خدمات مشاوره جهت استقرار نظام مدیریت پروژه تا اخذ گواهینامه ISO 21502

5/5 - (1 امتیاز)

ایزو 21502 می‌تواند ابزاری ارزشمند برای سازمان‌هایی باشد که به دنبال بهبود شیوه‌های مدیریت پروژه یا پورتفولیو خود هستند. با رعایت الزامات این استاندارد، سازمان‌ها می‌توانند اعتبار، کارایی، اثربخشی خود را افزایش دهند و ریسک خود را کاهش دهند.

در مطلب پیش رو به اهمیت پیاده سازی استاندارد مدیریت پروژه جهت دریافت گواهینامه ایزو ۲۱۵۰۲ و گام‌های استقرار آن خواهیم پرداخت و در مسیری قدم خواهیم برداشت که به طور کامل به بحث ممیزی، پیش ممیزی، ممیزی داخلی و مشاوره تا زمان صدور گواهینامه ایزو ۲۱۵۰۲ پرداخته خواهد شد. همچنین به مزایا و معایب این استاندارد اشاره می‌شود.

علاوه بر این، در این مطلب به تمامی ابهامات و سوالات متداول جهت استقرار این استاندارد جواب داده می‌شود و با فرایند ممیزی در یک سازمان آشنا خواهید شد. همچنین به این موضوع پرداخته می‌شود که ممیزی و پیش ممیزی چگونه به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند؛ و بحث می‌شود ممیزی به عنوان یک فرآیند مستقل و نظام‌مند برای جمع‌آوری شواهد و ارزیابی آن برای تعیین میزان انطباق با الزامات چه نقشی در استقرار این سیستم دارد. همچنین سعی شده در این مطلب تمامی مراحل مورد نیاز توسط سازمان مجری یا تیم مشاوره بررسی شود تا بتواند در تصمیم گیری سازمان‌ها برای استقرار این استناندارد موثر باشد.

پیش از آنکه به برسی کلی موارد مهم مرتبط با موضوع ایزو 21502 بپردازیم لازم است به سوالاتی چند از این حوزه پاسخ دهیم:

به چه دلیل سازمان‌ها به ایزو 21502 نیاز دارند؟

ایزو 21502 یک استاندارد بین‌المللی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مدیریت پروژه‌ها و پورتفولیوها و برنامه خود را بهبود بخشند. در اینجا برخی از دلایلی که سازمان‌ها باید ایزو 21502 را داشته باشند آورده شده است:

• افزایش اعتبار و اعتماد: ایزو 21502 یک استاندارد شناخته‌شده جهانی است، بنابراین داشتن آن می‌تواند به افزایش اعتبار و اعتماد سازمان شما با مشتریان، شرکا و سایر ذینفعان کمک کند.
• بهبود کارایی و اثربخشی: ایزو 21502 می‌تواند به بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای مدیریت پروژه سازمان شما کمک کند. این موضوع می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌ها، بهبود زمان تحویل و افزایش رضایت مشتری شود.
• مدیریت ریسک بهینه: ایزو 21502 می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا ریسک‌های مرتبط با مدیریت پروژه را شناسایی و مدیریت کند. این موضوع نیز می‌تواند از بروز مشکلات جلوگیری کند و اطمینان حاصل کند که پروژه‌ها به موقع و در بودجه تکمیل می‌شوند.
• بهبود ارتباطات: ایزو 21502 می‌تواند به بهبود ارتباطات بین ذینفعان که درگیر در مدیریت پروژه و یا پورتفولیو هستند کمک کند. این مورد می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری بهتر و یک فرآیند تحویل پروژه سازمان یافته شود.
• افزایش انطباق: ایزو 21502 می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا با قوانین و مقررات مربوطه مطابقت داشته باشد. این موضوع می‌تواند از سازمان شما در برابر خطرات قانونی محافظت کند و اطمینان حاصل کند که شما انتظارات ذینفعان خود را برآورده می‌کنید.

به طور کلی، ایزو 21502 می‌تواند ابزاری ارزشمند برای سازمان‌هایی باشد که به دنبال بهبود شیوه‌های مدیریت پروژه یا پورتفولیو خود هستند. با رعایت الزامات این استاندارد، سازمان‌ها می‌توانند اعتبار، کارایی، اثربخشی خود را افزایش دهند و ریسک خود را کاهش دهند.

