کنترل پروژه فرآیند نظارت و تعیین و تنظیم میزان پیشرفت پروژه است تا اطمینان حاصل شود که پروژه در مسیرتعریف شده باقی می‌ماند و اهداف و مقاصد خود را برآورده می‌کند. این فرآیند شامل ردیابی و مدیریت محصولات و اقلام قابل تحویل پروژه، بودجه، برنامه زمانبندی، منابع، ریسک‌ها، کیفیت و … است. کنترل پروژه وقتی قابل انجام است که رویکرد و برنامه مدیریت پروژه از قبل کاملا مشخص و اهداف به صورت دقیق تعریف شده باشد.
روش‌ها و تکنیک‌های کنترل پروژه بر اساس رویکرد مدیریت پروژه میتواند بسیار متفاوت باشد؛ برای پروژه‌های متعین و قابل پیش‌بینی (Predictive) و پروژه‌های چابک یا اجایل (Adaptive) که تفاوت‌های زیادی در روش اجرا دارند روش‌های کنترلی نیز متفاوت است.
آنچه درمورد کنترل پروژه می‌خوانید
مزایای انجام فرآیند کنترل پروژه
- ارزیابی عملکرد واقعی در مقایسه با برنامه‌ریزی انجام شده برای پروژه
- پیگیری استفاده موثر از منابع پروژه مانند منابع انسانی، مواد و مصالح، تجهیزات وهزینه پروژه
- ارائه اطلاعات وپاسخگویی به ذی اثران پروژه
- ارزیابی اینکه آیا خروجی‌ها و تحویل شدنی‌های پروژه در مسیر درست اجرا و تحویل هستند یا خیر
- ایجاد ارتباط و برقراری جلسات در مورد موازنه فرصت‌ها و تهدیدها و گزینه‌های پیش رو
- حصول اطمینان از مطابقت تحویل شدنی‌ها با معیارهای پذیرش مشتری
البته باید خاطر نشان کرد که ارزش فرآیند کنترل پروژه فقط به جمع آوری و انتشار داده‌ها نیست بلکه به ایجاد محیطی مناسب جهت گفتگو و بحث در خصوص اقدامات لازم اجرایی و تغییر در برنامه پروژه است.
مراحل کنترل پروژه جهت اجرای اثربخش
اجرای کامل و اثربخش کنترل پروژه نیازمند 4 مرحله است که در ادامه به آن‌های می‌پردازیم:
مرحله اول کنترل پروژه: مشخص کردن شاخص‌ها و سنجه‌های کنترل پروژه
در این مرحله کنترل پروژه، باید تعیین شود که چه شاخص‌هایی در طول پروژه اندازه‌گیری خواهند شد و این اندازه‌گیری هر چند وقت یک بار در طول چرخه عمر پروژه، انجام خواهد شد. همچنین باید مشخص شود که بازه مورد قبول هر شاخص و میزان انحراف مجاز در پروژه چقدر می‌باشد.
برای به‌دست آوردن این سنجه‌ها نیاز است تا پیش از شروع پروژه با تمامی ذی‌اثران پروژه درباره معیارهای سنجش به توافق برسید، این امر یک شرط لازم برای موفقیت پروژه است. در ادامه نیز می‌بایست برنامه زمانبندی اولیه برای بازرسی‌ها و اندازه‌گیری‌ها تهیه شود و مورد توافق طرفین قرار گیرد.
این شاخص‌ها و سنجه‌های کنترل پروژه معمولا در دسته بندی‌های متعددی پیشنهاد می‌شوند که برخی از مهمترین این دسته بندی ها به قرار زیر است:
1-سنجه‌های مربوط به محصول و اقلام قابل تحویل پروژه
مثال: تعداد و منبع نقص‌های مشاهده شده و یا معیارهای عملکرد فنی محصول
2- سنجه‌های مربوط به تحویل خدمت و محصول به مشتری
مثال: کار در حال انجام و یا اتمام یافته – زمان تحویل و میزان انحراف از آن – کارایی فرآیندها
3- میزان انحراف از خطوط مبنا (bassline)
مثال: شاخص عملکرد زمانبندی SPI(Schedule Performance indicator)
شاخص عملکرد هزینه CPI(Cost Performance Index)
یا سنجش velocity در طول اسپرینت‌های یک پروژه اجایل
4- سنجه‌های مربوط به منابع پروژه
مثال : مقایسه هزینه برنامه‌ریزی شده برای منابع و هزینه واقعی
5- سنجه‌های مربوط به ارزش‌های کسب و کار (business value)
مثال: شاخص بازگشت سرمایه و یا نسبت هزینه به منافع
6- سنجه‌های مربوط به رضایت ذی‌اثران
مثال: امتیاز خالص ترویج دهنده NPS(Net Promoter Score) و روحیه افراد تیم
7- سنجه‌های پیش‌بینی پروژه
مثال : تخمین هزینه در زمان تکمیل پروژه EAC(Estimate At Completion)
شاید شما هم شاخص‌های دیگری را به خاطر میاورید که در کنترل پروژه می‌توانند استفاده شوند که در صورت تمایل می‌توانید در همین صفحه و در قسمت نظرات با ما به اشتراک بگذارید.
مثالی از کنترل زمانبندی پروژه
برای مثال در فرآیند کنترل برنامه زمانبندی باید دستورالعمل‌های مورد نیاز توسط کارفرما به پیمانکار ابلاغ شود و مشخص شود که پیمانکار موظف است در چه بازه‌های زمانی عملکرد اجرایی خود را با برنامه اولیه مقایسه کرده و برنامه زمانبندی را بروزرسانی(Up to date) کند.
فرمت گزارش‌دهی، نحوه ارسال گزارشات، محدوده مجاز و غیر مجاز شاخص کنترلی مشخص شود. در مثال آورده شده میزان انحراف از برنامه زمانبندی اولیه، یک شاخص کنترلی است.
یکی از ابزارهای فوق‌العاده و البته بسیار مشهور برای کنترل پروژه MSP است که آموزش نرم افزار MSP در دوره‌های آکادمی PMPiran امکان‌پذیر است.
مرحله دوم: رصد کردن پروژه
شما نیاز دارید تا در طول بازه‌های تعیین شده در مرحله قبل، پروژه خود را رصد کنید. پیدا کردن تعادل جهت میزان کنترل پروژه (بیش از حد کنترل کردن و یا بسیار کم کنترل کردن پروژه‌ها) یک چالش همیشگی برای مدیران پروژه خواهد بود.
نکته‌ی مهم درمورد کنترل پروژه: نباید میزان پایش شما آنقدر زیاد شود که اعضای تیم احساس ناامنی کنند و یا آنقدر کم باشد که متوجه روند کار نشوید و خیلی دیر از مشکلات آن اطلاع پیدا کنید.
در این مرحله شما باید روش‌های مناسب جمع‌آوری اطلاعات که متناسب با پروژه شماست را مشخص کنید. سپس داده‌های خود را جمع‌آوری و آن‌ها را کنترل کنید تا متوجه شوید که پروژه اجرا شده در مقطع زمانی فعلی تا چه اندازه از برنامه‌ریزی‌ها فاصله دارد.
دو نوع داده در این مرحله از کنترل پروژه جمع‌آوری میشود:
- داده‌هایی از اجرای پروژه مانند زمان، بودجه و منابع مصرف‌شده و میزان پیشرفت پروژه و کارهای انجام‌شده تا این لحظه از پروژه.
- داده‌های مربوط به تغییرات غیرقابل‌پیش‌بینی که شامل تغییرات خاص در بودجه، برنامه‌ی زمانی و مقیاس پروژه و… میشود.
