طراحی گزارشات کاربردی روزانه، هفتگی و ماهانه
گزارش ادواری چیست؟
در بسیاری از پروژه‌ها اهمیت گزارشات روزانه نادیده گرفته می‌شوند. اما با استفاده از این گزارشات است که گزارش هفتگی و ماهانه تهیه می‌شوند و البته معیاری برای مقایسه اطلاعات ارائه شده در طول پروژه و گزارشات پیشرفت پروژه برای کارفرما نیز محسوب می‌شوند. گزارش نویسی حرفه ای بخش مهمی از مدیریت پروژه و کنترل پروژه است که تاثیر بسیاری بر روند انجام پروژه می‌گذارد.
گزارشات روزانه باید اطلاعات کلی پروژه از جمله نام پیمانکار، مشاور، کارفرما، تاریخ گزارش، ساعت کاری، شرایط جوی، شرح عملیات انجام‌شده، موانع و مشکلات، تعداد نیروی انسانی، میزان مصالح مصرفی، تعداد و نوع تجهیزات موجود در پروژه باشد. این گزارشات توسط دستگاه نظارت بررسی و به تایید می‌رسند.
تهیه گزارشات روزانه، هفتگی و ماهانه بخشی از فرآیند مستندسازی پروژه محسوب می‌شود. مستندسازی پروژه به شما اطمینان می‌دهد که تمامی داده‌ها و اطلاعات پروژه به‌درستی جمع‌آوری و مدون شده‌اند. این اسناد می‌تواند به تحلیل فرآیند تصمیم‌گیری و نقاط قوت و ضعف فرآیندهای مدیریتی نیز کمک کند. این گزارشات همچنین ابزاری مفید برای ارائه اطلاعاتی از میزان کارکرد و وضعیت پیشرفت پروژه به دستگاه نظارت مشاور و کارفرما هستند. این گزارشات می‌توانند به بهبود مستمر پروژه‌ها نیز کمک کنند.
گزارش روزانه
متعهد ساختن هر یک از واحدهای اجرایی به ارائه گزارشی دقیق از وضعیت کارکرد پروژه، بخش مهمی از فرآیند تهیه گزارشات روزانه می‌باشد. واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه وظیفه دارد با همکاری مدیر پروژه به جمع‌آوری اطلاعات موردنیاز بپردازد و آن‌ها را در فرمتی که به تایید مشاور و کارفرما رسیده است ارائه دهد. این گزارشات ابتدا به تایید سرپرست کارگاه و مدیر پروژه رسیده و سپس به دستگاه نظارت تحویل داده می‌شود. دستگاه نظارت نیز با توجه به برنامه زمانبندی، شرح الزامات و خدمات تایید شده به بررسی گزارش می‌پردازد و درصورت عدم مطابقت می‌تواند بر روی موارد نادرست خط بکشد. پیمانکار نیز حق دفاع از موارد ارائه‌شده را دارد اما در نهایت تصمیم با دستگاه نظارت است. پس از آن نماینده کارفرما گزارشات را به تایید می‌رساند و در انتها نیز واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه اصلاحات لازم را اعمال کرده و گزارش را ارائه می‌دهد.
گزارش هفتگی
گزارشات هفتگی نیز فرآیندی این‌چنینی را جهت تایید و ارائه طی خواهند کرد، این گزارشات اطلاعات کلی‌تری را با ارائه‌های تصویری از داشبوردهای مدیریتی به دستگاه نظارت عرضه می‌کنند و شامل اطلاعات گزارشات روزانه به علاوه پیشرفت پروژه در مقایسه با برنامه زمانبندی، وضعیت ایمنی پروژه، میانگین نیروی انسانی مستقیم و غیرمستقیم و تصاویری از فرآیند اجرای پروژه می‌باشند.
گزارش ماهانه
گزارشات ماهانه نیز شامل اطلاعات گزارشات هفتگی با فرمتی جذاب و ارائه تصویری از داشبوردها است و شامل شرح اقدامات و مایلستون‌های ماه آتی، مقایسه پیشرفت ماهانه پروژه با برنامه زمانبندی، مکاتبات انجام شده در پروژه و همچنین اطلاعات کلی‌تر از جمله مشخصات قرارداد، تاریخ شروع و پایان پروژه است.
بخاطر داشته باشید که اطلاعات ثبت‌شده در این گزارشات می‌تواند مرجعی قابل استناد برای تعیین سهم هر یک از طرفین در بحث تاخیرات پروژه باشد. پس اهمیت تهیه اصولی و دقیق آن‌ها بیش از پیش نمایان خواهد شد.
