پروژه‌ها علاوه بر مدیر پروژه به عوامل دیگری مانند منابع پروژه نیز برای پیشرفت نیاز دارند. وجود مدیر پروژه‌ای حرفه‌ای یک نقطه شروع است، اما شما نیاز دارید خود را با امکانات دیگری نیز مجهز کنید تا بتوانید اهداف پروژه را برآورده سازید. یکی از این عوامل کلیدی منابع پروژه هستند که برای بهره‌گیری از آن‌ها باید انواع منابع پروژه را به خوبی بشناسید.
منابع پروژه تمام آن چیزی است که شما برای انجام پروژه به آن وابسته هستید. این منابع می‌توانند در پروژه‌های مختلف متفاوت باشد. برای مثال در یک پروژه IT علاوه‌بر منابع مالی، نیاز به تجهیزات، نرم‌افزارها، منابع انسانی و ارتباطات آن‌ها، روش‌های توسعه و شبیه‌سازی و ساختار سازمانی دارید اما در یک پروژه ساختمانی، تیم باید بر مصالح ساختمانی و ماشین آلات و تجهیزات تکیه کنند.
انواع منابع پروژه که مدیر پروژه باید بشناسد
بطور کلی می‌توان تمامی منابع پروژه را در سه دسته کلی طبقه‌بندی کرد. در واقع ما برای پیشرفت پروژه به سه منبع نیاز داریم:
- منابع انسانی
- دارایی
- منابع مالی
در ادامه این مطلب از PMPiran به بررسی این سه دسته می‌پردازیم.
منابع انسانی پروژه
شما بدون مشارکت با افراد دیگر نمی‌توانید یک پروژه را انجام دهید. اهمیتی ندارد که ابعاد پروژه شما چقدر است، منابع انسانی همواره حیاتی‌ترین منبع مورد نیاز شماست. تامین منابع انسانی مورد نیاز بیشترین پیچیدگی را نسبت به دو گروه دیگر داراست.
تعیین وظایف منابع انسانی پروژه توسط مدیرپروژه
یک مدیر پروژه باید در ابتدا نوع تیم پروژه مورد نیاز خود را مشخص کند و لیستی از تخصص‌ها و تعداد افراد مورد نیاز برای برآورده کردن هر کدام از نقش‌ها تهیه کند تا اعضای گروه بطور واضح مشخص شوند. پس باید نقش و مسئولیت‌های کلیدی هر کدام از آن‌ها را مشخص کند و تعیین کند که افراد وقتشان را چگونه بگذرانند.
به این ترتیب شما می‌توانید از افراد در جایگاه صحیح استفاده کنید و وظایف را متناسب با توانایی‌هایشان به آن‌ها اختصاص دهید.
تعادل در تخصیص مسئولیت‌ها یکی از چالش‌های مدیر پروژه
از طرفی مدیر در طی مدیریت منابع پروژه باید اطمینان حاصل کند که در پروژه خود به افرادی بیش از اندازه کار محول نشود و افرادی دیگر کاری برای انجام، نداشته باشند.
باید تعادلی بین تخصیص مسئولیت‌ها بین افراد وجود داشته باشد، زیرا افرادی با مسئولیت‌های بسیار زیاد، مانند گلوگاه عمل خواهند کرد؛ اگر آن‌ها نتوانند خروجی‌ها را در بخشهای مختلف در زمان مقرر ارائه دهند و یا در صورت عدم حضورشان، پروژه خسارات زیادی را متحمل خواهد شد.
علاوه‌بر این مدیر پروژه باید ارتباطات تیم را مشخص، کنترل و مدیریت کند. شفافیت نحوه و سطوح تعاملات می‌تواند در جهت پیشبرد پروژه، کمک بسزایی کند.
دارایی‌ها یکی از انواع منابع پروژه
بیشتر پروژه‌ها به نوعی دارایی نیز نیاز دارند که مدیر پروژه در برنامه‌ریزی منابع و تخصیص منابع باید آن‌ها را نیز مدیریت کند.
دارایی‌هایی مانند:
- نرم افزار و لایسنس‌ها مثل تخصص استفاده و یا طراحی نرم افزار یا ابزار همکاری آنلاین
- سخت افزار مثل سرورها، کابل ها و دیگر ابزاری که زیر ساخت IT را به کار می‌اندازند.
- ساختمان‌ها مثل موقعیت اداره، امکانات موقت در ساختمان و …
- ماشین آلات مثل جرثقیل، ابزارهای تولید
- تجهیزات مثل دستگاه کپی، ملزومات اداری
- مواد خام مثل بتن، فولاد و کاغذ و…
- تجهیزات حمل ونقل مثل ون‌ها و کامیون‌ها
- دارایی‌های سرمایه‌ای مثل برنامه‌ها، روش‌ها، دانش و …
تامین دارایی‌ها در پروژه
بعضی از دارایی‌ها توسط سازمان نگاه داشته می‌شوند و شما می‌توانید آن‌ها را برای پروژه‌تان قرض بگیرید. مثال کوچکی از آن می‌تواند استفاده از امکانات آموزشی و ارتباطی سازمان در جلسه باشد.
در این زمان مدیریت منابع در سطح پورتفولیو اهمیتی دوچندان پیدا خواهد کرد تا تخصیص منابع سازمان به‌ترتیب اولویت پروژه‌ها و به درستی صورت گیرد.
اما در مواردی نیاز است تا دارایی‌های مورد نیاز پروژه خود را تهیه، خریداری و یا بسازید.
پس شما به منبع دیگری نیاز دارید و آن نیز منابع مالی پروژه است!
منابع مالی پروژه
و در نهایت پروژه شما به منابع مالی نیاز دارد. مدیریت هزینه یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها برای یک مدیر پروژه است.
منابع مالی در پروژه‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا هم از منابع انسانی و هم دارایی‌ها پشتیبانی می‌کند.
پروژه‌هایی که به میزان کافی منابع مالی در اختیار ندارند اغلب تاخیرات پروژه طولانی را تجربه می‌کنند و نمی‌توانند به تمام اهداف خود برسند، این اتفاق برای تیم، حامی و کافرما مایوس کننده است.
مدیر پروژه با همکاری حامی باید پیش از این که پروژه را آغاز کنند، بودجه کامل و جامعی را تخمین زده و سپس مقداری هزینه‌های بالاسری، احتمالی و غیر قابل پیش‌بینی را نیز به مقدار تعیین شده بیافزایند.
این ذخیره‌های احتیاطی، هنگام بروز ریسک‌ها به شما اطمینان خاطر خواهند داد. اما وجود این ذخیره نباید به شما فراغت دهد تا از مدیریت صحیح بودجه و پروژه خود غافل شوید. بخاطر داشته باشید شما برای دسترسی به هزینه احتمالی به تائیدیه حامی خود نیاز دارید.
جمع‌بندی انواع منابع پروژه
منابع باید پیش از شروع پروژه ارزیابی، تخمین و به فعالیت‌های مربوطه تخصیص داده شوند و برنامه مدیریت منابع (Resource Management Plan) تهیه شود. استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای مربوطه می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا وضعیت منابع خود را در هر لحظه رصد کند.
روش‌ها و ابزارهای بسیاری برای تخمین و ارزیابی منابع وجود دارد اما شما پیش از هر اقدامی نیاز دارید تا با حامی پروژه، مدیران وظیفه‌ای، امور مالی و دیگر ذینفعان کلیدی جلساتی را برگزار کنید تا بتوانید اولویت پروژه خود در میان پروژه‌های دیگر سازمان، میزان حمایت، منابع موجود و در دسترس را شناسایی کنید و در نهایت موفق شوید پروژه را به درستی انجام و تحویل دهید.
شما باید توازنی بین منابع موجود، زمان و کیفیت پروژه خود برقرار نمایید ممکن است بازه زمانی پروژه را افزایش دهید و به همان میزان کار در مدت زمان بیشتری دست پیدا کنید.
به‌خاطر داشته باشید خلاقیت یکی از ابزارهای حیاتی برای یک مدیر پروژه است پس گزینه‌های متفاوت را بررسی کنید و آن گزینه‌ای را انتخاب کنید که هم به سود شما و هم حامی پروژه شماست.
لازم به ذکر است که به‌جز دسته‌بندی آورده شده در این مقاله، دسته‌بندی‌های متفاوتی در منابع مطالعاتی مختلف برای انواع منابع پروژه وجود دارد؛ برای مثال شما در نرم‌افزار MSProject با دسته‌بندی‌های زیر مواجه هستید:
- منابع کار (Work resources) شامل افراد و تجهیزات (ساعت کار)
- منابع هزینه (Cost resources) شامل موارد مالی مورد نیاز برای انجام هر فعالیت
- مصالح (Material resources) شامل مواد مصرفی برای انجام پروژه مانند رنگ مورد نیاز برای نقاشی دیوارها
اگر قصد یادگیری نرم‌افزار MSProject را دارید می‌توانید در دوره تخصصی نرم‌افزار MSProject شرکت کنید.
ترجمه توسط حسین معین الدین
دیدگاهتان را بنویسید