در اینجا برخی از مزایای اضافی دریافت ایزو 21502 آورده شده است:

• افزایش رضایت کارکنان: ایزو 21502 می‌تواند به بهبود رضایت کارکنان با ارائه چارچوبی روشن برای مدیریت پروژه و اطمینان از مشارکت کارکنان در این فرآیند، کمک کند.
• بهبود تصمیم‌گیری: دریافت ایزو 21502 می‌تواند به بهبود تصمیم‌گیری با ارائه رویکردی ساختاریافته به مدیریت ریسک و شناسایی بهترین مسیر برای پروژه‌ها، کمک کند.
• 
  افزایش نوآوری: اخذ ایزو 21502 می‌تواند به افزایش نوآوری با ارائه چارچوبی برای مدیریت تغییرات به وجود آمده و تشویق خلاقیت، کمک کند.

حال نیز به سوالی دیگر در این زمینه خواهیم پرداخت:

چرا برای پیاده‌سازی ایزو 21502 به کمک مشاور یا تیم مشاوره نیاز داریم؟

ایزو 21502 یک استاندارد پیچیده است که طیف گسترده‌ای از موضوعات مربوط به مدیریت پروژه را پوشش می‌دهد. بدون کمک یک متخصص باتجربه، می‌تواند دشوار باشد که استاندارد ISO 21502 را درک و پیاده‌سازی کنید.

• داشتن کمک مزایای زیادی دارد: یک متخصص باتجربه می‌تواند به شما کمک کند تا الزامات استاندارد را درک کنید، یک برنامه برای پیاده‌سازی ایجاد کنید و پیشرفت خود را پیگیری کنید. آن‌ها همچنین می‌توانند در طول فرآیند پیاده‌سازی به شما راهنمایی و پشتیبانی ارائه دهند.
• می‌تواند در وقت و هزینه شما صرفه‌جویی کند: پیاده‌سازی ایزو 21502 می‌تواند یک فرآیند پرهزینه و زمان‌بر باشد. داشتن کمک از یک متخصص باتجربه می‌تواند به شما کمک کند تا با جلوگیری از اشتباهات و اطمینان از انجام صحیح پیاده‌سازی، در وقت و هزینه صرفه‌جویی کنید.

در اینجا برخی از مزایای داشتن کمک از یک مشاور واجد شرایط ایزو 21502 آورده شده است:

• تخصص: یک مشاور یا تیم مشاوره واجد شرایط دارای تخصص و تجربه لازم برای کمک به شما در پیاده‌سازی صحیح ایزو 21502 است. آن‌ها می‌توانند نیازهای خاص شما را درک کنند و به شما کمک کنند تا یک برنامه متناسب با سازمان خود ایجاد کنید.
• پشتیبانی: یک تیم مشاوره می‌تواند در طول فرآیند پیاده‌سازی به شما پشتیبانی ارائه دهد. آن‌ها می‌توانند سوالات شما را پاسخ دهند، به شما در حل مشکلات کمک کنند و راهنمایی و تشویق شما را ارائه دهند.
• آرامش خاطر: دانستن اینکه از حمایت یک مشاور واجد شرایط برخوردار هستید، می‌تواند آرامش خاطر شما را فراهم کند. می‌توانید مطمئن باشید که فرآیند پیاده‌سازی به درستی انجام می‌شود و شما در مسیر دستیابی به گواهینامه قرار دارید.

پیاده سازی مشاوره ایزو 21502

در این مرحله به بحث پیاده سازی مشاوره و نحوه انجام فرایندها خواهیم پرداخت:

در روند شروع کار با تیم مشاوره ایزو 21502 مراحلی وجود دارد که به ترتیب آن‌ها را بیان خواهیم کرد

1- مشاوره اولیه جهت کسب اطلاعات اولیه

مشاور با شما ملاقات می‌کند یا از طریق تماس تلفنی با شما ارتباط می‌گیرد تا در مورد نیازها و اهداف سازمان شما برای پیاده‌سازی ایزو 21502 بحث کند. آن‌ها همچنین وضعیت فعلی شما را ارزیابی می‌کنند و هرگونه موردی که نیاز به بهبود دارد را شناسایی می‌کنند.

2- ارائه پیشنهاد همکاری

در این مرحله مجموعه تیم مشاوره پس از برسی اطلاعات دریافت شده از سمت سازمان هدف پیشنهادات همکاری را ارائه خواهد کرد.

3- عقد قرارداد

در این مرحله پس از برسی پیشنهادات از سوی کارفرما به عقد قرارداد در زمینه همکاری خواهیم پرداخت.

4- ارزیابی و عارضه یابی سازمان

پس از عقد قرارداد به جهت بهبود فرایند مشاوره نیاز است مواردی که در سازمان دارای نواقص اجرایی و یا نقاط قابل بهبود هستند و عملکرد مورد انتظار را ندارند مورد برسی قرار بگیرند. پس از تکمیل اجرای برنامه، مشاور یک ارزیابی جامع را برای انطباق شما با ایزو 21502 انجام می‌دهد.

5- هدف گذاری

در این مرحله پس از به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز پروژه به مرحله هدف گذاری برای رسیدن به درکی از شرایط فعلی سازمان به جهت پیشبرد به سوی شرایط آرمانی جهت کسب گواهینامه خواهیم پرداخت. مشاور با شما همکاری می‌کند تا یک برنامه برای پیاده‌سازی ایزو 21502 ایجاد کنید. این برنامه شامل یک جدول زمانی، بودجه و فهرستی از وظایفی است که باید تکمیل شوند. به طور مثال آیا سازمان متقاضی قصد دارد این استاندارد در یکی از پروژه‌های خود به‌کار گیرد یا در همه پروژه‌ها؟ این سوالی است که در این قسمت باید به آن پاسخ داد.

6- طراحی سیستم مدیریت پروژه به صورت یکپارچه با دیگر سیستم‌های موجود

به جهت لزوم هماهنگی و یکپارچگی میان تمامی سیستم‌های موجود و فعال در سازمان و نهادهای متنوع نیاز به چارچوبی یکپارچه برای مدیریت تمامی سیستم‌های موجود در سازمان وجود دارد که با حضور مشاور این مسیر برای شما تسهیل خواهد شد. به طور مثال معمولا نیاز به یکپارچه سازی این استاندارد با استانداردهایی مانند ISO 9001, 45001 و 14001 وجود دارد.

7- آموزش و اجرای آزمایشی در یک یا چند پروژه

در این مرحله به ارائه آموزش‌هایی به مدیران و کارشناسان سازمان‌ها جهت انجام و به کارگیری این آموخته‌ها در پروژه‌های سازمان خواهیم پرداخت. مشاور در مسیر اجرای برنامه شما را راهنمایی و پشتیبانی می‌کند. مشاورین ما جلسات آموزشی برای کارکنان شما در مورد الزامات ایزو 21502 برگزار خواهند کرد و با مشارکت اعضای سازمان الزامات این استاندارد را در سازمان پیاده سازی می‌کنند.

8- ممیزی داخلی و انجام اقدامات اصلاحی

در این مرحله و پس از اجرای آزمایشی موفقیت آمیز، با توجه به آموزش‌های داده شده، سازمان‌ها می‌توانند به کمک تیم ممیزی داخلی، فرایند ممیزی داخلی شرکت خود را انجام دهند و در صورت نیاز دست به انجام اقدامات اصلاحی بزنند.

9- ممیزی صدور گواهینامه!

  در این مرحله ممیزی صدور گواهینامه توسط یک شرکت معتبر صادر کننده گواهینامه انجام خواهد شد و با صدور موفقیت آمیز اعتبارنامه پایان خواهد یافت. در تمامی این مراحل تیم مشاوره شرکت پیشرو مدیریت پیران در کنار شماست.