شرح خدمت
با توجه به اهمیت بسیار مستندسازی و آگاهی کارفرما از روند انجام پروژه‌ها می‌توان از گزارشات ادواری به‌عنوان ابزار مدیریت استفاده کرد. نحوه ارائه این گزارشات، میزان خوانایی و برآورده‌کردن نیازهای دستگاه نظارت، یکی از فاکتورهای اثرگذار در سنجش میزان موفقیت پروژه‌ها توسط کارفرما به‌حساب می‌آید. ارائه تصویری اطلاعات به‌نحوی که کارفرما بتواند با نگاهی کوتاه به گزارشات متوجه وضعیت پیشرفت پروژه و نقاط قوت و ضعف آن بشود، گامی بزرگ در کنترل پروژه است.
تهیه فرمت مناسب گزارشات روزانه و ارائه اطلاعات تفصیلی بطور منظم و بدنبال آن ارائه گزارش‌های هفتگی و ماهانه، مستلزم داشتن دیدی جامع به نیازهای دستگاه نظارت و کارفرما و نحوه سنجش عملکرد پروژه دارد. ارائه کامل موانع و مشکلات پروژه، می‌تواند مرجعی قابل استناد برای تهیه سند لایحه تاخیرات به‌وجود آورد.
حال که اهمیت گزارشات دوره‌ای بصورت کامل شرح داده شد، می‌توانیم به تهیه فرمت مناسب این گزارشات بپردازیم. این فرآیند با اعمال نظرات ارائه‌دهنده و تاییدکنندگان گزارشات انجام خواهد شد. بدین منظور در ابتدای امر به مشخص‌کردن نوع و نحوۀ جمع‌آوری اطلاعات می‌پردازیم و عواملی که در واحدهای اجرایی موظف به ارائه گزارش روزانه به واحد کنترل پروژه هستند با مشارکت مدیر پروژه آگاه و متعهد می‌شوند. اطلاعات بدست آمده از واحدهای اجرایی تحلیل و با برنامه زمانبندی مقایسه شده و میزان پیشرفت پروژه محاسبه می‌گردد. سپس فرمت گزارشات به‌منظور ارائه اطلاعات و داشبوردهای مرتبط با آن‌ها تهیه و در نهایت نیز فرآیند گردش اسناد نیز بطور کامل مشخص می‌شود.
خدمات قابل ارائه
بررسی نیازهای دستگاه نظارت
ارائه فلوچارت فرآیند گردش و تهیه گزارشات ادواری
طراحی داشبوردهای مدیریتی برای ارائه اطلاعات پیشرفت پروژه
آگاه‌سازی و ایجاد تعهد بین واحدهای اجرایی و واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به‌منظور ارائه گزارشات واقعی
تهیه فرمتی جذاب برای گزارشات روزانه، هفتگی و ماهانه
مشخص کردن فرآیند گردش گزارشات ادواری
تهیه اصولی فرمت گزارشات ادواری در ابتدای پروژه و کاهش احتمال تنش در انتهای پروژه
سوالات متداول
اطلاعات و میزان تفصیلی بودن آن‌ها وابسته به ماهیت پروژه و نوع نیازمندی‌های دستگاه نظارت است. ممکن است در پروژه‌ای بخش تدارکات و برنامه‌های مربوط به آن بیش از نیمی از گزارشات را به خود اختصاص دهند اما در پروژه‌ای دیگر چنین بخشی وجود نداشته باشد. بطور کلی فرمت تقریبا مشابهی برای گزارشات وجود دارد که تفاوت‌هایی نیز با یکدیگر دارند.
نرم‌افزارهای بسیاری برای ساخت گزارشات حرفه‌ای وجود دارد، از جمله معروف‌ترین آن‌ها می‌توان بهExcel ، Power BI، Quick View, Quick Sense, Wrike می‌باشد.
اهداف
- سامان‌دهی سیستم مستندسازی پروژه در بخش گزارشات
- بازتاب دقیق موانع و مشکلات در گزارشات ادواری به‌منظور استفاده در لایحه تاخیرات
- آگاه‌سازی دستگاه نظارت از روند اجرای پروژه
- تهیه فرمتی متناسب با نیازهای دستگاه نظارت برای گزارشات روزانه
- استفاده از اطلاعات درج‌شده در گزارشات روزانه و تهیه فرمتی برای گزارشات هفتگی
- ارائه فرمت گزارشات ماهانه
آنچه بدست می‌آورید
- آگاهی از روند صحیح تهیه فرمت گزارشات ادواری
- مرجعی قابل استناد برای تهیه لایحه تاخیرات پروژه
- سامان‌دهی هرچه بیشتر به گزارشات پروژه
- فهم آسان‌تر مطالب و افزایش سرعت انتقال اطلاعات
- اطمینان مدیران از روند اجرای پروژه
مشتریان ما
به بیش از ۵۰ شرکت در هر شکل، اندازه و صنعتی بپیوندید که از خدمات PMPIran استفاده کرده‌اند.
