شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

مدیریت نقدینگی با MS Project

نرم افزار MSProject، ابزاری مناسب برای مدیریت نقدینگی سازمان‎ها و پروژه ها

  budget-MSP

 

شاید به جرأت می توان گفت تأثیرگذارترین عامل در پیشرفت هر پروژه ای تأمین به موقع منابع مالی آن پروژه است؛ به زبان دیگر کمبود منابع مالی در زمان موردنیاز مانع پیشرفت سریع هر پروژه ای خواهد شد. امروزه باتوجه به وضعیت کمبود منابع مالی در بسیاری از سازمانها و شرکت‎های پروژه محور، مسئله آگاهی از وضعیت دریافت ها و پرداخت ها در طول پروژه یا به عبارتی نقدینگی پروژه و مدیریت آن و لزوم اولویت‎بندی و برنامه ریزی جهت تخصیص منابع مالی اهمیت بالایی یافته است.

در این راستا ابزارهایی که بتواند وضعیت نقدینگی پروژه‎ها و سازمان را در بازه ‎های زمانی مشخص، پیش بینی و برآورد نماید بسیار حائز اهمیت است. استفاده از نرم افزارهای صفحه گسترده  مانند Excel و یا نرم افزارهای بانک اطلاعاتی مانند Access شاید بتوانند بخشی از این نیاز را برآورده سازند اما یقینا به دلیل عدم برخورداری از ساختارهای پروژه ای و ابزارهایی مانند شبکه فعالیت‎ها و گانت، دارای نقاط ضعف بسیاری هستند.

 

Analysis

از طرفی نرم افزارهای مدیریت پروژه نیز ساختارهای هزینه‎ای استاندارد خود را داشته و انطباق آنها با جریان نقدینگی پروژه‎ها و سازمان چیزی نیست که در ساختار این نوع نرم افزارها پیش بینی شده باشد. برای مثال نرم افزار پریماورا که بسیار مورد پسند متخصصین برنامه ریزی و کنترل پروژه است، ساختارهای هزینه‎ای استاندارد شده ای دارد که چندان قابل تغییر نبوده و حتی برای استخراج یک نمودار S-Curve از آن می‎بایست از ترفندهای خلاقانه ای استفاده کرد.

در این میان نرم افزار مایکروسافت پروجک (MS Project) به عنوان نرم افزاری که قابلیت انعطاف پذیری بالایی داشته در نسخه های 2007 به بعد امکانات جدیدی در ساختار هزینه‎ای خود وارد کرده که انطابق با آنچه به عنوان گردش نقدینگی پروژه‎ها می شناسیم را امکان پذیر ساخته است.

Project 2013

اگرچه بسیاری از کارشناسان نقاط ضعف بسیاری برای این نرم افزار قائل هستند اما به جرات می توان گفت قابلیت های انطابق پذیری و امکانات متعددی که از نسخه‎های 2007 به بعد و علی الخصوص نسخه 2013 در این نرم افزار تعبیه شده، همان راه حل گمشده‎ای است که بسیاری از ما سال‎ها به دنبال آن بودیم. یعنی مدیریت هزینه ها و درآمدهای پروژه ها.

ایجاد منابع از نوع هزینه در نرم افزار مایکروسافت پروجک (MS Project) و همچنین نوعی از منابع که بتوان هزینه‎های عمومی پروژه از قبیل هزینه های مستقیم مصرف انرژی، اجاره، هزینه های نگهبانی، رفت و آمد و … را فارغ از زمانبندی فعالیت‎ها در تاریخ‎های مشخصی ثبت کرد، قابلیتی منحصر به فرد به این نرم افزار داده تا از طریق آن بتوان گردش نقدینگی پروژه و حتی چندین پروژه و یا در سطحی بالاتر، کل سازمان را با استفاده از این نرم افزار برنامه‎ریزی و کنترل نمود. در ادامه شرح مختصری از این ویژگی ‎ها ارائه شده است.

 

project

  • منابع هزینهای (Cost Resources):

این نوع هزینه ها در واقع به عنوان منبع تعریف شده و پس از اختصاص یافتن به یک فعالیت می توان مقدار آنها را تعیین کرد. هزینه های از نوع منیع زمانی استفاده می شود که بخواهیم یک نوع هزینه متداول (به عنوان مثال: پیش پرداخت، میان پرداخت، تسویه حساب، هزینه بانکی و …) را به فعالیت های مختلف اختصاص دهیم.

با این کار عملا می‎توان نحوه پرداخت هزینه‎های قراردادهای پیمانکاران و حتی هزینه‎های بانکی نظیر ضمانتنامه‎ها و وام‎های بانکی را در نرم افزار پیش بینی، برنامه‎ریزی و کنترل نمود.

 

  • هزینه های عمومی پروژه در قالب Budget Cost:

این نوع هزینه‎ها، هزینه هایی هستند که ارتباطی با فعالیت خاصی از پروژه نداشته و فارغ از انجام فعالیت های پروژه، حجم کارها و میزان مصرف منابع، به پروژه تحمیل می گردند. مانند هزینه های مستقیم مصرف انرژی، اجاره، هزینه های نگهبانی، رفت و آمد و …

در واقع با اختصاص این نوع هزینه‎ها به پروژه قابلیتی بدست می آید که از طریق آن بتوان کلیه هزینه‎های عمومی پروژه که در قالب تنخواه پروژه مصرف می‎شود را در زمان‎های مشخص و پیش بینی شده برنامه‎ریزی و پیش بینی نمود.

به طور خلاصه می توان گفت با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه Microsoft Project Professional  (مایکروسافت پروجک) می توان کلیه گردش نقدینگی یک پروژه را اعم از کلیه پرداخت ها و دریافت ها، در طول زمان پروژه برنامه‎ریزی کرده و وضعیت کمبود نقدینگی در طول اجرای پروژه را پیش بینی نمود.

 

حال تصور کنید این روش برای کلیه پروژه های سازمان انجام پذیرد و در سطح بالاتر کلیه هزینه‎های سازمان نیز برنامه‎ریزی و پیش بینی گردد. آنچه بدست می آید تصویری کامل از وضعیت نقدینگی شامل درآمدها و هزینه‎های کل سازمان در ماه‎ها و حتی سالهای آتی است که می‎تواند عاملی مهم در تصمیم گیری‎ها و اولویت بندی مصرف نقدینگی سازمان باشد.

نیما رحیمی - پیشرو مدیریت پیران - PMPiran

نیما رحیمی

Print Friendly
(+1 rating, 1 votes)
Loading...

2 پاسخ به “مدیریت نقدینگی با MS Project”

  1. یلدا می‌گه:

    سلام میشه لطفا 1 مثال خوب درمورد زمانبندی مادر یا ام اس ارسال کنید برای من؟
    ممنون

  2. سمیرا می‌گه:

    سلام.ممنون از اطلاعاتی که در اختیار ما قرار میدین. با توجه به توضیحات شما در پروژه های پیمانکاری هزینه ضمانت نامه بانک و هزینه های بالاسری کارگاه و رو باید در Cost Resources وارد کنیم؟؟
    ممنون می شم اگه پاسخ بدین و اگر امکانش هست یه نمونه برام بفرستین

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *