در دنیای امروز که سرعت تغییرات و پیچیدگی مسائل روز به روز در حال افزایش است، استفاده از تکنیکهای خلاقانه و ساختارمند برای حل مسئله و تصمیمگیری بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. در این مطلب، به بررسی چند روش پرکاربرد در این زمینه میپردازیم که شامل طوفان فکری (Brainstorming)، نوشتن افکار (Brain Writing)، تکنیک گروه اسمی (Nominal Group Technique)، نمودار ارتباطی (نمودار خویشاوندی) (Affinity Diagram)، نقشهبرداری ارتباطی (Affinity Mapping) و کارگاههای استخراج نیازها (Elicitation Workshop) میشود. هدف این مطلب این است که با معرفی این روشها، تفاوتها، مراحل اجرا، معادلهای فارسی، مثالها، نکات مهم و نقشهای مورد نیاز، به شما کمک کنیم تا بهترین روش را برای موقعیتهای مختلف انتخاب کنید.
۱. تکنیک طوفان فکری (Brainstorming)
هدف: تولید ایدههای جدید و خلاقانه در زمان کوتاه و به صورت جمعی.
دستهبندی: روشهای خلاقیت گروهی.
معادل فارسی: بارش فکری- بارش افکار-طوفان ذهنی.
مراحل انجام این تکنیک تصمیمگیری:
- تعریف مسئله یا موضوع.
- جمعآوری گروهی از افراد با دیدگاههای مختلف.
- بیان ایدهها بدون قضاوت یا انتقاد.
- ثبت تمام ایدهها.
- ارزیابی و اولویتبندی ایدهها پس از پایان جلسه در صورت نیاز.
مثال: یک تیم بازاریابی میخواهد ایدههای جدیدی برای یک کمپین تبلیغاتی ایجاد کند. در جلسه طوفان فکری، هر عضو تیم ایدههای خود را بدون قضاوت بیان میکند. مثلاً یکی پیشنهاد میدهد از اینفلوئنسرها استفاده کنند، دیگری پیشنهاد میدهد یک چالش مجازی راهاندازی کنند.
نکات مهم:
- قضاوت و انتقاد ممنوع است.
- کمیت ایدهها مهمتر از کیفیت است.
- ترکیب و بهبود ایدهها تشویق میشود.
نقشها:
- تسهیلگر: مسئول هدایت جلسه و اطمینان از رعایت قوانین و جمع بندی نظرات.
- ثبتکننده ایدهها: تمام ایدهها را یادداشت میکند.
- شرکتکنندگان: ایدههای خود را بیان میکنند.
۲. نوشتن افکار (Brain Writing) یکی از تکنیکهای حل مسئله
هدف: تولید ایدهها به صورت فردی و سپس به اشتراک گذاشتن آنها با گروه.
دستهبندی: روشهای خلاقیت گروهی با تأکید بر نوشتن.
معادل فارسی: نوشتن افکار.
مراحل انجام:
- تعریف مسئله.
- هر فرد ایدههای خود را به صورت نوشتاری ثبت میکند.
- ایدهها بین اعضا به گردش درمیآید و افراد میتوانند ایدههای دیگران را توسعه دهند.
- جمعآوری و ارزیابی ایدهها.
مثال: یک تیم طراحی محصول میخواهد ویژگیهای جدیدی برای یک اپلیکیشن موبایل پیشنهاد دهد. هر عضو تیم ایدههای خود را روی کاغذ مینویسد و سپس کاغذها بین اعضا گردش میکند تا ایدهها توسعه یابند.
نکات مهم این تکنیک حل مسئله و تصمیمگیری:
- ایدهها به صورت ناشناس نوشته میشوند تا فشار روانی و تاثیر گذاری متقابل کاهش یابد.
- هر فرد میتواند ایدههای دیگران را توسعه دهد.
نقشها:
- تسهیلگر: زمانبندی و هدایت فرآیند.
- شرکتکنندگان: ایدههای خود را مینویسند و توسعه میدهند.
تفاوت دو تکنیک تصمیمگیری Brain Writing و Brainstorming و دلیل استفاده از هر کدام
Brainstorming (طوفان فکری- بارش افکار) و Brain Writing (نوشتن افکار) هر دو روشهایی برای تولید ایدههای خلاقانه هستند، اما در نحوه اجرا و کاربرد تفاوتهایی دارند. در Brainstorming، ایدهها به صورت شفاهی و در جلسات گروهی بیان میشوند. این روش سریع است و برای تولید ایدههای اولیه در زمان کم مناسب میباشد. با این حال، ممکن است برخی افراد، به ویژه افراد خجالتی، کمتر مشارکت کنند. از طرف دیگر، در Brain Writing، ایدهها ابتدا به صورت نوشتاری و فردی ثبت میشوند و سپس بین اعضا گردش میکنند تا توسعه یابند. این روش زمانبرتر است اما مشارکت همه اعضا را به طور برابر تضمین میکند و ایدههای عمیقتر و با کیفیتتری تولید میشود. همچنین، به دلیل نوشتن ایدهها به صورت ناشناس، فشار روانی کمتری وجود دارد و تاثیر گذاری متقابل را کاهش میدهد.
به طور کلی، از Brainstorming زمانی استفاده میشود که نیاز به تولید سریع ایدههای گسترده در جلسات کوتاه داریم، در حالی که Brain Writing برای جلسات طولانیتر، مشارکت برابر همه اعضا و تولید ایدههای با کیفیتتر مناسب است. انتخاب بین این دو روش به هدف جلسه، زمان در دسترس و ویژگیهای گروه بستگی دارد.
۳. تکنیک گروه اسمی (Nominal Group Technique)
هدف: تصمیمگیری گروهی با مشارکت برابر تمام اعضا.
دستهبندی: روشهای تصمیمگیری ساختارمند.
معادل فارسی: تکنیک گروه اسمی.
مراحل انجام:
- تعریف مسئله.
- هر فرد به صورت جداگانه ایدههای خود را مینویسد یا بیان میکند.
- ایدهها به نوبت با گروه به اشتراک گذاشته میشوند.
- بحث و توضیح درباره ایدهها.
- رایگیری و اولویتبندی ایدهها.
مثال: یک تیم مدیریت پروژه میخواهد بهترین راهحل برای کاهش هزینههای پروژه را انتخاب کند. هر عضو تیم ایدههای خود را به صورت جداگانه مینویسد، سپس ایدهها به اشتراک گذاشته میشوند و در نهایت رایگیری انجام میشود.
نکات مهم:
- هر فرد فرصت برابر برای مشارکت دارد.
- بحث و توضیح درباره ایدهها قبل از رایگیری انجام میشود.
نقشها:
- تسهیل گر: هدایت فرآیند و اطمینان از مشارکت برابر.
- شرکتکنندگان: ایدههای خود را ارائه و در رایگیری شرکت میکنند.
نکته مهم: میتوان پس از جلسات Brain Writing و طوفان فکری (Brainstorming) از تکنیک گروه اسمی (Nominal Group Technique) استفاده کرد. این ترکیب به دلیل تمرکز هر روش بر جنبههای مختلف فرآیند حل مسئله، بسیار مؤثر است. در بارش افکار و Brain Writing، تمرکز اصلی بر تولید ایدههای خلاقانه و جمعآوری نظرات است، در حالی که تکنیک گروه اسمی بر بحث ساختارمند، اولویتبندی و تصمیمگیری متمرکز است.
به این صورت که ابتدا با طوفان فکری یا نوشتن افکار ایدههای اولیه به سرعت تولید میشوند، سپس این ایدهها توسعه و بهبود مییابند. در نهایت، با استفاده از تکنیک گروه اسمی، ایدهها به صورت ساختارمند به اشتراک گذاشته میشوند، درباره آنها بحث میشود و بهترین ایدهها از طریق رایگیری یا اولویتبندی انتخاب میشوند. این تلفیق باعث میشود هم خلاقیت و تولید ایدهها تقویت شود و هم تصمیمگیری به صورت مشارکتی و ساختارمند انجام گیرد.
۴. نمودار ارتباطی- نمودار خویشاوندی (Affinity Diagram)
هدف: سازماندهی و دستهبندی ایدهها یا دادههای پراکنده و با تعداد زیاد.
دستهبندی: روشهای تحلیل و سازماندهی اطلاعات.
معادل فارسی: نمودار همخوانی یا نمودار ارتباطی یا نمودار خویشاوندی.
مراحل انجام:
- جمعآوری ایدهها یا دادهها.
- نوشتن هر ایده روی یک کارت یا برگه.
- دستهبندی کارتها بر اساس شباهت موضوعی.
- نامگذاری هر دسته.
- تحلیل نتایج.
البته میشود در ابتدا دسته بندی ها مشخص کرد و سپس به جمع اوری ایده ها در هر دسته پرداخت
مثال: یک تیم تحقیقات بازار میخواهد دادههای جمعآوریشده از نظرسنجیها را سازماندهی کند. آنها ایدهها و نظرات را روی کارتها نوشته و بر اساس موضوعات مشترک دستهبندی میکنند.
نکته مهم:
مثال دیگر: میتوان یک فضای عمومی یا دیوار ایدهها (Idea Wall) در محل کار یا یک مکان مشخص ایجاد کرد تا افراد بتوانند ایدههای خود را به صورت نوشتاری روی کاغذ یا استیکرها بنویسند و در این فضا به اشتراک بگذارند. این ایدهها میتوانند بر اساس موضوعات مختلف دستهبندی شوند (مثلاً بهبود فرآیندها، محصولات جدید، یا رویدادهای تیمی). این روش به افراد اجازه میدهد در هر زمان مناسب ایدههای خود را ثبت کنند و دیگران نیز بتوانند ایدهها را مشاهده کرده، آنها را توسعه دهند یا نظرات خود را اضافه کنند. در نهایت، میتوان از تکنیک گروه اسمی برای بحث، اولویتبندی و انتخاب بهترین ایدهها استفاده کرد.
مثال کاربردی: در یک شرکت نرمافزاری، یک دیوار ایدهها در اتاق استراحت ایجاد شده است. کارمندان میتوانند ایدههای خود را برای بهبود محصولات یا فرآیندهای کاری روی استیکرها بنویسند و آنها را در بخشهای مربوطه (مانند “ویژگیهای جدید”، “بهرهوری”، یا “فعالیتهای تیمی”) قرار دهند. پس از یک هفته، تیم مدیریت از تکنیک گروه اسمی استفاده میکند تا ایدهها را بررسی، اولویتبندی و بهترین آنها را برای اجرا انتخاب کند. این روش هم مشارکت همه را افزایش میدهد و هم ایدههای خلاقانه را به تصمیمهای عملی تبدیل میکند.
نکات مهم:
- دستهبندی باید بر اساس موضوعات ملموس انجام شود.
- هر دسته باید یک عنوان واضح داشته باشد.
نقشها:
- مسئول یا مسئولین اجرا: هدایت فرآیند دستهبندی.
- شرکتکنندگان: ایدهها را تولید دستهبندی و تحلیل میکنند.
۵. نقشهبرداری ارتباطی (Affinity Mapping)
هدف: ایجاد ارتباط بین ایدهها و دادهها برای درک بهتر روابط.
دستهبندی: روشهای تحلیل و سازماندهی اطلاعات.
معادل فارسی: نقشهبرداری همخوانی یا نقشه برداری ارتباطی.
مراحل انجام:
- جمعآوری ایدهها یا دادهها.
- ایجاد یک نقشه بصری از ارتباطات بین ایدهها.
- شناسایی الگوها و روابط کلیدی.
مثال: یک تیم توسعه نرمافزار میخواهد ارتباط بین نیازهای کاربران و ویژگیهای محصول را درک کند. آنها از نقشهبرداری ارتباطی برای ایجاد یک نمای بصری از این ارتباطات استفاده میکنند.
نکات مهم:
- ارتباطات باید به وضوح مشخص شوند.
- از رنگها یا نمادها برای نشان دادن روابط استفاده میشود.
نقشها در این تکنیکهای حل مسئله:
- تسهیلگر: هدایت فرآیند ایجاد نقشه.
- شرکتکنندگان: ایدهها و ارتباطات را تحلیل و ترسیم میکنند.
6. کارگاههای استخراج الزامات (Elicitation Workshop)
هدف: جمعآوری و استخراج نیازها، خواستهها و انتظارات ذینفعان.
دستهبندی: روشهای تحلیل نیازها.
معادل فارسی: کارگاه استخراج نیازها یا الزامات.
مراحل انجام:
- شناسایی ذینفعان.
- طراحی جلسات برای جمعآوری اطلاعات.
- استفاده از تکنیکهای مختلف (مثل مصاحبه، پرسشنامه، طوفان فکری و بازی گروهی).
- تحلیل و مستندسازی نیازها.
مثال: یک تیم توسعه محصول میخواهد نیازهای کاربران نهایی یک نرمافزار را جمعآوری کند. آنها یک کارگاه با حضور کاربران برگزار میکنند و از تکنیکهای مختلف مانند بازی گروهی و مصاحبه و طوفان فکری استفاده میکنند.
نکات مهم:
- شناسایی دقیق ذینفعان و نیازهای آنها.
- استفاده از تکنیکهای متنوع برای جمعآوری اطلاعات.
نقشها:
- تسهیلگر: هدایت فرآیند استخراج نیازها.
- تحلیلگر نیازها: جمعآوری و مستندسازی نیازها.
- ذینفعان: ارائه نیازها و انتظارات خود.
جمعبندی و تفاوتهای کلیدی
- طوفان فکری و نوشتن افکار هر دو برای تولید ایده استفاده میشوند، اما در روش نوشتن افکار، ایدهها ابتدا به صورت نوشتاری بیان میشوند.
- تکنیک گروه اسمی ساختارمندتر است و به هر فرد فرصت برابر برای مشارکت میدهد.
- نمودار ارتباطی و نقشهبرداری ارتباطی بیشتر برای سازماندهی و تحلیل اطلاعات استفاده میشوند.
- کارگاههای استخراج نیازها تعاملی هستند، اما هدف کارگاههای استخراج نیازها، جمعآوری نیازهای ذینفعان است.
نتیجهگیری:
استفاده از روشهای خلاقانه و ساختارمند مانند طوفان فکری، نوشتن افکار، تکنیک گروه اسمی، نمودار ارتباطی، نقشهبرداری ارتباطی و کارگاههای استخراج نیازها، به تیمها و سازمانها کمک میکند تا مسائل را بهصورت مؤثرتری و با مشارکت بیشتر افراد حل کنند و تصمیمگیریهای بهتری داشته باشند. هر یک از این روشها با توجه به هدف، زمان و ویژگیهای گروه، کاربرد خاص خود را دارد. ترکیب این روشها (مانند استفاده از طوفان فکری و نوشتن افکار برای تولید ایده و سپس تکنیک گروه اسمی برای اولویتبندی و تصمیمگیری) میتواند نتایج بهتری ایجاد کند. این روشها نه تنها خلاقیت و مشارکت را افزایش میدهند، بلکه به سازمانها کمک میکنند تا ایدهها را بهصورت عملی و ساختارمند اجرا کنند.
پیشنهاد مطالعه
اهمیت تحلیل کسب و کار قبل از شروع انجام یک پروژه
معرفی برخی تکنیکهای حل مسئله دیگر
در کنار روشهای ذکر شده، روشهای دیگری نیز وجود دارند که میتوانند در فرآیند حل مسئله و تصمیمگیری مفید باشند. برخی از این روشها عبارتند از:
۱. شش کلاه تفکر (Six Thinking Hats):
- این روش به افراد کمک میکند تا از زوایای مختلف (مثبت، منفی، خلاقانه، تحلیلی و …) به مسئله نگاه کنند.
۲. SCAMPER:
- یک تکنیک خلاقانه که با پرسشهایی مانند “جایگزین کردن”، “ترکیب کردن” یا “حذف کردن” به توسعه ایدهها کمک میکند.
۳. تکنیک دلفی (Delphi Technique):
- یک روش ساختارمند برای جمعآوری نظرات متخصصان بهصورت ناشناس و دستیابی به اجماع.
۴. تفکر طراحی (Design Thinking):
- یک فرآیند حل مسئله کاربرمحور که شامل مراحلی مانند همدلی، تعریف مسئله، ایدهپردازی، نمونهسازی و آزمایش است.
۵. تحلیل SWOT:
- یک ابزار تحلیلی برای شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدهای یک پروژه یا سازمان.
۶. تکنیک دایرهای (Round-Robin):
- یک روش مشارکتی که در آن هر فرد به نوبت ایدههای خود را بیان میکند تا همه فرصت مشارکت داشته باشند.
۷. تکنیک ۶-۳-۵:
- در این روش، ۶ نفر هر کدام ۳ ایده در ۵ دقیقه تولید میکنند و سپس ایدهها بین اعضا گردش میکند تا توسعه یابند.
با آشنایی با این روشها و انتخاب مناسبترین آنها برای هر موقعیت، میتوانید فرآیند حل مسئله و تصمیمگیری را بهصورت مؤثرتری مدیریت کنید و به نتایج مطلوب دست یابید.
دیدگاهتان را بنویسید