در فضای کسب و کار، دفتر مدیریت پروژه محبوبیت چندانی ندارد. از دفتر مدیریت اغلب به عنوان «سربار مدیریت پروژه» یاد می‌شود، بسیاری PMO را باعث اتلاف وقت و بودجه شرکت ها می‌دانند و معتقدند دفاتر موجود با ایجاد قوانین سختگیرانه مانع بهره‌وری و کارایی روندهای سازمان می‌شود. متاسفانه اگر منصفانه نگاه کنیم، انتقادات واقعیت دارند، در بسیاری از شرکت‌ها دفتر مدیریت پروژه به‌جای تمرکز بر تحویل محصول پروژه، صرفا به استانداردها و تطابق با اصول مدیریتی می‌پردازند. به‌کارگیری از اصول مدیریت چابک می‌تواند راه حلی مناسب برای رفع این شکاف باشد.
برای رفع این انتقادات باید تلاش شود تا دفتر مدیریت پروژه از قالب ناکارآمد خود فاصله بگیرند تا با به‌کارگیری اصول چابکی و استخدام یک رهبر چابک دلسوز و همچنین استفاده از آموزش برای خارج کردن فضای پروژه از قالب مرسوم به این هدف دست پیدا کند.
حال برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه چابک، 5 اقدام باید صورت بگیرد:
- بهینه‌سازی خودکارسازی (اتوماسیون) PMO با بهبود مستمر
- ایجاد و به اشتراک گذاشتن چشم انداز PMO و نقشه راه
- آموزش و ارائه راه حل، نه تنها مشاهدات ساده
- ارائه پارامترهای روشن برای ایجاد هماهنگی
- با بازخوردهای سریع در مورد تغییرات، شفافیت کامل را دنبال کنید
بیاید تمرکزمان را بر مفهوم خودکارسازی (اتوماسیون) و بهبود مستمر قرار دهیم. تمام آیتم‌های استاندارد موجود در PMO را در نظر بگیرید و روح اتوماسیون را در آنها جاری کنید.
به عنوان مثال، تهیه گزارش‌های صورت وضعیت در بسیاری از سازمان‌ها کاری دشوار است. شما ممکن است این سوال را بپرسید: «آیا ما واقعا به گزارش‌های صورت وضعیت نیاز داریم؟» در واقع در بسیاری از موارد، نیازی نداریم. با این وجود، هنگام کار با قراردادهای شخص ثالث، گزارش‌ها ابزار اصلی پیگیری آیتم‌های قراردادی هستند. فراهم کردن سطح مناسب جزئیات برای ذی‌اثران، تمرینی برای جلوگیری از ارائه گزارش صورت وضعیت نامناسب است.»
راه حل: تحویل خلاصه اجرایی (executive summary)
در این مرحله اقدامات مربوط به مدل اتوماسیون PMO اعمال می شود:
برنامه ریزی– با ذی‌اثران اصلی است که کمبودها را در گزارش اصلی احساس می‌کنند.
طراحی – فرآیند گزارش را بر اساس بازخوردها طراحی کنید.
تأیید – روند گزارش را به گروه مشخصی از ذی‌اثران برای گرفتن بازخورد نشان دهید.
ساخت – پس از توافق بر مجموعه‌ای از پیشرفت‌های اولویت بندی شده، آنها را پیاده‌سازی کنید.
انتشار – قالب جدید گزارش و روند را منتشر کنید.
خودکار (Automate) – تمرکز بر روی به حداقل رساندن حجم کار برای افراد. به عنوان مثال: ویژگی‌های بارگذاری خودکار (نام پروژه، بودجه، تاریخ پایان SOW، و غیره)، توسعه نمودارهای خودکار / نمودار، یادآوری خودکار گزارش های گم شده / دچار تاخیر، داشبورد اتوماتیک از معیارهای گزارش (بودجه، برنامه، دامنه، کیفیت، ارزش)
تنظیم – جمع‌آوری بیشتر بازخورد و بازگشت به برنامه برای هر پیشرفت اولویت‌بندی شده باقی‌مانده
جمع بندی
خودکارسازی بعضی مراحل در تحویل گزارش و ارائه مهم‌ترین بخش‌ها به سطوح مناسب رهبری، هماهنگی و انسجام بالاتری را به‌وجود می‌آورد، اما نمی‌تواند جای خلاقیت فرستنده گزارش را بگیرد. این تنها یک گام برای تبدیل PMO از یک کاهنده بهره‌وری به یک یاری‌رسان سازمانی است و باعث شفافیت تحویل به‌منظور تصمیم‌گیری سریع و با ارزش می‌شود. با بکار گیری سبک مدیریت پروژه چابک محصول بیشتر به خواسته‌های مشتریات نزدیک می‌گردد، حتی اگر خواسته‌ها متغیر باشند رضایت بیشتر مشتری از نتایج کار افزایش می‌یابد، هزینه و زمان و ریسک خواسته‌های مشتری کاهش می یابد.
دیدگاهتان را بنویسید