جلسه شروع پروژه، اولین جلسه با تیم اجرایی پروژه و ذی‌اثران کلیدی پروژه در صورت لزوم است. جلسه شروع پروژه زمانی برای تبیین و اطلاع‌رسانی اهداف مشترک پروژه است و معمولا پس از طی شد مراحل اولیه برنامه‌ریزی و شروع عملیات اجرایی انجام می‌شود. شروع اجرای یک پروژه بدون جلسه شروع پروژه، مانند شروع یک سفر بدون هیچ برنامه مشخصی است. احتمالاً در این مسیر چیزهای جالبی خواهید دید، اما احتمالاً تعطیلات خود را با تعدادی مسافر خسته و یک آلبوم عکس نسبتاً کم به پایان خواهید رساند. یک جلسه شروع پروژه خوب، مسیر را برای یک همکاری موفق و روان پروژه هموار می‌سازد.
چرا باید جلسه شروع پروژه داشته باشید؟
به عنوان جلسه شروع پروژه بین اعضای تیم پروژه و احتمالاً ذی‌اثران، شروع پروژه، بهترین زمان برای تعیین انتظارات و تقویت روحیه تیمی است. معمولاً شروع کار پس از نهایی شدن بیانیه کار یا زمینه کلی پروژه و آمادگی همه طرفین انجام می‌شود.
جلسه شروع پروژه، فرصتی است برای هدایت تیم به سمت کار در حال انجام، تصمیم‌گیری در مورد نحوه همکاری همه افراد و ایجاد اهداف مشترک پروژه و بررسی مواردی مانند نحوه برقراری ارتباط، تعداد دفعات ملاقات، جدول زمانی و اینکه چه چیزی می‌تواند روند پروژه را کند نماید و چگونه می‌توان از آن اجتناب کرد.
برنامه‌ریزی جلسه شروع پروژه
می‌گویند شکست در مرحله آمادگی، همان آمادگی برای شکست است. هیچ چیز بدتر از این نیست که با فردی قرار جلسه داشته‌باشید که خودش را برای جلسه آماده نکرده‌است. اطمینان حاصل کنید که با برنامه‌ریزی مناسب، برای جلسه شروع پروژه آماده‌اید.
هدف جلسه شروع پروژه را از پیش تعیین کنید
جلسه شروع پروژه، نباید صرفا جلسه «پخش اطلاعات» باشد. اگر به اطلاعات خاصی نیاز دارید، آنها را از قبل به اشتراک بگذارید، این کار را در یک سند مشترک مانند صفحه قابل اشتراک سیستم شرکت انجام دهید. جلسه شروع پروژه باید به طور فعال، تیم یا هرکس دیگری را که یکی از ذی‌اثران پروژه است و یا کار او تحت‌تأثیر پروژه قرار می‌گیرد، شامل شود.
دستور کار جلسه شروع پروژه را تنظیم کنید تا جلسه را کارآمد برگزار کنید، سعی کنید فهرستی از سوالاتی که می‌خواهید از تیم خود بپرسید تهیه کنید. (حتی بهتر است قبل از جلسه، سؤالات را برای آنها بفرستید تا زمانی برای فکر کردن در مورد پاسخ‌ها داشته‌باشند.) برخی از پاسخ‌ها را بر اساس سؤالاتی که فکر میکنید ممکن است ذهن افراد تیم‌تان را به خود مشغول کرده باشد آماده کنید.
نکات مهم مورد بحث در جلسه شروع پروژه
نحوه ساختار جلسه شروع پروژه نیز به خود پروژه بستگی دارد، اما عناصر کلیدی باید با 5 سوال که مواردی از جمله (چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی، چرا و چگونه) را شامل می‌شود، آغاز شود. سایر اجزای اصلی مورد بحث در جلسه:
- مقدمه
- پیشینه پروژه
- چرا این پروژه را اجرایی میکنید؟
- محدوده پروژه
- برنامه‌ریزی پروژه
- وظایف افراد تیم
- نحوه همکاری تیم
- ملزومات دست‌یابی به موفقیت
از نتیجه جلسه شروع پروژه و اینکه جلسه با تیم چگونه بوده‌است مطلع باشید و مطمئن شوید که هیچ سؤالی بی پاسخ نمانده باشد و جلسه تمام موارد ضروری و قابل بحث را پوشش دهد.
