تهیه و تنظیم لایحه تاخیرات
لایحه تاخیرات چیست؟
مشکلات موجود در طول اجرای پروژه‌های پیمانکاری و بخصوص طرح‌های عمرانی، چالش‌های اساسی در پیشرفت پروژه به‌وجود می‌آورد که با توجه به ماهیت پروژه و نوع قرارداد اثرات متفاوتی را بر پروژه خواهد گذاشت. این تبعات می‌تواند شامل موارد مالی، زمانی و کیفی باشد.
افزایش مدت زمان پروژه‌ها و مشخص کردن میزان سهم هر یک از طرفین قراردادی در بروز آنها همواره از مسائل مهم در پروژه‌ها به‌حساب می‌آید. درست است که می‌توان با بکارگیری شیوه‌های اصولی مدیرت پروژه، تاخیرات و میزان انحراف خروجی پروژه‌ها از اهداف را به حداقل برسانیم، اما مبحث لایحه تاخیرات زمانی مطرح می‌شود که تاخیرات و انحرافات در پروژه ایجاد شده‌اند. تاخيرات پروژه شامل تاخيرات مجاز (ناشی از قصور کارفرما و سایرین) و تاخيرات غير مجاز یا به عبارت بهتر غیرموجه (ناشی از قصور پیمانکار) است. حال سوال اینجاست که چگونه می‌توانیم تبعات بروز تاخیرات را به کمترین میزان خود برسانیم و میزان تاخیرات مجاز را مشخص کنیم؟
لایحه تاخیرات سندی است که به کارفرما ارائه می‌شود. این سند موانع و مشکلات موجود در طی انجام پروژه را با تکیه بر مستندات موجود بیان و تبعات آن را تشریح می‌کند و سعی در شفاف‌سازی سهم هر یک از طرفین در بروز این تبعات دارد.
مستندسازی یکی از مهم‌ترین الزامات در طول پروژه می‌باشد که بسیاری از پیمانکاران، مشاوران و کارفرمایان از آن غافل هستند و در انتهای پروژه و در زمان رسیدگی به موضوع تاخیرات متوجه آن می‌شوند و برای تهیه آنها اقدام می‌کنند. نکته بسیار مهم این است که ما به عنوان یکی از طرفین قرارداد باید از ابتدای شروع به کار، فرآیندی مدون و بهینه را برای ثبت و نگهداری مستندات پروژه خود در نظر بگیریم.
مستندسازی پروژه به شما اطمینان می‌دهد که تمامی داده‌ها و اطلاعات پروژه تهیه و تدوین شده‌اند، با داشتن چنین اسنادی حتی کسانی که به تازگی به پروژه می‌پیوندند نیز می‌توانند بطور کامل در جریان موضوعات و روند آن قرار گیرند. مستندسازی پروژه می‌تواند به تحلیل فرآیند تصمیم‌گیری، نقاط قوت و ضعف فرآیندهای مدیریتی نیز کمک کند. علاوه بر این، با اتکا بر مستندات می‌توانیم موضوع تاخیرات رخ داده در پروژه را برای هر یک از طرفین شفاف کنیم.
برای تهیه لایحه تاخیراتی قابل دفاع و فهم بهتر موضوع باید به دنبال ریشه‌های بروز تاخیرات در پروژه‌ها باشیم.
برخی از اصلی‌ترین دلایل پدید آمدن تاخیرات در پروژه‌ها:
مشکلات پیش آمده از سوی کارفرما و یا مشاور:
- تغییر محدوده کاری
- تاخیر در پرداخت پیش پرداخت و صورت وضعیت‌ها
- تاخیر در ارسال نقشه‌ها و دستور کارها و همچنین ایجاد تغییرات فنی گسترده و در زمان انجام پروژه‌ها
- عدم تامین به موقع مواد و مصالح مورد نیاز پیمانکار از سوی کارفرما
- مشکلات و مسائل مربوط به قرارداد و عدم تناسب زمان انعقاد شده در قرارداد با حجم کاری و زمانی پروژه که ناشی از عدم برآورد و بررسی صحیح و کامل پروژه می‌باشد.
- عدم توجه به شرایط درست انتخاب شرکت پیمانکار به تناسب حجم کاری و نوع پروژه
مشکلات به وجود آمده از طرف پیمانکار:
- عدم انجام برآورد صحیح از مقدار و حجم فعالیت‌های اجرایی پروژه
- عدم برآورد دقیق و مناسب از منابع انسانی و تجهیزات مورد نیاز پروژه
- نداشتن برنامه زمان‌بندی متناسب با منابع مورد نیاز، اجرایی نبودن برنامه زمان‌بندی مبنا، عدم اجرا و کنترل مداوم آن
- نبود برنامه تدارکات، عدم کنترل بهینه مواد و مصالح مصرفی و سیستم انبارداری کارآمد
- عدم آگاهی نسبت به زیان های ناشی از بروز تاخیرات در پروژه
برخی از خسارت‌ها و زیان‌های ناشی از بروز تاخیرات از سوی پیمانکار
با بروز تاخیرات در پروژه، پیمانکار مستقیما متوجه ضرر و زیان‌هایی از قبیل افزایش چشمگیر هزینه‌های عملیاتی و بالاسری پروژه می‌شود اما این تنها بخش کوچکی از خسارت‌های وارده به ایشان است، زیرا در صورت ناتوانی در توجیه منطقی تاخیرات پیش آمده در پروژه، متحمل جریمه‌های سنگینی از سوی کارفرما خواهد شد.
برخی از این خسارات در شرایط عمومی پیمان شامل موارد زیر می‌شود:
- مفاد، ماده‌های ۴، ۵ ،۶ ،۷ و ۴۶ شرایط عمومی پیمان
- اعمال جریمه تاخیرات مطابق ماده ۵۰ شرایط عمومی پیمان
- محاسبه تعدیلات با شاخص متوسط در دوره تاخیرات غیرموجه وارده
- از دست رفتن اعتماد کارفرما و خدشه‌دار شدن اعتبار پیمانکار
شرح خدمت
ما برای کاهش تبعات ناشی از افزایش زمان به تهیه لایحه تاخیرات می‌پردازیم تا سهم واقعی هر یک از طرفین مشخص شود. تهیه لایحه تاخیرات شامل گام‌های متفاوتی می‌باشد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
پس از کسب تسلط کافی بر موضوع و ماهیت پروژه و شرایط حاکم بر آن، اولین قدم در تهیه لایحه تاخیرات، بررسی عوامل ایجاد تاخیر که خارج از حیطه اختیار پیمانکار است، می‌باشد که می‌تواند در صورت وجود مستندات لازم و کافی، باعث مجاز شدن تاخیرات شود.
- تغییر در محدوده کاری (SCOPE) پروژه توسط کارفرما و افزایش حجم کاری
- تغییر در نقشه‌های اجرایی، دستور کارها و شرایط کاری توسط کارفرما
- تاخیر در تحویل زمین، ابلاغ و ارسال نقشه‌ها، دستور کارها، مدارک فنی
- تاخیر در تحویل مواد و مصالحی که تامین آن در تعهد کارفرما می‌باشد.
- بروز حوادث غیر مترقبه مانند سیل، زلزله، … و یا بروز مشکلاتی در تهیه مصالحی که در تعهد پیمانکار بوده است اما ورود آنها با محدودیت مواجه است و یا ایجاد مقررات جدیدی که ایجاد محدودیت کرده است.
- تعلیق از طرف کارفرما
- عدم پاسخگویی به تعهدات مالی از سوی کارفرما
- مواردی دیگری که از حیطه قصور و اختیارات پیمانکار خارج می‌باشد.
