پنج روش شناسایی الزامات پروژه

قبل از تدوین برنامه زمانی پروژه باید بدانید که چه کاری قرار است انجام شود و چه الزاماتی دارد. اینجا به معرفی 5 روش می پردازیم که می توانید در کار کردن با تیم و ذینفعان به کار بگیرید تا الزامات پروژه را شناسایی کنید.

جمع آوری الزامات مهمترین وظیفه مدیر پروژه و لازمه موفقیت پروژه است. معمولا الزامات پروژه واضح نیستند و باید شناسایی شوند.

برای اینکه الزامات پروژه به درستی شناسایی شود و محدوده و محتوای پروژه مشخص شود باید از مناسب ترین روش‌ها برای تعامل با ذینفعان استفاده کرد. در ادامه 5 روش مهم شناسایی الزامات آمده است.

جلسات رو در رو

مصاحبه ها یکی از ساده ترین راه های صحبت کردن با افراد درباره ی خواسته هایشان است.

شما می توانید جلسه ی رودررویی با هر یک از سهام داران ترتیب دهید تا آن ها درباره ی اهدافشان به شما بگویند. سپس با هم روی این اهداف کار کنید تا الزامات را شناسایی کنید. چنین جلساتی به شما این فرصت را می دهند که از قبل آماده شوید چرا که اطلاعات کمی درباره ی پروژه دارید و می توانید از قبل سوالاتی طرح کنید که جلسه را هم پیش ببرد.

مصاحبه ها معمولا زمان بر هستند زیرا باید جدا جدا با هر یک از سهام داران جلسه بگذارید. این شیوه برای پروژه هایی مناسب است که تعداد سهام داران در آن ها کم باشد. زیرا شما باید الزامات تمامی آن ها را در کنار یکدیگر قرار داده و اولویت های متعارض را در میان آن ها شناسایی نمایید.

کارگاه ها

کارگاه ها جلساتی هستند که با بیش از یک نفر ترتیب داده می شوند (یک مرحله بالاتر از مصاحبه ها که در بالا ذکر شد).

گروهی را در کنار یکدیگر شکل دهید و با مهارت های تسهیل گری تان به آن ها کمک کنید که فراتر از چارچوب های خودشان فکر کنند.

هدف این است که جلسه را با دیدگاهی جامع و فراگیر نسبت به الزامات پروژه به پایان ببرید. البته این امکان وجود دارد که بعدا حین تبدیل کردن یادداشت های شتاب زده ی این جلسه به یک برنامه زمانی نکات جدیدی هم کشف کنید.

تماس تلفنی

این شیوه خوبی برای شناسایی ملزومات نیست. در این شیوه بخش زیادی از اطلاعات موجود در زبان بدن را که در جلسات حضوری وجود دارد از دست می دهید اما همین روش هم از هیچی بهتر است.

استفاده اصلی این روش برای زمانی ست که پس از برگزاری یک کارگاه نمی توانید بخشی از یادداشت های مربوط به آن را بفهمید. در این صورت با فرد مربوط تماس می گیرید و در این باره با او صحبت می کنید.

گروه های تمرکز

گروه های تمرکز وقتی به کار می آیند که پروژه شما شامل ارائه ی چیزی به عموم باشد. برای مثال اگر قصد تولید یک محصول جدید دارید گروهی از مشتریان را گرد هم جمع کنید و پیش از ساختن محصول از آن ها بخواهید که به برخی سوال ها درباره آن پاسخ دهند.

برای این منظور باید فردی را برای مدیریت این جلسه و طرح سوالات ساختاری در نظر بگیرید. همچنین می توانید نمونه نمایشی یا پیش ساخته ای از محصول را به آن ها معرفی کنید. به این ترتیب می توانید با شناسایی الزامات پروژه، محصولی بهتر روانه بازار کنید.

همکاری آنلاین

می توانید از ابزارهای آنلاین هم استفاده کنید. زمانی که با استفاده از اسکایپ یا نرم افزارهای مشابه، دیدگاه هایتان را به اشتراک می گذارید می توانید ایده های یکدیگر را مورد بحث قرار دهید. همچنین به این ترتیب می توانید در زمانی که باید صرف تایپ کردن یادداشت هایتان می کردید صرفه جویی کنید.

ابزارهای همکاری و نرم افزارهای نقشه ذهنی می توانند به طور همزمان برای ثبت خروجی جلسات رودررو و کارگاه ها به کار گرفته شوند. کافی ست که آن ها را در حین جلسه باز نگه دارید و فردی را مسوول ثبت کردن نتایج در کامپیوتر کنید.

جمع بندی

در واقعیت شما باید از تعدادی از این روش ها به طور همزمان در پروژه به کار بگیرید. مثلا در حالی که نقشه ذهنی پروژه در مقابلتان است از طریق تلفن هم با فرد دیگری صحبت کنید. یا در یک کارگاه لازم باشد شخصا با فرد خاصی صحبت کنید و بقیه حضار با یکدیگر صحبت کنند. شما باید از ابزارها و شیوه هایی استفاده کنید که به بهترین نحو جامع ترین دیدگاه را نسبت به این که نتیجه پروژه چه باید باشد به شما ارائه کند. زمانی که بر سر الزامات پروژه به توافق رسیده و آن ها را در برنامه زمانی وارد کرده باشید خیالتان راحت می شود که قادر به تحویل همان چیزی هستید که ذی‌اثران انتظار دارند.

برای درک بهتر الزامات یک پروژه و یا تشخیص محدوده پروژه، می‌توانید در دوره جامع مدیریت حرفه‌ای پروژه و آمادگی آزمون ®PMP شرکت کنید. این دوره به شما کمک می‌کند تا با تمامی الزامات، منابع مورد نیاز و به طور کلی هر چیزی که باعث موفقیت پروژه شما می‌شود آشنا شوید. همچنین با شرکت در این دوره آمادگی شرکت در  آزمون ®PMP را پیدا می‌کنید و بین‌المللی را اخذ کنید.