تفاوت بین یک جلسه شروع پروژه با جلسه با تیم و یا ذی‌اثران چیست؟
ممکن است پروژه‌ای که می‌خواهید روی آن کار کنید داخلی باشد، مانند یک سیستم مدیریت اسناد جدید یا ساخت یک ویژگی یا طراحی جدید، یا اینکه در شرف شروع یک پروژه خارجی برای ذی‌اثران خود هستید. در هر دو مورد، جلسه شروع پروژه، کارکرد اصلی یکسانی دارد و برای تعیین لحن، سبک و چشم‌انداز پروژه به‌عنوان یک کل و ایجاد اهداف، وظایف و جدول زمانی مشترک با تیم پروژه شما برگزار می‌شود.
در خصوص ذی‌اثران، جلسه شروع پروژه شامل معرفی تیم کار بر روی پروژه، صحبت با ذی‌اثران در مراحل پروژه و توافق در مورد چگونگی کار موثر با یکدیگر برای ارائه موفقیت‌آمیز پروژه خواهد بود. این فرصتی است برای تیم شما، تا قدرت بیشتری برای اجرای پروژه به‌دست آورد، درک و اشتیاق خود را نسبت به پروژه نشان دهد و زمینه را برای یک رابطه کاری مثبت با مشتری فراهم سازد.
جلسه شروع پروژه شامل چه مواردی می شود؟
فرض کنیم شما برنامه‌ریزی قبلی خود را انجام داده‌اید و آماده هستید تا جلسه آغازین پروژه خود را با تیم‌تان شروع کنید. حتی اگر خیلی منظم هستید! باید این را در نظر بگیرید که هر پروژه متفاوت است، پس توصیه می‌کنیم سعی کنید این موضوعات را در جلسه پوشش دهید:
مقدمه
توپ را میان تمام اعضا تیم بچرخانید. تصور نکنید که همه یکدیگر را می‌شناسند، بنابراین اجازه دهید همه خودشان، نقش‌شان در پروژه و آنچه را که قرار است ارائه دهند معرفی کنند.
بیانیه کار، محدوده پروژه، جدول زمانی و محصولات تحویلی
از میان تمام چیزهایی که در طول جلسه آغازین پروژه در مورد آن صحبت می‌کنند، این یکی از مهم‌ترین بخش‌ها است.
بیانیه، کارهایی که باید انجام شوند، کاری را که تحویل خواهید داد و اینکه در چه مهلتی تحویل می‌دهید را توضیح می‌دهد.
محدوده پروژه، شامل شرح مفصلی از محصولات تحویلی پروژه و الزامات مورد نیاز برای انجام آنها می باشد.
جدول زمانی پروژه، یک نمای کلی از آنچه انتظار می‌رود تحویل داده‌شود و زمان تحویل آن است. این بخش می‌تواند هر اندازه که برای پروژه شما نیاز است، جزئیات بیشتری را شامل شود.
کالاهای تحویلی، مواردی هستند که برای مشتری خود ارسال میکنید و معمولاً در جدول زمانی ذکر می‌شوند.
ردیابی پیشرفت، نقاط عطف و برقراری ارتباط با آنها
در طول جلسه شروع پروژه خود، یک خط پایه در خصوص نحوه برنامه‌ریزی برای به اشتراک گذاشتن پیشرفت با ذی‌اثران پروژه یا مشتریان خود ایجاد کنید. می‌توانید از یک گزارش وضعیت برای نشان دادن نحوه ردیابی پروژه در بخش‌های بودجه، وظایف، نقاط عطف و جدول زمانی استفاده کنید. گزارش وضعیت باید در دسترس همه ذی‌اثران و هر کسی که ممکن است تحت تأثیر پروژه باشد، قرار گیرد تا مطمئن شوند که همه از پیشرفت (یا تاخیرها) آگاه هستند. برای پروژه‌های مشتری، مهم است که ذی‌اثر شما با سطح جزئیاتی که در گزارش‌های وضعیت دریافت می‌کند موافقت کند و سبب صدور صورت‌حساب و پرداخت آسان‌تر آن شود.
