استقرار دفتر مدیریت پروژه - PMO

4.7/5 - (6 امتیاز)

دفتر مدیریت پروژه چیست؟

اهمیت موفقیت پروژه‌ها و آمار بالای ناکامی سازمان‌ها در تحقق اهداف خود، آن‌ها را به فکر ایجاد تغییری در سازمان می‌اندازد. این تغییر همان راه‌حلی است که می‌تواند با بکارگیری اصولی دانش مدیریت پروژه، سازمان را به سوی دستیابی به اهداف استراتژیک خود سوق دهد.

بسیاری از سازمان‌ها با توجه به نیازهای خود، به ایجاد و راه اندازی دفاتر مدیریت پروژه اقدام می‌کنند و سعی در نظم‌دهی و شکل‌دهی هر چه بیشتر به فرآیندهای سازمانی خود دارند. بدون شک، داشتن دفتر مدیریت پروژه‌ای با کارکرد مناسب موجب ارتقا هرچه بیشتری سازمان خواهد شد.

دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office) به اختصار (PMO) واحدی مستقل و یا بخشی از سازمان است که بهترین شیوه‌ها، استانداردها، رویه‌ها و الگوهای مربوط به مدیریت پروژه، را تعریف و اجرا می‌کند. این دفتر به‌عنوان مرکزی برای مستندسازی، راهنمایی مدیران پروژه و تعیین معیارهای موفقیت پروژه عمل کرده و اشتراک گذاری منابع، روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها را تسهیل می‌کند.

ابتدایی‌ترین کارکرد دفاتر مدیریت پروژه حمایت از مدیران است اما کارکردهای این دفتر محدود به این موضوع نشده و شامل موارد دیگری نیز می‌شود که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

مدیریت منابع مشترک در تمام پروژه‌های سازمان
نظارت بر انطباق با استانداردهای مدیریت پروژه، سیاست‌ها، رویه‌ها و قالب‌ها با استفاده از ممیزی‌های پروژه

شناسایی و توسعه روش مدیریت پروژه، بهترین شیوه‌ها و استانداردها
توسعه و مدیریت پروژه‌ها، رویه‌ها، قالب‌ها و سایر اسناد مشترک

مربیگری، مشاوره، آموزش و نظارت
هماهنگ‌سازی ارتباطات در سراسر پروژه‌ها

با این وجود هیچ تعریف واحدی از دفتر مدیریت پروژه وجود ندارد و نقش‌ها و مسئولیت‌های آن به‌طور گسترده‌ای متفاوت است و تعریف آن وابسته به نوع پشتیبانی مورد نیاز سازمان و پروژه‌هایش دارد. دفاتر مدیریت پروژه از نظر بلوغ در سطوح مختلفی قرار گرفته‌اند و هر سطح از آن‌ها قابليت‌های كاركردی خاصی را ارائه می‌دهد، در نظر گرفتن محور شایستگی برای دفتر مدیریت پروژه ابزاری است كه به كمک آن می‌توان مجموعه‌ای از سطوح دفتر مدیریت پروژه را تعریف کرد از جمله:

شرح خدمت

بالاتر گفتیم که دفتر مدیریت پروژه، واحدی داخلی و یا خارجی در سازمان است كه خدمات مرتبط با مدیریت پروژه ارائه می‌دهد و هدف آن كمک به سازمان‌ها در راستای کسب نتایج بهتر در زمینه مدیریت پروژه‌های خود است.

این واحد استانداردها و رویه‌های مدیریت پروژه را تنظیم، ثبت و کنترل می‌کند و اطمینان می‌دهد که پروژه‌ها در زمان، بودجه و کیفیت موردنظر انجام می‌پذیرند. اما در این میان راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه داخلی برای بسیاری از سازمان‌ها نمی‌تواند گزینه مناسبی باشد، هزینه بالای آموزش و استخدام نیروی تازه، نیاز فوری به خدمات مدیریت پروژه، عدم نیاز به دفتر مدیریت پروژه تمام‌وقت و فرهنگ سازمانی مناسب، از جمله دلایلی است که باعث می‌شود سازمان‌ها به برون‌سپاری این خدمت بیاندیشند.

سازمان‌ها با برون‌سپاری دفتر مدیریت پروژه خود، می‌توانند در زمانی مناسب به سطح بالایی از تجربه و شایستگی دست یابند، هزینه‌ها را کاهش دهند و تمرکزشان را بر حوزه اصلی کسب و کار خود قرار دهند.

برپایی یک دفتر مدیریت پروژه مراحلی را از جمله ارزیابی نیازهای سازمان، ارائه چارچوب و برنامه‌ریزی، سرمایه‌گذاری، توسعه فرآیندها، روش‌ها و الگوها، ایجاد سیستم مدیریت اطلاعات، رهبری آموزش کارکنان و مدیریت تغییرات فرهنگی سازمانی شامل می‌شود.

ما با ارائه این خدمت، در مسیر راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه PMO سفارشی سازمان شما، همراهتان خواهیم بود و با استفاده از دانش و تخصص خود در زمینه مدیریت حرفه‌ای پروژه‌ها، به‌دنبال تحقق منافع، پایداری و افزایش ارزش‌ها و بهبود عملکرد سازمان شما هستیم.

