مدیریت پروژه یک فرآیند پیچیده است که شامل ذی‌اثران، منابع و جدول زمانی متعددی است. با وجود برنامه‌ریزی و اجرای دقیق، پروژه‌ها همچنان ممکن است به دلیل شرایط پیش‌بینی نشده یا عدم آمادگی شکست بخورند. برای کاهش خطرات مرتبط با شکست در پروژه‌ها، مدیران پروژه اغلب بر دو تکنیک تکیه می‌کنند که اصطلاحا تحلیل پس از مرگ و قبل از مرگ یا Post-mortem and pre-mortem نامیده می‌شود.
در این مقاله، مفهوم Post and Pre Mortem در مدیریت پروژه، تفاوت‌های آنها و نحوه اجرای آنها برای اطمینان از موفقیت پروژه را بررسی می‌کنیم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
- تحلیل پس از مرگ (Post-Mortem) چیست؟
- مراحل تحلیل post-mortem
- مزایای تحلیل Post-Mortem
- تحلیل پیش از مرگ یا Pre-Mortem چیست؟
- مراحل تحلیل Pre-Mortem
- مزایای آنالیز Pre Mortem
- مقایسه تحلیل Post Mortem و تحلیل Pre Mortem
- تفاوت‌های اصلی تحلیل Post Mortem و تحلیل Pre Mortem
- نکاتی برای اجرای شیوه تحلیلی Post Mortem and Pre Mortem
- جمع‌بندی: تحلیل Post Mortem and Pre Mortem راهکاری برای جلوگیری از شکست!
تحلیل پس از مرگ (Post-Mortem) چیست؟
تحلیل پس از مرگ که به عنوان «گذشته‌نگر» یا Retrospective نیز شناخته می‌شود، فرآیندی است برای بازتاب یک پروژه پس از اتمام آن یا اتمام یک فاز پروژه و حتی اتمام یک اسپرینت، برای شناسایی اینکه چه‌چیزی خوب پیش رفته است، چه‌چیزی خوب پیش نرفت و چه‌چیزی می‌توانست به طور متفاوت و موثرتر پیش برود. هدف از این تکنیک شناسایی دلایل اصلی موفقیت یا شکست برای یادگیری از تجربه و بهبود پروژه‌های آینده است.
هدف تحلیل گذشته‌نگر، سرزنش یا انتقاد از اعضای تیم نیست، بلکه تشویق به بازخورد صادقانه و سازنده است. این فرآیند شامل جمع‌آوری بازخورد از همه ذی‌اثران از جمله اعضای تیم، مشتریان و فروشندگان برای شناسایی نقاط قوت و ضعف پروژه است.
مراحل تحلیل post-mortem
- تعریف محدوده: اولین گام، تعیین محدوده تحلیل شامل چارچوب زمانی، اهداف و ذی‌اثران درگیر در پروژه است.
- جمع‌آوری بازخورد: گام بعدی جمع‌آوری بازخورد از همه ذی‌اثران درگیر در پروژه است. این بخش را می‌توان از طریق نظرسنجی، مصاحبه یا بحث گروهی انجام داد.
- شناسایی مسائل کلیدی: هنگامی که بازخورد جمع‌آوری شد، مدیر پروژه پاسخ‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کند تا مسائل کلیدی را که در موفقیت یا شکست پروژه نقش داشته‌اند شناسایی کند.
- توسعه و بررسی توصیه‌ها: بر اساس مسائل شناسایی شده، مدیر پروژه توصیه‌هایی را برای پروژه‌های آینده ایجاد می‌کند تا از اشتباهات مشابه جلوگیری کند یا موفقیت را تکرار کند.
- به اشتراک‌گذاری یافته‌ها: گام نهایی این است که یافته‌ها و توصیه‌ها را با همه ذی‌اثران به اشتراک بگذارید تا اطمینان حاصل شود که درس‌های آموخته شده در پروژه‌های آینده گنجانده شده است.
مزایای تحلیل Post-Mortem
تحلیل Post-Mortem مزایای متعددی را برای مدیریت پروژه فراهم می‌کند، از جمله موارد زیر:
- یادگیری از تجربیات گذشته: تحلیل پس از مرگ به مدیران پروژه کمک می‌کند تا از موفقیت‌ها و شکست‌های گذشته درس بگیرند تا پروژه‌های آینده را بهبود بخشند.
- شناسایی بهترین شیوه‌ها: با تجزیه و تحلیل پروژه‌های موفق، مدیران پروژه می‌توانند بهترین شیوه‌هایی را که می‌توانند در پروژه‌های آینده تکرار شوند، شناسایی کنند.
- تشویق به کار تیمی: تجزیه و تحلیل پس از مرگ کار تیمی را تقویت می‌کند و ارتباطات باز را بین اعضای تیم تشویق می‌کند.
- بهبود رضایت ذی‌اثران: مدیران پروژه با ترکیب بازخورد از ذی‌اثران، می‌توانند رضایت ذی‌اثران را بهبود بخشند و روابط قوی‌تری ایجاد کنند.
تحلیل پیش از مرگ یا Pre-Mortem چیست؟
تجزیه و تحلیل پیش از مرگ یا تحلیل Pre Mortem تکنیکی است که برای شناسایی خطرات و مشکلات بالقوه‌ای که ممکن است در طول یک پروژه ایجاد شود، استفاده می‌شود. برخلاف تحلیل پس از مرگ که پس از تکمیل پروژه انجام می‌شود، تحلیل Pre-Mortem در ابتدای پروژه یا ابتدای یک فاز پروژه و حتی ابتدای یک اسپرینت برای پیش‌بینی مسائل احتمالی و توسعه استراتژی‌هایی برای کاهش آنها انجام می‌شود.
مراحل تحلیل Pre-Mortem
- تعریف محدوده پروژه: اولین قدم تعریف محدوده پروژه شامل اهداف، مقاصد و تحویل است.
- مسائل احتمالی طوفان فکری: گام بعدی جمع‌آوری تیم پروژه و طرح طوفان فکری درباره مسائل احتمالی است که ممکن است در طول پروژه ایجاد شود. تیم پروژه می‌تواند از تکنیک‌هایی مانند تحلیل SWOT یا ماتریس ارزیابی ریسک برای شناسایی خطرات و مشکلات احتمالی استفاده کند.
- توسعه طرح‌های اضطراری: هنگامی که مسائل بالقوه شناسایی شدند، مدیر پروژه برنامه‌های اضطراری را برای کاهش خطرات و مشکلات ایجاد می‌کند.
- انتقال برنامه‌ها: مرحله آخر این است که برنامه‌ها را به همه ذی‌اثران از جمله اعضای تیم، مشتریان و فروشندگان ابلاغ کنید تا اطمینان حاصل شود که همه از خطرات احتمالی و استراتژی‌ها آگاه هستند.
پیشنهاد مطالعه
طوفان فکری (Brainstorm) چیست؟ + 5 تکنیک موثر طوفان فکری
مزایای آنالیز Pre Mortem
تحلیل پیش از مرگ مزایای متعددی را برای مدیریت پروژه فراهم می‌کند، از جمله:
- شناسایی ریسک‌های بالقوه: با پیش‌بینی ریسک‌ها و مشکلات بالقوه در ابتدای پروژه، مدیران پروژه می‌توانند استراتژی‌هایی را برای کاهش آنها قبل از تبدیل شدن به مسائل حیاتی ایجاد کنند.
- کاهش شکست پروژه: تحلیل پیش از مرگ می‌تواند به مدیران پروژه با شناسایی خطرات احتمالی و توسعه استراتژی‌هایی برای کاهش آنها کمک کند تا از شکست پروژه جلوگیری کنند.
- ایجاد اعتماد ذی‌اثران: مدیران پروژه با شناسایی فعال ریسک‌های بالقوه و توسعه استراتژی‌هایی برای کاهش آنها، می‌توانند اعتماد ذی‌اثران را نسبت به موفقیت پروژه ایجاد کنند.
- تشویق کار تیمی: تجزیه و تحلیل پیش از مرگ، کار گروهی و همکاری را در میان اعضای تیم پروژه گسترش می‌دهد، که می‌تواند منجر به حل مسئله و تصمیم‌گیری موثرتر شود.
مقایسه تحلیل Post Mortem و تحلیل Pre Mortem
آنالیز پس از مرگ و قبل از مرگ تکنیک‌های مکملی هستند که مدیران پروژه می‌توانند برای اطمینان از موفقیت پروژه‌های خود از آنها استفاده کنند. در حالی که تجزیه و تحلیل پس از مرگ پس از تکمیل پروژه برای یادگیری از تجربه و بهبود پروژه‌های آینده انجام می‌شود، تجزیه و تحلیل پیش از مرگ در ابتدای پروژه برای پیش‌بینی خطرات احتمالی و توسعه استراتژی‌هایی برای کاهش آنها انجام می‌شود.
تفاوت‌های اصلی تحلیل Post Mortem و تحلیل Pre Mortem
- زمان‌بندی: تحلیل post mortem پس از اتمام پروژه یا اتمام یک فاز پروژه و حتی اتمام یک اسپرینت انجام می‌شود، در حالی که تحلیل پیش از مرگ در ابتدای پروژه یا ابتدای یک فاز پروژه و حتی ابتدای یک اسپرینت انجام می‌شود.
- هدف: هدف از تجزیه و تحلیل پس از مرگ، یادگیری از تجربیات گذشته و بهبود پروژه‌های آینده است، در حالی که هدف از تجزیه و تحلیل پیش از مرگ، پیش‌بینی خطرات احتمالی و توسعه استراتژی‌هایی برای کاهش آنها است.
- محدوده: تجزیه و تحلیل پس از مرگ بر تجزیه و تحلیل کل پروژه متمرکز است، در حالی که تجزیه و تحلیل پیش از مرگ بر شناسایی خطرات و مشکلات بالقوه‌ای که ممکن است در طول پروژه ایجاد شود تمرکز می‌کند.
نکاتی برای اجرای شیوه تحلیلی Post Mortem and Pre Mortem
اکنون که مفاهیم تحلیل Post Mortem and Pre Mortem را مورد بحث قرار دادیم، بیایید نکاتی را برای اجرای موثر آنها در مدیریت پروژه بررسی کنیم.
- فرهنگ صراحت و صداقت را تقویت کنید: اعضای تیم را تشویق کنید تا بازخورد خود را صادقانه و آشکار در طول شیوه پس از مرگ به اشتراک بگذارند. بر اهمیت بازخورد سازنده تاکید کنید و از سرزنش اعضای تیم خودداری کنید.
- جمع‌آوری بازخورد: از همه ذی‌اثران درگیر در پروژه، از جمله اعضای تیم، مشتریان و فروشندگان، بازخورد جمع‌آوری کنید. این یک دید جامع از نقاط قوت و ضعف پروژه ارائه می‌دهد و زمینه‌های بهبود را شناسایی می‌کند.
- داده‌ها را به طور عینی تحلیل کنید: از نتیجه‌گیری سریع یا فرضیات مبتنی بر تعصبات شخصی خودداری کنید. داده‌ها را به نحوی تحلیل کنید تا دلایل اصلی موفقیت یا شکست را شناسایی کنید.
- اولویت‌بندی توصیه‌ها: حیاتی‌ترین توصیه‌هایی که می‌توانند بیشترین تأثیر را بر پروژه‌های آینده داشته باشند را شناسایی کنید و اجرای آنها را اولویت‌بندی کنید.
- یافته‌ها و توصیه‌ها را به اشتراک بگذارید: یافته‌ها و توصیه‌ها را به همه ذی‌اثران منتقل کنید تا مطمئن شوید که درس‌های آموخته شده در پروژه‌های آینده گنجانده شده است. این همچنین باعث ایجاد اعتماد ذی‌اثران در موفقیت پروژه می‌شود.
- از یک رویکرد ساختاریافته برای تحلیل قبل از مرگ استفاده کنید: از یک رویکرد ساختاریافته، مانند تجزیه و تحلیل SWOT یا یک ماتریس ارزیابی ریسک، برای شناسایی خطرات و مشکلات احتمالی در طول تحلیل قبل از مرگ استفاده کنید. این کار اطمینان حاصل می‌کند که همه مسائل بالقوه در نظر گرفته شوند و استراتژی‌هایی برای کاهش آنها ایجاد می‌شود.
- کل تیم پروژه را درگیر کنید: برای تشویق کار تیمی و همکاری، کل تیم پروژه را در تحلیل پیش از مرگ مشارکت دهید.
- برنامه‌ها را مرتباً مرور کنید: برنامه‌های اضطراری را مرتباً بررسی کنید تا مطمئن شوید که هنوز مرتبط و مؤثر هستند. مرور مرتب برنامه‌ها اطمینان حاصل می‌کند که تیم پروژه برای مقابله با هرگونه مسائل غیرمنتظره‌ای که ممکن است در طول پروژه ایجاد شود، آماده است.
- از موفقیت‌ها و شکست‌ها درس بگیرید: یادتان باشد که از پروژه‌های موفق و شکست خورده درس بگیرید. بهترین شیوه‌هایی را که به موفقیت کمک کرده‌اند شناسایی کنید و آنها را در پروژه‌های آینده تکرار کنید. به طور مشابه، علل اصلی شکست را شناسایی کنید و استراتژی‌هایی برای اجتناب از آنها در پروژه‌های آینده ایجاد کنید.
- بهبود مستمر: به طور مستمر فرآیندهای مدیریت پروژه خود را با ترکیب درس‌های آموخته شده از تحلیل پس از مرگ و قبل از مرگ در پروژه‌های آینده بهبود بخشید. این تضمین می‌کند که فرآیندهای مدیریت پروژه شما به طور مداوم در حال تکامل و بهبود هستند.
پیشنهاد مطالعه
صفر تا صد تحلیل SWOT (سوات) ابزار تحلیل استراتژیک
جمع‌بندی: تحلیل Post Mortem and Pre Mortem راهکاری برای جلوگیری از شکست!
مدیریت پروژه یک فرآیند پیچیده است که شامل ذی‌اثران، منابع و جدول زمانی متعددی است. برای اطمینان از موفقیت پروژه‌های خود، مدیران پروژه اغلب بر تجزیه و تحلیل پس از مرگ و قبل از مرگ تکیه می‌کنند. آنالیز پس از مرگ پس از تکمیل پروژه یا یک فاز پروژه و حتی یک اسپرینت برای یادگیری از تجربه و بهبود پروژه‌های آینده انجام می‌شود، در حالی که تحلیل پیش از مرگ در ابتدای پروژه یا یک فاز پروژه و حتی یک اسپرینت، برای پیش‌بینی خطرات احتمالی و توسعه استراتژی‌هایی برای کاهش آنها انجام می‌شود.
مدیران پروژه با اجرا و استفاده تحلیل پس از مرگ و قبل از مرگ در پروژه‌های خود، می‌توانند از تجربیات گذشته درس بگیرند، خطرات احتمالی را پیش‌بینی کنند و اعتماد ذی‌اثران را نسبت به موفقیت پروژه تقویت کنند.
دیدگاهتان را بنویسید