ابزار و روش‌ها
مجموعه‌ای از ابزارهای همکاری را که می‌خواهید در طول جلسه شروع پروژه استفاده کنید کنار هم قرار دهید و با تیم خود تصمیم بگیرید که چگونه از آنها برای برقراری ارتباط بیشتر و بهتر، استفاده کنید. مثلا گزارش‌های وضعیت و سایر فایل‌ها را چگونه به اشتراک می‌گذارید؟ همسویی این موارد در مراحل اولیه به سادگی و سرعت ارتباطات پروژه کمک می‌کند. همچنین مطمئن شوید که تیم یا مشتری شما به ابزارهایی که تصمیم دارید حین اجرای پروژه از آنها استفاده کنید، دسترسی دارد. برخی از ابزارهای پروژه که ممکن است حین اجرای پروژه از آنها استفاده کنید عبارتند از:
- سیستم مدیریتی برای ردیابی موارد در حال پیشرفت. به‌عنوان مثال می‌توان به Jira، Basecamp یا Asana اشاره کرد.
- سیستم اسناد مشترک برای اطمینان از اینکه همه (از جمله مشتری شما) به اسناد و اطلاعات مهم پروژه دسترسی دارند. به‌عنوان مثال می‌توان به اسناد Microsoft، Google Docs اشاره کرد، یا می‌توانید از یک سیستم مدیریت اسناد استفاده کنید که دارای سلسله مراتب و ابزارهای سازمانی داخلی مانند share باشد.
یک ابزار ارتباطی مانند ایمیل یا Slack به طوری که تیم‌ها بتوانند در مورد هر سؤال یا نیازی که ظاهر می‌شود با شما در تماس باشند.
برای آسان‌تر کردن ارتباط بین تیم‌ها در جلسه شروع پروژه و پروژه‌های چندکارکردی، ابزاری مانند Atlas دارای خلاصه‌های هفتگی خودکار برای وضعیت پروژه است. این ابزار به ذی‌اثران نیز اجازه می‌دهد تا یک نمای هفته به هفته در مورد چگونگی پیشرفت کار از طریق خلاصه ایمیل یا ادغام آن با تیم‌های Slack و … مشاهده کنند.
برای پروژه مشتری، ممکن است قبل از شروع به ابزارهای دیگری نیاز داشته باشید. برای مثال به ملزومات بخش طراحی از جمله لوگوها، فونت‌ها، یا راهنماهای سبک، قالب‌ها، پایگاه‌های داده، ورود به سیستم (CMS، تجزیه و تحلیل و غیره) و جزئیات صحیح برای صورت‌حساب.
مدیریت ریسک و مسائل
با تیم خود (و با مشتری) ارتباط برقرار کنید. اینکه چگونه می‌خواهید مسائل را با هم شناسایی کنید و به آنها پاسخ دهید، یکی از بخش‌های اصلی مدیریت پروژه است. حتی با بهترین برنامه‌ریزی، گاهی اوقات اتفاقات غیرمنتظره‌ای در پروژه ظاهر می‌شود. مدیریت ریسک پروژه خوب، برای پروژه‌هایی با ذی‌اثران داخلی و خارجی به این معنی است که شما و تیم شما، به طور مستمر ریسک‌هایی را شناسایی، تجزیه و تحلیل، اولویت بندی و کاهش می‌دهید، که می‌تواند مانع از تحویل به موقع پروژه و متناسب با بودجه مدنظر شما شود. این نوع مدیریت می‌تواند شامل پیگیری به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری آتی مورد نیاز و یا تغییرات موجود در ابزارهای فنی مورد استفاده در طول پروژه باشد.
همچنین ایده خوبی است که در جلسه ابتدایی با مشتری خود، از او بپرسید نگرش آنها نسبت به تغییر چیست، به‌عنوان مثال وقتی صحبت از جابجایی در بودجه می‌شود، آنها چه واکنشی از خود نشان خواهند داد؟
جمع‌بندی
یک جلسه شروع پروژه خوب، موفقیت را تعیین می‌کند.
عدم شروع خوب از همان ابتدا می‌تواند منجر به ایجاد یا شکست پروژه شود. یک جلسه موفقیت آمیز در آغاز پروژه تضمین می‌کند که ذی‌اثران همگی در یک مسیر هستند و درک مشترکی از اهداف پروژه دارند تا به آنها کمک کند که به عنوان یک تیم کارآمدتر کار کنند.
اگر مایلید که شروع پروژه خود را با موفقیت پشت‌سر بگذارید و در امر کنترل پروژه نیز حرفه‌ای شوید، اما کاملا مطمئن نیستید که از کجا شروع کنید، نرم‌افزار کنترل پروژه MSP می‌تواند شما را در مسیر درست راهنمایی کند. گذراندن دوره آموزش نرم‌افزار MSP به شما کمک می‌کند بر اساس استاندارهای حرفه‌ای و بینالمللی پروژه خود را شروع کنید.
دیدگاهتان را بنویسید