عارضه یابی سازمانی | مشاوره سازمانی

5/5 - (1 امتیاز)

عارضه یابی چیست؟ عارضه یابی سازمان که با عناوینی مانند ارزیابی سازمان، مطالعه سازمان، آنالیز شکاف، تحلیل وضعیت موجود سازمان، ممیزی سازمان و  بررسی سازمان نیز شناخته می‌شود فرآیندی است سیستماتیک برای ارزیابی جنبه های مختلف یک سازمان برای تعیین…

عارضه یابی چیست؟

عارضه یابی سازمان که با عناوینی مانند ارزیابی سازمان، مطالعه سازمان، آنالیز شکاف، تحلیل وضعیت موجود سازمان، ممیزی سازمان و  بررسی سازمان نیز شناخته می‌شود فرآیندی است سیستماتیک برای ارزیابی جنبه های مختلف یک سازمان برای تعیین نقاط قوت و ضعف آن و شناسایی زمینه های بهبود است. این نوع ارزیابی معمولاً طیف وسیعی از جنبه‌ها را در بر می‌گیرد، که البته به این موارد محدود نمی‌شود:

• چشم انداز و ماموریت استراتژیک
• ساختار و طراحی سازمانی
• شیوه‌های رهبری و مدیریت
• فرهنگ و مشارکت نیروی کار
• عملیات و فرآیندها
• رضایت مشتری
• عملکرد و ثبات مالی
• فناوری و سیستم ها

هدف ارزیابی سازمان، ارائه یک درک جامع از سازمان، از جمله نقاط قوت و فرصت های بهبود آن، و همچنین توصیه‌هایی برای رشد و موفقیت در آینده است. این نوع ارزیابی می‌تواند به صورت داخلی، توسط مدیران و کارکنان خود سازمان یا توسط مشاور یا شرکت خارجی انجام شود. نتایج ارزیابی سازمان می‌تواند توسط رهبران و مدیران برای تصمیم گیری آگاهانه در مورد جهت گیری و توسعه سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

اهمیت عارضه یابی سازمان و اهداف آن

عارضه یابی سازمان و ارزیابی‌های مستمر به چند دلیل مهم هستند، از جمله:

بهبود تصمیم گیری: با درک نقاط قوت و ضعف سازمان، رهبران و مدیران می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد جهت گیری و توسعه سازمان بگیرند و منابع را در جایی که بیشتر مورد نیاز هستند تخصیص دهند.

افزایش کارایی و اثربخشی: ارزیابی سازمان می‌تواند زمینه‌های بهبود را شناسایی کند، امکان ساده‌سازی فرآیندها و افزایش کارایی و اثربخشی را فراهم کند.

افزایش عملکرد و رقابت: با ارزیابی و عارضه یابی منظم سازمان، رهبران می‌توانند پیشرفت را پیگیری کرده و به طور مداوم بهبودهایی را ایجاد کنند و عملکرد کلی و رقابت پذیری سازمان را افزایش دهند.

همسویی بهتر با اهداف و مقاصد: ارزیابی سازمان کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تمام پروژه هاو طرح های سازمان با اهداف و مقاصد آن همسو هستند و از منابع به طور مؤثر و کارآمد برای دستیابی به اهداف آن‌ها و اهداف پورتفولیو استفاده می‌شود.

بهبود روحیه و مشارکت نیروی کار: با ارزیابی و عارضه یابی منظم سازمان، رهبران و مدیران می‌توانند حوزه‌هایی را که ممکن است نیروی کار کم انگیزه شده و یا دارای روحیه پایین باشد را شناسایی کنند و برای رفع این مسائل گام بردارند و روحیه کلی و مشارکت نیروی کار را بهبود بخشند.

افزایش اعتماد و اطمینان ذینفعان: نشان دادن تعهد به ارزیابی و بهبود مستمر می‌تواند اعتماد و اطمینان ذینفعان از جمله مشتریان، کارمندان و سهامداران را افزایش دهد.

افزایش سازگاری و انعطاف پذیری: با ارزیابی منظم سازمان، رهبران و مدیران می‌توانند خطرات و چالش‌های بالقوه را شناسایی کرده و گام‌های پیشگیرانه‌ای برای مقابله با آن‌ها بردارند و سازگاری و انعطاف پذیری سازمان را افزایش دهند. ارزیابی مستمر سازمان برای درک محیط در حال تغییر کسب و کار، شناسایی زمینه های بهبود و اطمینان از ارتباط، پیشرفت، مسئولیت پذیری و یادگیری مهم است. ارزیابی‌های منظم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با سازگاری محیطی و بهبود، عملکرد خود را افزایش دهد و در رقابت باقی بماند.

حوزه های مورد بررسی عارضه یابی سازمان

ارزیابی یک سازمان طیف وسیعی از جنبه ها را شامل می شود، از جمله:

• ارزیابی پروژه ها: ارزیابی پروژه ها در یک سازمان، شامل محدوده پروژه، بودجه، برنامه زمان بندی، منابع، ریسک‌ها و نتایج آن‌ها.
• ارزیابی طرح: ارزیابی پروژه‌های مرتبط متعددی که به عنوان یک طرح مدیریت می‌شوند، از جمله نحوه اعمال حاکمیت طرح، همسویی با استراتژی سازمانی و عملکرد کلی طرح.
• ارزیابی پورتفولیو: ارزیابی کل مجموعه پروژه‌ها و طرح‌ها در یک سازمان، از جمله همسویی پورتفولیو با استراتژی سازمانی، ریسک‌های پورتفولیو و عملکرد پورتفولیو.
• چشم انداز و ماموریت استراتژیک: ارزیابی چشم انداز کلی، مأموریت و جهت استراتژیک سازمان.
• ساختار و طراحی سازمانی: ارزیابی ساختار سازمان، شامل طراحی، نقش ها و مسئولیت ها و فرآیندهای تصمیم گیری.
• شیوه‌های رهبری و مدیریت: ارزیابی شیوه‌های رهبری و مدیریت سازمان، از جمله سبک رهبری، فرآیندهای مدیریت.
• فرهنگ و مشارکت نیروی کار: ارزیابی فرهنگ نیروی کار سازمان و سطح درگیری کارکنان، شامل عواملی مانند روحیه، رضایت شغلی و انگیزه.
• عملیات و فرآیندها: ارزیابی عملیات و فرآیندهای سازمان، از جمله کارایی و اثربخشی عملیات روزانه.
• رضایت مشتری: ارزیابی رضایت مشتری از محصولات، پروژه‌ها و خدمات سازمان.
• عملکرد و ثبات مالی: ارزیابی عملکرد مالی سازمان شامل درآمد، هزینه‌ها، سود و ثبات مالی بلندمدت آن.
• فناوری و سیستم‌ها: ارزیابی فناوری و سیستم‌های سازمان، از جمله اثربخشی و کارایی سیستم‌ها و فرآیندهای فناوری.

روش‌ها و چارچوب  , مراجع و استانداردهای مورد استفاده

برای عارضه یابی و ارزیابی سازمان از استانداردها و چارچوب‌های بین‌المللی می‌توانیم استفاده کنیم تا زبان و ساختار مشترک، و قابل مقایسه‌ای ایجاد کنیم و همچنین باعث همسویی و یکپارچگی بیشتری شود؛ این روش‌ها می‌توانند اعتبار و شفافیت را افزایش  دهند و معیاری را برای مقایسه ارائه دهند. استفاده از آن‌ها همچنین می‌تواند باعث تشخیص فرصت‌هایی برای حضور در جوایز بین‌المللی و ملی و همچنین آمادگی جهت صدور گواهینامه‌های سازمانی شود.

برخی از این روش‌ها و راهنماهای مورد استفاده در عارضه یابی و ارزیابی سازمانی و مخصوصا سازمان‌های پروژه محور عبارتند از:

برخی ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده در پروژه‌های عارضه یابی

برخی از تکنیک‌هایی که در اجرای پروژه‌های عارضه یابی استفاده می‌شوند عبارتند از:

• تجزیه و تحلیل SWOT :SWOT معرف نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها است. ابزاری است که برای برنامه ریزی استراتژیک و ارزیابی سازمانی استفاده می‌شود که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عوامل داخلی و خارجی خود را که ممکن است بر موفقیت آن‌ها تأثیر بگذارند شناسایی و درک کنند.
• مصاحبه با افراد کلیدی سازمان: مصاحبه ابزاری برای ارزیابی سازمانی هستند که شامل جمع آوری اطلاعات از طریق گفتگو با افراد درون سازمان می‌شود. مصاحبه‌ها را می‌توان با کارمندان، ذینفعان یا مشتریان انجام داد تا دیدگاه‌ها و بینش‌های آن‌ها جمع آوری شود.
• مشاهده: مشاهده ابزاری است که برای ارزیابی سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که شامل مشاهده و مستندسازی رویه‌ها و فرآیندهای سازمان است. از مشاهده می‌توان برای ارزیابی اثربخشی فرآیندها، شناسایی زمینه‌های بهبود و جمع آوری داده‌ها برای تجزیه و تحلیل استفاده کرد.
• نظرسنجی: نظرسنجی ابزاری است که برای ارزیابی سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که شامل جمع آوری اطلاعات از طریق مدیریت پرسشنامه یا سایر ابزارهای جمع آوری داده ها می شود. نظرسنجی‌ها می‌توانند برای جمع‌آوری داده‌ها از کارمندان، ذینفعان یا مشتریان در مورد طیف وسیعی از موضوعات مانند رضایت، ادراکات و رفتارها استفاده شوند.
• ممیزی: ممیزی ابزاری است که برای ارزیابی سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که شامل بررسی سیستماتیک و مستقل فرآیندها و عملکردهای سازمان می‌شود. ممیزی‌ها را می‌توان برای ارزیابی انطباق با استانداردها، مقررات و بهترین شیوه‌ها و همچنین برای شناسایی زمینه‌های بهبود استفاده کرد.
• تجزیه و تحلیل اسناد: تجزیه و تحلیل اسناد ابزاری است که برای ارزیابی سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد که شامل بررسی و تجزیه و تحلیل اسناد مرتبط با سازمان مانند خط مشی‌ها، رویه‌ها و سوابق می‌باشد. تجزیه و تحلیل اسناد می‌تواند برای جمع آوری داده‌ها در مورد رویه‌ها و فرآیندهای سازمان و ارزیابی اثربخشی و انطباق آن‌ها با استانداردها استفاده شود.
• تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای: تحلیل علت ریشه‌ای ابزاری است که برای ارزیابی سازمانی استفاده می‌شود که شامل شناسایی علل اساسی یک مشکل یا مسئله است. از این ابزار می‌توان برای شناسایی علل ریشه‌ای مشکلات در سازمان و توسعه راه‌حل‌های موثر استفاده کرد.
• ارزیابی فرآیندها: ارزیابی فرآیند ابزاری است که برای ارزیابی سازمانی استفاده می‌شود که شامل تعیین وضعیت موجود و مستندسازی یک فرآیند است. نقشه‌برداری فرآیند می‌تواند برای ارزیابی اثربخشی و کارایی فرآیندها، شناسایی زمینه‌های بهبود، و بهبود ارتباطات و همکاری استفاده شود.
• الگو برداری یا بهینه کاوی (Benchmarking): بهینه کاوی ابزاری است که برای ارزیابی سازمانی استفاده می‌شود که شامل مقایسه عملکرد یک سازمان با سازمان‌های مشابه و بهترین در نوع خود است. برای شناسایی زمینه‌های بهبود و اندازه گیری پیشرفت در طول زمان استفاده شود.
• تجزیه و تحلیل شکاف: تجزیه و تحلیل شکاف ابزاری است که برای ارزیابی و عارضه یابی سازمانی استفاده می‌شود که شامل شناسایی شکاف بین وضعیت فعلی سازمان و وضعیت مطلوب آن است. تجزیه و تحلیل شکاف می‌تواند برای شناسایی زمینه‌های بهبود و توسعه استراتژی‌هایی برای کاهش شکاف استفاده شود.

این ابزارها و تکنیک‌های عارضه یابی سازمان بسته به نیازها و اهداف ارزیابی سازمانی می‌توانند به صورت جداگانه یا ترکیبی مورد استفاده قرار گیرند. آن‌ها دیدگاه‌ها و رویکردهای مختلفی را برای ارزیابی سازمانی ارائه می‌دهند و می‌توانند برای جمع آوری داده‌ها و اطلاعات برای حمایت از تصمیم گیری و بهبود مستمر استفاده شوند.

شرح خدمات ما و لیست برخی خروجی‌های پروژه عارضه یابی

فهرستی از خروجی‌های بالقوه‌ای که می‌توانید به عنوان بخشی از خروجی‌های پروژه عارضه یابی و ارزیابی انجام شده توسط کارشناسان شرکت PMPiran انتظار داشته باشید:

گزارش عارضه یابی

گزارش جامعی که یافته‌های ارزیابی را خلاصه می‌کند و توصیه‌هایی برای بهبود ارائه می‌دهد و شامل چندین گزارش گرافیکی از شاخص‌ها و معیارهای کلیدی عملکرد که تصویری فوری از عملکرد سازمان ارائه می‌دهد.

نقشه‌های فرآیند

نمایش‌های بصری فرآیندهای کلیدی در سازمان و گزارش وضعیت فعلی و میزان بلوغ هر فرآیند.

تجزیه و تحلیل شکاف

تجزیه و تحلیل دقیق شکاف بین وضعیت فعلی سازمان و وضعیت مطلوب آن، از جمله توصیه‌هایی برای از بین بردن شکاف.

ماتریس انطباق

ماتریسی که انطباق سازمان با استانداردها، مقررات و بهترین شیوه‌های مربوطه را ردیابی می‌کند.

لیست اولویت بندی شده مشکلات و فرصت‌های سازمان

فهرستی جامع و اولویت بندی شده از مشکلات و فرصت‌های شناسایی شده در طول ارزیابی، و توصیه‌هایی برای پاسخ به آن‌ها ارائه خواهیم نمود.

