروژه ها (همگی پروژه ها، یا پروژه هایی در حد و اندازه های مشخص، نوع یا تاثیر آنها که به وسیله این دفتر، مدیریت می شود).

دفتر مدیریت پروژه یک واحد سازمانی است و نه یک فرد که می تواند کارهای زیر را انجام بدهد:

  • وابستگی های بین پروژه ها را مدیریت می کند.
  • در تهیه منابع کمک میکند.
  • پروژه ها را ختم میکند.
  • در تهیه درس آموخته های پروژه ها و در اختیار گذاردن آنها برای سایر پروژه ها کمک میکند.
  • در تهیه الگوها برای پروژه ها (مثل الگو های ساختار شکست کار) و در اختیار گذاردن آنها برای سایر پروژه ها کمک میکند.
  • پروژه هارا هدایت میکند.
  • نرم افزار مدیریت پروژه را برای سازمان تهیه میکند.
  • در مرحله آغازین پروژه ها بیشتر در گیر آنهاست تا سایر مراحل.

با توجه به متن کتاب پم باک نگارش سوم برخی از نقش های دفتر مدیریت پروژه عبارتست از:

  • تسهیم و هماهنگی منابع در میان پروژه هایی که توسط دفتر مدیریت میشود.
  • تعیین و ایجاد متدولوژی های مدیریت پروژه، عملکردهای بهینه و استانداردها.
  • رد و بدل کردن و مدیریت خط مشی های پروژه ها، فرآیندها، الگوها و سایر مستندات مشترک.
  • تمرکز دادن مدیریت پیکره بندی پروژه برای کلیه پروژه هایی که توسط دفتر مدیریت پروژه ها اداره میشود.
  • ایجاد پایگاه و مدیریت متمرکز برای هر دو نوع ریسکهای مشترک یا اختصاصی کلیه پروژه ها.
  • دفتر مرکزی برای به کارگیری و مدیریت ابزارها و نرم افزار های فراگیر مدیریت پروژه در سراسر سازمان.
  • هماهنگی متمرکز مدیریت ارتباطات در میان پروژه ها.
  • جایگاه مربیگری برای مدیران پروژه ها.
  • نظارت مرکزی بر خطوط زمانی و بودجه کلیه پروژه های دفتر مدیریت پروژه ها معمولاً در سطح سازمان.
  • هماهنگی کلی استاندارد های کیفی بین مدیر پروژه و مسئولین کیفی داخلی یا خارجی و یا سازمان استانداردها.

تفاوت بین مدیران پروژه و یک دفتر مدیریت پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشد:

  • مدیران پروژه و یک دفتر مدیریت پروژه اهداف متفاوتی را دنبال میکنند و همچنین با نیازهای متفاوتی پیش می روند. در هر صورت کلیه این کوشش ها به وسیله نیازهای استراتژیک سازمان همسو می گردند.
  • یک مدیر پروژه مسئول تحقق اهداف مشخص پروژه تحت محدودیتهای پروژه است در حالیکه دفتر مدیریت پروژه یک ساختار سازمانی است با الزامات خاص که میتواند شامل دیدگاه کلی یک بنگاه اقتصادی باشد.
  • یک مدیر پروژه بر اهداف مشخص پروژه تمرکز دارد در حالیکه دفتر مدیریت پروژه تغییرات محدوده و محتوای برنامه اصلی را مدیریت می کند و ممکن است آنها را به عنوان فرصتهای بالقوه برای بهتر نایل شدن به اهداف کسب و کار مد نظر قرار دهد.
  • یک مدیر پروژه منابع تخصیص داده شده به پروژه را برای بهتر نایل شدن به اهداف پروژه مدیریت میکند در حالیکه دفتر مدیریت پروژه کاربرد منابع سازمانی تسهیم شده در میان پروژه ها را بهینه میکند.
  • یک مدیر پروژه محدوده و محتوا، برنامه زمانبندی، هزینه، و کیفیت محصولات بسته های کاری پروژه را مدیریت می کند در حالیکه دفتر مدیریت پروژه، ریسک کلی، فرصتهای کلی، و وابستگیهای فیمابین کلیه پروژه ها را مدیریت میکند.
  • یک مدیر پروژه، پیشرفت پروژه و دیگر اطلاعات پروژه را گزارش می دهد در حالی که دفتر مدیریت پروژه گزارش یک کاسه شده و دیدگاه سازمان از پروژه های تحت نظر را ارئه میدهد.

