چهار مرحله اصلی کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه 5 مرحله اصلی دارد که در این مطلب به آن می‌پردازیم - PMPiran

فهرست مطالب

کنترل پروژه فرآیندی‌ست که برای تشخیص به موقع مشکلات احتمالی در روند اجرای پروژه طراحی می‌شود. این فرآیند به مدیر پروژه اجازه می‌دهد که مشکلات پیش رو را قبل از بزرگ شدن و زمانی که یک راه حل آسان دارند، شناسایی و برطرف کند.

اگر شما بتوانید در هر کدام از حوزه‌های پروژه خط مبنای (Baseline) خود را حفظ نمایید و مطابق آن پیش بروید، مشکلی وجود نخواهد داشت اما امروزه کمتر پروژه‌ای وجود دارد که با تحقق کامل آنچه برنامه‌ریزی شده است به پایان برسد.

سوال اساسی این است که مدیر پروژه موظف است برای پیش‌برد پروژه خود با حداقل انحراف، چگونه عمل کند؟

همانطور که همه ما می‌دانیم کنترل هزینه‌ها، زمان، کیفیت، محدوده و…. فرآیند آسانی نیست. بعد از اتمام برنامه‌ریزی پروژه و با شروع فاز اجرا شما نیاز به پایش پروژه خود دارید که آیا مطابق با برنامه است یا خیر.

فرایند کنترل پروژه به زبان ساده!

شاید بتوان گفت که فرآیند کنترل پروژه یک چرخه‌ی تکرارشونده است که در طی آن مدیر پروژه با استفاده از ابزارهای مختلف اندازه‌گیری و سنجش و پس از دریافت بازخورد از دیگران، انحرافات احتمالی در روند اجرایی پروژه را نسبت به خط مبنای از پیش‌تعیین‌شده می‌سنجد و سپس تصمیم می‌گیرد که برای اصلاح روند فعلی نیاز به اعمال چه اقدامات اصلاحی است.

فرآیند کنترل پروژه چهار مرحله‌ اصلی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

مرحله اول: مشخص کردن فرایند و سنجه‌های کنترل پروژه

در مرحله‌ی اول باید ساختار حکمرانی و کنترلی پروژه مشخص شود. در همین راستا نیاز است تا دستورالعمل‌های مورد نیاز شامل فرآیند کنترل، شناسنامه و ماتریس تخصیص مسئولیت‌ها نوشته شود.

باید تعیین کنید که چه شاخص هایی در طول پروژه اندازه‌گیری خواهند شد و این اندازه‌گیری هر چند وقت یک بار، در طول چرخه عمر پروژه، انجام خواهد شد.

برای به‌دست آوردن این سنجه‌ها نیاز است تا پیش از شروع پروژه با تمامی ذینفعان درباره معیارهای سنجش به توافق برسید، این امر یک شرط لازم برای موفقیت پروژه است. در ادامه نیز برنامه‌ زمان‌بندی اولیه برای بازرسی‌ها و اندازه‌گیری‌ها تهیه شود و مورد توافق طرفین قرار گیرد.

پیشنهاد مطالعه:
نگاهی به تفاوت پروژه و برنامه (Program) در مدیریت پروژه

مثالی از کنترل زمانبندی پروژه

برای مثال در فرآیند کنترل برنامه زمانبندی باید دستورالعمل‌های مورد نیاز توسط کارفرما به پیمانکار ابلاغ شود و مشخص شود که پیمانکار موظف است در چه بازه‌های زمانی عملکرد اجرایی خود را با برنامه اولیه مقایسه و برنامه زمانبندی را بروزرسانی(Up to date) کند.

فرمت گزارش‌دهی، نحوه ارسال گزارشات، محدوده مجاز و غیر مجاز شاخص‌ کنترلی شود. در مثال آورده شده میزان انحراف از برنامه زمانبندی اولیه، یک شاخص کنترلی است.

یکی از ابزارهای فوق‌العاده و البته بسیار مشهور برای کنترل پروژه MSP است که آموزش نرم افزار MSP در دوره‌های آکادمی PMPiran امکان پذیر است.

 

مرحله دوم: رصد کردن پروژه

شما نیاز دارید تا در طول بازه‌های تعیین شده در مرحله قبل، پروژه خود را رصد کنید. پیدا کردن تعادل بین کنترل بیش از حد و کم پروژه‌ها یک چالش همیشگی برای مدیران پروژه خواهد بود.

نکته‌ی مهم: نباید میزان پایش شما آنقدر زیاد شود که اعضای تیم احساس ناامنی کنند و یا آنقدر کم باشد که متوجه روند کار نشوید و خیلی دیر از مشکلات آن اطلاع پیدا کنید.

در این مرحله شما باید روش‌های مناسب جمع‌آوری اطلاعات که متناسب با پروژه شماست را مشخص کنید. سپس داده‌های خود را جمع‌آوری و آن‌ها را کنترل کنید تا متوجه شوید که پروژه‌ اجراشده در مقطع زمانی فعلی تا چه اندازه از برنامه‌ریزی‌ها فاصله دارد.

دو نوع داده در این مرحله جمع‌آوری می‌شود:

  1. داده‌هایی از اجرای پروژه مانند زمان، بودجه و منابع مصرف‌شده و میزان پیش‌رفت پروژه و کارهای انجام‌شده و…. تا این مرحله است.
  2. داده‌های مربوط به تغییرات غیرقابل‌پیش‌بینی که شامل تغییرات خاص در بودجه، برنامه‌ی زمانی و مقیاس پروژه و… می‌شود.

کنترل پروژه 5 مرحله دارد - PMPiran

مرحله سوم: تهیه‌ی گزارش

گزارشات کارآمد یکی از بهترین ابزارهای تصمیم‌گیری مدیران پروژه هستند. گزارش‌ها را در مقاطع زمانی تعیین‌شده، با فرمت درخواستی، به شکلی مختصر و مفید ارائه دهید.

پیشنهاد مطالعه:
قانون پارتو (Pareto principle) یا قانون 80/20 چیست؟

در تهیه گزارشات باید به این نکته توجه داشته باشید که چه کسی مخاطب گزارش شماست و نیاز دارد تا چه اطلاعاتی در اختیارش قرار گیرد. پس نیازی نیست تمامی افراد درگیر در پروژه در جریان تمام جزییات قرار گیرند.

ارائه اطلاعات اضافی و گزارشات طولانی از کارآیی آن‌ها خواهد کاست.

ذینفعان را با داشبوردهای جذاب شگفت زده کنید!

استفاده از داشبوردهای پروژه برای ارائه تصویری و شفاف از سنجه‌های کنترلی می‌تواند ذینفعان پروژه را در زمانی کوتاه در جریان وضعیت کنونی پروژه قرار دهد. این داشبوردها می‌توانند بصورت آنلاین در اختیار ذینفعان کلیدی قرار گیرند تا در صورت بروز کوچکترین انحراف، از آن مطلع شوند.

در دوره ساخت گزارش حرفه‌ای شما یاد می‌گیرید چطور گزارشات حرفه‌ای و منحصربفردی تهیه کنید!

 

مرحله چهارم اقدامات اصلاحی

همانطور که در مراحل پیشین گفته شد، پس از تعیین میزان انحرافات از خط مبنای اولیه، لازم است تا با رویکردی تحلیلی، تصمیم‌گیری نمایید که آیا میزان انحراف فراتر از حد مجاز بوده است و نیاز به یک اقدام اصلاحی و تغییر برای بازگشت به خط مبنای اولیه پروژه وجود دارد یا اقدامی پیشگیرانه برای جلوگیری از افزایش میزان انحراف کفایت خواهد کرد.

اقدامات اصلاحی را با مثال یاد بگیرید

برای مثال پس از کنترل پروژه خود و تهیه سند Work Performance Information  متوجه می‌شوید که کار تحویل شده الزامات مورد توافق در محدوده پروژه را برآورده نمی‌سازد.

در این زمان لازم است تا شما درخواست‌های تغییری را شامل اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه، اصلاح نواقص و یا درخواست‌های بهبود ارائه دهید.

در گام بعدی نیاز است تا اسناد و برنامه‌هایی که ممکن است تحت تاثیر تغییرات قرار گیرند، مانند برنامه مدیریت محدوده، خط مبنای محدوده، زمان، هزینه و مبنای اندازه‌گیری عملکرد را بروزرسانی کنید.

 

کنترل پروژه ضرورتی برای مدیران حرفه‌ای پروژه!

فرآیند کنترل بخشی ضروری و جدایی‌ناپذیر از پروژه‌هاست که به شما کمک می‌کند مطابق با خط مبنای خود حرکت کنید.

پیشنهاد مطالعه:
روش مسیر بحرانی (Critical Path Method) چیست؟ + راهنما و مثال

شما به عنوان یک مدیر حرفه‌ای پروژه باید بتوانید روند اجرایی پروژه را زیر نظر بگیرید و هر کجا تفاوتی با برنامه‌ریزی‌های قبلی مشاهده کردید، نسبت به اقدامات اصلاحی درمورد آن تصمیم بگیرید.

جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مختلف و در نهایت، تهیه‌ی گزارش و انجام اقدامات لازم پس از تجزیه و تحلیل آن، اجزای اصلی فرآیند کنترل پروژه را تشکیل می‌دهند.

در صورتی که می‌خواهید یک کارشناس حرفه‌ای کنترل پروژه شوید، دوره جامع مدیریت پروژه (با همکاری دانشگاه صنعتی امیرکبیر) تمامی سرفصل‌های بالا را پوشش می‌دهد و پس از اتمام دوره نیز به شما مدرکی معتبر از دانشگاه صنعتی امیرکبیر و شرکت PMPiran اعطا خواهد شد. علاوه بر این دوره، دوره‌ی کاربردی زمان‌بندی و کنترل پروژه نیز می‌تواند برای شما مفید و جذاب باشد.

شما عزیزان می‌توانید با دنبال کردن صفحه PMPiran در اینستاگرام، از آخرین اخبار حوزه مدیریت پروژه، دوره‌ها و پست‌های آموزشی بهره‌مند شوید: صفحه اینستاگرام PMPiran

مطالب زیر را حتما بخوانید:

ساختار شکست کار WBS نمایشی است از محصولات و یا خدمات قابل تحویل در پروژه

ساختار شکست کار (WBS) چیست و چگونه باید آن را تهیه کرد؟

ساختار شکست کار، محصول و یا خدمت قابل تحویل یک پروژه است که به بخش‌های جزئی تری تقسیم شده است. این ساختار به صورت بصری اصطلاعات مفید زیادی در اختیار ما می‌گذارد و از مهمترین اسناد پروژه محسوب می‌شود.

ادامه مطلب »

مهارت های لازم برای ورود به بازار کار مدیریت پروژه چیست؟

چند سالی است که با توسعه روزافزون صنایع در دنیا، مسئله‌ی فاصله گرفتن دانش‌گاه از صنعت در ایران مورد توجه قرار گرفته و دانش‌جویان و فارغ‌التحصیلان می‌دانند که برای ورود موفق به بازار کار باید مهارت‌های مختلفی را خارج از کلاس‌های دانش‌گاه کسب کنند. در ادامه به مهارت‌هایی خواهیم پرداخت که به عنوان یک مدیر پروژه و موفقیت در این حوزه باید داشته باشید.

