با ما همراه باشید

لوگو PMPIran

طراحی برنامه‌ زمان‌بندی با استفاده از نرم‌افزارهای MSP , P6

برنامه زمان‌بندی چیست؟
طراحی گزارشات کاربردی در مدیریت پروژه

برنامه ‌زمان‌بندی، فهرستی از مایلستون‌ها، فعالیت‌ها و اقلام تحویلی پروژه است که با تخصیص زمان و منابع به خود و ایجاد روابط پس‌نیازی و پیش‌نیازی منطقی، مبنای سنجشی برای پیشرفت پروژه ارائه می‌دهد.

هر پروژه‌ تاریخی برای شروع و زمانی مشخص برای خاتمه دارد. در بسیاری از پروژه‌ها زمان نقشی اساسی ایفا می‌کند، پس نیاز به برنامه‌ای مدون برای مشخص کردن توالی اصولی فعالیت‌ها، زمان شروع و پایان و منابع آن‌ها بر اساس محدوده پروژه اهمیتی دو چندان خواهد یافت.

لیست فعالیت‌ها یا همان ساختار شکست، مبنایی مشخص بر اساس محدوده پروژه می‌باشد که می‌تواند خزش محدوده پروژه را کنترل کند. این ساختار شکست می‌تواند متناسب با نیازهای پروژه بر اساس مراحل، محصول نهایی، واحدها و یا موضوعات اصلی پروژه تهیه شود.

در قدم بعدی و برای ارائه برنامه زمان‌بندی باید شناخت کاملی از عوامل درگیر با پروژه، محدوده، منابع، محدودیت‌ها، فعالیت‌ها و همچنین موعد مایلستون‌های اصلی بدست آورد، سپس نسبت به تولید برنامه زمان‌بندی پروژه اقدام کرد.

فرآیندهایی که مستقیما برای تهیه برنامه زمان‌بندی مورد استفاده قرار می‌گیرند:

  • اجرای تدارکات (Conduct Procurements)
  • گردآوری تیم پروژه (Acquire Project Team)
  • برآورد مدت زمان فعالیت‌ها (Estimate Activity Durations)
  • برآورد منابع فعالیت‌ها (Estimate Activity Resources)
  • تعریف روابط بین فعالیت‌ها (Sequence Activities)
  • تعریف فعالیت‌ها (Define Activityes)
  • برنامه‌ریزی مدیریت زمان (Plan Schedule Management)
  • تعریف محدوده (Define Scope)

برنامه زمان‌بندی، مسیر بحرانی و شناوری‌ فعالیت‌های پروژه را مشخص می‌کند و نشان می‌دهد که کدام یک از فعالیت‌های پروژه‌ می‌تواند موجب ایجاد تاخیر بیشتری در زمان تحویل پروژه شود. این برنامه با استفاده از نرم‌افزارهایی مانند MSP, P6 تهیه می‌شود که می‌توانند علاوه بر ارائه سلسله مراتبی فعالیت‌ها، دیدی تصویری از گانت چارت پروژه نیز ارائه ‌دهند.

برنامه زمان‌بندی، خود یکی از اسناد مهم پروژه به‌حساب می‌آید که برای تهیه دیگر اسناد نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد که از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات (Plan Procurement Management)
  • تعیین بودجه (Determine Budget)
  • برآورد هزینه‌ها (Estimate Costs)
  • کنترل زمان‌بندی (Control Schedule)
  • تهیه برنامه مدیریت پروژه (Develop Project Management Plan)

این برنامه با استفاده از توالی پروژه‌ها به راحتی دلیل و میزان تاخیر زمانی در ارائه هرکدام از مایلستون‌ها را مشخص می‌کند، به همین دلیل می‌تواند مبنایی مهم برای تهیه لایحه تاخیرات پروژه نیز باشد.
شرح خدمت

