پنج سوال برای شناسایی ذی‌اثران کلیدی

پنج سوال برای شناسایی ذی‌اثران کلیدی

سازمان به دلیل منابع محدود، نمی­تواند به رفع نیاز همه ذینفعان بپردازد. اگر سازمان روی روابطی که بیشتر اهمیت دارند متمرکز نباشد، مدیر و کارکنان در همه جهات حرکت می‌کنند و پاسخ مشخصی به نیازهای افراد داده نمی­شود. پس چگونه باید لیست کوتاه تری تهیه کنیم؟

16 اسفند 1396
0 دیدگاه

ذی‌اثر به فرد یا گروهی گفته می‌شود که از پروژه تاثیر می‌گیرد و می‌تواند بر آن تاثیر بگذارد. به این ترتیب شناسایی ذی‌اثران به معنی شناخت افراد یا سازمان‌هایی است که می‌توانند بر پروژه تاثیر بگذارند. هر ذی‌اثر انتظاراتی از پروژه دارد و برآورده نشدن آن انتظارات، ممکن است مشکلاتی برایمان به وجود آورد. هنگامی­‌که شما جلسه‌ای با مدیر و کارکنان خود برای شناسایی ذی‌اثران اصلی خود را برگزار می‌کنید، هر کسی نظر خود را بیان می‌کند و لیست بلندی از ذی‌اثران تهیه می‌شود، اما به دلیل منابع محدود، سازمان نمی­تواند به رفع نیاز همه آنها بپردازد. اگر سازمان روی روابطی که بیشتر اهمیت دارند متمرکز نباشد، مدیر و کارکنان در همه جهات حرکت می‌کنند و پاسخ مشخصی به نیازهای افراد داده نمی‌­شود. پس چگونه باید لیست کوتاه تری تهیه کنیم؟

می‌توانید در مورد هر کدام از افراد یا سازمان هایی که در جلسه طوفان فکری شناسایی کرده­اید به سوالات زیر پاسخ دهید. این­کار به شما و سازمان‌تان کمک می‌کند تا انرژی و منابع خود را در راستای روابط و فعالیت­‌هایتان جهت­دهی کنید.

1. آیا ذی‌اثران تاثیر اساسی بر سازمان شما دارند؟ (پاسخ مورد نیاز: بله)

برای مثال: برای یک شرکت سازنده تیر و فریم چوبی خانه، شورای محلی یک ذی نفع کلیدی محسوب نمی­شود. اگر چه این شورا قوانینی را تصویب می­کند و شرکت موظف است آن­ها را رعایت کند، اما تاثیر زیادی بر فروش یا سود شرکت ندارد. در حالیکه مشتریان تاثیر گذارند و به‌عنوان ذینفع کلیدی بحساب می­روند.

2. آیا می توانید به وضوح آنچه که از ذی‌اثر می خواهید را شناسایی کنید؟ (پاسخ مورد نیاز: بله)

برای مثال: اعضای یک تیم برنامه‌­ریزی استراتژیک، می­دانستند که از مشتریان درآمد، از کارمندان بهره وری و نوآوری، و از شرکا ادامه سرمایه گذاری را می خواهند، اما آنها نمی‌توانستند آنچه را که از جامعه میخواهند مشخص کنند. بنابراین، رابطه آنها با جامعه یک ارتباط کلیدی نیست.

شناسایی ذی‌اثران

3. آیا این روابط پویا هستند؟ بدین معنی که شما می‌خواهید آنها را گسترش دهید؟ (پاسخ مورد نیاز: بله)

برای مثال: شرکتی که 17 مجموعه بازنشستگی را اداره می کرد، روابط پویا و استراتژیک با ساکنان فعلی و بالقوه داشت. زیرا که خواستار افزایش هزینه‌ها و هزینه‌های بیشتر برای خدمات مورد استفاده بود. در مقابل، ارتباط این شرکت با یک دانشگاه، متمرکز و عملیاتی بود، زیرا در سال جاری، بودجه تحقیقاتی و همکاری مشترک ثابت بود. پس دانشگاه به عنوان ذی­‌نفع کلیدی به‌حساب نمی‌­آید.

4. آیا می­­‌توانید بدون آن ذی‌اثر به حیات خود ادامه دهید؟ می­‌توانید آن را جایگزین کنید؟ (پاسخ مورد نیاز: خیر)

برای مثال: شرکت خدمات حرفه ای که وام گرفته بود در ابتدا بانک را به عنوان ذی­نفع معرفی کرد. اما این رابطه به عنوان رابطه کلیدی واجد شرایط نبود، زیرا وام به راحتی می تواند با منبع دیگری تامین شود.

4. آیا ذی­نفع از طریق رابطه دیگری هم شناسایی شده است؟ (پاسخ مورد نیاز: خیر)

برای مثال: یک اداره دولتی که در زمینه برنامه ریزی و زیرساخت فعالیت می کند، کارکنان و اتحادیه ها را به عنوان ذی‌اثران کلیدی فهرست می­‌کند. اما در این دسته بندی یک ارتباط دو بار در نظر گرفته شده است: اتحادیه ها منافع و علایق کارکنان را نشان می­‌دهند و روابط اولیه سازمان، با کارکنان بود.

جمع بندی

شناسایی ذی‌اثران از اولین اقدامات پروژه است (در استاندارد PMBOK نیز در گروه فرآیندی آغازین قرار دارد)، ولی تا پایان پروژه دائما تکرار می‌شود تا همیشه مطمئن باشیم که تمام ذی‌اثران پروژه شناسایی شده‌اند. این اولین اقدام در راستای مدیریت آن‌هاست. لزوم اجرای موفقیت­ آمیز پروژه در نظر گرفتن خواسته ­های ذینفعان بوده و عدم توجه به مدیریت دینفعان باعث توقف و یا شکست پروژه خواهد شد. بنابر این در کنار شناسایی هر ذی‌اثر باید نوع انتظارات وی، میزان قدرتش، گرایشش در قبال پروژه (حمایت یا ممانعت) و امثال آن‌ها را نیز مشخص کرد. این اطلاعات در «لیست ذی‌اثران» ثبت می‌شود و شما را در مدیریت فرآیند‌های دیگر از جمله، فرآیند‌ برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات، برنامه‌ریزی مدیریت ارتباطات، برنامه ریزی مدیریت تدارکات و …  یاری خواهد کرد.

 


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *