مدیریت پروژه؛ پروژه چیست و چگونه آن‌را مدیریت کنیم

پروژه تلاشی است موقت به منظور تولید محصول، خدمت یا نتیجه‌ای منحصربه‌فرد. موسسه مدیریت پروژه (PMI) مدیریت پروژه را به کارگیری دانش، مهارت، ابزار و تکنیک در قبال طیف وسیعی از فعالیت ها تعریف می‌کند که جهت برآورده شدن الزامات یک پروژه انجام می‌شوند. مدیریت پروژه تا قبل از نیمه دوم قرن 21 به صورت غیررسمی به کار گرفته می شد اما از آن دوران به بعد تبدیل به یک حرفه مجزا شد.

تاریخچه مدیریت پروژه

دانش مدیریت پروژه هزاران سال است که پابرجا است و از زمان ایران باستان همواره مورد استفاده قرار گرفته است. با این حال، تحول دانش مدیریت پروژه در حدود نیم قرن پیش اتفاق افتاد. جایی که سازمان‌ها شروع به استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه به صورت سیستماتیک کردند.

در دهه 1950، نیروی دریایی آمریکا از دانش مدیریت پروژه مدرن در پروژه “Polaris” خود استفاده کرد. در همین حین در دهه 1960 تا 1970، وزارت دفاع، ناسا و شرکت‌های بزرگ مهندسی و ساخت‌وساز از اصول و ابزارهای در پروژه‌های خود که بودجه عظیمی نیز داشتند استفاده کردند.

در دهه 1980، بخش‌های تولید و توسعه نرم افزاردر آمریکا شروع به اتخاذ و اجرای مدیریت پروژه کردند.

ودر نهایت در دهه 1990، نظریه‌ها، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه به طور گسترده توسط افراد و سازمان‌های مختلف مورد استفاده قرار گرفت.

پروژه چیست؟

پروژه به عنوان دنباله‌ای از وظایف تعریف می‌شود که باید برای دستیابی به یک نتیجه خاص تکمیل شود. طبق گفته موسسه “PMI”، اصطلاح پروژه به “هر تلاش موقت با شروع و پایان مشخص” اشاره دارد. بسته به پیچیدگی آن، می‌توان آن را توسط یک نفر یا صدها نفر مدیریت کرد.

ویژگی‌های اصلی یک پروژه:

1. پروژه‌ها موقتی هستند یعنی در زمان مشخصی آغاز می‌شوند و در مدت مشخصی‌هم باید به پایان برسند.
2. هر پروژه اهداف معینی را دنبال می کند که باید با کیفیت مناسب و از پیش تعریف شده‌ای تحقق پیدا کنند.
3. یک پروژه منحصر به فرد است یعنی مجموعه‌ای از اقدامات روتین نیست بلکه مجموعه اقداماتی ست که جهت نیل به یک هدف منحصر به فرد طراحی شده است. بنابراین تیم یک پروژه از افرادی تشکیل می‌شود که معمولا با هم کار نمی‌کنند اما تجمیع اقدامات آن ها هدف نهایی را برآورده می‌کند. گاهی اوقات تیم یک پروژه حتی از افراد و سازمان‌های گوناگون از منلطق مختلف جهان تشکیل می‌شود.
4.  هر پروژه با محدودیت‌هایی روبروست. پروژه باید در زمان محدود با توجه به بودجه‌ی در دسترس به گونه‌ای انجام شود که کیفیت مد نظر برآورده گردد.
5. و عدم قطعیت مسیر انجام یک پروژه از قبل کاملا مشخص نبوده و مثل راه رفتن در یک جاده‌ی مه آلود است. همین ویژگی یکی از تمایزات پروژه با عملیات و تولید را نشان می‌دهد. در کار تولیدی مسیر مشخص است و فرآیندها به تناوب تکرار می‌شوند اما در طول پروژه شاید بارها مجبور به تغییر مسیر و تعریف مجدد فرآیندها باشیم. برای مثال می‌توان احداث یک کارخانه‌ی کفش (پروژه) را با تولید کفش در آن کارخانه (عملیات تولید) مقایسه کرد.

مراحل انجام یک پروژه:

بر اساس راهنمای PMBOK، چرخه عمر پروژه از 5 مرحله مجزا شامل شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن پروژه است که با پایان رساندن این مراحل یک پروژه تکمیل می‌شود.

1. شروع

اولین مرحله در چرخه عمر پروژه، شروع نامیده می‌شود. در این مرحله، پروژه به طور رسمی راه‌اندازی می‌شود. در این مرحله، ذی‌اثران تصمیم می‌گیرند که آیا می‌خواهند به پروژه متعهد شوند یا خیر.

