چگونه دفتر مدیریت پروژه چابکی داشته باشیم؟

در عکس نوشته شده است چگونه دفتر مدیریت پروژه چابکی داشته باشیم؟

فهرست مطالب

در فضای کسب و کار، دفتر مدیریت پروژه محبوبیت چندانی ندارد. از دفتر مدیریت اغلب به عنوان «سربار مدیریت پروژه» یاد می‌­شود، بسیاری PMO را باعث اتلاف وقت و بودجه شرکت ها می‌­دانند و معتقدند دفاتر موجود با ایجاد قوانین سختگیرانه مانع بهره‌­وری و کارایی روندهای سازمان می‌شود. متاسفانه اگر منصفانه نگاه کنیم، انتقادات واقعیت دارند، در بسیاری از شرکت­‌ها دفتر مدیریت پروژه به‌جای تمرکز بر تحویل محصول پروژه، صرفا به استانداردها و تطابق با اصول مدیریتی می‌پردازند. به‌کارگیری از اصول مدیریت چابک می‌تواند راه حلی مناسب برای رفع این شکاف باشد.

برای رفع این انتقادات باید تلاش شود تا دفتر مدیریت پروژه از قالب ناکارآمد خود فاصله بگیرند تا با به‌کارگیری اصول چابکی و استخدام یک رهبر چابک دلسوز و همچنین استفاده از آموزش برای خارج کردن فضای پروژه از قالب مرسوم به این هدف دست پیدا کند.

حال برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه چابک، 5 اقدام باید صورت بگیرد:

  1. بهینه سازی خودکارسازی (اتوماسیون) PMO با بهبود مستمر
  2. ایجاد و به اشتراک گذاشتن چشم انداز PMO و نقشه راه
  3. آموزش و ارائه راه حل، نه تنها مشاهدات ساده
  4. ارائه پارامترهای روشن برای ایجاد هماهنگی
  5. با بازخوردهای سریع در مورد تغییرات، شفافیت کامل را دنبال کنید

بیاید تمرکزمان را بر مفهوم خودکارسازی (اتوماسیون) و بهبود مستمر قرار دهیم. تمام آیتم‌های استاندارد موجود در PMO را در نظر بگیرید و روح اتوماسیون را در آنها جاری کنید.

به عنوان مثال، تهیه گزارش­‌های صورت وضعیت در بسیاری از سازمان­‌ها کاری دشوار است. شما ممکن است این سوال را بپرسید: «آیا ما واقعا به گزارش های صورت وضعیت نیاز داریم؟» در واقع در بسیاری از موارد، نیازی نداریم. با این وجود، هنگام کار با قرارداد های شخص ثالث، گزارش ها ابزار اصلی پیگیری آیتم های قراردادی هستند. فراهم کردن سطح مناسب جزئیات برای ذینفعان، تمرینی برای جلوگیری از ارائه گزارش صورت وضعیت نامناسب است.»

پیشنهاد مطالعه:
چرا باید از مدل‌سازی اطلاعات ساختمان (BIM) استفاده کنیم؟

راه حل: تحویل خلاصه اجرایی (executive summary) و معیارها را در داشبوردها به‌صورت اتوماتیک خلاصه کنیم.

در این مرحله اقدامات مربوط به مدل اتوماسیون PMO اعمال می شود:

برنامه ریزی– با ذی­نفعان اصلی است که کمبودها را در گزارش اصلی احساس می‌کنند.

طراحی – فرآیند گزارش را بر اساس بازخوردها طراحی کنید.

تأیید – روند گزارش را به گروه مشخصی از ذی‌نفعان برای گرفتن بازخورد نشان دهید.

ساخت – پس از توافق بر مجموعه ایی از پیشرفت های اولویت بندی شده، آنها را پیاده سازی کنید.

انتشار – قالب جدید گزارش و روند را منتشر کنید.

خودکار (Automate) – تمرکز بر روی به حداقل رساندن حجم کار برای افراد. به عنوان مثال: ویژگی های بارگذاری خودکار (نام پروژه، بودجه، تاریخ پایان پایان SOW، و غیره)، توسعه نمودارهای خودکار / نمودار، یادآوری خودکار گزارش های گم شده / دچار تاخیر، داشبورد اتوماتیک از معیارهای گزارش (بودجه، برنامه، دامنه، کیفیت، ارزش)

تنظیم – جمع آوری بیشتر بازخورد و بازگشت به برنامه برای هر پیشرفت اولویت بندی شده باقی مانده

 

