برای درک بهتر جایگاه دفتر فنی پروژه و وظایف کارشناس کنترل پروژه و ارائه مهارت‌های موردنیاز در این بخش باید شرح وظایف دفتر فنی پروژه بصورت واضح و مشخص عنوان شود.
حضوری کوتاه در هر پروژه‌ای می‌تواند شما را از نقش حیاتی دفتر فنی آگاه کند، شما برای برآورده ساختن هر نیازی در پروژه بصورت مستقیم و یا غیرمستقیم با این واحد درگیر خواهید بود.
آنچه درمورد دفتر فنی می‌خوانید
دفتر فنی پروژه
یک دفتر فنی از تخصص‌های متنوعی تشکیل شده‌اند، از جمله مهندسین عمران، معماری، نقشه‌بردار، تکنسین‌های مورد نیاز و البته کارشناس کنترل پروژه. واضح است که حضور افراد با تخصص‌های گوناگون مسئولیت‌های متنوعی را نیز برای این واحد به ارمغان آورده است، مطالعه نقشه‌های پروژه، بررسی و تعیین نقاط ضعف آن‌ها، تهیه نقشه‌های شاپ درایوینگ، ثبت اسناد، تنظیم پرونده‌های مورد نیاز پروژه و ….
در این میان اما ما قصد داریم تا با وظایف مرتبط با یک کارشناس کنترل پروژه که عضوی تاثیرگذار در یک دفتر فنی بشمار می‌رود اشنا شویم، یک کارشناس کنترل پروژه، به‌هنگام ارزیابی‌ها، ارائه پاسخ برای حل مشکلات و تصمیم‌سازی درکنار مدیر پروژه است و به او کمک می‌کند تا بطور کامل در جریان روند پیشرفت پروژه خود قرار گیرد و در مواقع نیاز پیشنهاداتی در راستای بهبود شرایط ارائه دهد.
بر اساس نظرسنجی انجام‌شده از مدیران و کارشناسان باتجربه در بخش‌های کارفرمایان، مشاوران و پیمانکاران، سعی شده است تا مهمترین وظایف گردآوری و تدوین شود. طبعاً این موارد جزء وظایف مشترک بوده و بر اساس ماهیت و ابعاد هر پروژه، شرح وظایف قابل تغییر خواهد بود.
وظایف کارشناس کنترل پروژه
این وظایف به سه بخش عمده تقسیم می‌شود که هرکدام به تفصیل شرح داده خواهد شد:
- مستندسازی پروژه
- کنترل پروژه
- تهیه گزارش پروژه
در ادامه به بررسی این موارد خواهیم پرداخت.
مستندسازی پروژه
مستندسازی یکی دیگر از وظایف کارشناس کنترل پروژه است که می‌تواند ابزاری قدرتمند در جهت تصمیم‌سازی و همچنین یادگیری سازمانی باشد. تمامی فعالیت‌ها و وقایع پروژه از ابتدا تا انتها باید به صورت مناسب و تفکیک‌شده مستندسازی شود. یک کارشناس کنترل پروژه باید از نزدیک با محدودیت‌ها، زمانبندی‌ها، بودجه و موارد مالی در ارتباط باشد تا اطمینان حاصل کند که این موارد مطابق با برنامه و به‌خوبی پیش می‌روند و در غیر این صورت بتواند با ارائه مستندات کافی به مدیران پروژه گزارش دهد.
گاهی لازم است تا کارشناس کنترل پروژه به کارگاه رفته و از جزئی‌ترین موارد اجرایی بازدید کند، او باید در جریان تمامی اتفاقات رخ داده در پروژه باشد.
اهمیت وجود مستندات در گام‌های بعدی پروژه مشخص خواهد شد، ممکن است از این مستندات هنگام طرح دعاوی و یا ارائه لایحه تاخیرات استفاده کرد (مسئله تاخیرات از مهمترین موضوعات پروژه محسوب می‌شود که می‌توانید از طریق “دوره آموزشی مجازی بررسی دعاوی تاخیرات در پروژه” بر آن مسلط شوید).
برای مثال هنگامی که ناظر و پیمانکار در مورد روش اجرای یکی از مراحل کار که هم‌اکنون پوشیده شده است و دیگر قابل تشخیص نیست به توافق نرسند، مشاور معتقد است که پیمانکار مطابق با دستورالعمل ابلاغی، کار را اجرا نکرده است، در این زمان کارشناس با ارائه تصاویر ثبت شده از مراحل اجرای کار و یا نقشه‌های اجرایی و یا صورت‌جلسه‌ها به‌راحتی می‌تواند گفته‌های خود را ثابت کند.
مستندسازی در پروژه‌ها شامل موارد زیر می‌باشد:
- بررسی مستندات اولیه پروژه در زمان شروع و مقایسه با استانداردهای موردنیاز و پیشنهاد اصلاح در صورت لزوم
- تهیه، تنظیم و بایگانی مکاتبات پروژه
- بایگانی مدارک و سوابق فنی مطابق دستورالعمل مستندسازی
- بررسی و مستندسازی عملکرد پیمانکاران جزء
- مستندسازی اوراق آزمایشگاهی و مدرک کنترل کیفیت
- بایگانی، کنترل و مستندسازی سوابق نقشه‌هایی چون ساخت
- پیگیری و بروزرسانی مستندات برون‌سازمانی مانند بخشنامه‌های مربوط
- مستندسازی فعالیت‌های انجام‌شده در قالب صورت‌جلسات انجام کار
- مستندسازی تغییرات دستورداده‌شده در قالب دستورکارها
- مستندسازی مبالغ کار انجام‌شده در قالب صورت جلسه کارکردها
- مستندسازی برای تحویل کارهای به اتمام رسیده
- مستندسازی دلایل تأخیرات به وجود آمده
- مستندسازی وقایع روزانه اتفاق‌افتاده در پروژه
- مستندسازی تعارضات به‌وجود‌آمده برای طرح دعاوی
کنترل پروژه
همانطور که از اسم این جایگاه شغلی مشخص است، یکی از وظایف مهم کارشناس کنترل پروژه که بخشی بسیار وسیع و گسترده است، کنترل پروژه خواهد بود.
حوزه‌های اصلی که این کارشناسان بر آن‌ها تمرکز خواهند کرد شامل حوزه زمان‌بندی، بودجه و هزینه پروژه می‌باشد. کارشناس کنترل پروژه با همکاری تیم اجرایی و دیگر افراد دفترفنی به تهیه ساختار شکست کار، برنامه زمان‌بندی و تخصیص بودجه به بسته‌های کاری پروژه می‌پردازند.
پیشنهاد مطالعه
BIM چیست؟ هرآنچه از مدلسازی اطلاعات ساختمان باید بدانید
نیاز است تا کارشناس مربوطه در بازه‌های زمانی ابلاغ شده از سوی مشاور و کارفرما، به بروزرسانی (Up to Date ) برنامع زمان‌بندی پروژه بپردازد و یا در موارد مشخص شده که تغییراتی تایید شده در پروژه وجود دارد، با همکاری مدیران به تهیه برنامه جبرانی و یا تغییر آن بپردازد.
بطور کلی وظایف کارشناس کنترل پروژه در این بخش به شرح زیر است:
- تهیه و کنترل و بروزرسانی برنامه زمان‌بندی
- کنترل راندمان منابع نیروی انسانی و ماشین‌آلات
- کنترل و هماهنگی برای رفع ایرادات اوراق آزمایشگاهی
- کنترل کیفی کلیه فعالیت‌های پروژه مطابق فرآیند و طرح‌های کیفی از طریق بررسی سوابق و بازدیدهای کارگاهی
- کنترل کیفیت مصالح داده‌شده به پروژه و انطباق آن با مستندات و مشخصات فنی
- کنترل هزینه و درآمد فعالیت‌ها مطابق قرارداد
تهیه گزارش آخرین دسته از وظایف کارشناس کنترل پروژه
از دیگر وظایف کارشناس کنترل پروژه تهیه و ارائه گزارش‌های پروژه به مدیران ارشد است و یکی از اثر‌بخش‌ترین فعالیت‌های دفتر فنی پروژه محسوب می‌شود، در واقع گزارشات می‌تواند خروجی اصلی فعالیت‌های پیشین باشد
پیشنهاد مطالعه
جایگاه دفتر فنی در پروژه های عمرانی
از طریق این گزارشات است که مدیران در جریان روند اجرایی پروژه، موانع و مشکلات آن قرار خواهند گرفت. گزارشاتی که توسط کارشناس کنترل پروژه تهیه می‌شود شامل موارد زیر است:
- گزارش‌های ادواری روزانه، هفتگی و ماهانه از پروژه
- گزارش‌های مربوط به کنترل کیفیت
- گزارش‌های مربوط به پیشرفت پروژه و زمان‌بندی
- گزارش مستندات ایجاد‌شده
- گزارش تأخیرات به وجود آمده
- گزارش تغییرات
- گزارش عملکرد پیمانکاران جزء
- گزارش راندمان منابع نیرو انسانی و ماشین آلات
- گزارش مصالح مصرف‌شده و موردنیاز
- گزارش هزینه و درآمد فعالیت‌ها طبق قرارداد
- گزارش پیش‌بینی هزینه، درآمد، زمان و منابع موردنیاز
- گزارش دعاوی و تعارضات ایجاد‌شده (بیشتر بخوانید: تعارض چیست؟)
برای یادگیری و افزایش مهارت‌های خود در حوزه مدیریت فنی پروژه‌ها، PMPiran دوره تخصصی دفتر فنی پروژه را همراه با جهاد دانشگاهی دانشگاه صنعتی شریف تدوین و طراحی کرده است، که به تمامی مهارت‌های کلیدی یک مدیر فنی پرداخته خواهد شد. برای کسب اطلاعات بیشتر و شرکت در این دوره با کارشناسان ما مشورت کنید.
دیدگاهتان را بنویسید