ادامه مطلب »

دوره‌های پیشنهادی ما :

تفسیر کامل شرایط عمومی پیمان

دانشکده مهندسی صنایع و سیستم های مدیریت دانشگاه صنعتی امیرکبیر(پلی تکنیک)با همکاری شرکت PMPiran و با اتکا به مدیران حرفه ای پروژه و اساتید برتر دانشگاه، با هدف ارتقای مهارت و دانش مورد نیاز مدیریت پروژه و از بین برد خلاء بین دانشگاه و صنعت دوره آموزشی “جامع مدیریت پروژه” را برگزار می کند.

ادامه مطلب »
دوره مدیریت ریسک پروژه و آمادگی آزمون RMP که مدرکی بین‌المللی از موسسه PMI آمریکا را در پی دارد - PMPiran

دوره مدیریت ریسک پروژه حرفه‌ای و آمادگی آزمون ®RMP

امروزه بحث مدیریت پروژه در کشور‌های در حال توسعه بسیار مورد توجه قرار دارد. با توجه به ماهيت نامطمئن پروژه‌ها و لزوم صرف بهينه منابع، هر پروژه با عدم اطمينان هايي مواجه است. از همین رو مدیریت ریسک پروژه بیش از پیش مهم و ضروری شده است. دوره مدیریت حرفه‌ای ریسک و آمادگی آزمون RMP می‌تواند در این زمینه به حرفه‌ای شدن شما کمک کند!

ادامه مطلب »

دوره تحلیل حرفه‌ای کسب‌وکار و آمادگی آزمون ®PBA

شرکت در دوره آمادگی آزمون PMI-PBA به شما کمک می‌کند تا به صورت گام به گام با حوزه‌های دانشی تحلیل کسب و کار آشنا شوید و ابزارها و تکنیک‌های هر فرآیند را مورد بررسی قرار دهید. همچنین با تست‌های شبیه‌ساز آزمون که در اختیار شرکت‌کنندگان قرار داده می‌شود، می‌توانید خود را محک زده و ارزیابی قطعی از خودتان در آزمون داشته باشید.

ادامه مطلب »
دوره آمادگی آزمون PMP برای اخذ مدرک PMP - PMPiran

دوره جامع مدیریت حرفه‌ای پروژه و آمادگی آزمون ®PMP

برای دریافت گواهینامه ارزشمند PMP دوره ویژه ای در نظر گرفته ایم، که تا لحظه قبولی در آزمون با شما همراه هستیم. این دوره شامل آموزش کامل استاندارد PMBOK، شبیه ساز آنلاین آزمون و جلسات نامحدود رفع اشکال تا لحظه قبولی در آزمون PMP می باشد.

ادامه مطلب »
اشتراک در
اطلاع از
guest
5 نظرات
تازه‌ترین
قدیمی ترین بیشترین واکنش نشان داده شده(آرا)
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
ریحانه ربیعی
ریحانه ربیعی
3 ماه قبل

ممنون از مطلب مفیدتون در آدرس زیر هم درباره کنترل پروژه مطالبی نوشته شده که خوشحال میشم نظرتون رو در موردش بدونم:

کنترل پروژه

PMPiran
ادمین
پاسخ به  نقی معمولی
10 ماه قبل

با سلام و احترام. عنوان مطلب اشتباه داشت که اصلاح شد.
با تشکر از توجه و دقتی که به مطلب داشتید.

نقی معمولی
نقی معمولی
11 ماه قبل

باسلام در تیتر عنوان شده 5 مرحله اصلی کنترل پروژه ولی در متن به 4 مورد اشاره شده ؟؟؟؟؟؟؟

PMPiran
ادمین
پاسخ به  مهشید کیایی
1 سال قبل

بله هر پروژه‌ای نیاز به کنترل پروژه داره

مهشید کیایی
مهشید کیایی
1 سال قبل

آیا کنترل پروژه برای مدیریت در همه زمینه ها لازمه ؟؟؟ یا فقط زمینه های خاصی مدنظره ؟