جمع بندی

خودکار‌سازی بعضی مراحل در تحویل گزارش و ارائه مهمترین بخش ها به سطوح مناسب رهبری، هماهنگی و انسجام بالاتری را به‌وجود می‌­آورد، اما نمی‌تواند جای خلاقیت فرستنده گزارش را بگیرد. این تنها یک گام برای تبدیل PMO از یک کاهنده بهره وری به یک یاری‌­رسان سازمانی است و باعث شفافیت تحویل به‌منظور تصمیم گیری سریع و با ارزش میشود. با بکار گیری سبک مدیریت پروژه چابک محصول بیشتر به خواسته‌های مشتریات نزدیک می گردد، حتی اگر خواسته ها متغیر باشد، رضایت بیشتر مشتری از نتایج کار افزایش می یابد، هزینه و زمان و ریسک خواسته‌های مشتری کاهش می یابد.

 

مطالب زیر را حتما بخوانید:

اشتباهات رایج مدیران پروژه

پنج اشتباه بسیار رایج مدیران پروژه

در دنیایی کامل تیم‌های پروژه همیشه پروژه را در زمان مقرر، با کیفیت مطلوب و بدون هیچ چالشی به پایان می‌رسانند، اما همه می‌دانیم این اتفاق در واقعیت رخ نمی‌دهد. ما انسانیم و اشتباهات گریزناپذیر هستند. آشنایی و مطالعه اشتباهات رایج می‌تواند به ما کمک کند تا از بروز آن‌ها جلوگیری کنیم.

ادامه مطلب »

دوره‌های پیشنهادی ما :

دوره جامع مدیریت پروژه _ دانشگاه امیرکبیر

دانشکده مهندسی صنایع و سیستم های مدیریت دانشگاه صنعتی امیرکبیر(پلی تکنیک)با همکاری شرکت PMPiran و با اتکا به مدیران حرفه ای پروژه و اساتید برتر دانشگاه، با هدف ارتقای مهارت و دانش مورد نیاز مدیریت پروژه و از بین برد خلاء بین دانشگاه و صنعت دوره آموزشی “جامع مدیریت پروژه” را برگزار می کند.

ادامه مطلب »
دوره پکیج نرم افزار اکسل و پاور بی‌آی

دوره آموزشی پکیج نرم‌افزار اکسل و پاوربی‌آی (Excel, Power BI)

باتوجه‌به گستردگی استفاده از نرم‌افزار اکسل در محیط کار و ازدیاد اطلاعاتی که به‌صورت نادرست گردآوری شده است، لزوم آشنایی با ابزارهایی که بتوان به کمک آن‌ها در کمترین زمان ممکن اطلاعات مناسب را استخراج، مرتب و بازسازی نمود که اکسل کاربردی‌ترین نرم‌افزار در این زمینه می‌باشد. در ادامه یادگیری اکسل به‌صورت پیشرفته، معرفی و استفاده از ابزارهای پاور کوئری و پاور پیووت که از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت اطلاعات می‌باشند در راستای استفاده بهینه از اکسل محقق خواهد شد. هم چنین به جهت تهیه گزارشات داینامیک و تعاملی که در دسترس همگان با تعریف سطوح دسترسی ایجاد گردد از ابزار بی‌نظیر پاور بی‌آی استفاده می‌شود.

ادامه مطلب »
دوره آمادگی آزمون PMP برای اخذ مدرک PMP - PMPiran

دوره جامع مدیریت حرفه‌ای پروژه و آمادگی آزمون ®PMP

برای دریافت گواهینامه ارزشمند PMP دوره ویژه ای در نظر گرفته ایم، که تا لحظه قبولی در آزمون با شما همراه هستیم. این دوره شامل آموزش کامل استاندارد PMBOK، شبیه ساز آنلاین آزمون و جلسات نامحدود رفع اشکال تا لحظه قبولی در آزمون PMP می باشد.

ادامه مطلب »
دوره جامع تحلیلگر حرفه‌ای کسب‌وکار

دوره جامع تحلیلگر حرفه‌ای کسب‌وکار

این دوره با هدف انتقال مفاهیم و ایجاد مهارت‌های مورد نیاز در زمینه تحلیل کسب‌وکار طراحی شده و دانشجویان را در جهت تعریف، مدیریت، استخراج، تحلیل، تایید و مستندسازی نیازمندی‌های کسب‌وکار برای ارائه راه حل‌های مناسب در جهت پاسخگویی به نیارمندی‌ها و دستیابی سازمان به اهداف تعیین شده آن، آموزش می‌دهد.

ادامه مطلب »
اشتراک در
اطلاع از
guest
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments