در سر فصل مدیریت پروژه چابک چه نکاتی را می‌آموزیم؟

پیش از این‌که مدیریت پروژه چابک را با هم بررسی کنیم، به چند نمونه از مشکلاتی که معمولا در سازمان‌هایمان با آن درگیر هستیم، بیشتر فکر کنیم؛

– حتما برای شما پیش آمده که حجم زیادی از پروژه را انجام داده‌اید و چند روز مانده به تحویل کار، متوجه می‌شویدکه نظر مشتری در خصوص بعضی جزئیات و ویژگی‌هایی که در ابتدا درخواست داده‌ بود، عوض شده است.

– حتما برا‌ی شما پیش آمده که گزارشی را برای مدیر شرکت ارسال کرده‌اید و آن را رد کرده، با این توجیه که اساسا منظور من چنین مواردی نبوده!

– و…

به هر حال! به سراغ تعریف مختصر و مفیدی از مدیریت پروژه چابک (اجایل) می‌رویم:

اجایل از الگوهای سازمانی مبتنی بر افراد، همکاری و ارزش‌های مشترك استفاده می‌کند. مدل ذهنی چابک، اصول اصلی فلسفه چابک را تشریح می‌کند.

در این سرفصل با هم می‌آموزیم که چگونه پروژه‌های خود را  را در چارچوب چابک انجام دهیم و تفاوت‌های مدل سنتی با مدل چابک در چه مواردی هستند. با هم روش‌های مختلف اجایل که شامل اسکرام، کانبان، ناب و …. است را بررسی می‌کنیم و تمرین می‌کنیم که چطور باید این جمله معروف اسکرام که می‌گوید: “جلسات روزانه 15 دقیقه‌ای در حالت ایستاده” را عملیاتی کرد و قرار است چه مفهومی را به ما منتقل کند.

در انتها، اصل مطلب را می‌توانیم از جمله زیر برداشت کنیم:

به عنوان سازمان چابک، تیم‌ها و اعضای تیم، باید دائماً این سوال را بپرسیم که چه چیزی می‌تواند برای پیشرفت مستمر بهتر باشد.

در دانش تحلیل‌گری کسب‌و‌کار چه نکاتی را می‌آموزیم؟

اکثر ما برای رسیدن به نتیجه بهتر، دنبال مسیر مشخصی هستیم که بتواند ما را مرحله ‌به‌ مرحله به هدف نزدیک کند و ساختار ذهنی مناسبی را برای ما ترسیم کند. در این مبحث، مسیر تحلیل یک کسب‌و‌کار را از صفر تا صد با یکدیگر پیش می‌بریم و آن Road Map خاصی که دنبالش هستیم برای ما ساخته می‌شود.

مراحلی که در مورد آن صحبت کردیم به ترتیب زیر است، که شرح آن را به‌صورت خلاصه، ذکر می‌کنیم

• ارزیابی نیاز‌ها
• برنامه‌ریزی
• ذینفعان
• جمع‌آوری الزامات
• مدل‌سازی
• ارزیابی راه‌حل

ارزیابی نیاز‌ها (Need Assessment)

کار اصلی ما در این بخش مشخص کردن وضعیت کنونی کسب‌و‌کار و همچنین ترسیم آینده‌ای‌ست که بعد از انجام اقدامات لازم به آن می‌رسیم.

به بیان دیگر ما یک  وضعیت موجود یا as is داریم که باید آن را بررسی کنیم و به دنبال رسیدن به یک وضعیت مطلوب یا to be هستیم که قرار است تغییراتی را در کسب و کار ما موجب شود.

در این بین مفاهیمی مثل OKR و تفاوت‌های بین Goal، Objective و Target و همچنین تکنیک‌های زیادی وجود دارد که باید آن‌ها را بررسی کرد تا بتوانیم در هر پروژه، متناسب با نیازمان از آن‌ها استفاده کنیم.

برنامه‌ریزی (Plan)

بخش بعدی و شاید یکی از زمان‌برترین و مهم‌ترین قسمت‌های این مسیر، مربوط به برنامه‌ریزی فعالیت‌هایی‌ست که باید انرژی و سرمایه خودمان را برای آن‌ها صرف کنیم.

یاد می‌گیریم که برای داشتن برنامه اثربخش چه فاکتورهایی باید رعایت شوند و چه ابزارهایی در این بخش استفاده می‌شود. به عنوان مثال ماتریس RACI به عنوان روشی برای توزیع نقش‌هاست، اما آیا همه جا کاربرد داره؟

برای اینکه بتوانیم محدوده یا Scope کار را مشخص کنیم به چه مواردی باید توجه کنیم؟

و سوالاتی از این قبیل پاسخ داده می‌شود تا بتوانیم با کم‌ترین زمان، بالاترین بازده را در این مرحله برای تیم‌مان خلق کنیم.

ذینفعان (Stakeholders)

در مرحله سوم، شناسایی و مدیریت ذینفعان کسب‌و‌کار مد نظر است. فراموش نکنیم که تمام این مطالبی که می‌آموزیم، در نهایت باید به تایید ذینفعان برسد و اگر این‌گونه نباشد عملا هیچ کاری نکرده‌ایم!

یکی از مهم‌ترین آموزه‌ها در این بخش این است که چگونه باید ذینفعان را تحلیل کنیم و طبق طبقه‌بندی که انجام می‌دهیم، مطابق شرایط با آن‌ها برخورد کنیم. برخی از ابزارهایی که در این زمینه می‌آموزیم Persona Modeling، Power & Interest Matrix و موارد کاربردی دیگر‌ی‌ست که مسیر را برای ما روشن می‌کند.

الزامات (Requirement)

در گام چهارم به دنبال تکمیل اطلاعات خود از ذینفعان هستیم و تقریبا الزامات نهایی برای ترسیم دقیق نتیجه را کسب و طبقه‌بندی می‌کنیم. مهم‌ترین وظیفه یک تحلیل‌گر پیدا کردن راهی برای استخراج اطلاعات و نیاز‌های دقیق از ذینفعان است.

آموزش می‌بینیم که چگونه سوال‌های درست برای رسیدن به جواب‌های درست بپرسیم و ذینفعان را متوجه دو اخطار مهم زیر کنیم تا به بهترین خروجی برسیم:

• هزینه غرق شده (Song Cost Error)
• تاثیر هاله‌ای(Halo Effect Error)

اهمیت استخراج درست اطلاعات را نیز می‌توانیم در سخن آقای “استیو جابز” با وجودمان درک کنیم:

بسیاری از مواقع، مردم نمی‌دانند که چه می‌خواهند مگر تا زمانی که شما خواسته آن‌ها را به خودشان نشان دهید.

مدل‌سازی  (Modeling)

برای کنترل وضعیت پیشرفت و با توجه به نزدیک شدن به ارائه خروجی نهایی، نیاز داریم نمونه اولیه‌ای برای ارائه آماده کنیم و در اختیار ذینفعان قرار دهیم تا آخرین ملاحظات خود را  اعمال کنند. الزاماتی که بیان می‌شود باید به فرم INVEST باشد و اینکه چطور الزامات را به این فرم بیان کنیم، مهارتی است که آموزش خواهیم دید.

ارزیابی راه‌حل (Solution Evaluate)

آخرین مرحله از تحلیلگری کسب‌و‌کار سنجیدن جوانب نهایی راه‌حل پیشنهاد شده، برای رفع مشکل است. همواره باید در نظر بگیریم که مشکل را به‌صورت همیشگی حل کنیم و اصطلاحا Viable Solution  ارائه دهیم.

برای این منظور چگونگی ارزیابی راه‌حل را با توجه به KPIها و برنامه انتقال یا Transition Plan را فرا می‌گیریم .

و در نهایت:

“سرمایه‌گذاری روی دانش، بهترین بازدهی را خواهد داشت.”  بنجامین فرانکلین

در سر فصل جمع‌آوری داده و تحقیقات بازار چه نکاتی را می‌آموزیم؟

تا اینجا در کنار یکدیگر تا حدود زیادی با مراحل تحلیل یک کسب‌و‌کار آشنا شدیم. در این سرفصل تمامی آن موارد را با یکدیگر تمرین می‌کنیم؛ زیر شاخه‌هایی که با هم تمرین می‌کنیم به این شرح هستند:

• مفهوم تئوری سیستم
• محورهای اصلی تحقیقات بازاریابی
• روش‌های اصلی تحقیقات بازاریابی
• مورد کاوی
• تحقیقات بازاریابی ارزان
• و ….

برای لمس بیشتر موضوع از مثال‌های واقعی به عنوان Case Study استفاده می‌شود و در قالب فعالیت کلاسی مطالب تدریس شده را پیاده سازی می‌کنیم.

تمرین می‌کنیم که اساسا چگونه باید تحقیق انجام دهیم و روش‌های آماری که برای تحلیل اولیه اطلاعات نیاز است بیان می‌شود. می‌آموزیم که ضرورت نوشتن RFP چیست و چگونه باید این سند آماده شود.

و در نهایت به قول آقای  پیتر دراکر:

“بزرگ‌ترین خطر، در هنگام به‌وجود آمدن تغییرات( و بروز بحران‌ها)، خود تغییرات نیستند، بلکه عمل کردن با منطق و روش دیروز است.”

در سر فصل اکسل و تحلیل داده چه نکاتی را می‌آموزیم؟

در این بخش با دو محور اصلی مواجه هستیم:

1. جمع‌آوری داده‌ها و ارائه اطلاعات
2. تحلیل داده‌ها و داده‌کاوی

در ابتدای کار برای این‌که با یکدیگر بیشتر هم‌زبان شویم، مفاهیم پایه‌ای در این حوزه همچون تعریف داده، داده‌کاوی و سپس مباحث آماری نظیر چارک، مُد، همبستگی و…. را می‌آموزیم و در مورد تفاوت‌های دسته‌بندی(Classification)، خوشه‌بندی(Clustering) و مدل‌های پیشبینی(Prediction) با یکدیگر تبادل نظر می‌کنیم.

مثال‌هایی از کاربرد داده کاوی در تعیین چینش محصولات در فروشگاه و یا تعیین محل احداث دفتر جدید در یک شهر و …. بیان می‌شود و با یکدیگر داده‌های موجود را تحلیل می‌کنیم تا به پاسخی برای مثال‌های ذکر شده برسیم.

می‌آموزیم که چگونه تمییز سازی داده‌های نامرتب را بوسیله اکسل و دیگر نرم افزارهای مرتبط انجام دهیم و از داده‌های در ظاهر بی‌ربط، مفاهیم معنادار را استخراج کنیم.

همواره یادمان باشد که یکی از مهم‌ترین کارها در هر تحلیل‌گری کسب‌و‌کاری، تحلیل داده‌های موجود در آن کسب‌و‌کار است.

در سر فصل تفسیر و بیان اطلاعات چه نکاتی را می‌آموزیم؟

در سرفصل قبل آموختیم که چگونه می‌توانیم داده‌های کسب‌و‌کار مد نظرمان را مرتب و تحلیل کنیم و ارتباط نهفته بین آن‌ها را کشف کنیم. حال در ادامه نیاز داریم که تمام وقت و انرژی که برای کسب نتایجی ارزشمند صرف کرده‌ایم را بیان کنیم و به اصطلاح گزارش نهایی از آن‌چه انجام شد و آن‌چه نتیجه شد را ارائه دهیم.

یکی از اساسی‌ترین روش‌های بیان اطلاعات بوسیله نمودارهاست. در این سرفصل با انواع نمودارها از لحاظ ویژگی، طریقه رسم و علت مورد استفاده آشنا می‌شویم و قطعا بعد از آن به محیط اطراف‌مان که نگاه کنیم، نمودارهای بد بسیاری می‌بینیم!

بایدها و نبایدهای تصویرسازی اطلاعات را با هم می‌آموزیم و آن‌ها را در قالب تمرین پیاده سازی می‌کنیم.

روایت یک داستان خوب با داده‌ها، مثل آشپزی‌ست! به هر میزان که درباره افزودنی‌ها و چاشنی‌ها بدانیم، قطعا نتیجه خوش‌طعم‌تری داریم.

در سر فصل تفکر انتقادی چه نکاتی را می‌آموزیم؟

آیا می‌دانستید طبق مطالعات هر کدام از ما در یک روز عادی حدود 35000 تصمیم می‌گیریم؟

اما واقعا چقدر دنیا را خوب می‌فهمیم؟ و چقدر می‌توانیم آینده را پیش بینی کنیم؟

برای بررسی دقیق تر سوالات ذکر شده انواع تفکر و سوگیری‌های شناختی را با یکدیگر می‌شناسیم .

می‌آموزیم که چرا معتقدیم دنیا پر است از  VUCA

(Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity)

سپس انواع تاثیرات و ابعاد مختلف هر کدام را بررسی می‌کنیم. در ادامه در ارتباط با سیستم فکر کردن آرام و سریع تبادل نظر می‌کنیم و با انواع خطاهای شناختی آشنا می شویم.

در پایان فراموش نکنیم که خیال پردازی درست، مهم‌تر از هر چیز دیگری‌ست و در این مبحث می‌آموزیم که چگونه هدف‌مند و درست این کار را انجام دهیم .

خیال‌ پردازی مهم‌تر از دانش است. زیرا دانش دارای محدودیت است، اما در مقابل خیال‌ پردازی کل دنیا را فرا می‌گیرد، پیشرفت را جلو می‌اندازد و باعث شروع تکامل می‌شود.

Albert Einstein

در سر فصل تفکر فرآیندی چه نکاتی را می‌آموزیم؟

هدفی که در این سر‌فصل به دنبال آن هستیم آشنایی و درک ابعاد مختلف فرآیند در یک سازمان و همچنین‌ آموختن شیوه تدوین و ایجاد جرقه‌های تفکر فرآیندی بصورت کلان است. در ادامه برای آن‌که با یکدیگر هم‌زبان شویم، اصطلاحات مورد نیاز در این مبحث را تعریف می‌کنیم و در ادامه چرخه عمر فرآیند را بررسی خواهیم کرد.

تمرین می‌کنیم تا یاد بگیریم اساساً نوشتن فرآیند مسیر خیلی پیچیده‌ای ندارد، اما ذهن باز و خلاقی برای به نتیجه رساندن آن نیاز است. (درقالب فعالیت کلاسی به این نتیجه می‌رسیم 😊)

هر جایی که بناست ارزشی آفریده شود(محصول/ خدمت) فرآیندها معنا پیدا می‌کنند.