با در نظر گرفتن اهمیت زمان در پروژه‌ها و تاثیر افزایش و کاهش آن در هزینه‌ و کیفیت پروژه، برنامه زمان‌بندی یکی از اسناد حیاتی پروژه‌ها محسوب می‌شود. متاسفانه در بسیاری از پروژه‌ها چنین سندی صرفا در ابتدای پروژه تهیه و در طول آن نادیده گرفته می‌شود. عدم مشارکت واحدهای اجرایی در تهیه این سند و ارائه زمان‌ و منابع غیر واقعی، این سند را صرفا تبدیل به برگه‌هایی جهت بایگانی در سیستم مستندسازی پروژه می‌کند. کارفرمایان باید بین اعضای تیم خود، تعهد و هماهنگی ایجاد کنند تا تمامی اعضای تیم در فرآیند تهیه و اجرای آن مشارکت داشته باشند.

تهیه برنامه‌ زمانبندی اصولی و کارآمد نیازمند شناختی کامل از محدوده، منابع و محدودیت‌های پروژه است. این اطلاعات با مشارکت واحدهای مختلف پروژه تهیه و تبدیل به سندی شامل لیست و توالی فعالیت‌ها، مدت زمان آن‌ها، منابع مورد نیازشان می‌شود.

متخصصان ما با ارائه شفافی از نیازهای شما و تلاش برای ایجاد هرچه بیشتر مشارکت و همکاری واحدهای مختلف پروژه، با استفاده از نرم‌افزارهایی مانند  MS Project و Primavera به تهیه برنامه زمان‌بندی در راستای برآوردن اهداف پروژه و سازمان می‌پردازند.

هرکدام از این نرم‌افزارها قابلیت‌های خاص خود را دارند، برای مثال فرمول‌نویسی در ام اس پراجکت ساده‌تر و انعطاف‌پذیرتر است و بطور کلی این نرم‌افزار در کشور ما عمومیت بیشتری دارد و همین موضوع باعث تسهیل فرآیند تبادل می‌شود اما نرم افزاز پریماورا با استفاده از بانک‌های اطلاعاتی به ارائه برنامه زمانبندی می‌پردازد بطوریکه همزمان چندین کاربر می‌توانند بنابر میزان دسترسی خود بر روی پروژه کار کنند. اما با تمام این تفاسیر، نمی‌توان گفت کدام یک از آن‌ها بر دیگری ارجحیت دارد، در فرآیند انتخاب هر یک از این دو نرم‌افزار معیار مهم تناسب با نیازهای پروژه و میزان کارآمدی آن برای شما خواهد بود.

این برنامه مبنایی برای کنترل فعالیت‌های انجام شده و پیشرفت پروژه توسط دستگاه‌های نظارت می‌باشد و حساسیت پروژه به فعالیت‌های قرار گرفته در مسیر بحرانی را مشخص می‌کند. مسیر بحرانی طولانی‌ترین مسیر پروژه است. ما در فرآیند تهیه برنامه زمان‌بندی به توالی فعالیت‌ها و ایجاد مسیر بحرانی منطقی توجه خواهیم کرد. این مسیر می‌تواند میزان تاخیرات پروژه را محاسبه کرده و در روند پیشرفت درصدهای پروژه و نمودارهای آن تاثیرگذار باشد. این برنامه با طی کردن مراحل مشخص، به تایید دستگاه نظارت و کارفرما رسیده و به‌عنوان سند مبنا مورد استفاده قرار می‌گیرد. پس از آن طی هر دوره‌های زمانی مشخص با وارد کردن درصدهای پیشرفت فعالیت‌ها و اعمال وزن‌های مورد توافق، میزان پیشرفت پروژه محاسبه شده و با میزان مورد انتظار در برنامه مبنا مقایسه می‌گردد و نمودارهای مربوطه ترسیم می‌شود و وضعیت پروژه نسبت به آنچه مورد انتظار بوده است مشخص می‌گردد. همچنین در صورت اعمال تغییرات در طول پروژه از جمله تغییراتی در حجم کاری، شیفت کاری، محدوده، زمان فعالیت‌ها و… برنامه اصلاحی برای برنامه مبنا و با تایید دستگاه نظارت ارائه خواهد گردید.

خدمات قابل ارائه

ایجاد روابط پیش‌نیازی و پس‌نیازی فعالیت‌ها
تهیه ساختار شکست تفضیلی پروژه
محاسبه منطقی مسیر بحرانی و بهینه‌سازی آن به‌منظور مطابقت با نیازهای لایحه تاخیرات
تسطیح منابع (Leveling)
تخصیص منابع (ماشین‌آلات و منابع انسانی و مصالح) به فعالیت‌ها
محاسبه انواع ارزش‌های وزنی (ریالی - زمانی - فیزیکی)
ارائه برنامه زمان‌بندی جبرانی در صورت نیاز (Catch-up Plan)
طی مراحل تصویب برنامه‌زمان‌بندی پروژه
اطمینان از وجود شناوری‌های منطقی در پروژه
ارائه خط مبنا برنامه‌زمان‌بندی با استفاده از نرم‌افزارهای (MSP, P6 ,BaseLine Plan)
بروز رسانی برنامه زمان‌بندی در مقاطع زمانی مورد نظر (Update Plan)
ارائه هیستوگرام منابع
ارائه جدول پیشرفت فیزیکی – فیزیکی ریالی – زمانی پروژه در هر ماه و بصورت تجمعی و مقایسه آن‌ها با برنامه زمان‌بندی، همراه با نمودار مربوطه
ارائه جدول پیشرفت ریالی مورد انتظار پروژه در هر ماه و تجمعی به نسبت پیشرفت پروژه به همراه نمودار مربوطه (Cash Flow) و نمودارهای مربوط به آن

تهیه برنامه زمان‌بندی اصولی، کلیدی برای مدیریت و کنترل بهتر پروژه

آنچه به دست می‌آورید

  1. مبنایی مشخص و مورد تایید طرفین پروژه برای سنجش میزان پیشرفت پروژه و نمودارهای مربوط به آن
  2. سند ورودی برای تهیه لایحه تاخیرات پروژه
  3. لیست فعالیت‌های پروژه
  4. برنامه ‌زمان‌بندی با استفاده از نرم‌افزارهای MSP, P6
  5. برنامه زمان‌بندی جبرانی در صورت نیاز (Catch-up Plan)
  6. ارائه برنامه بروز شده در مقاطع زمانی مورد نظر

اهداف

  1. ایجاد همکاری و هماهنگی بین اعضای پروژه
  2. ایجاد فهم مشترک میان طرفین پروژه
  3. مستندسازی فرآیند انجام پروژه
  4. مبنایی مشخص برای کنترل و اندازه‌گیری احجام انجام شده
  5. شناخت دقیق موانع و مشکلات اجرایی فعالیت‌های پروژه
  6. تصمیم‌گیری به‌موقع و ارائه اقدامات اصلاحی
  7. ارائه مبنایی اصولی برای تهیه لایحه تاخیرات

سوالات متداول

  • تمدید قرارداد
  • تغییر در محدوده و احجام کاری
  • تغییر در تعداد و ساعات شیفت‌های کاری
  • تغییر در توالی فعالیت‌ها
  • و …

در چنین موقعیتی پیشنهاد می‎شود برنامه زمان‌بندی پروژه اصلاح شود و به عنوان ورژن جدید به تائید کارفرما برسد و به‌عنوان خط مبنای پروژه در نظر گرفته شود، اما در برخی موارد می‌توان برنامه جداگانه‌ای از تغییرات تهیه کنیم و در کنار همان برنامه مبنای قدیمی مورد استفاده قرار دهیم.

از این سند برای تهیه برآوردهای بودجه، نمودارهای ارزش کسب شده، جریان نقدینگی، تهیه برنامه‌های هفتگی و ماهانه، محاسبه پیشرفت پروژه، مدیریت و تسطیح منابع پروژه، مشخص کردن فعالیت‌های آتی، لایحه تاخیرات و… استفاده کرد.

درخواست مشاوره

برای اطلاع بیشتر از نحوۀ اجرای خدمت از طریق زیر اقدام نمایید.