شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 
Project Management Office

دفتر مدیریت پروژه، دفتر طرح (PMO)

  • دفتر مدیریت پروژه یک واحد سازمانی است که به مدیریت پروژه ها مرکزیت می دهد. یک دفتر مدیریت پروژه، معمولاً یکی از سه نقش زیر را داراست:

Strategic PMO

 

  1. فراهم کردن سیاست ها، متدولوژی ها و الگوها برای مدیریت کردن پروژه ها در سازمان.
  2. پشتیبانی و راهنمایی افراد سازمان در مورد چگونگی مدیریت پروژه ها، آموزش مدیریت پروژه و یا نرم افزارهای مورد استفاده در مدیریت پروژه به آنها، همیاری در بکارگیری ابزارهای ویژه مدیریت پروژه.
  3. انتخاب و به کار گماردن مدیران پروژه برای پروژه های مختلف، و داشتن مسئولیت در مورد نتیجه آن گروه از پروژه ها (همگی پروژه ها، یا پروژه هایی در حد و اندازه های مشخص، نوع یا تاثیر آنها که به وسیله این دفتر، مدیریت می شود).
  • دفتر مدیریت پروژه یک واحد سازمانی است (نه یک فرد) که می تواند کارهای زیر را انجام بدهد:

project_management_tools-380x285

  1. وابستگی های بین پروژه ها را مدیریت میکند.
  2. در تهیه منابع کمک میکند.
  3. پروژه ها را ختم میکند.
  4. در تهیه درس آموخته های پروژه ها و در اختیار گذاردن آنها برای سایر پروژه ها کمک میکند.
  5. در تهیه الگوها برای پروژه ها (مثل الگو های ساختار شکست کار) و در اختیار گذاردن آنها برای سایر پروژه ها کمک میکند.
  6. پروژه هارا هدایت میکند.
  7. نرم افزار مدیریت پروژه را برای سازمان تهیه میکند.
  8. در مرحله آغازین پروژه ها بیشتر در گیر آنهاست تا سایر مراحل.
  • با توجه به متن کتاب پم باک برخی از نقش های دفتر مدیریت پروژه عبارتست از:
  1. تسهیم و هماهنگی منابع در میان پروژه هایی که توسط دفتر مدیریت میشود.
  2. تعیین و ایجاد متدولوژی های مدیریت پروژه، عملکردهای بهینه و استانداردها.
  3. رد و بدل کردن و مدیریت خط مشی های پروژه ها، فرآیندها، الگوها و سایر مستندات مشترک.
  4. تمرکز دادن مدیریت پیکره بندی پروژه برای کلیه پروژه هایی که توسط دفتر مدیریت پروژه ها اداره میشود.
  5. ایجاد پایگاه و مدیریت متمرکز برای هر دو نوع ریسکهای مشترک یا اختصاصی کلیه پروژه ها.
  6. دفتر مرکزی برای به کارگیری و مدیریت ابزارها و نرم افزار های فراگیر مدیریت پروژه در سراسر سازمان.
  7. هماهنگی متمرکز مدیریت ارتباطات در میان پروژه ها.
  8. جایگاه مربیگری برای مدیران پروژه ها.
  9. نظارت مرکزی بر خطوط زمانی و بودجه کلیه پروژه های دفتر مدیریت پروژه ها معمولاً در سطح سازمان.
  10. هماهنگی کلی استاندارد های کیفی بین مدیر پروژه و مسئولین کیفی داخلی یا خارجی و یا سازمان استانداردها.
  • تفاوت بین مدیران پروژه و یک دفتر مدیریت پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشد:
  1. مدیران پروژه و یک دفتر مدیریت پروژه اهداف متفاوتی را دنبال میکنند و همچنین با نیازهای متفاوتی پیش می روند. در هر صورت کلیه این کوشش ها به وسیله نیازهای استراتژیک سازمان همسو می گردند.
  2. یک مدیر پروژه مسئول تحقق اهداف مشخص پروژه تحت محدودیتهای پروژه است در حالیکه دفتر مدیریت پروژه یک ساختار سازمانی است با الزامات خاص که میتواند شامل دیدگاه کلی یک بنگاه اقتصادی باشد.
  3. یک مدیر پروژه بر اهداف مشخص پروژه تمرکز دارد در حالیکه دفتر مدیریت پروژه تغییرات محدوده و محتوای برنامه اصلی را مدیریت می کند و ممکن است آنها را به عنوان فرصتهای بالقوه برای بهتر نایل شدن به اهداف کسب و کار مد نظر قرار دهد.
  4. یک مدیر پروژه منابع تخصیص داده شده به پروژه را برای بهتر نایل شدن به اهداف پروژه مدیریت میکند در حالیکه دفتر مدیریت پروژه کاربرد منابع سازمانی تسهیم شده در میان پروژه ها را بهینه میکند.
  5. یک مدیر پروژه محدوده و محتوا، برنامه زمانبندی، هزینه، و کیفیت محصولات بسته های کاری پروژه را مدیریت می کند در حالیکه دفتر مدیریت پروژه، ریسک کلی، فرصتهای کلی، و وابستگیهای فیمابین کلیه پروژه ها را مدیریت میکند.
  6. یک مدیر پروژه، پیشرفت پروژه و دیگر اطلاعات پروژه را گزارش می دهد در حالی که دفتر مدیریت پروژه گزارش یک کاسه شده و دیدگاه سازمان از پروژه های تحت نظر را ارئه میدهد.
  • باید توجه داشت که تمایل زیادی برای تشکیل دفتر مدیریت پروژه در سازمانها وجود دارد ولی باید در ضمن ریسک آن را نیز در نظر گرفت. اگر دفتر مدیریت پروژه ضعیف عمل کند، باعث ایجاد احساس منفی نسبت به مدیریت حرفه ای پروژه خواهد شد که ممکن است سازمان را سالها به عقب برگرداند. برای عملکرد مطلوب یک دفتر مدیریت پروژه مفروضات زیر را باید مد نظر قرار داد:
  1. نقش دفتر مدیریت پروژه باید کاملاً روشن باشد.
  2. یکی از سه نقشی را که در ابتدا بیان شد باید مد نظر قرار گیرد و فقط به آن پرداخته شود بدون آنکه سعی شود همه کارهای دیگر انجام شود.
  3. تمام افرادی که در دفتر مدیریت پروژه (PMO) کار میکنند، باید حرفه ای مدیریت پروژه PMP باشند.
  4. پشتیبانی کامل مدیریت ارشد سازمان وجود داشته باشد.
  5. دفتر مدیریت پروژه بدون استفاده از فرآیندها و تکنیک های مناسب مدیریت پروژه، عملکرد پروژه های شما را بهبود نخواهد داد، بنابراین مدیریت حرفه ای پروژه ها باید ترغیب شود.