این دفتر مسئولیت توزیع بهترین روش‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان را دارد. همان‌طور كه از عنوان پيداست، این دفتر مسئوليت‌های كسب و كار شركت همچون امور مرتبط با تأمين مالی، مهندسی، بازاریابی و فروش، توليد، فناوری اطلاعات و … را بر عهده دارد.

این دفتر را می‌توان نوع دیگری از نامگذاری بالا دانست. کارکد این نام زمانی است كه دفتر مدیریت پروژه علی‌رغم برعهده داشتن مسئوليت‌های بالا، جایگاه سازمانی پایين‌تری داشته باشد. تمركز اصلی این واحد پيشبینی استراتژیكی و پایه‌گذاری استانداردهای شركتی همچون تهيه متدولوژی، ابزار، نمونه‌ها، آموزش‌ها و شایستگی‌های مدیریت پروژه در كل سازمان است.

این دفتر می‌بایست با توجه به كسب و كار سازمان، برنامۀ نوشته‌شده PMCoE‌های كلان تاكتيكی را تهيه نماید و بر پياده‌سازی و استفاده از استانداردهای لازم، نظارت كند.

این قسمت مسئولیت تهيه برنامه‌های عملياتی جهت نظارت بر استفادۀ مؤثر از استانداردهای مدیریت پروژه تهيه شده توسط PMCoE در پروژه‌های واحدهای عملياتی سازمانی را بر عهده دارد.

هدایت مستقيم یک پروژه و یا یكی از مأموریت های حياتی پروژه بزرگ و پيچيده كه موفقيت آن بر چند بخش سازمان اثر میگذارد را بر عهده دارد.

دفتر مدیریت پروژه، راه حلی سیستماتیک برای بهبود مستمر و حل مشکلات ساختاری در سازمان.

سوالات متداول

خیر، همانطور که گفته شد دفتر مدیریت پروژه دارای سطوح مختلفی است که هر سازمان متناسب با سطح بلوغ مدیریت پروژه و نیازهای خود به راه‌اندازی یکی از این سطوح می‌پردازد. در حقیقت نیاز بسیاری از سازمان‌ها، حتی از سطح سوم دفتر مدیریت پروژه نیز فراتر نخواهد رفت.

سه نوع دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها وجود دارند که عبارتند از:

دفتر مدیریت پروژه پشتیبان (Supportive PMO): این دفتر در اصل وظیفه پشتیبانی مدیریت پروژه را برعهده دارد و نقش انبار را در پروژه ایفا می‌کند. این دفتر الگوها، دسترسی اطلاعات، بهترین روش‌ها و… را در اختیار پروژه قرار می‌دهد. این نوع از PMO بیشتر در سازمان‌هایی با ساختار عملکردی و ماتریسی ضعیف بکار گرفته می‌شود. دفتر مدیریت پشتیبان، بصورت مستقیم در مدیریت پروژه‌ها مشارکت ندارد و در مقابل نتایج عملکردی پروژه‌ها مسئول و پاسخگو نیست.

دفتر مدیریت پروژه کنترلی (Controlling PMO): این نوع از دفتر مدیریت پروژه در نقش یک ممیزی برای سازمان عمل می‌کند و علاوه بر پشتیبانی از مدیریت پروژه به کنترل فعالیت‌ها، فرآیندها، رویه‌ها و … نیز می‌پردازد. این دفتر به تصویب متدلوژی، الگوها و .. همسو با استراتژی سازمانی می‌پردازد.

دفتر مدیریت پروژه راهبر (Directive PMO): این نوع از دفتر مدیریت پروژه از سطح کنترل فراتر می‌رود. هر کدام از مدیران دفتر مدیریت پروژه به پروژه‌‌ها تخصیص می‌یابند. از آنجایی که هر یک از مدیران، به PMO مراجعه و گزارش می‌دهند، سطح هماهنگی عملکرد در پروژه‌ها بالا می‌رود.

در طبقه‌بندی بیان شده توسط مؤسسه مدیریت پروژه دامنه قدرت این سه نوع دفتر مدیریت پروژه به ترتیب از ضعیف به قوی بوده به‌طوری که دفتر مدیریت پروژه پشتیان دارای کمترین میزان قدرت و اعمال نقوذ و دفتر مدیریت پروژه راهبر دارای بالاترین میزان قدرت و اعمال نفوذ در سازمان می‌باشد.

جواب این سؤال منفی است. در حقيقت می‌توان گفت دفتر مدیریت پروژه استراتژیك با توجه به اهداف تعيين شده و مسئوليت‌هایش در این سطح می‌تواند بالغ و یا نابالغ باشد. این مسئله برای دفتر مدیریت پروژه در سطوح دیگر نيز صادق است. اگر ما در نظر بگيریم كه ارزش‌آفرینی دفتر مدیریت پروژه با توجه به عملكردش در جلب رضایت ذینفعانش و یا در دستيابی به اهداف خود تعيين شده است، می‌توان نتيجه گرفت كه دفتر مدیریت پروژه در هركدام از سطوح می‌تواند درجات مختلف بلوغ را داشته باشد.