اولین ورودی برای بازخورد، نظارت، کنترل، بهینه‌سازی و رشد فردی و سیستمی در هر سازمانی داشتن گزارش‌های مناسب و قابل استناد است.

یکی از تفاوت‌های اصلی گزارش با سایر مستندات این است که گزارش، خبری از فعالیت است که عموماً در رده سازمانی از پایین به بالا منتقل می‌گردد؛ بنابراین گزارش می‌تواند وضیعت عملکرد یک بخش یا فرآیند را نشان دهد و همچنین پشتیبان تصمیم‌گیری رده‌های گزارش‌گیرنده باشد.

گزارش‌ها پایه و اساس تصمیم‌گیری درست و موثر می‌باشند. گزارش‌های بی‌کیفیت منجر به تصمیم‌گیری‌های بی‌کیفیت و نادرست می‌شوند که در نهایت روی موفقیت پروژه نیز اثر منفی می‌گذارند و حتی باعث ایجاد برداشت نادرست از استراتژی‌های سازمانی می‌شوند.

در واقع اگر اطلاعات ورودی، تصویر واضحی از چیزی که واقعا در حال انجام است ندهد، نمی‌توان اقدامات درستی در جهت موفقیت پروژه انجام داد.

به همین منظور بهره‌برداری صحیح و نظام‌مند از فن گزارش‌ نویسی و گزارش‌ کنترل پروژه برای پیشبرد اهداف سازمان اهمیت فوق‌العاده‌ای دارد و به مثابه یک شریان حیاتی، عامل پویایی و کارآمدی به شمار می‌رود. از سوی دیگر، مدیریت دانش و انتقال تجربیات، یکی از مهم‌ترین مسائل موردتوجه در سازمان‌های بزرگ است که با ارائه گزارش‌های صحیح، دقیق، منظم و پیوسته می‌توان به این مهم دست یافت.