پیشنهاد دوره‌های آموزشی مورد نیاز

با توجه به شناخت از دانش و مهارت‌های افراد کلیدی سازمان، دوره‌های آموزشی و کارگاه‌های مهارت افزایی به سازمان پیشنهاد می‌شود.

 توصیه‌های بهبود برای ساختار سازمانی

بر اساس شناخت سازمان توضیح ایجاد یا تغییر نقش دپارتمان PMO و یا سیستم‌ها و روش‌ها  و یا پیشروی به سوی چابکی در سازمان با کاهش رسمیت در برخی فرآیندها.

توصیه‌هایی برای کسب گواهینامه‌های ملی و بین‌المللی

با توجه به شناختی که از افراد، پروژه‌ها و فرایندهای سازمان در طول ارزیابی حاصل می‌شود و پتانسیل‌های بالقوه سازمان شناسایی می‌شود توصیه‌هایی برای حضور در مسابقات ملی و بین‌المللی  در سه سطح زیر انجام می‌شود:

1. کارشناسان و مدیران برای جایزه های فردی (مانند مدیر پروژه برتر سال)
2. در سطح پروژه (مانند معرفی برای جایزه پروژه سال ملی و بین المللی)  
3. در سطح سازمان برای دریافت گواهینامه (مانند در یافت گواهینامه استاندارد 21502 ) انجام می‌شود.

Action Plan

یک برنامه عملیاتی تفصیلی که مراحل مورد نیاز برای اجرای توصیه‌های ارزیابی را مشخص می‌کند.

کارگاه

یک جلسه کارگاه ارائه گزارش و اخذ بازخورد برای بررسی یافته‌های ارزیابی و بحث در مورد اقدامات توصیه شده.

خلاصه اجرایی

خلاصه‌ای در سطح بالا از یافته‌ها و توصیه‌های کلیدی از ارزیابی، مناسب برای مدیریت ارشد و ذینفعان. این خروجی‌ها می‌توانند برای ارتباط با نتایج ارزیابی و حمایت از تصمیم گیری و بهبود مستمر استفاده شوند. با ارائه طیف وسیعی از خروجی‌ها، می‌توانید به سازمان‌ها کمک کنید تا نقاط قوت و زمینه‌های بهبود را درک کنند و توصیه‌های ارزیابی را به طور مؤثر اجرا کنند.

زمان مورد نیاز برای پروژه عارضه یابی سازمان

زمان مورد نیاز برای یک پروژه عارضه یابی و ارزیابی سازمانی بسته به عوامل متعددی از جمله اندازه سازمان، دامنه ارزیابی و روش‌های مورد استفاده می‌تواند متفاوت باشد.

برای یک سازمان کوچک، ارزیابی اولیه ممکن است چند هفته طول بکشد، در حالی که یک ارزیابی پیچیده‌تر از یک سازمان بزرگ می‌تواند چندین ماه طول بکشد.

به طور معمول، یک ارزیابی سازمانی شامل چندین مرحله از جمله آماده سازی، جمع آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل و گزارش است که هر یک به زمان متفاوتی نیاز دارد. برای مثال، آماده‌سازی برای ارزیابی، مانند تعریف دامنه، شناسایی ذینفعان و توسعه ابزارهای جمع‌آوری داده‌ها، می‌تواند چند هفته طول بکشد. جمع‌آوری داده‌ها، که می‌تواند شامل مصاحبه، نظرسنجی، تجزیه و تحلیل اسناد و مشاهده باشد، بسته به اندازه سازمان و دامنه ارزیابی، می‌تواند از چند هفته تا چند ماه طول بکشد. تجزیه و تحلیل و گزارش، که شامل ترکیب داده‌ها، شناسایی روندها و الگوها، و توسعه توصیه‌ها است، بسته به پیچیدگی داده‌ها و قالب گزارش، ممکن است از چند هفته تا چند ماه طول بکشد. توجه به این نکته ضروری است که زمان مورد نیاز برای ارزیابی سازمانی می‌تواند تحت تأثیر عوامل متعددی از جمله در دسترس بودن داده ها، تمایل ذینفعان برای مشارکت و منابع و بودجه در دسترس برای ارزیابی قرار گیرد. با همکاری نزدیک با سازمان و در نظر گرفتن این عوامل، می توانید تخمین دقیقی از زمان مورد نیاز برای ارزیابی ایجاد کنید و از نتیجه موفقیت آمیز اطمینان حاصل کنید.

مشتریان ما

به بیش از ۵۰ شرکت در هر شکل، اندازه و صنعتی بپیوندید که از خدمات PMPIran استفاده کرده‌اند.