ذی‌اثر به فرد یا گروهی گفته می‌شود که از پروژه تاثیر می‌گیرد و می‌تواند بر آن تاثیر بگذارد. به این ترتیب شناسایی ذی‌اثران به معنی شناخت افراد یا سازمان‌هایی است که می‌توانند بر پروژه تاثیر بگذارند. هر ذی‌اثر انتظاراتی از پروژه دارد و برآورده نشدن آن انتظارات، ممکن است مشکلاتی برایمان به وجود آورد. هنگامی‌که شما جلسه‌ای با مدیر و کارکنان خود برای شناسایی ذی‌اثران اصلی خود را برگزار می‌کنید، هر کسی نظر خود را بیان میکند و لیست بلندی از ذی‌اثران تهیه می‌شود، اما به دلیل منابع محدود، سازمان نمیتواند به رفع نیاز همه آنها بپردازد. اگر سازمان روی روابطی که بیشتر اهمیت دارند متمرکز نباشد، مدیر و کارکنان در همه جهات حرکت می‌کنند و پاسخ مشخصی به نیازهای افراد داده نمیشود. پس چگونه باید لیست کوتاه تری تهیه کنیم؟
می‌توانید در مورد هر کدام از افراد یا سازمان هایی که در جلسه طوفان فکری شناسایی کردهاید به سوالات زیر پاسخ دهید. اینکار به شما و سازمان‌تان کمک میکند تا انرژی و منابع خود را در راستای روابط و فعالیت‌هایتان جهتدهی کنید.
1. آیا ذی‌اثران تاثیر اساسی بر سازمان شما دارند؟ (پاسخ مورد نیاز: بله)
برای مثال: برای یک شرکت سازنده تیر و فریم چوبی خانه، شورای محلی یک ذی نفع کلیدی محسوب نمیشود. اگر چه این شورا قوانینی را تصویب میکند و شرکت موظف است آنها را رعایت کند، اما تاثیر زیادی بر فروش یا سود شرکت ندارد. در حالیکه مشتریان تاثیر گذارند و به‌عنوان ذینفع کلیدی بحساب میروند.
2. آیا می توانید به وضوح آنچه که از ذی‌اثر می خواهید را شناسایی کنید؟ (پاسخ مورد نیاز: بله)
برای مثال: اعضای یک تیم برنامه‌ریزی استراتژیک، میدانستند که از مشتریان درآمد، از کارمندان بهره وری و نوآوری، و از شرکا ادامه سرمایه گذاری را می خواهند، اما آنها نمی‌توانستند آنچه را که از جامعه میخواهند مشخص کنند. بنابراین، رابطه آنها با جامعه یک ارتباط کلیدی نیست.
3. آیا این روابط پویا هستند؟ بدین معنی که شما می‌خواهید آنها را گسترش دهید؟ (پاسخ مورد نیاز: بله)
برای مثال: شرکتی که 17 مجموعه بازنشستگی را اداره می کرد، روابط پویا و استراتژیک با ساکنان فعلی و بالقوه داشت. زیرا که خواستار افزایش هزینه‌ها و هزینه‌های بیشتر برای خدمات مورد استفاده بود. در مقابل، ارتباط این شرکت با یک دانشگاه، متمرکز و عملیاتی بود، زیرا در سال جاری، بودجه تحقیقاتی و همکاری مشترک ثابت بود. پس دانشگاه به عنوان ذینفع کلیدی به‌حساب نمی‌آید.
4. آیا می‌توانید بدون آن ذی‌اثر به حیات خود ادامه دهید؟ می‌توانید آن را جایگزین کنید؟ (پاسخ مورد نیاز: خیر)
برای مثال: شرکت خدمات حرفه ای که وام گرفته بود در ابتدا بانک را به عنوان ذینفع معرفی کرد. اما این رابطه به عنوان رابطه کلیدی واجد شرایط نبود، زیرا وام به راحتی می تواند با منبع دیگری تامین شود.
4. آیا ذینفع از طریق رابطه دیگری هم شناسایی شده است؟ (پاسخ مورد نیاز: خیر)
برای مثال: یک اداره دولتی که در زمینه برنامه ریزی و زیرساخت فعالیت می کند، کارکنان و اتحادیه ها را به عنوان ذی‌اثران کلیدی فهرست میکند. اما در این دسته بندی یک ارتباط دو بار در نظر گرفته شده است: اتحادیه ها منافع و علایق کارکنان را نشان می‌دهند و روابط اولیه سازمان، با کارکنان بود.
جمع بندی
شناسایی ذی‌اثران از اولین اقدامات پروژه است (در استاندارد PMBOK نیز در گروه فرآیندی آغازین قرار دارد)، ولی تا پایان پروژه دائما تکرار می‌شود تا همیشه مطمئن باشیم که تمام ذی‌اثران پروژه شناسایی شده‌اند. این اولین اقدام در راستای مدیریت آن‌هاست. لزوم اجرای موفقیت آمیز پروژه در نظر گرفتن خواسته های ذینفعان بوده و عدم توجه به مدیریت دینفعان باعث توقف و یا شکست پروژه خواهد شد. بنابر این در کنار شناسایی هر ذی‌اثر باید نوع انتظارات وی، میزان قدرتش، گرایشش در قبال پروژه (حمایت یا ممانعت) و امثال آنها را نیز مشخص کرد. این اطلاعات در «لیست ذی‌اثران» ثبت می‌شود و شما را در مدیریت فرآیند‌های دیگر از جمله، فرآیند برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات، برنامه‌ریزی مدیریت ارتباطات، برنامه ریزی مدیریت تدارکات و … یاری خواهد کرد.
دیدگاهتان را بنویسید