کابوسِ هر مدیری، پروژهای است که از کنترل خارج میشود. هزینهها بالا میرود، زمان از دست میرود و تیمِ خسته، دیگر به وعدهها اعتقادی ندارد. اما آیا میدانستید که با یک مهارتِ کلیدی میتوانید این کابوس را به رویاییِ شیرین تبدیل کنید؟ آن مهارت، کنترل پروژه است. اگر پروژه را به یک سفرِ جادهای تشبیه کنیم، برنامهریزیِ اولیه نقشهی راه است، اما کنترل پروژه، فرمانی است که شما را در پیچهای خطرناک، سرِ جاده نگه میدارد و از واژگونیِ پروژه جلوگیری میکند.
در این مقالهی جامع، قصد داریم به زبانِ ساده و با مثالهای عملی به شما بگوییم کنترل پروژه چیست، چطور با ۴ مرحلهی طلایی، پروژهتان را بیمه میکند و چگونه میتوانید با ابزارهای حرفهای مثل Microsoft Project، همه چیز را زیرِ ذرهبین داشته باشید. اگر خستهاید از پروژههای ناقص و دیرکردهایِ همیشگی، این مقاله دقیقاً همان چیزی است که به آن نیاز دارید.
آنچه درباره کنترل پروژه میخوانید
- کنترل پروژه چیست و چه هدفی دارد؟
- چرا کنترل پروژه در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
- تفاوت برنامهریزی پروژه با کنترل پروژه چیست؟
- ۴ گام عملی که شما را از یک مدیرِ برنامهریز، به یک مدیرِ مسلط و کنترلگر تبدیل میکند
- ورودیهای سیستم برنامهریزی و کنترل پروژه چیست؟
- معیارهای لازم برای ارزیابی پروژه کدامند؟
- بهترین نرمافزارهای کنترل پروژه کدامند؟
- تلهها و اشتباهات رایج در تحلیل دادههای کنترل پروژه
- جمعبندی: کنترل پروژه، ضرورتی برای مدیران حرفهای
- سوالات متداول درمورد کنترل پروژه
کنترل پروژه چیست و چه هدفی دارد؟
کنترل پروژه فرآیند نظارت و تعیین میزان پیشرفت پروژه است تا اطمینان حاصل شود که پروژه در مسیر تعریفشده باقی میماند و اهداف و مقاصد خود را برآورده میکند. این فرآیند شامل ردیابی و مدیریت محصولات و اقلام قابلتحویل پروژه، بودجه، برنامه زمانبندی، منابع، ریسکها، کیفیت و … است. کنترل پروژه وقتی قابل انجام است که رویکرد و برنامه مدیریت پروژه از قبل کاملاً مشخص و اهداف بهصورت دقیق تعریف شده باشد.
اما پروژه چیست و چه ارتباطی با کنترل پروژه دارد؟ پروژه یک تلاش موقت است که برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربهفرد انجام میشود. کنترل پروژه دقیقاً همان فرآیندی است که تضمین میکند این تلاش موقت در مسیر درست پیش میرود و به نتیجه مطلوب میرسد. در واقع، اگر پروژه را مقصد سفر در نظر بگیریم، کنترل پروژه نقش نقشه و قطبنمایی را دارد که مسیر را به ما نشان میدهد و از انحراف جلوگیری میکند.
روشها و تکنیکهای کنترل پروژه بر اساس رویکرد مدیریت پروژه میتواند بسیار متفاوت باشد؛ برای پروژههای متعین و قابلپیشبینی (Predictive) و پروژههای چابک یا اجایل (Adaptive) که تفاوتهای زیادی در روش اجرا دارند، روشهای کنترلی نیز متفاوت است.
چرا کنترل پروژه در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
کنترل پروژه به مدیران کمک میکند تا انحرافات زمانی و هزینهای را بهموقع شناسایی کنند، تصمیمات اصلاحی سریع و مؤثر بگیرند، از هدررفت منابع جلوگیری کنند و احتمال موفقیت پروژه را افزایش دهند. بدون کنترل پروژه، حتی برنامهریزی دقیق هم ممکن است به نتیجه مطلوب نرسد.
بهطور مشخص، مزایای انجام فرآیند کنترل پروژه عبارتند از:
- ارزیابی عملکرد واقعی در مقایسه با برنامهریزی انجامشده برای پروژه
- پیگیری استفاده مؤثر از منابع پروژه مانند منابع انسانی، مواد و مصالح، تجهیزات و هزینه پروژه
- ارائه اطلاعات و پاسخگویی به ذیاثران پروژه
- ارزیابی اینکه آیا خروجیها و تحویلشدنیهای پروژه در مسیر درست اجرا و تحویل هستند یا خیر
- ایجاد ارتباط و برقراری جلسات در مورد موازنه فرصتها و تهدیدها و گزینههای پیش رو
- حصول اطمینان از مطابقت تحویلشدنیها با معیارهای پذیرش مشتری
ارزش فرآیند کنترل پروژه فقط به جمعآوری و انتشار دادهها نیست، بلکه به ایجاد محیطی مناسب جهت گفتگو و بحث در خصوص اقدامات لازم اجرایی و تغییر در برنامه پروژه است.
تفاوت برنامهریزی پروژه با کنترل پروژه چیست؟
برنامهریزی پروژه، اهداف، زمانبندی، منابع و بودجه را قبل از اجرا مشخص میکند؛ اما کنترل پروژه در حین اجرا، عملکرد واقعی را با برنامه مقایسه کرده و اصلاحات لازم را اعمال میکند. این دو فرآیند مکمل یکدیگر هستند.
به عبارت سادهتر برنامهریزی، طراحی مسیر سفر قبل از حرکت است و کنترل پروژه، چککردن مداوم در طول سفر که آیا در مسیر درست هستیم یا خیر.
۴ گام عملی که شما را از یک مدیرِ برنامهریز، به یک مدیرِ مسلط و کنترلگر تبدیل میکند
اجرای کامل و اثربخش کنترل پروژه نیازمند ۴ مرحله است که در ادامه به آنها میپردازیم:
گام اول: چگونه شاخصهای کلیدی کنترل پروژه را مثل یک حرفهای تعیین کنیم؟
در این مرحله، باید تعیین شود که چه شاخصهایی در طول پروژه اندازهگیری خواهند شد و این اندازهگیری هر چند وقت یک بار در طول چرخه عمر پروژه انجام خواهد شد. همچنین باید مشخص شود که بازه مورد قبول هر شاخص و میزان انحراف مجاز در پروژه چقدر میباشد.
برای بهدست آوردن این سنجهها نیاز است تا پیش از شروع پروژه با تمامی ذیاثران پروژه درباره معیارهای سنجش به توافق برسید؛ این امر یک شرط لازم برای موفقیت پروژه است. در ادامه نیز میبایست برنامه زمانبندی اولیه برای بازرسیها و اندازهگیریها تهیه شود و مورد توافق طرفین قرار گیرد.
این شاخصها و سنجههای کنترل پروژه معمولاً در دستهبندیهای متعددی پیشنهاد میشوند که برخی از مهمترین این دستهبندیها به قرار زیر است:
| دستهبندی شاخصها | مثالها |
|---|---|
| سنجههای مربوط به محصول و اقلام قابلتحویل | تعداد و منبع نقصهای مشاهدهشده، معیارهای عملکرد فنی محصول |
| سنجههای مربوط به تحویل خدمت و محصول | کار در حال انجام یا اتمامیافته، زمان تحویل و میزان انحراف از آن، کارایی فرآیندها |
| میزان انحراف از خطوط مبنا (Baseline) | شاخص عملکرد زمانبندی SPI، شاخص عملکرد هزینه CPI، سنجش Velocity در طول اسپرینتهای پروژه اجایل |
| سنجههای مربوط به منابع پروژه | مقایسه هزینه برنامهریزیشده برای منابع و هزینه واقعی |
| سنجههای مربوط به ارزشهای کسبوکار | شاخص بازگشت سرمایه، نسبت هزینه به منافع |
| سنجههای مربوط به رضایت ذیاثران | امتیاز خالص ترویجدهنده NPS، روحیه افراد تیم |
| سنجههای پیشبینی پروژه | تخمین هزینه در زمان تکمیل پروژه EAC |
فرض کنید کارفرما به پیمانکار میگوید: «هر دو هفته یکبار، عملکردِ اجراییت را با برنامهی اولیه مقایسه کن و بهروزش کن.» این یعنی یک شاخص کنترلی تعریف شده است. یکی از ابزارهای فوقالعاده و البته بسیار مشهور برای کنترل پروژه MSP است که آموزش نرم افزار MSP در دورههای آکادمی PMPiran امکانپذیر است.
گام دوم: چطور پروژه را بدون ایجاد اضطراب در تیم، رصد و پایش کنیم؟
شما نیاز دارید تا در طول بازههای تعیینشده در مرحله قبل، پروژه خود را رصد کنید. پیدا کردن تعادل جهت میزان کنترل پروژه (بیش از حد کنترل کردن و یا بسیار کم کنترل کردن پروژهها) یک چالش همیشگی برای مدیران پروژه خواهد بود.
نباید میزان پایش شما آنقدر زیاد شود که اعضای تیم احساس ناامنی کنند و یا آنقدر کم باشد که متوجه روند کار نشوید و خیلی دیر از مشکلات آن اطلاع پیدا کنید.
در این مرحله شما باید روشهای مناسب جمعآوری اطلاعات که متناسب با پروژه شماست را مشخص کنید. سپس دادههای خود را جمعآوری و آنها را کنترل کنید تا متوجه شوید که پروژه اجرا شده در مقطع زمانی فعلی تا چه اندازه از برنامهریزیها فاصله دارد.
دو نوع داده در این مرحله از کنترل پروژه جمعآوری میشود:
- دادههایی از اجرای پروژه: مانند زمان، بودجه و منابع مصرفشده و میزان پیشرفت پروژه و کارهای انجامشده تا این لحظه از پروژه
- دادههای مربوط به تغییرات غیرقابلپیشبینی: شامل تغییرات خاص در بودجه، برنامهی زمانی و مقیاس پروژه و … میشود
در بسیاری از پروژهها برای رصد کردن دادهها و اطلاعات پروژه از سیستمهای مدیریت اطلاعات یکپارچه در پروژهها استفاده میشود که میتواند باعث افزایش سرعت و دقت فرآیند شود.
گام سوم: چطور گزارشهایی بنویسیم که ذینفعان را شگفتزده کند؟
گزارشات کارآمد یکی از بهترین ابزارهای تصمیمگیری مدیران پروژه هستند. گزارشها را در مقاطع زمانی تعیینشده، با فرمت درخواستی و مطابق برنامه ارتباطات پروژه به شکلی مختصر و مفید ارائه دهید.
در تهیه گزارشات کنترل پروژه باید به این نکته توجه داشته باشید که چه کسی مخاطب گزارش شماست و نیاز دارد تا چه اطلاعاتی در اختیارش قرار گیرد. پس نیازی نیست تمامی افراد درگیر در پروژه در جریان تمام جزئیات قرار گیرند. ارائه اطلاعات اضافی و گزارشات طولانی از کارآیی آنها خواهد کاست. معمولاً هرچه شخص دریافتکننده گزارش دارای موقعیت مدیریتی بالاتری باشد، گزارش ارسالی به او خلاصهتر خواهد بود.
ذینفعان را با داشبوردهای جذاب شگفتزده کنید! استفاده از داشبوردهای پروژه برای ارائه تصویری و شفاف از سنجههای کنترلی میتواند ذینفعان پروژه را در زمانی کوتاه در جریان وضعیت کنونی پروژه قرار دهد. این داشبوردها میتوانند بهصورت آنلاین در اختیار ذینفعان کلیدی قرار گیرند تا در صورت بروز کوچکترین انحراف، از آن مطلع شوند.