2 پاسخ به “دفتر مدیریت پروژه، دفتر طرح (PMO)”

  1. سعيد مهديان می‌گه:

    باسلام
    سعيدمهديان هستم كارشناسي ارشد مديريت پروژه و ساخت دانشگاه تهران
    به كمك يكي از دوستان در اداره راه و شهرسازي در حال زمينه سازي براي استقرار دفتر مديريت پروژه هستيم كه از طظريق چك ليست مديريت پروژه بر اساس pmbok وضعيت سازمان رو سنجيديم كه در وضعيت متوسط به پاييني قرارداره در تمامي حوزه ها و فرايندها اما در حوزه منابع انساني و هزينه در وضعيت بحراني قرارداره همچنين در فرايند برنامه ريزي و اجرا و كنترل
    حالا برام سوال شده كه دفترو راه بندازيم ايا دفتر ميتونه به سازمان كمكي كنه و بقول مطلبي كه درين سايت خوندم ابروي مديريت پروژه حرفه اي رو به خطر نميندازه يا نه و راه اطمينان ازين عملكرد چيه؟
    ممنون ميشم اگه راهنمايي كنين و يا اگه مقدوره يه نمونه پياده سازي دفترمديريت پروژه واقعي رو در اختيارم قرار بدين البته در صورت امكان
    بازم ممنون از مطالب ارزندتون
    درپناه حق سلامت باشيد.

    • PMPiran می‌گه:

      سلام جناب مهدیان

      متشکرم از لطفی که نسبت به ما داشتید.
      مسئله ای که مطرح نمودید یکی از چالش های مهم در راه اندازی دفتر مدیریت پروژه است. اگر مایلید درباره این موضوع با مشاورین ما گفتگو نمایید، هر زمان که مایل بودید با ما تماس بگیرید تا بتوانیم اطلاعات مناسبی در اختیار شما قرار دهیم. مطمئنا مشاورین ما با توجه به سابقه ای که در راه اندازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان های مختلف دارند می توانند به شما کمک نمایند.

      پیروز باشید

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *