با ما همراه باشید

لوگو PMPIran

منشور مدیریت پروژه

منشور پروژه (Project charter) چیست؟

منشور پروژه، سندی است که دلایل انجام پروژه، الزامات، اهداف و سطوح اختیارات مدیر پروژه را مشخص و ذی‌نفعان اصلی را شناسایی می‌کند. این سند به‌عنوان راهنمای پروژه‌های آتی در سیستم مدیریت دانش سازمان ثبت می‌شود.

مدیر پروژه به کمک منشور به تیم پروژه و ذینفعان توضیح می‌دهد که چرا پروژه مورد نیاز است، در چه بازه زمانی انجام خواهد شد، منابع موردنیاز آن چیست و اجرای موفق پروژه چه میزان به رشد و ارتقإ سازمان کمک خواهد کرد. منشور پروژه یک‌بار ایجاد و پس از آن، به ندرت اصلاح می‌شود، جز در مواردی که تغییری اساسی در محیط، محدوده منابع، بودجه و یا ذی‌نفعان پروژه به وجود آید.

این سند پیش از آغاز پروژه، توسط حامی پروژه صادر و مورد تأیید قرار می‌گیرد. پس از آن، حامی پروژه منشور را به سازمان ارائه می‌دهد و تأیید مسئولان بالاتر را دریافت می‌کند. بهتر است در این مرحله مدیر پروژه مشخص شده باشد و در کنار حامی پروژه با مشارکت یکدیگر این سند را تهیه کنند.

بر اساس ویرایش ششم PMBOK منشور پروژه خروجی فرآیند توسعه منشور پروژه در حوزه مدیریت یکپارچگی پروژه است و در دسته فرآیندهای آغازین قرار می‌گیرد.

منشور پروژه - Project charter

در فرآیند توسعه منشور پروژه، اسناد ورودی شامل موارد زیر می‌باشند:

اسناد کسب و کار مربوط به پروژه

این اسناد شامل موارد زیر هستند:

  • مورد کسب و کار:

این سند شامل اطلاعات مهمی از نقطه‌نظر کسب و کار است، هدف آن مشخص کردن تطابق نتایج پروژه با میزان سرمایه‌گذاری موردنیاز است. بطور معمول نیاز‌های کسب و کار و تحلیل هزینه/ سود در این سند گنجانده می‌شود تا مرزهای پروژه را مشخص کند. این سند در نتیجۀ یک یا چند مورد زیر به وجود می‌آید:

  1. تقاضای جدید در بازار
  2. نیازهای تازه سازمان برای گسترش کسب و کار
  3. تغییر نیازهای مشتری
  4. توسعه تکنولوژی
  5. الزامات قانونی
  6. اثرات زیست‌محیطی
  7. نیازهای اجتماعی

 

  • برنامه مدیریت منافع:

در پی داشتن منافع متعدد، تغییرات قابل‌توجهی در پروژه به وجود خواهد آمد و روابط بین خروجی‌ها و منافع پیچیده خواهد شد. در چنین موقعیتی به برنامه‌ای نیاز است تا تعیین کند چگونه می‌توان منافع را مدیریت و روند استفاده از آن‌ها را بهینه کرد.

توافق‌نامه‌ها و قراردادها در منشور پروژه

شامل قراردادهای لازم و ضروری برای منشور پروژه می‌شود.

عوامل محیطی سازمانی در منشور پروژه

این عوامل شامل موارد زیر است:

  1. شرایط بازار
  2. فرهنگ سازمانی و شرایط سیاسی
  3. چارچوب حکم‌رانی سازمانی
  4. انتظارات ذینفعان

دارایی‌های فرآیندی سازمان در منشور پروژه

این دارایی‌های فرآیندی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

  1. روندها
  2. فرآیندها
  3. سیاست‌های استاندارد سازمان
  4. چارچوب حکمرانی پروژه
  5. طرح‌ها و پورتفولیوها
  6. روش‌‌های گزارش‌دهی و نظارت
  7. قالب‌ها و درس‌آموخته‌ها
  8. تجربیات و اطلاعات گذشته سازمان در حوزه‌های مختلف

ابزارها و تکنیک‌ها در منشور پروژه

قضاوت کارشناسانه

این بخش شامل مواردی است که در منشور پروژه لحاظ می‌شود.

جمع آوری اطلاعات

  • طوفان مغزی
  • گروه کانونی/ گفتگوی گروهی متمرکز
  • مصاحبه

مهارت‌های گروهی و فردی

این مهارت‌ها شامل موارد زیر است:

  • مدیریت تعارضات
  • تسهیل‌گری
  • مدیریت جلسات

جلسات

همچنین این سند اطلاعاتی را برای اسنادی دیگر فراهم می‌کند از جمله:

  1. سند ثبت ذی‌نفعان
  2. برنامه مدیریت پروژه
  3. برنامه محدوده پروژه
  4. برنامه الزامات پروژه
  5. اسناد الزامات
  6. ماتریس ردیابی الزامات
  7. بیانیه محدودۀ پروژه
  8. برنامه مدیریت زمان
  9. برنامه مدیریت هزینه
  10. برنامه مدیریت کیفیت
  11. برنامه مدیریت منابع
  12. برنامه مدیریت ارتباطات
  13. برنامه مدیریت ریسک
  14. برنامه مدیریت ذی‌نفعان
  15. برنامه مدیریت تدارکات

نقش منشور پروژه

  • این سند به پروژه رسمیت می‌بخشد.
  • حمایت مدیریت ارشد از پروژه را نشان می‌دهد.
  • این تضمین را می‌دهد که مدیر پروژه، نیاز‌ها و الزامات حامی پروژه را به‌خوبی درک کرده است.
  • پروژه را با اهداف سازمان سازگار می‌کند.
  • به مدیر پروژه اختیارات لازم را می‌دهد تا منابع موجود را به فعالیت‌های پروژه تخصیص داده و بکار گیرد.
  • مانند قرارداد عمل کرده و تمامی افراد درگیر در پروژه را موظف به انجام مسئولیت‌های خود می‌نماید.
  • به‌عنوان خط مبنای پروژه، درکی مشترک برای تمامی ذی‌نفعان ایجاد می‌نماید.
  • منشور پروژه همچنین ابزاری مناسب برای بهبود فرآیندهای مدیریت پروژه است.
  • منجر به بهبود ارتباطات پروژه‌های سازمان، با یکدیگر می‌شود.
  • نشان می‌دهد که موفقیت پروژه چگونه سنجیده خواهد ‌شد.
  • از خزش محدوده جلوگیری می‌کند.

منشور پروژه چیست

عناصر منشور پروژه

از آنجایی که منشور پروژه، ابزاری در راستای برنامه‌ریزی پروژه است، عناصر زیر برای یک منشور پروژه کارآمد ضروری هستند:

  • موضوع پروژه
  • نام حامی پروژه
  • نام مدیر پروژه
  • زمان تنظیم سند منشور پروژه
  • کارفرمای پروژه
  • دلایل توجیهی انجام پروژه
  • هویت پروژه و شرح کلی از موضوع آن
  • تحویل‌شدنی‌های مهم پروژه
  • الزامات پروژه
  • موانع و ریسک‌های پروژه
  • اهداف پروژه و معیارهای موفقیت آن
  • محدوده پروژه
  • تاریخ شروع و مهلت پروژه
  • بودجه و هزینه‌های پروژه
  • ذینفعان درگیر پروژه و نقش‌های آن‌ها
  • بازگشت سرمایه و سود مورد انتظار
  • نتایج عملکردی مورد انتظار
  • تاریخ‌های مورد انتظار برای دستیابی به اهداف
  • منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف

جمع‌بندی:

داشتن یک منشور پروژه با اطلاعاتی شفاف و عاری از هرگونه ابهام، اولین گام در جهت مدیریت موفق پروژه‌ها است. می‌توان برای درک بهتر منشور پروژه، توسط افراد سندی تصویری نیز از آن ارائه داد. یک منشور پروژه صرفاً سندی حاوی اطلاعات نیست بلکه یک مکانیزم ارتباطی است که به‌عنوان مرجع عمل می‌کند و زمینه‌ای مؤثر جهت برقراری ارتباط با ذی‌نفعان و بهینه‌کردن همکاری مشارکت‌کنندگان در پروژه است. تمامی اعضای تیم پروژه باید نسبت به محتوای منشور پروژه آگاه باشند تا بتوانند در جهت موفقیت پروژه به‌درستی گام بردارند.

    دیدگاه خود را بیان کنید

    ایمیل شما محفوظ خواهد ماند.*