برخی ازخدمات ما در زمینه دریافت ایزو 21502

در مجموعه پیشرو مدیریت پیران خدماتی تحت عنوان پیش ممیزی و ممیزی سازمان به منظور دریافت استاندارد ISO21502 انجام می‌شود این خدمات شامل مراحلی می‌باشد که در زیر به آن‌ها خواهیم پرداخت:

ممیزی سازمان

ممیزی فرآیندی است که به بررسی سیستم‌ها و فرآیندهای یک سازمان برای اطمینان از مطابقت آن‌ها با استانداردها و مقررات می‌پردازد. ممیزی همچنین می‌تواند برای شناسایی فرصت‌های بهبود در سازمان استفاده شود.

فرآیند ممیزی را می‌توان به چهار مرحله تقسیم کرد:

1. برنامه‌ریزی ممیزی: ممیزی ابتدا باید اهداف سازمان و دامنه ممیزی را درک کند. آن‌ها همچنین باید خطراتی را که سازمان با آن‌ها مواجه است و کنترل‌هایی را که برای کاهش این خطرات می‌توانند انجام دهند، شناسایی کنند. مرحله برنامه‌ریزی ممیزی برای موفقیت آن بسیار مهم است. ممیزی باید موارد زیر را به دقت در نظر بگیرد:

• اهداف سازمان
• دامنه ممیزی
• خطراتی که سازمان با آنها مواجه است
• کنترل‌هایی که برای کاهش این خطرات می‌توان انجام داد

2. اجرای ممیزی: سپس ممیزی برای ارزیابی اینکه آیا کنترل‌های سازمان موثر هستند، شواهدی را جمع‌آوری می‌کند. این ممکن است شامل مصاحبه با کارکنان، بررسی اسناد و مشاهده فعالیت‌ها باشد. این مرحله جایی است که ممیزی شواهدی را جمع‌آوری می‌کند تا اثربخشی کنترل‌های سازمان را ارزیابی کند. این ممکن است شامل مصاحبه با کارکنان، بررسی اسناد و مشاهده فعالیت‌ها باشد. ممیزی از این شواهد برای نتیجه گیری‌های خود در مورد انطباق سازمان با استانداردها و مقررات استفاده خواهد کرد.
3. گزارش ممیزی: تیم ممیزی گزارشی را تهیه می‌کند که یافته‌ها و نتایج آنها را خلاصه می‌کند. این گزارش همچنین شامل پیشنهادات برای بهبود خواهد بود. این گزارش باید واضح، مختصر و هدفمند باشد. همچنین باید شامل پیشنهاداتی برای بهبود باشد.
4. پیگیری اقدامات اصلاحی: تیم ممیزی پیگیری‌های لازم را انجام می‌دهد تا اطمینان حاصل کند که پیشنهادات آن‌ها اجرا شده است. این مرحله ممکن است شامل بررسی اسناد و مدارک، مصاحبه با کارکنان و مشاهده فعالیت‌ها باشد. ممیزی همچنین گزارشی از پیشرفت سازمان را به مدیریت خود ارائه خواهد داد.

فرآیند ممیزی ابزاری ارزشمند برای سازمان‌های همه اندازه‌ها است. با پیروی از مراحلی که در بالا ذکر شد، ممیزیان می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا کارایی، اثربخشی و انطباق خود را بهبود بخشند.

استاندارد ایزو 21502

ایزو 21502 یک استاندارد بین‌المللی است که دستور العمل‌هایی را در مورد مدیریت پروژه ارائه می‌دهد. این یک استاندارد صدور گواهینامه نیست، اما تعدادی از سازمان‌ها برنامه‌های صدور گواهینامه مبتنی بر ایزو 21502 را ارائه می‌دهند.

اخذ گواهینامه ایزو 21502 راهی برای نشان دادن این است که یک سازمان یا نهاد دارای دانش و مهارت‌های لازم برای مدیریت پروژه‌ها به‌طور موثر است. فرایند صدور گواهینامه معمولاً شامل نشان دادن تجربه در مدیریت پروژه است.

دریافت گواهینامه ایزو 21502 فواید بسیاری دارد. این گواهینامه می‌تواند به بهبود نرخ موفقیت پروژه‌ها و کاهش هزینه‌ها در روند انجام پروژه‌ها توسط سازمان‌ها کمک کند.

