بیانیه کار جامع باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟

بیانیه کاری که خوب نوشته شده باشد، باید واضح، کامل، منطقی و به اندازه کافی مختصر با عوامل پروژه ارتباط برقرار کند. اما چگونه باید بیانیه کار جامعی تهیه کنیم؟

بیانیه کار (Statement of Work)، باید کار مورد انتظار از پیمانکار را با جزییات شرح دهد و به ابزار اندازه گیری برای مدیر ساخت تبدیل شود. محدوده کار (Scope Of Work) توسط حامی پروژه و با کمک واحدهای مربوطه و حرفه‌ای که نقشی در روند توسعه و ساخت و ساز ایفا می‌کنند تهیه می شود. به عنوان مثال، محدوده کار برای پیمانکار اجرای دیوار خشک، شامل انواع پوشش‌های نهایی مورد نیاز، طراحی، مصالح مورد نیاز, قیمت و بودجه، زمان تحویل، الزامات خاص، و غیره است.

 نحوه نگارش بیانیه کار بسیار مهم است، به‌منظور کاهش هرچه بیشتر ادعاها، شکایات و مشکلات مرتبط باید بسیار واضح نوشته شود. افراد نباید برداشت‌های متفاوتی از بیانیه کار داشته باشند. محدوده کار خوب باید از هر گونه ابهام و قابلیت بحث دور باشد و باید تحویل شدنی‌ها و اهداف پروژه را به‌خوبی مشخص کند. اگر عملی اجباری باشد بیانیه کار با کلماتی مانند «باید» همراه می‌شود. پیمانکاری که محدوده کار غیر شفاف را دریافت می‌کند، بهتر است از شرکت در روند مناقصه سر باز زند. بیانیه کاری که ارائه می‌شود، باید اجزای زیر را دارا باشد:

• دید کلی از پروژه: بیانیه مختصری از نیازهای کسب و کار و شرح پروژه و تعریف دقیقی از مسئله و چرایی انجام پروژه باشد.
• تحویل شدنی‌های پروژه: این بخش باید شامل همه اهداف مورد انتظاری باشد که از طریق پروژه به دست می‌آیند. باید تمام اطلاعاتی را که به پیمانکار برای فهم الزامات پروژه نیاز دارد، را در بر‌داشته باشد و شرح کاملی از محصول، خدمات را ارئه دهد.
• محدوده و محتوای پروژه: این بخش از بیانیه کار، شامل بودجه و اطلاعات فنی، اهداف قابل سنجش مندرج در قرارداد ساخت است که بخشی ضروری از بیانه محدوده به‌شمار می‌رود.

1. محدوده کار می تواند به دو بخش جداگانه تقسیم شود:

ملاحظات فنی: مسائل فنی و یا روش‌های مربوط به عملکرد پیمانکار، برای مثال ضرورت استفاده از تکنولوژی خاص و…، چگونگی سنجش و اندازه‌گیری آن، در واقع باید معیارهای پذیرش محصول به وضوح شرح داده شود. محل دقیق انجام پروژه نیز باید مشخص شود و برآیند قیمت‌ها و هزینه‌ها بر اساس محل مورد نظر انجام شود.

وظایف: درخواست‌های خاص و کارها همراه با نقاط عطف (Milestone) و نتایجی که باید از این کارها به‌دست آید، که برای برآوردن اهداف پروژه مورد نیاز هستند.

• برنامه پروژه: برنامه پروژه را خلاصه کنید. این بخش از بیانیه کار، باید شامل تاریخ‌های تحویل مهم، محدودیت‌های زمانی و طول مدت زمان مورد انتظار پروژه باشد.
• مدیریت پروژه: بخش مدیریتی بیانه محدوده کار، شامل چگونگی وصول قسط‌ها، فرآیند کنترل تغییر، قرارداد خاص و الزامات قانونی، تغییر فاز و یا مراحل مختلف پروژه و محدودیت‌ها می‌باشد. اگر جلسه‌ایی، تماس، کنفرانس و یا تحویل شدنی‌های نرم دیگری وجود دارد باید در این قسمت ذکر شود. هر الزامی که به عنوان محصول نهایی در نظر گرفته نمیشود اما برای انجام بخشی از کار لازم است باید در این بخش شرح داده شود. بعلاوه باید مشخص شود که از چه استانداردهایی برای پروژه استفاده می‌شود.

1. این دستورالعمل‌ها را دنبال کنید تا محدوده کار دقیقی داشته باشید:

اگر این موارد بخشی از بیانیه کار شما را تشکیل دهد شما شروع خوبی را خواهید داشت، اما اگر اینچنین نیست، ممکن است در معرض ادعاها و شرایط نامطلوب قرار گیرید، که می تواند هزینه و برنامه‌ریزی پروژه شما را تحت تاثیر قرار دهند. یک بیانیه کار جامع باید:

• مسئولیت‌های پیمانکار را مشخص کند.
• قرارداد عینی و دقیق و الزامات مورد نیاز پروژه را فراهم کند.
• جزئیات کافی به منظور برآورد هزینه‌های نیروی کار را فراهم کند.
• شامل روش پیمانکاری و برنامه پرداخت باشد.
• بیانیه کار تنها یک تفسیر داشته باشد.
• به اندازه کافی مختصر و به اندازه کافی گسترده باشد تا مانع از خلاقیت و نوآوری نشود.

جمع بندی:

در هر پروژه ایی که ساختار پیمانکاری و کارفرمایی وجود دارد واژه بیانیه کار نیز به گوش میرسد بیانیه کار سندی است که بین کارفرما و پیمانکار امضاء می‌شود. این Statement of Work است که شرایط کار در یک پروژه، انتظاراتی که یک کارفرما از انجام پروژه دارد اعم از عملکرد و نحوه طراحی و انجام پروژه و سرویس دهی و … با جزئیات در آن بیان می‌شوند.