گام چهارم: چگونه ریشهی مشکلات را پیدا کنیم و تکرارشان را متوقف کنیم؟
پس از تعیین میزان انحرافات از خط مبنای اولیه، لازم است تا با رویکردی تحلیلی، تصمیمگیری نمایید که آیا میزان انحراف فراتر از حد مجاز بوده است و نیاز به یک اقدام اصلاحی و تغییر برای بازگشت به خط مبنای اولیه پروژه وجود دارد یا خیر و نیز آن اقدام چگونه باید انجام شود. همچنین ممکن است اقدامی پیشگیرانه برای جلوگیری از افزایش میزان انحراف پیشنهاد دهید.
در صورتی که از برنامه پروژه و یا حداقل یکی از سنجههای اندازهگیریشده، انحراف غیرمجازی یافت شود، باید برای حل مشکل و بازگرداندن پروژه به خط مبنا، اقداماتی انجام شود و نتیجه آن مشخص شود و مورد تایید قرار گیرد، به این کار اصلاح میگوییم.
ولی اقدام اصلاحی یعنی علاوه بر اصلاح، علتهای ریشهای مشکل را نیز شناسایی کنیم و از بین ببریم تا مشکل دیگر تکرار نشود.
به طور مثال، پروژه انحراف غیرمجازی از برنامه زمانبندی دارد و مدیر پروژه با افزایش نفرات تیم اجرایی این انحراف را جبران میکند (اصلاح) ولی ریشه این انحراف پس از استفاده از نمودار استخوان ماهی توسط تیم، تخمینهای اولیه اشتباه شناسایی و تشخیص داده میشود که با تغییر فرایند تخمین و اضافه شدن یک مرحله کنترلی به آن، احتمال بروز اشتباه مجدد بسیار کم میشود (اقدام اصلاحی).
معمولاً در اثر تعریف اقدام اصلاحی نیاز است تا اسناد و برنامههایی که تحت تاثیر تغییرات قرار میگیرند، مانند برنامه مدیریت محدوده، خط مبنای محدوده، زمان، هزینه و مبنای اندازهگیری عملکرد را بهروزرسانی کنید.
ورودیهای سیستم برنامهریزی و کنترل پروژه چیست؟
سیستم برنامهریزی و کنترل پروژه برای انجام وظایف خود به مجموعهای از ورودیها نیاز دارد. این ورودیها شامل اطلاعات و مستنداتی هستند که از منابع مختلف جمعآوری شده و به عنوان پایه و اساس برنامهریزی و کنترل مورد استفاده قرار میگیرند. مهمترین ورودیهای این سیستم عبارتند از:
- بودجه پروژه: میزان منابع مالی تخصیصیافته به پروژه
- برنامه زمانبندی (Schedule): تاریخهای شروع و پایان فعالیتها و روابط بین آنها
- منابع انسانی: تیم پروژه، مهارتها، نقشها و مسئولیتها
- مواد و مصالح: لیست مواد اولیه و مصالح مورد نیاز پروژه
- تجهیزات: ماشینآلات، ابزارها و تجهیزات مورد نیاز
- ریسکهای شناساییشده: لیست ریسکهای احتمالی و برنامه پاسخ به آنها
- الزامات کیفیت: استانداردها و معیارهای کیفیت مورد انتظار
- مستندات پروژه: شامل اسناد قرارداد، نقشهها، مشخصات فنی و …
- گزارشهای وضعیت قبلی: دادههای عملکردی از بازههای زمانی گذشته
- تغییرات تأییدشده: هرگونه تغییر در محدوده، زمان یا هزینه که بهتصویب رسیده است
شناخت کامل این ورودیها به تیم پروژه کمک میکند تا فرآیند برنامهریزی و کنترل را با دقت و اثربخشی بیشتری انجام دهد.
معیارهای لازم برای ارزیابی پروژه کدامند؟
ارزیابی پروژه نیازمند معیارهای مشخصی است که بر اساس آنها بتوان موفقیت یا شکست پروژه را سنجید. مهمترین معیارهای ارزیابی پروژه عبارتند از:
- زمان (Time): آیا پروژه در زمان مقرر به اتمام رسیده است؟ میزان انحراف از برنامه زمانبندی چقدر بوده است؟
- هزینه (Cost): آیا پروژه در چارچوب بودجه تعیینشده اجرا شده است؟ انحراف هزینه چقدر بوده است؟
- کیفیت (Quality): آیا خروجیهای پروژه با استانداردهای کیفی تعیینشده مطابقت دارند؟
- محدوده (Scope): آیا تمامی اهداف و محصولات تعیینشده در محدوده پروژه تحویل داده شدهاند؟
- رضایت ذینفعان (Stakeholder Satisfaction): میزان رضایت کارفرما، تیم پروژه و سایر ذینفعان از نتایج پروژه
- مدیریت ریسک (Risk Management): میزان موفقیت در شناسایی و مدیریت ریسکهای پروژه
- بازگشت سرمایه (ROI): نسبت منافع حاصل از پروژه به هزینههای انجامشده
این معیارها باید در ابتدای پروژه تعیین و بهصورت مستمر در طول اجرا پایش شوند.
بهترین نرمافزارهای کنترل پروژه کدامند؟
ابزارها و تکنیکهای مختلفی در کنترل پروژه استفاده میشود، از جمله نمودارهای زمانبندی مانند گانت چارت ، روش ارزش کسبشده (EVM)، گزارشهای پیشرفت و شاخصهای عملکردی پروژه. این ابزارها امکان پایش دقیق و تصمیمگیری مبتنی بر داده را فراهم میکنند.
نرمافزارهای مدیریت پروژه به دو دستهی کلی تقسیم میشوند: آنلاین و آفلاین. هرکدام از این دستهها، بسته به نیاز پروژه، مزایا و محدودیتهای خاص خود را دارند.
تلهها و اشتباهات رایج در تحلیل دادههای کنترل پروژه
برخی مواقع برخی سوگیریهای ذهنی و اشتباهات رایج در تحلیل دادهها باعث خطا در فرایند تحلیل و تصمیمگیریها میشود که با آشنایی بیشتر نسبت به این موارد میتوان از آثار منفی تاثیر این عوامل جلوگیری کرد. برخی از این تلهها و اشتباهات عبارتند از:
- اثر هاثورن: این اثر اشاره به این موضوع دارد که خود عمل اندازهگیری، بر رفتار افراد تاثیر میگذارد و باعث تغییر نتیجه میشود. مثلاً پایش خروجی عملکرد یک تیم میتواند اثر مثبت یا منفی بر کار تیم بگذارد و عملکرد تیم را به نسبت یک موقعیت معمول تغییر دهد.
- سنجه بیهوده: معیاری است که اندازهگیری آن اطلاعات مفیدی برای تصمیمگیری در اختیار ما قرار ندهد، مثل اندازهگیری تعداد صورتجلسات جهت تشخیص اثربخشی کار تیمی.
- مقایسه با اهداف غیرقابلدستیابی: وقتی که نتیجه یک موضوع را با هدفی غیرقابلدستیابی مقایسه میکنیم باعث ناامیدی و در نتیجه کاهش تلاش اعضای تیم برای پیشرفت میشویم.
- سوء استفاده از سنجهها: تحریف در تفسیر سنجهها و سوء استفاده از شاخصها جهت اهداف شخصی و غیرمرتبط که باعث کاهش سطح اعتماد در تیم میشود.
- تفسیر همبستگی بین دو فاکتور به جای علیت بین آنها: همبستگی بین دو متغیر را به صورت رابطه علت و معلولی تفسیر کردن میتواند تصمیمات اشتباهی به دنبال داشته باشد. مثلاً افزایش هزینه و تاخیر زمانی پروژه به صورت توأمان میتواند اتفاق بیافتد ولی ثابت نمیکند که یکی علت دیگری است؛ شاید مشخص و شفاف نبودن الزامات باعث هردوی این مشکلات شده باشد.
جمعبندی: کنترل پروژه، ضرورتی برای مدیران حرفهای
فرآیند کنترل بخشی ضروری و جداییناپذیر از پروژههاست که به شما کمک میکند مطابق با خط مبنای خود حرکت کنید. شما به عنوان یک مدیر حرفهای پروژه باید بتوانید روند اجرایی پروژه را زیر نظر بگیرید و هر کجا تفاوتی با برنامهریزیهای قبلی مشاهده کردید، نسبت به انجام اصلاحات و یا اقدامات اصلاحی در مورد آن تصمیم بگیرید.
آیندهی شغلیِ شما در گروِ همین مهارت است!
راستش را بخواهید؛ در بازارِ رقابتی امروز، کسی مدیرِ پروژه نیست که فقط یک نقشهی راه بکشد. مدیرِ واقعی کسی است که بتواند در میانهی طوفان، مسیر را اصلاح کند. اگر تا امروز از پروژههای ناتمام خسته شدهاید، همین الان قدمِ اول را بردارید. کنترل پروژه، افسارِ موفقیتِ شماست؛ نه یک ابزار، بلکه یک طرز فکر.
در صورتی که میخواهید یک کارشناس حرفهای کنترل پروژه شوید، دوره جامع مدیریت پروژه (با همکاری دانشگاه صنعتی امیرکبیر) تمامی سرفصلهای بالا را پوشش میدهد و پس از اتمام دوره نیز به شما مدرکی معتبر از دانشگاه صنعتی امیرکبیر و شرکت PMPiran اعطا خواهد شد. علاوه بر این دوره، دورهی کاربردی زمانبندی و کنترل پروژه نیز میتواند برای شما مفید و جذاب باشد و در پایان شما میتوانید مدرک فنی و حرفهای مرتبط را نیز دریافت کنید.
سوالات متداول درمورد کنترل پروژه
کنترل پروژه مجموعهای از فعالیتها و فرآیندهاست که برای پایش، اندازهگیری و اصلاح عملکرد پروژه در طول اجرا به کار میرود.
هدف اصلی آن اطمینان از این است که پروژه طبق برنامه زمانبندی، بودجه و محدوده تعیینشده پیش میرود و در صورت انحراف، اقدامات اصلاحی انجام شود.
کنترل پروژه به مدیران کمک میکند تا:
• انحرافات زمانی و هزینهای را بهموقع شناسایی کنند
• تصمیمات اصلاحی سریع و مؤثر بگیرند
• از هدررفت منابع جلوگیری کنند
• احتمال موفقیت پروژه را افزایش دهند
بدون کنترل پروژه، حتی برنامهریزی دقیق هم ممکن است به نتیجه مطلوب نرسد.
برنامهریزی پروژه به تعیین اهداف، زمانبندی، منابع و بودجه قبل از اجرا میپردازد، در حالی که کنترل پروژه در مرحله اجرا انجام شده و بر مقایسه عملکرد واقعی با برنامه و اعمال اصلاحات لازم تمرکز دارد.
این دو فرآیند مکمل یکدیگر هستند.
مهمترین فعالیتهای کنترل پروژه عبارتاند از:
• پایش پیشرفت پروژه
• مقایسه عملکرد واقعی با برنامه
• تحلیل انحرافات
• تهیه گزارشهای کنترلی
• اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
این فعالیتها به حفظ پروژه در مسیر صحیح کمک میکنند.
در کنترل پروژه از ابزارها و تکنیکهای مختلفی استفاده میشود، از جمله:
• نمودارهای زمانبندی (مانند گانت)
• روش ارزش کسبشده (EVM)
• گزارشهای پیشرفت
• شاخصهای عملکردی پروژه
این ابزارها امکان پایش دقیق و تصمیمگیری مبتنی بر داده را فراهم میکنند.
کنترل پروژه با شناسایی بهموقع انحرافات و مشکلات، به تیم پروژه این امکان را میدهد که قبل از تبدیل شدن به بحران، اقدامات اصلاحی انجام دهند.
این موضوع باعث کاهش ریسکهای زمانی، هزینهای و اجرایی پروژه میشود.
شما عزیزان میتوانید با دنبال کردن صفحه PMPiran در اینستاگرام، از آخرین اخبار حوزه مدیریت پروژه، دورهها و پستهای آموزشی بهرهمند شوید: صفحه اینستاگرام PMPiran
دیدگاهتان را بنویسید