پس از بررسی عوامل ایجاد تاخیرات باید مستندات جهت مجاز نمودن تاخیرات جمع آوری گردد. همواره باید به این نکته توجه داشت که هرگونه ادعایی بدون ارائه مستندات کافی، قابل اعتنا نبوده و مورد قبول واقع نمی‌شود. این دقیقا همان جایی است که ارزش مستندسازی کامل، دقیق و طبقه‌بندی شده نمایان می‌شود و سهم طرفین قرارداد را در پیش برد ادعاهای مطرح شده مشخص می‌کند.
برخی از مستندات مورد نیاز و قابل اتکا جهت تهیه لایحه تاخیرات:
- قرارداد و موفقتنامه‌ها (محدوده پروژه، مبلغ قرارداد، مدت قرارداد، تعهدات کارفرما، نحوه پرداخت و زمان‌های آن)
- نامه‌های ارسالی به مشاور و کارفرما در طول پروژه که به دلایل بروز تاخیرات می‌پردازد.
- نامه‌های دریافتی از سوی مشاور و کارفرما که دال بر ایجاد تاخیر می‌باشد.
- صورت جلسه‌های کارگاهی که به تایید مشاور و یا کارفرما رسیده باشد
- گزارش‌های ادواری به تایید رسیده توسط مشاور و یا کارفرما
- اوراق و مکاتبات درخواست مصالح و برگه‌های تحویل از سوی کارفرما
- نامه‌های ارسالی در خصوص صورت وضعیت و نامه تایید آن به همراه روکش صورت وضعیت
- نامۀ درخواست پیش پرداخت و تسلیم ضمانت‌نامه بانکی
- چک‌های دریافت‌شده و اسناد حسابداری
پس از تهیه لایحه تاخیرات و ارائه مستندات مربوط به آن، نوبت به محاسبه مدت زمان تاخیرات موجه می‌رسد. تاخیرات مالی با استفاده از فرمول‌ها و نحوه محاسبه بخشنامه ۵۰۹۰ سازمان برنامه و بودجه و بخشنامه ۱۳۰۰ سازمان برنامه و بودجه تعیین می‌شود. برای محاسبه تاخیرات فنی، عوامل ایجاد تاخیر در برنامه زمان‌بندی منظور گردیده و با احتساب هم‌پوشانی این عوامل و میزان تاثیر آنها بر مسیر بحرانی پروژه، با جا به جا شدن پایان پروژه میزان تاخیر به وجود آمده مشخص می‌شود.
از عوامل بسیار مهم در محاسبه مدت زمان تاخیرات فنی، نحوه نگارش و تهیه برنامه زمان‌بندی می‌باشد. در حقیقت هرچه این برنامه با روابط منطقی‌تر، کامل‌تر و با مسیر بحرانی صحیح‌تری همراه با شناوری کمتر فعالیت‌ها تهیه شده باشد مدت زمان این تاخیرات بیشتر می‌شود.
در خصوص هم‌پوشانی مالی و فنی نیز می‌توان گفت این تاخیرات هم‌پوشانی نداشته و با یکدیگر جمع جبری می‌شوند ولی باید تنها به یک نکته توجه داشت که جمع آنها از مجموعه مدت تاخیرات بیشتر نشود.
در حقیقت در صورت موفق‌شدن پیمانکار به اثبات ارتباط علل تاخیر با کارفرما، از قبول خسارات سنگینی معاف و موفق به تمدید مدت زمان پیمان بدون پرداخت هیچ‌گونه خسارت و جریمه مالی می‌شود.
شرح خدمت
تهیه و تنظیم برنامه زمان‌بندی پروژه‌ها جهت بررسی لایحه تاخیرات
مشاوره در خصوص جلوگیری از بروز تاخیرات در پروژه و همچنین ارائه راهکارهای مجاز نمودن تاخیرات در صورت بروز تاخیر
مشاوره به سازمان‌های کارفرما و مشاور جهت بررسی لایحه تاخیرات پیمانکاران
بهبود و اصلاح برنامه زمان‌بندی موجود
مشاوره و آموزش نحوه طبقه‌بندی مستندات در راستای دسترسی آسان و سریع به موارد مورد نیاز
معرفی و تخصیص نیروهای متخصص و کارآمد به سازمان‌ها
مستندسازی مکاتبات در طول پروژه‌ها
آموزش کامل و جامع تهیه و بررسی لایحه تاخیرات در سازمان‌ها
ثبت درس آموخته‌ها
ثبت و نگهداری اصولی مستندات پروژه و ارائه لایحه تاخیرات قابل دفاع در راستای کاهش تبعات تاخیرات برای سازمان‌ها
سوالات متداول
میزان تاثیرگذاری قصورات کارفرما وابسته به برنامه زمان‌بندی و قرار داشتن یا نداشتن در مسیر بحرانی پروژه است، تاخیراتی وجود دارند که بر مسیر بحرانی پروژه تاثیری نمی‌گذارند و به تبع آن باعث مجاز شدن تاخیرات نیز نمی‌شوند. اینجاست که اهمیت تهیه برنامه زمان‌بندی در ابتدای پروژه مشخص می‌شود.
بله، بخشنامه ۵۰۹۰ در خصوص محاسبۀ تاخیرات ناشی از تاخیر در پرداخت‌ها می‌باشد.
چنانچه بدلیل قصور کارفرما (بعنوان مثال تاخیر در پرداخت‌ها) مدت انجام کار افزایش یابد و پس از تحویل کار و تعیین مدت‌های مجاز و غیرمجاز (و پس از رسیدگی گزارش تاخیرات پیمانکار)، مدت پیمان برابر مدت اولیه بعلاوه مدت‌های تمدید شده (با ابلاغیه بدلیل تاخیر در پرداختهای کارفرما) باشد. آن وقت طبق قسمت ۳ از بند ب ماده ۵۰ شرایط عمومی پیمان عملاً سقف تعیین شده برای محاسبه خسارت تاخیرات (یک چهارم مدت پیمان) افزایش خواهد یافت در حالی که قصوری هم متوجه پیمانکار نبوده است.
به تاخیرات چه مجاز و چه غیر مجاز تعدیل تعلق می گیرد و فقط شاخص تعدیل آنها متفاوت است.
اهداف
- جلوگیری از بوجود آمدن تاخیرات
- تسلط هرچه بیشتر عوامل بر مباحث قراردادی
- بررسی تعهدات کارفرما که عموماً در شرایط خصوصی آورده می‌شود.
- تهیه و اجرای فرآیندی مدون برای ثبت و طبقه‌بندی مستندات و درس‌آموخته‌های پروژه
- کاهش هرچه بیشتر تاخیرات پروژه با استفاده از بکارگیری دانش مدیریت پروژه
- مشخص کردن سهم هر یک از طرفین قرارداد در تاخیرات پروژه
- تهیه سند لایحه تاخیرات قابل دفاع
آنچه بدست می‌آورید
- کاهش بوجود آمدن تاخیرات
- مشخص‌شدن میزان سهم هر یک از طرفین در بروز تاخیرات و حفظ اعتبار و سابقه درخشان خود در انجام پروژه‌ها
- افزایش سطح آگاهی نسبت به تبعات تاخیرات و بار مالی و حقوقی آنها پیش از بروز
- سیستمی مدون و اصولی جهت ثبت مستندات و درس‌آموخته‌های پروژه
- کاهش هرچه بیشتر تبعات مالی از جمله پرداخت خسارات مالی
- افزایش دانش سازمانی در رابطه با اصول تهیه برنامه زمان‌بندی، کنترل و مدیریت پروژه‌ها
- آشنایی با نحوه تهیه سند لایحه تاخیرات و محتوای آن
مشتریان ما
به بیش از ۵۰ شرکت در هر شکل، اندازه و صنعتی بپیوندید که از خدمات PMPIran استفاده کرده‌اند.
