مدیریت پروژه عملی و موثر ریشه در سادگی دارد. این رویکرد برای اقتصاد حال حاضر حیاتی است. زمانی‌که منابع محدود هستند، بسیار مهم است که بدانید هدف چیست و باید چه چیزی را برنامه ریزی کنید. مدیریت پروژه موثر، دستیابی موفقیت‌آمیز به اهداف، از طریق برنامه‌ریزی و سازماندهی منابع است. همچنین مهمتر از همه اینا جلب نظر و درگیر کردن ذینفعان است؛ ذينفعان پروژه می‌توانند الزاماتی بدون ابهام تنظیم کنند و انتظاراتشان را بیان کنند، آنها هستند که موفقیت پروژه را اندازه گیری می‌کنند.
شما و سازمانتان برای بودن در سطح بالایی از کارآمدی باید اصولی و اثربخش عمل کنید. در اینجا، ما شش گام برای مدیریت پروژه موثر و دست یابی به نتایج بهتر را بیان می‌کنیم:
شفافیت در الزامات و محدوده و محتوای پروژه
عدم شفافیت الزامات پروژه رایج‌ترین علت شکست پروژه‌ها است. در همان ابتدای امر مطمئن شوید که تمامی ذینفعان اهمیت تعریف شفاف الزامات و مشخص کردن دقیق محدوده پروژه را درک کرده‌اند و از هر اقدامی برای تعریف الزامات ذینفعان بهره ببرید. بر این اساس شما می‌توانید مهمترین الزامات پروژه را تعریف، و منشور و محدوده و محتوای پروژه را تدوین کنید.
مشخص کردن دقیق محدوده و محتوای پروژه شما را در مدیریت ذینفعان و همچنین جلوگیری از خزش محدوده و محتوای پروژه بسیار کمک خواهد کرد.
برنامه زمانبندی، برنامه ریسک، برنامه منابع
انتخاب تیم
بعد از تعریف منشور و محدوده و محتوای پروژه، شما باید برای شناسایی مدیر پروژه و برنامه‌ریزان پروژه اقدام کنید. داشتن مدیر پروژه و مدیر برنامه‌ریزی و تیمی متخصص طی کردن نیمی از مسیر موفقیت است. از دید یک مدیر پروژه تعریف ساختار شکست کار، شناسایی تحویل شدنی‌ها و تشخیص درست مهارت‍‌های مورد نیاز هر کار به یک اندازه مهم هستند.
برنامه زمانبندی پروژه
برنامه ریزی پروژه نیاز به تعریف درست منشور و محدوده پروژه دارد. وقتی که مدیر برنامه‌ریز درک بهتری از محدوده پروژه و منابع در دسترس داشته باشد میتواند برنامه زمانبندی با جزییات بیشتری را تهیه کند. در این فاز مسئولیت‌ها بطور شفاف به تیم پروژه تخصیص داده میشود و نکته بسیار مهم که در این نوع از برنامه ریزی اتفاق می‌افتد قابلیت پیگیری کارها و مسئولیت‌ها است.
برنامه ریزی ریسک
ریسک‌ها بخشی از پروژه شما هستند. شما نیاز دارید تا در همان ابتدای کار به شناسایی ریسک‌ها و برنامه ریزی برای مدیریت آنها بپردازید و تیم را نسبت به آن آگاه سازید و یا یک مرکز ثبت ریسک تحت وب بسازید، که تیم و ذینفعان بتوانند ریسک‌های پروژه را ثبت و هایلایت کنند.
برنامه ارتباطی
در هر مرحله از مدیریت پروژه، مدیر پروژه باید ارتباط برقرار کند. استراتژی و برنامه ارتباطات در موفقیت پروژه اثرگذار است. ارتباطات شفاف مانع از غافلگیری مشتریان و یا مدیران ارشد میشود. حتی امروزه، بسیاری افراد از ایمیل برای ارتباطات روزانه خود استفاده می‌کنند. اما این کار، روش مناسبی برای برقراری ارتباط نیست، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی، جزئی حیاتی از پروژه به‌شمار می‌رود. از طریق این نرم‌افزارها پیشرفت پروژه، ریسک‌ها، جلسات، تغییرات، وضعیت پروژه و… به صورت اتوماتیک در اختیار تیم پروژه ،مدیران ارشد و حامیان قرار می‌گیرد و خطای انسانی به حداقل میرسد.
شروع پروژه (Kick-off)
حالا تقریبا همه چیز روی کاغذ آماده به نظر میرسد، حال زمان آن است که تیم پروژه شروع به کار کند. همانطور که قبلاً ذکر شد هر عضو تیم، فروشنده، مشتری باید از انتظاراتی که از آنها می‌رود و مسئولیتهای‌شان آگاه شوند.
- چه زمانی انتظار می‌رود کار مشخصی آغاز شود؟
- چه کسی آن را انجام می دهد؟
- چه زمانی باید تکمیل شود؟
- چه اطلاعاتی باید به روز شود؟
هنگامی که تیم پروژه شروع به‌کار کرد، مدیر پروژه و رهبران پروژه باید نقش تسهیل کننده، راهنما و یا مربی را ایفا کرده و محیطی سازنده و مثبت برای تیم پروژه ایجاد کنند.
پیشنهاد مطالعه
جلسه شروع پروژه یا Project kick-off meeting چیست؟
مانیتور و کنترل
هنگامی‌که تیم پروژه، پروژه را آغاز کرده است، مدیر پروژه موظف به پیگیری پیشرفت پروژه، ارتباطات با مدیران ارشد و مشتریان است. برای کنترل پروژه شما باید:
- سنجه‌های مانیتور و کنترل را مشخص کنید
- فعالیت‌ها و تحویل دادنی را بررسی کنید
- گزارش تهیه کنید
- گزارش را تحلیل کنید
- اقدامات مورد نیاز را انجام دهید
بازنگری
وقتی که پروژه محصول خود را ارائه می‌دهد،شما علاقه دارید که بهره‌برداری مشتری از آن را ببینید شما باید ببینید که محصول پروژه در حال کار برای مشتری است. از نزدیک با مشتریان تعامل کنید. برای بدست آوردن تایید موفقیت پروژه از سوی مشتری، شما می‌توانید برنامه بازنگری تهیه کنید و به‌دنبال بازخورد و شناسایی تجربیات مثبت و منفی خروجی پروژه باشید. همچنین شما باید به دنبال برنامه بازنگری درون سازمانی نیز باشید تا درس‌آموخته‌ها را جمع آوری کنید.
جمع بندی
تحویل موفقیت آمیز پروژه عملی غیر ممکن و عجیب نیست. طبق گزارشات صنایع مختلف پروژه های موفق زیادی وجود دارد (ذینفعانشان راضی بوده‌اند)، اما اگر مدیریت پروژه به شکلی موثر انجام نشود، ریسک‌ها و خطاها می‌توانند پروژه را از مسیر خود خارج کنند.
دیدگاهتان را بنویسید