2. برنامه‌ریزی

نقشه راهی که تیم‌‌ها را از ایجاد یک طرح پروژه در طول مراحل اجرا و بسته شدن پروژه راهنمایی می‌کند، به طور جامع در مرحله طرح‌‎ریزی ایجاد می‌شود. در این مرحله باید ضرب‌الاجل تعیین شود و منابع باید تخصیص داده شود.

3. اجرا

مدیریت پروژه در مرحله اجرا انجام می‌شود. در این مرحله، تیم‌ها روی محصولات قابل تحویل کار خواهند کرد تا اطمینان حاصل کنند که پروژه الزامات لازم را برآورده می‌کند.

مرحله اجرای پروژه یک نقطه حیاتی در چرخه عمر پروژه است زیرا به همه کمک می‌کند تا تعیین کنند که آیا تلاش آن‌ها در نهایت مثمر ثمر خواهد بود یا خیر و بخشی اساسی از دانش مدیریت پروژه است.

4. نظارت و کنترل

مرحله نظارت و کنترل پروژه همزمان با مرحله اجرا اتفاق می‌افتد. این وظیفه مدیر پروژه است که بر عملیات نظارت کند و مطمئن شود که همه چیز طبق برنامه در جهت درست پیش می‌رود.

علاوه بر نظارت بر عملکرد پروژه، مدیران پروژه باید منابع، مدیریت ریسک‌ها، جلسات، وضعیت، گزارش‌ها و… را کنترل کنند.

5. بسته شدن

در مرحله نهایی چرخه عمر مدیریت پروژه که به عنوان مرحله بسته شدن پروژه شناخته می‌شود، مدیران باید تمام محصولات تحویلی را ثبت کنند، اسناد را در یک مکان متمرکز سازماندهی کنند و پروژه را به مشتری یا تیم مسئول نظارت بر عملیات آن در مرحله بسته شدن تحویل دهند.

رویکردهای مدیریت پروژه

1. Waterfall ، کلاسیک یا آبشاری

مدیریت پروژه آبشاری (Waterfall) ساده‌ترین راه برای مدیریت یک طرح است.

Waterfall یک طرح را به مراحل متمایز و متوالی ترسیم می‌کند که هر مرحله تنها زمانی شروع می‌شود که مرحله قبلی تکمیل شده باشد. Waterfall کلاسیک‌ترین روش برای مدیریت یک پروژه است که اعضای تیم به صورت خطی برای رسیدن به یک هدف نهایی تلاش می‌کنند. هر شرکت‌کننده یک نقش به وضوح تعریف شده دارد و انتظار نمی‌رود هیچ یک از مراحل یا اهداف تغییر کند.

مدیریت پروژه آبشاری برای برنامه‌های طولانی و دقیق که نیاز به یک جدول زمانی واحد دارند بهترین کار را انجام می‌دهد.

2. مدیریت پروژه چابک یا Agile

در دانش مدیریت پروژه به طور خلاصه، چابکی راهی در حال تکامل و مشارکتی برای خودسازماندهی در بین تیم‌ها است. هنگام اجرا و جا انداختن ذهنیت چابک، برنامه‌ریزی و مدیریت کار تطبیقی، که به صورت تکاملی در توسعه هستند، به دنبال تحویل زودهنگام هستند و اگر منجر به بهبود فرآیند شود، همیشه در معرض تغییر هستند. رویکرد چابک بر خلاف Waterfall، انعطاف‌پذیر است.

3. Hybrid یا ترکیبی

Hybrid رویکردی است که در آن مراحل با استفاده از رویکرد Waterfall برنامه‌ریزی می‌شوند و اجرای فاز به روش Agile انجام می‌شود.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های خاص برای ارائه چیزی ارزشمند است. توسعه نرم افزار برای بهبود فرآیند کسب و کار، ساخت یک ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی، گسترش فروش به بازار جغرافیایی جدید – این‌ها همه نمونه‌هایی از پروژه‌ها هستند.