در اینجا برخی از مزایای دریافت گواهینامه ایزو 21502 آورده شده است:

• افزایش اعتبار و اعتماد با مشتریان و شرکا
• بهبود نرخ موفقیت پروژه‌ها
• کاهش هزینه‌های پروژه
• تقویت مهارت‌ها و دانش کارکنان
• بهبود فرایندهای سازمانی
• افزایش انطباق با استانداردها و مقررات

ممیزی داخلی

ممیزی داخلی یک فعالیت اطمینان‌بخشی و مشاوره مستقل و بی‌طرف است که برای افزودن ارزش و بهبود عملیات یک سازمان طراحی شده است. این به یک سازمان کمک می‌کند تا اهداف خود را با اتخاذ رویکردی سیستماتیک و انضباطی برای ارزیابی و بهبود اثربخشی فرآیندهای مدیریت ریسک وکنترل  به انجام برساند.

در مورد ایزو 21502، ممیزی داخلی یک عنصر کلیدی استاندارد است. این استاندارد از سازمان‌ها می‌خواهد که یک واحد ممیزی داخلی مؤثر داشته باشند که مسئول ارائه اطمینان از انطباق سازمان با استاندارد است. واحد ممیزی داخلی همچنین باید مسئول ارائه توصیه‌های بهبود باشد. واحد ممیزی داخلی باید مستقل از مدیریت سازمان باشد و باید اختیار دسترسی به تمام اطلاعات مربوطه را داشته باشد. ممیزی داخلی باید متخصصان واجد شرایط و باتجربه‌ای باشند که دارای مهارت‌ها و دانش لازم برای ارزیابی انطباق سازمان با ایزو 21502 هستند. واحد ممیزی داخلی باید نقش کلیدی در کمک به سازمان برای دستیابی به گواهینامه ایزو 21502 ایفا کند. ممیزی داخلی می‌توانند به سازمان کمک کنند تا ریسک‌های خود را شناسایی و ارزیابی کند، کنترل‌های مؤثری را توسعه و پیاده‌سازی کند و فرآیندهای حاکمیت خود را بهبود بخشد.

در اینجا برخی از مزایای داشتن یک واحد ممیزی داخلی مؤثر آورده شده است:

• بهبود انطباق با قوانین و مقررات
• کاهش خطر تقلب و خطا
• افزایش کارایی و اثربخشی عملیات
• بهبود تصمیم‌گیری
• تقویت شهرت و اعتبار

حال به سوالی مهم در این زمینه می‌پردازیم: چگونه یک سازمان دیگر می‌تواند در فرآیند ممیزی داخلی کمک کند؟

یک سازمان دیگر می‌تواند به روش‌های مختلفی در فرآیند ممیزی داخلی کمک کند. این شامل موارد زیر است:

• ارائه آموزش و منابع: یک سازمان دیگر می‌تواند آموزش و منابع را برای کمک به ممیزی داخلی سازمان در توسعه مهارت‌ها و دانش لازم برای انجام ممیزی‌های موثر ارائه دهد. این می‌تواند شامل آموزش در مورد ایزو 21502، مدیریت ریسک و چارچوب‌های کنترل آن باشد.
• انجام ممیزی‌های مشترک: یک سازمان دیگر می‌تواند ممیزی‌های مشترک را با ممیزی داخلی سازمان انجام دهد. این موضوع می‌تواند به اطمینان از انجام موثر ممیزی‌ها و اینکه سازمان الزامات ایزو 21502 را برآورده می‌کند، کمک کند.
• ارائه خدمات مشاوره‌ای: یک سازمان دیگر می‌تواند خدمات مشاوره‌ای را برای کمک به سازمان در بهبود واحد ممیزی داخلی خود ارائه دهد. این می‌تواند شامل کمک به سازمان در توسعه یک برنامه ممیزی، شناسایی ریسک‌ها و پیاده سازی کنترل‌ها باشد.