باید توجه داشت که تمایل زیادی برای تشکیل دفتر مدیریت پروژه در سازمانها وجود دارد ولی باید در ضمن ریسک آن را نیز در نظر گرفت. اگر دفتر مدیریت پروژه ضعیف عمل کند، باعث ایجاد احساس منفی نسبت به مدیریت حرفه ای پروژه خواهد شد که ممکن است سازمان را سالها به عقب برگرداند. برای عملکرد مطلوب یک دفتر مدیریت پروژه مفروضات زیر را باید مد نظر قرار داد:

  • نقش دفتر مدیریت پروژه باید کاملاً روشن باشد.
  • یکی از سه نقشی را که در ابتدا بیان شد باید مد نظر قرار گیرد و فقط به آن پرداخته شود بدون آنکه سعی شود همه کارهای دیگر انجام شود.
  • تمام افرادی که در دفتر مدیریت پروژه (PMO) کار میکنند، باید حرفه ای مدیریت پروژه PMP باشند.
  • پشتیبانی کامل مدیریت ارشد سازمان وجود داشته باشد.
  • دفتر مدیریت پروژه بدون استفاده از فرآیندها و تکنیک های مناسب مدیریت پروژه، عملکرد پروژه های شما را بهبود نخواهد داد، بنابراین مدیریت حرفه ای پروژه ها باید ترغیب شود.

مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی ®OPM3

یکی دیگر از ارزنده ترین دستاورد های علمی و عملی ®PMI در دهه اخیر، ابداع و پرورش مدلی جهت سنجش درجه بلوغ سازمانهای درگیر پروژه، خصوصا سازمانهای پروژه محور، در بکارگیری مدیریت پروژه علمی ®Organizational Project Management Maturity Model: OPM3 میباشد. این مدل رل بسیار عمده و مهمی را در مقوله مشاوره مدیریت پروژه و سازمانهای درگیر با پروژه ایفاء مینماید.

جهت توضیح مختصر این مدل، میبایستی ابتدا سه مقوله ذیل، بنا بر تعریف ®PMI، را عنوان نمود:

مدیریت پروژه سازمانی: مدیریت پروژه سازمانی، مدیریت سیستماتیك پروژه ها، برنامه ها و پورتفولیوها در راستای نیل به اهداف استراتژیك سازمان میباشد.

برنامه: برنامه عبارت است از مجموعه ای از پروژه ها و فعالیتها كه در ارتباط با یكدیگر برای نیل به یك هدف مشترك اجرا میگردند.

پورتفولیو: پورتفولیو عبارت است از تعدادی برنامه و (نیز) پروژه كه توسط یك سازمان برای نیل به اهداف اقتصادی آن سازمان انتخاب میشوند. این برنامه ها و پروژه ها لزوما با همدیگر ارتباطی نداشته و تنها اشتراك آنها، سازمان متولی آنها است.

حال نقش و نحوه عمل ®OPM3 را میتوان اینگونه عنوان نمود كه:

راهنمای پم باك، استاندارد مدیریت یك پروژه میباشد. با در نظر گرفتن استاندارد پم باك، سازمانهای پروژه محور، از استاندارد ®OPM3 بعنوان یك چهارچوب كاری برای پیگیری و نیل به اهداف استراتژیك خود، از طریق بكارگیری یك سری روش های بهینه (Best Practices) استفاده مینمایند.

از طرف دیگر، با در نظر گرفتن روش های بهینه، كه بعنوان الگو تجربه شده و پذیرفته شده اند، عملكردهای سازمان در مدیریت پروژه ها، برنامه ها، و پورتفولیوها، به توسط ®OPM3 تعیین، سازماندهی و ارزیابی می شنود.

با این تفاصیل، استاندارد ®OPM3 متشكل از سه عامل اصلی است:

  • دانستن محتوای استاندارد
  • روشی برای مقایسه عملكرد با محتوای استاندارد
  • مهیا شدن برای تغییر به سمت بهبود

و بدین ترتیب:

یك سازمان پروژه محور، در نهایت میتواند با ارزیابی ها (ممیزی ها) تصمیم بگیرد، كه چگونه برای بهبود، برنامه ریزی كرده و به آن دستیابی پیدا نماید!

OPM3

در باره تاریخچه ®OPM3:

در هنگام بدعت گذاری مدل نامبرده، آقای رالف فریدریش آلمانی عهده دار مدیریت اصلی برنامه ®OPM3 (شامل 20 پروژه و همكاری بیش از 700 نفر از سراسر جهان) در انستیتوی ®PMI بوده است. ایشان اکنون بعنوان همکار شرکت آمونتیس و نیز مدیر عامل شرکت گپروس آلمان www.gepros.com به فعالیتهای تخصصی مشاوره ای مدیریت و مدیریت پروژه، مربیگری و نیز تربیت مربیان مدیریت پروژه و تدریس در دانشگاههای آلمان مشغول میباشد.

مدیران ارشد شرکت پیشرو مدیریت پیران نحت تعالیم و مربیگری مستقیم آقای فریدریش، به درجه حرفه ای مدیریت پروژه ®PMP و نیز به درجه مربی دوره های آموزشی مدیریت پروژه، نایل آمده اند. همچنین این شرکت و مدیران آن افتخار آن را دارند که پیوسته در ارتباط تنگاتنگ با شخص آقای فریدریش و علم و تجربه ایشان قرار دارد.

در آیتده نزدیک، پیشرو مدیریت پیران در کنار دوره های آموزشی تخصصی مدیریت پروژه فعلی خود، کارگاههای آموزشی ®OPM3 را نیز برگزار خواهد نمود.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *