چهار مرحله اصلی کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه فرآیندی‌ست که برای تشخیص به موقع مشکلات احتمالی در روند اجرای پروژه طراحی می‌شود. این فرآیند به مدیر پروژه اجازه می‌دهد که مشکلات پیش رو را قبل از بزرگ شدن و زمانی که یک راه حل آسان دارند، شناسایی و برطرف کند.

اگر شما بتوانید در هر کدام از حوزه‌های پروژه خط مبنای (Baseline) خود را حفظ نمایید و مطابق آن پیش بروید، مشکلی وجود نخواهد داشت اما امروزه کمتر پروژه‌ای وجود دارد که با تحقق کامل آنچه برنامه‌ریزی شده است به پایان برسد.

سوال اساسی این است که مدیر پروژه موظف است برای پیش‌برد پروژه خود با حداقل انحراف، چگونه عمل کند؟

همانطور که همه ما می‌دانیم کنترل هزینه‌ها، زمان، کیفیت، محدوده و…. فرآیند آسانی نیست. بعد از اتمام برنامه‌ریزی پروژه و با شروع فاز اجرا شما نیاز به پایش پروژه خود دارید که آیا مطابق با برنامه است یا خیر.

فرایند کنترل پروژه به زبان ساده!

شاید بتوان گفت که فرآیند کنترل پروژه یک چرخه‌ی تکرارشونده است که در طی آن مدیر پروژه با استفاده از ابزارهای مختلف اندازه‌گیری و سنجش و پس از دریافت بازخورد از دیگران، انحرافات احتمالی در روند اجرایی پروژه را نسبت به خط مبنای از پیش‌تعیین‌شده می‌سنجد و سپس تصمیم می‌گیرد که برای اصلاح روند فعلی نیاز به اعمال چه اقدامات اصلاحی است.

فرآیند کنترل پروژه چهار مرحله‌ اصلی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

مرحله اول: مشخص کردن فرایند و سنجه‌های کنترل پروژه

در مرحله‌ی اول باید ساختار حکمرانی و کنترلی پروژه مشخص شود. در همین راستا نیاز است تا دستورالعمل‌های مورد نیاز شامل فرآیند کنترل، شناسنامه و ماتریس تخصیص مسئولیت‌ها نوشته شود.

باید تعیین کنید که چه شاخص هایی در طول پروژه اندازه‌گیری خواهند شد و این اندازه‌گیری هر چند وقت یک بار، در طول چرخه عمر پروژه، انجام خواهد شد.

برای به‌دست آوردن این سنجه‌ها نیاز است تا پیش از شروع پروژه با تمامی ذینفعان درباره معیارهای سنجش به توافق برسید، این امر یک شرط لازم برای موفقیت پروژه است. در ادامه نیز برنامه‌ زمان‌بندی اولیه برای بازرسی‌ها و اندازه‌گیری‌ها تهیه شود و مورد توافق طرفین قرار گیرد.

مثالی از کنترل زمانبندی پروژه

برای مثال در فرآیند کنترل برنامه زمانبندی باید دستورالعمل‌های مورد نیاز توسط کارفرما به پیمانکار ابلاغ شود و مشخص شود که پیمانکار موظف است در چه بازه‌های زمانی عملکرد اجرایی خود را با برنامه اولیه مقایسه و برنامه زمانبندی را بروزرسانی(Up to date) کند.

فرمت گزارش‌دهی، نحوه ارسال گزارشات، محدوده مجاز و غیر مجاز شاخص‌ کنترلی شود. در مثال آورده شده میزان انحراف از برنامه زمانبندی اولیه، یک شاخص کنترلی است.

یکی از ابزارهای فوق‌العاده و البته بسیار مشهور برای کنترل پروژه MSP است که آموزش نرم افزار MSP در دوره‌های آکادمی PMPiran امکان پذیر است.

مرحله دوم: رصد کردن پروژه

شما نیاز دارید تا در طول بازه‌های تعیین شده در مرحله قبل، پروژه خود را رصد کنید. پیدا کردن تعادل بین کنترل بیش از حد و کم پروژه‌ها یک چالش همیشگی برای مدیران پروژه خواهد بود.

نکته‌ی مهم: نباید میزان پایش شما آنقدر زیاد شود که اعضای تیم احساس ناامنی کنند و یا آنقدر کم باشد که متوجه روند کار نشوید و خیلی دیر از مشکلات آن اطلاع پیدا کنید.

در این مرحله شما باید روش‌های مناسب جمع‌آوری اطلاعات که متناسب با پروژه شماست را مشخص کنید. سپس داده‌های خود را جمع‌آوری و آن‌ها را کنترل کنید تا متوجه شوید که پروژه‌ اجراشده در مقطع زمانی فعلی تا چه اندازه از برنامه‌ریزی‌ها فاصله دارد.

دو نوع داده در این مرحله جمع‌آوری می‌شود:

1. داده‌هایی از اجرای پروژه مانند زمان، بودجه و منابع مصرف‌شده و میزان پیش‌رفت پروژه و کارهای انجام‌شده و…. تا این مرحله است.
2. داده‌های مربوط به تغییرات غیرقابل‌پیش‌بینی که شامل تغییرات خاص در بودجه، برنامه‌ی زمانی و مقیاس پروژه و… می‌شود.

مرحله سوم: تهیه‌ی گزارش

گزارشات کارآمد یکی از بهترین ابزارهای تصمیم‌گیری مدیران پروژه هستند. گزارش‌ها را در مقاطع زمانی تعیین‌شده، با فرمت درخواستی، به شکلی مختصر و مفید ارائه دهید.

در تهیه گزارشات باید به این نکته توجه داشته باشید که چه کسی مخاطب گزارش شماست و نیاز دارد تا چه اطلاعاتی در اختیارش قرار گیرد. پس نیازی نیست تمامی افراد درگیر در پروژه در جریان تمام جزییات قرار گیرند.

ارائه اطلاعات اضافی و گزارشات طولانی از کارآیی آن‌ها خواهد کاست.

ذینفعان را با داشبوردهای جذاب شگفت زده کنید!

استفاده از داشبوردهای پروژه برای ارائه تصویری و شفاف از سنجه‌های کنترلی می‌تواند ذینفعان پروژه را در زمانی کوتاه در جریان وضعیت کنونی پروژه قرار دهد. این داشبوردها می‌توانند بصورت آنلاین در اختیار ذینفعان کلیدی قرار گیرند تا در صورت بروز کوچکترین انحراف، از آن مطلع شوند.

در دوره ساخت گزارش حرفه‌ای شما یاد می‌گیرید چطور گزارشات حرفه‌ای و منحصربفردی تهیه کنید!

مرحله چهارم اقدامات اصلاحی

همانطور که در مراحل پیشین گفته شد، پس از تعیین میزان انحرافات از خط مبنای اولیه، لازم است تا با رویکردی تحلیلی، تصمیم‌گیری نمایید که آیا میزان انحراف فراتر از حد مجاز بوده است و نیاز به یک اقدام اصلاحی و تغییر برای بازگشت به خط مبنای اولیه پروژه وجود دارد یا اقدامی پیشگیرانه برای جلوگیری از افزایش میزان انحراف کفایت خواهد کرد.

اقدامات اصلاحی را با مثال یاد بگیرید

برای مثال پس از کنترل پروژه خود و تهیه سند Work Performance Information  متوجه می‌شوید که کار تحویل شده الزامات مورد توافق در محدوده پروژه را برآورده نمی‌سازد.

در این زمان لازم است تا شما درخواست‌های تغییری را شامل اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه، اصلاح نواقص و یا درخواست‌های بهبود ارائه دهید.

در گام بعدی نیاز است تا اسناد و برنامه‌هایی که ممکن است تحت تاثیر تغییرات قرار گیرند، مانند برنامه مدیریت محدوده، خط مبنای محدوده، زمان، هزینه و مبنای اندازه‌گیری عملکرد را بروزرسانی کنید.

کنترل پروژه ضرورتی برای مدیران حرفه‌ای پروژه!

فرآیند کنترل بخشی ضروری و جدایی‌ناپذیر از پروژه‌هاست که به شما کمک می‌کند مطابق با خط مبنای خود حرکت کنید.

شما به عنوان یک مدیر حرفه‌ای پروژه باید بتوانید روند اجرایی پروژه را زیر نظر بگیرید و هر کجا تفاوتی با برنامه‌ریزی‌های قبلی مشاهده کردید، نسبت به اقدامات اصلاحی درمورد آن تصمیم بگیرید.

جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مختلف و در نهایت، تهیه‌ی گزارش و انجام اقدامات لازم پس از تجزیه و تحلیل آن، اجزای اصلی فرآیند کنترل پروژه را تشکیل می‌دهند.

در صورتی که می‌خواهید یک کارشناس حرفه‌ای کنترل پروژه شوید، دوره جامع مدیریت پروژه (با همکاری دانشگاه صنعتی امیرکبیر) تمامی سرفصل‌های بالا را پوشش می‌دهد و پس از اتمام دوره نیز به شما مدرکی معتبر از دانشگاه صنعتی امیرکبیر و شرکت PMPiran اعطا خواهد شد. علاوه بر این دوره، دوره‌ی کاربردی زمان‌بندی و کنترل پروژه نیز می‌تواند برای شما مفید و جذاب باشد.

شما عزیزان می‌توانید با دنبال کردن صفحه PMPiran در اینستاگرام، از آخرین اخبار حوزه مدیریت پروژه، دوره‌ها و پست‌های آموزشی بهره‌مند شوید: صفحه اینستاگرام PMPiran