در اینجا برخی از مزایای دریافت کمک از یک سازمان دیگر آورده شده است:

• افزایش تخصص: یک سازمان دیگر می‌تواند به سازمان دسترسی به تخصصی را بدهد که ممکن است در داخل سازمان نداشته باشد. این می‌تواند به سازمان کمک کند تا ممیزی‌های موثرتری انجام دهد و انطباق کلی خود را با ایزو 21502 بهبود بخشد.
• افزایش بی طرفی: یک سازمان دیگر می‌تواند یک دیدگاه مستقل از واحد ممیزی داخلی سازمان خدماتی را ارائه دهد. این می‌تواند به اطمینان از انجام عادلانه ممیزی‌ها و اینکه سازمان بیشترین بهره را از واحد ممیزی داخلی خود می‌برد، کمک کند.
• کاهش هزینه‌ها: یک سازمان دیگر می‌تواند به سازمان کمک کند تا هزینه های واحد ممیزی داخلی خود را کاهش دهد. این می‌تواند با به اشتراک گذاشتن منابع، انجام ممیزی‌های مشترک یا ارائه خدمات مشاوره‌ای انجام شود.

پیش‌ممیزی در سازمان در مورد ایزو 21502

در زمینه دریافت ایزو 21502، پیش‌ممیزی فرآیندی است که قبل از ممیزی رسمی انجام می‌شود. هدف پیش‌ممیزی این است که هر گونه زمینه بالقوه عدم انطباق با استاندارد را شناسایی کند تا قبل از انجام ممیزی رسمی، آن‌ها برطرف شوند.

پیش‌ممیزی می‌تواند توسط خود سازمان یا توسط یک طرف ثالث مستقل انجام شود. فرآیند پیش‌ممیزی معمولاً شامل مراحل زیر است:

1. بررسی اسناد: پیش‌ممیز، اسناد سازمان را مانند خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و سوابق آن بررسی می‌کند تا انطباق آن با استاندارد را ارزیابی کند.
2. مصاحبه با کارکنان: پیش‌ممیز با کارکنان مصاحبه می‌کند تا درک آن‌ها از فرآیندهای سازمان را به دست آورد و هر گونه زمینه بالقوه عدم انطباق را شناسایی کند.
3. مشاهده فعالیت‌ها: ممکن است فعالیت‌های سازمان را مشاهده کند تا ببیند چگونه آن‌ها در عمل پیاده‌سازی می‌شوند.

یافته‌های پیش‌ممیزی مستند و به سازمان ارائه می‌شود. سپس سازمان می‌تواند از یافته‌ها برای انجام هرگونه بهبود لازم قبل از انجام ممیزی رسمی استفاده کند.

پیش‌ممیزی می‌تواند ابزاری ارزشمند برای سازمان‌هایی باشد که به دنبال دریافت گواهینامه ایزو 21502 هستند. با شناسایی و رفع هر گونه زمینه بالقوه عدم انطباق قبل از ممیزی رسمی، سازمان‌ها می‌توانند شانس خود را برای موفقیت در کسب گواهینامه افزایش دهند.

در اینجا برخی از مزایای پیش‌ممیزی آورده شده است:

• افزایش شانس موفقیت: با شناسایی و رفع هر گونه زمینه بالقوه عدم انطباق قبل از ممیزی رسمی، سازمان‌ها می‌توانند شانس خود را برای موفقیت در کسب گواهینامه افزایش دهند.
• کاهش هزینه‌ها: با شناسایی و رفع هر گونه زمینه بالقوه عدم انطباق قبل از ممیزی رسمی، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های ممیزی رسمی را کاهش دهند.
• بهبود درک از استاندارد: فرآیند پیش‌ممیزی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا درک خود را از استاندارد بهبود بخشند، که می‌تواند ممیزی رسمی را کارآمدتر کند.
• شناسایی به موقع ریسک‌ها: فرآیند پیش‌ممیزی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا ریسک‌ها را به موقع شناسایی کنند، که می‌تواند به آن‌ها در کاهش این ریسک‌ها و بهبود انطباق کلی خود با استاندارد کمک کند.

مجموعه پیشرو مدیریت پیران با بهره بردن از کادر مجرب خود این امکان را فراهم می‌سازد که در پروسه رسیدن به این استاندارد با بالاترین کیفیت سازمان‌هایی که می‌خواهند این استاندارد را در مجموعه خود به کار گیرند فراهم می‌سازد.

مشتریان ما

به بیش از ۵۰ شرکت در هر شکل، اندازه و صنعتی بپیوندید که از خدمات PMPiran استفاده کرده‌اند.