تفاوت Projects با Program و Portfolio

	Projects	Programs	Portofolios
تعریف	پروژه یک تلاش موقتی است که برای ایجاد یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد انجام می شود	برنامه مجموعه‌ای از پروژه‌های مرتبط، برنامه‌های فرعی و فعالیت‌های برنامه‌ای است که به شیوه‌ای هماهنگ مدیریت می‌شوند تا منافعی را که از مدیریت آن‌ها به صورت جداگانه در دسترس نیست، به دست آورند.	پورتفولیو مجموعه ای از پروژه‌ها، برنامه ها، پورتفولیوهای فرعی و عملیاتی است که به صورت گروهی برای دستیابی به هدف استراتژیک مدیریت می شوند.
محدوده	پروژه ها اهداف مشخصی دارند، محدوده به تدریج در طول چرخه عمر  توضیح داده می شود	برنامه دارای محدوده ای است که اجزای برنامه آن را در بر می گیرد. برنامه با حصول اطمینان از اینکه خروجی ها و نتایج اجزای برنامه تحویل داده می شوند، برای سازمان مزایایی ایجاد می کند.	پورتفولیو دارای محدوده سازمانی است که با اهداف استراتژیک سازمان تغییر می کند
تغییر	مدیران انتظار دارند فرآیند تغییر و پیاده سازی برای حفظ مدیریت و کنترل تغییرات انجام شود.	برنامه‌ها به گونه‌ای مدیریت می‌شوند که در صورت لزوم، تغییرات لازم را برای بهینه‌سازی تحویل، پذیرفته و با آن سازگار می‌شوند، زیرا اجزای برنامه نتیجه و خروجی‌ها را ارائه می‌کنند.	مدیران پورتفولیو به طور مستمر بر تغییرات سازمان (داخلی و خارجی) نظارت می کنند.
برنامه‌ریزی	مدیران به تدریج اطلاعات سطح بالا را در طول چرخه عمر پروژه در طرح تفصیلی پروژه توضیح می دهند	برنامه ها با استفاده از طرح های سطح بالا مدیریت می شوند که وابستگی های متقابل و پیشرفت یا اجزای برنامه را ردیابی می کند	مدیران پورتفولیو فرآیند و ارتباطات لازم را نسبت به پورتفولیو ایجاد و حفظ می کنند
مدیریت	مدیران، پروژه را برای دستیابی به اهداف آن مدیریت می کنند	برنامه ها توسط مدیران برنامه مدیریت می شوند تا از دستیابی به مزایا اطمینان حاصل کنند	پورتفولیو توسط مدیر پورتفولیو مدیریت می شود
موفقیت	موفقیت محصول، کیفیت، جدول زمانی، بودجه، رضایت مشتری سنجیده می شود	موفقیت برنامه با توانایی آن در ارائه مزایای مورد نظر و اثربخشی در ارائه آن مزایا سنجیده می شود	موفقیت پرتفوی بر حسب عملکرد سرمایه گذاری و تحقق منافع سنجیده می شود

برخی از مهارت‌های لازم برای مدیران پروژه

هفت مهارت ضروری در مدیریت پروژه برای شخص مدیر پروژه وجود دارد که برای موفق شدن در این حرفه باید تمامی این مهارت‌ها را کسب کنید:

1.   ارتباط موثر

به منظور کاهش ریسک، مدیران باید کسب مهارت در برقراری ارتباط موثر را در اولویت قرار دهند. ارتباط موثر شامل دانستن نحوه برخورد با افراد، ایجاد روابط معنادار با همکاران، و بیان یک چشم انداز واضح از آنچه می‌خواهید به دست آورید، می شود. قبل از برقراری ارتباط، وقت گذاشتن برای فکر کردن در مورد آنچه می‌خواهید بگویید – و چگونه می‌خواهید بگویید – اولین قدم ساده و سازنده به سوی تقویت این مجموعه مهارت است.

2.   مذاکره و اهمیت آن در مدیریت پروژه

بسته به موقعیتی که در آن قرار دارید، مدیران ممکن است سبک‌های مختلف مذاکره را اعمال کنند و مهم است که آنها این توانایی را داشته باشند که در هر سناریویی کدام شیوه مذاکره مؤثرتر است. دانستن اینکه چگونه به طور موثر از فنون مذاکره استفده کنید، ابزاری حیاتی برای مدیران موفق است.

3.    برنامه‌ریزی و مدیریت زمان

به طور طبیعی، زمان‌بندی یک جنبه اصلی در مدیریت پروژه است. با این حال، اگر در انجام چندین برنامه زمان‌بندی ماهر باشید و بتوانید موانع را پیش از وقوع آن‌ها پیش‌بینی کنید، شانس خود را برای ارائه پروژه‌های موفق افزایش خواهید داد.

4.   رهبری در مدیریت پروژه

هنگام مدیریت یک تیم یا یک طرح، داشتن مهارت‌های رهبری در دانش مدیریت پروژه بسیار مهم است. با الهام‌بخش بودن، راهنمایی و ایجاد انگیزه در اعضای تیم، می‌توانید به پیشبرد اهداف و ارائه یک نتیجه مثبت کمک کنید. رهبران قوی همچنین با برقراری ارتباط منظم با تیم‌های خود و کمک به کارکنان خود در توسعه مهارت‌های مهم در دانش مدیریت پروژه، یک محیط کاری سازنده را ایجاد می‌کنند.

5.    توسعه تیم

برای دستیابی به نتایج مثبت، باید اعضای تیم خود را در موقعیتی قرار دهید که موفق باشند. مدیران  موفق نقش هر یک از اعضای تیم را درک می‌کنند و می‌دانند چگونه از نقاط قوت هر فرد برای ارتقای موفقیت تیم استفاده کنند. آنها همچنین می‌دانند که چگونه منابع را تخصیص دهند تا منابع به طور عادلانه بین اعضای تیم توزیع شود و همه ابزارهای مورد نیاز خود را برای انجام کار خود داشته باشند.

6.   مدیریت ریسک

مدیریت ریسک، که شامل شناسایی و برنامه‌ریزی برای ریسک‌های بالقوه است، یک مهارت حیاتی برای مدیران است. مدیران برتر می‌توانند خطرات را در ابتدا شناسایی کرده و در صورت وقوع خطر، برنامه‌هایی را برای رفع خطرات احتمالی اجرا کنند.

7.   تفکر انتقادی و حل مسئله

تفکر انتقادی مهارتی است که همه متخصصان می‌توانند از یادگیری آن بهره ببرند. مدیران با حفظ هدف، تجزیه و تحلیل حقایق و ارزیابی گزینه‌ها بدون تعصب، می‌توانند مشکلات پیچیده سازمان‌ها را حل کنند و در عین حال نتایج را به موقع و در چارچوب سازمان ارائه دهند.

سازمان‌های فعال در حوزه مدیریت پروژه

سازمان‌های زیادی در جهان وجود دارند که در حوزه مدیریت پروژه فعالیت می‌کنند. نام چند مورد از معتبرترین این سازمان‌ها:

• موسسه مدیریت پروژه PMI
• فدراسیون جهانی IPMA
• سازمان Axelos
•  سازمان Agile alliance
• سازمان Scrum.org

برای آشنایی بیشتر با این سازمان‌ها و کسب اطلاعات بیشتر اینجا کلیک کنید.

آشنایی با استاندارد ^®PMBOK؛ استاندارد جهانی مدیریت پروژه

موسسه مدیریت پروژه (^®PMI) در آخرین ویراست کتاب ^®PMBOK که حاصل همکاری علمی بیش از 1000 متخصص حوزه‌ی مدیریت پروژه می‌باشد، فرآیندهای مدیریت پروژه را در پنج گروه آغازین، طرح‌ریزی، اجرا و نظارت و کنترل و اختتام دسته‌بندی کرده است.  راهنمای ^®PMBOK همچنین ده حوزه برای دانش مدیریت پروژه در نظر می‌گیرد:

• حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه
• حوزه دانش مدیریت محدوده و محتوا پروژه
• حوزه دانش مدیریت زمان‌بندی پروژه
• حوزه دانش مدیریت هزینه پروژه
• حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه
• حوزه دانش مدیریت تدارکات پروژه
• حوزه دانش مدیریت منابع پروژه
• حوزه دانش مدیریت ارتباطات پروژه
• حوزه دانش مدیریت ریسک پروژه
• حوزه دانش مدیریت ذی‌اثران پروژه

موسسات فعال و معتبر در حوزه مدیریت پروژه

• موسسه مدیریت پروژه PMI
• فدراسیون جهانی IPMA
• سازمان Axelos
• سازمان Agile alliance
• سازمان Scrum.org

چگونه یک مدیر پروژه موفق شویم؟

مدیران پروژه موفق می‌دانند که زمان برای خودسازی ضروری است و همواره به دنبال پیشرفت خود هستند. یکی از راه‌های انجام این کار مطالعه و دریافت مدرک معتبر و بین‌المللی PMP است. علاقه‌مندان به اخذ این مدرک، می‌توانند با شرکت در دوره آمادگی آزمون ®PMP برای دریافت این مدرک اقدام نمایند.

با دریافت مدرک PMP پیشنهاد موقعیت‌های شغلی مختلف برای افراد افزایش پیدا می‌کند و احتمال ارتقای شغلی و جایگاهی افزایش می‌یابد.

در محتوای ویدیویی ادامه، علاوه بر توضیح مفاهیم بحث شده، به بررسی روش‌های مدیریت پروژه و همچنین راهنما و گواهی‌های حرفه‌ای این حوزه پرداخته‌ایم.

دریافت فایل PDF پروژه چیست و چگونه باید آن را مدیریت کرد از SlideShare