استاندارد PMBOK چیست؟ آشنایی با بزرگترین استاندارد مدیریت پروژه

مانند هر صنعت و حوزه‌ای، مدیریت پروژه نیز شامل انواع مختلفی از استانداردها، فرایندها و شیوه‌های یکپارچه است. مطالعه در زمینه مدیریت پروژه، نیازمند فهم درستی از مفاهیم و یادگیری استانداردها و روش‌ها می­باشد. بسیاری از سؤال‌ها و بحث­‌ها در مورد تفاوت بین استانداردها و متدولوژی، مربوط به راهنمای PMBOK است. آیا این یک استاندارد است یا متدولوژی؟

به‌منظور ارائه یک پاسخ جامع، ابتدا به تعریف چند مفهوم اولیه می­‌پردازیم:

فرآیندهای مدیریت پروژه (Project Management Processes):

گروه‌های فرآیندی مدیریت پروژه شامل فرآیندهای آغازین، برنامه‌ریزی، اجرا، پایش، کنترل و اختتامیه در چرخه عمر پروژه می‌باشند.

تشکیل یک تیم کارآمد، تخصیص مسئولیت‌ها و تعیین اهداف، از موارد اصلی در فرآیند‌های اولیه مدیریت پروژه هستند و در نهایت با برنامه ریزی و پایش مداوم موفقیت پروژه تضمین گردد.

بهترین روش (Best Practice):

به یک روش کاری و یا تکنیک و هر مورد قابل الگوپذیری که بتوان از آن انتظار داشت در شرایط مشابه نتایج مناسب‌تر و قابل پیش‌بینی تری را ارائه دهد گویند که در دانش مدیریت موارد استفاده بسیار زیادی دارد.

همچنینBest Practice  می‌تواند به‌عنوان کارآمد­ترین و موثرترین راه برای انجام یک کار تعریف شود که از طریق تکرار در طول زمان برای تعداد زیادی از افراد ثابت شده است.

استاندارد (Standard):

استاندارد، یک سند است که توسط اجماع عمومی تعیین شده و توسط یک سازمان شناخته شده تصویب شده است که روش بهتری برای استفاده عموم و مکرر از قوانین، رهنمودها یا خصوصیاتی برای فعالیت‌­ها یا نتایج آن‌ها پیشنهاد یا اجبار می‌کند. استاندارد مدیریت پروژه مرجعی اساسی برای برنامه های توسعه حرفه ای مدیریت پروژه PMI و عملکرد مدیریت پروژه است. از آنجا که مدیریت پروژه باید متناسب با نیازهای پروژه تنظیم شود ، استاندارد و راهنما هر دو مبتنی بر روشهای توصیفی هستند ، نه اقدامات تجویزی. بنابراین ، استاندارد فرایندهایی را که در اکثر مواقع به عنوان روشهای خوب در نظر گرفته می شوند ، مشخص می کند. استاندارد همچنین ورودی ها و خروجی هایی را که معمولاً با آن فرایندها مرتبط هستند شناسایی می کند.

هدف از استاندارد، دستیابی به درجه مطلوبی از نظم در یک زمینه خاص است. استانداردها تحت فرآیندی مبتنی بر تعادل و best practice و توافق عمومی توسعه یافته­‌اند. آن‌ها کاملاً مورد آزمایش قرار گرفته و اجرا شده­‌اند.

متدولوژی (Methodology):

متدولوژی یک مجموعه‌ای از ایده‌ها یا فرایندها یا رویه‌هایی است که برای فراهم‌آوردن و یا ارائه یک نتیجه شناخته شده به‌تدریج شکل می‌گیرند و به‌صورت گام‌به‌گام مسیر اجرای کار را مشخص می‌کنند. مانند تکمیل کردن یک پروژه خاص.

متدولوژی مسیر را مشخص می‌کند و مراحل موردنیاز، نحوه انجام آن‌ها و زمان‌بندی برای تکمیل پروژه را فراهم می­‌آورد. سود و هدف یک متدولوژی خاص دستیابی به بهبود و به حداکثر رساندن بهره‌وری کلی است.

راهنمای PMBOK یک استاندارد یا یک متدولوژی؟

باتوجه‌به مطالب گفته شده، راهنمای PMBOK یک استاندارد است که توسط انجمن مدیریت پروژه آمریکا توسعه‌یافته و توسط انجمن ملی استاندارد آمریکا تأیید شده است. زیرا قوانین و دستورالعمل‌های خاصی را که در طول اجرا و مدیریت پروژه‌ها دنبال می‌شود، مشخص می‌کند.

البته در کنار این استاندارد یک راهنمای عملی هم اضافه شده که تکنیک‌ها و ابزارهای اجرای استاندارد را ازروی Best Practice های دنیا به خواننده معرفی می‌کند که بسیار کاربردی و اثربخش است.

در بررسی ویژگی‌های استاندارد مدیریت پروژه^® PMBOK پم باک می بایستی به دو نکته مهم توجه داشت

اول آنکه این کتاب به گونه یک دائره المعارف، دوم و لاجرم آنکه بدون اشاره به تفاوت‌های فرهنگی و کاری حاکم بر محیط‌های گوناگونی که پروژه‌ها در آنها به وقوع خواهند پیوست، نگاشته شده است. از همین روی، فراگیری محتوای آن و نیز به کارگیری صحیح پیشنهادات مطرح شده در آن، به صورت پراکنده و انفرادی، شکلی بسیار پیچیده به خود می گیرد.

نکته ذکر شده اخیر، اهمیت و نیز بغرنج بودن مسئله “آموزش مدیریت پروژه مبتنی بر استاندارد بین المللی پم باک” را تا حدودی آشکار می نماید. این خود یکی از دلایلی است که انستیتوی مدیریت پروژه ^®PMI  (که رأساً کار آموزش را انجام نمی دهد) در سراسر جهان، مدرسین و مربیان این رشته (که الزاماً غیرفردی هستند) را با طی مراحل شایستگی خاصی انتخاب نموده، آنها را R.E.P.^® : Registered Education Provider می نامد.

اجرای فرایندهای PMBOK در پروژه‌ها اجباری نبوده و باتوجه‌به سطح بلوغ سازمان و شرایط محیطی قابل تغییر و شخصی‌سازی است.

چگونه از استاندارد به متدولوژی برسیم؟

در ابتدا بیایید آنچه را باید متدولوژی شامل شود مشخص کنیم:

باید شامل یک فریم از فرایندهای اصلی یا روش‌هایی باشد که به طور مؤثر پروژه تمام شده را تحویل می‌دهد. در این فرایندها، الگوها، دستورالعمل‌ها و مطالعات موردی باید تهیه شوند و به‌منظور کمک به هدایت پروژه در طول چرخه حیاتش مورداستفاده قرار گیرد.

در ادامه بسیار مهم است که آن‌ها قابلیت سفارشی‌سازی را داشته باشند و با فرایندهای موجود در سازمان موردنظر سازگار شوند.

ما می‌توانیم با درنظرگرفتن شرایط سازمان و رجوع به استاندارد PMBOK برای پروژه خود یک متدولوژی تهیه کنیم و در این کار نقش دپارتمان PMO در سازمان بسیار مهم و تعیین‌کننده است.

پیشنهاد مطالعه

تغییرات نسخه هفتم پمباک؛ مقایسه PMBOK 6 و PMBOK 7

موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI)، پم‌باک 7 که جدیدترین نسخه استاندارد پمباک است را در سال 2021 منتشر کرد. PMBOK7 با نسخه‌های قبلی تفاوت زیادی داشت. تا پیش از انتشار نسخه هفتم پم باک، هر زمان که ویرایش جدیدی از…

جمع‌بندی موضوع PMBOK استاندارد یا متدولوژی 

استاندارد و متدولوژی، باید با یکدیگر کار کنند تا بتوانند یک مدیریت پروژه جامع را ایجاد کنند. در بستر این دو، کارکنان سازمان این توانایی را دارند تا به طور مؤثر تمامی جنبه‌های پروژه خود را مدیریت کنند و حداکثر بهره‌وری را دررابطه‌با زمان، هزینه‌ها، کیفیت، ریسک و… به دست آورند.

راهنمای PMBOK  + تطابق سازی برای سازمان خود = متدولوژی برای سازمان شما

اگر سازمان شما یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) دارد، هدف آن‌ها نباید پیاده‌سازی راهنمای PMBOK باشد، بلکه باید بر ایجاد یک روش مدیریت پروژه خاص برای سازمان، بر اساس راهنمای PMBOK تمرکز کند. راهنمای PMBOK جزئیات بیشتری در مورد مفاهیم کلیدی، روندهای نوظهور، ملاحظات متناسب با فرآیندهای مدیریت پروژه و اطلاعاتی در مورد نحوه استفاده از ابزارها و تکنیک‌ها در پروژه‌ها ارائه می‌دهد. مدیران پروژه ممکن است از یک یا چند روش برای پیاده‌سازی فرایندهای مدیریت پروژه که در استاندارد ذکر شده استفاده کنند.

در این میان توجه به برخی آمار و اطلاعات در مورد کتاب پم باک می‌تواند اهمیت این کتاب را بهتر توضیح دهد:

• ® PMBOK محبوب‌ترین و پرفروش‌ترین کتاب مدیریت پروژه در جهان است که تا اواسط سال 2014 به‌صورت رسمی بیش از 4.579.209 نسخه از آن منتشر شده است و البته آمار انتشار غیررسمی و کپی غیررسمی از آن چندین برابر آمار فوق است.
• ® PMBOK در زمره 8 کتاب اول پرفروش دنیا در زمینه مدیریت است.
• 208 امین کتاب پرفروش دنیاست.
• اولین نسخه آن در سال 1996 منتشر شد.
• مورد تأیید مؤسسه ملی استاندارد آمریکا ANSI قرار گرفته است.
• ® PMBOK توسط جمع بسیار زیادی از کارشناسان علمی و عملی و مدیران پروژه در دنیا تهیه، بازنگری و صحه‌گذاری شده و حاصل خرد جمعی و تفکر گروهی است.
• هر چهار سال یکبار مورد بازنگری قرار می‌گیرد و تاکنون 5 نسخه از آن منتشر شده است.
• با استاندارد 21500 سازمان ایزو (ISO) در زمینه مدیریت پروژه انطباق کامل دارد و در اصل استاندارد 21500 بر مبنای کتاب ® PMBOK تهیه شده است.