در بسیاری از پروژه‌ها برای رصد کردن داده‌ها و اطلاعات پروژه از سیستم‌های مدیریت اطلاعات یکپارچه در پروژه ها استفاده میشود که میتواند باعث افزایش سرعت و دقت فرآیند شود.
مرحله سوم کنترل پروژه: تهیه‌ی گزارش
گزارشات کارآمد یکی از بهترین ابزارهای تصمیم‌گیری مدیران پروژه هستند. گزارش‌ها را در مقاطع زمانی تعیین‌شده، با فرمت درخواستی و مطابق برنامه ارتباطات پروژه به شکلی مختصر و مفید ارائه دهید.
در تهیه گزارشات کنترل پروژه باید به این نکته توجه داشته باشید که چه کسی مخاطب گزارش شماست و نیاز دارد تا چه اطلاعاتی در اختیارش قرار گیرد. پس نیازی نیست تمامی افراد درگیر در پروژه در جریان تمام جزییات قرار گیرند.
ارائه اطلاعات اضافی و گزارشات طولانی از کارآیی آن‌ها خواهد کاست.
معمولا هرچه شخص دریافت کننده گزارش دارای موقعیت مدیریتی بالاتری باشد گزارش ارسالی به او خلاصه‌تر خواهد بود.
ذینفعان را با داشبوردهای جذاب شگفت زده کنید!
استفاده از داشبوردهای پروژه برای ارائه تصویری و شفاف از سنجه‌های کنترلی میتواند ذینفعان پروژه را در زمانی کوتاه در جریان وضعیت کنونی پروژه قرار دهد. این داشبوردها می‌توانند بصورت آنلاین در اختیار ذینفعان کلیدی قرار گیرند تا در صورت بروز کوچکترین انحراف، از آن مطلع شوند.
در دوره ساخت گزارش حرفه‌ای شما یاد می‌گیرید چطور گزارشات حرفه‌ای و منحصربفردی تهیه کنید!
مرحله چهارم: اصلاح و اقدامات اصلاحی
پس از تعیین میزان انحرافات از خط مبنای اولیه، لازم است تا با رویکردی تحلیلی، تصمیم‌گیری نمایید که آیا میزان انحراف فراتر از حد مجاز بوده است و نیاز به یک اقدام اصلاحی و تغییر برای بازگشت به خط مبنای اولیه پروژه وجود دارد یا خیر و نیز آن اقدام چگونه باید انجام شود. همچنین ممکن است اقدامی پیشگیرانه برای جلوگیری از افزایش میزان انحراف پیشنهاد دهید.
اقدامات اصلاحی را با مثال یاد بگیرید
در صورتی که از برنامه پروژه و یا حداقل یکی از سنجه‌های اندازه‌گیری شده، انحراف غیرمجازی یافت شود باید برای حل مشکل و بازگرداندن پروژه به خط مبنا، اقداماتی انجام شود و نتیجه آن مشخص شود و مورد تایید قرار گیرد، به این کار اصلاح می‌گوییم. ولی اقدام اصلاحی یعنی علاوه بر اصلاح، علت‌های ریشه‌ای مشکل را نیز شناسایی کنیم و از بین ببریم تا مشکل دیگر تکرار نشود.
به طور مثال، پروژه انحراف غیرمجازی از برنامه زمانبندی دارد و مدیر پروژه با افزایش نفرات تیم اجرایی این انحراف را جبران می‌کند (اصلاح) ولی ریشه این انحراف پس از استفاده از نمودار علت و معلول توسط تیم، تخمین‌های اولیه اشتباه شناسایی و تشخیص داده میشود که با تغییر فرایند تخمین و اضافه شدن یک مرحله کنترلی به آن، احتمال بروز اشتباه مجدد بسیار کم میشود (اقدام اصلاحی).
معمولا در اثر تعریف اقدام اصلاحی نیاز است تا اسناد و برنامه‌هایی که تحت تاثیر تغییرات قرار می‌گیرند، مانند برنامه مدیریت محدوده، خط مبنای محدوده، زمان، هزینه و مبنای اندازه‌گیری عملکرد را بروزرسانی کنید.
معرفی برخی ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده در کنترل پروژه
- روش ارزش کسب شده EVM (Earned Value Management) که بیشتر در پروژه‌های متعین و قابل پیش‌بینی (Predictive) و با کمک ابزارهایی مانند Microsoft Project و Primavera انجام میشود.
- استفاده از نمودارهای Burn down chart و Burn up chart که بیشتر در پروژه‌های چابک یا اجایل (Adaptive) با کمک ابزارهایی مانند Trello و یا Jira انجام میشود
- Mood board یا تابلوی خلق و خو برای سنجش روحیه‌ی افراد تیم و ذی‌اثران که در تیم‌های کوچک و متوسط استفاده میشود، که با ابزارهای ساده‌ای مانند یک تخته اطلاع رسانی قابل انجام است.
تله‌ها و اشتباهات رایج در تحلیل داده‌ها در فرآیند کنترل پروژه
برخی مواقع برخی سوگیری‌های ذهنی و اشتباهات رایج در تحلیل داده‌ها باعث خطا در فرایند تحلیل و تصمیم گیری‌ها میشود که با آشنایی بیشتر نسبت به این موارد می‌توان از آثار منفی تاثیر این عوامل جلوگیری کرد.
برخی از این تله‌ها و اشتباهات عبارتند از :
- اثر هاثورن (Hawthorne effect): این اثر اشاره به این موضوع دارد که خود عمل اندازه‌گیری، بر رفتار افراد تاثیر می‌گذارد و باعث تغییر نتیجه میشود. مثلا پایش خروجی عملکرد یک تیم میتواند اثر مثبت یا منفی بر کار تیم بگذارد و عملکرد تیم را به نسبت یک موقعیت معمول تغییر دهد.
- سنجه بیهوده: معیاری است که اندازه‌گیری آن اطلاعات مفیدی برای تصمیم‌گیری در اختیار ما قرار ندهد مثل اندازه‌گیری تعداد صورت جلسات جهت تشخیص اثربخشی کار تیمی.
- مقایسه با اهداف غیر قابل دستیابی: وقتی که نتیجه یک موضوع را با هدفی کاملا غیر قابل دستیابی مقایسه می‌کنیم و باعث ناامیدی و کاهش روحیه و در نتیجه کاهش تلاش اعضای تیم برای پیشرفت می‌شویم.
- سوء استفاده از سنجه‌ها: تحریف در تفسیر سنجه‌ها و سوء استفاده از شاخص‌ها جهت اهداف شخصی و غیر مرتبط که باعث کاهش سطح اعتماد در تیم میشود.
- تفسیر همبستگی بین دو فاکتور به جای علیت بین آن‌ها: هبستگی بین دو متغیر را به صورت رابطه علت و معلولی تفسیر کردن میتواند تصمیمات اشتباهی به دنبال داشته باشد، مثلا افزایش هزینه و تاخیر زمانی پروژه به صورت توامان میتواند اتفاق بیافتد ولی ثابت نمی‌کند که یکی علت دیگری است شاید مشخص و شفاف نبودن الزامات باعث هردوی این مشکلات شده باشد.
جمع بندی: کنترل پروژه ضرورتی برای مدیران حرفه‌ای پروژه!
فرآیند کنترل بخشی ضروری و جدایی‌ناپذیر از پروژه‌هاست که به شما کمک می‌کند مطابق با خط مبنای خود حرکت کنید. شما به عنوان یک مدیر حرفه‌ای پروژه باید بتوانید روند اجرایی پروژه را زیر نظر بگیرید و هر کجا تفاوتی با برنامه‌ریزی‌های قبلی مشاهده کردید، نسبت به انجام اصلاحات و یا اقدامات اصلاحی درمورد آن تصمیم بگیرید. جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مختلف و در نهایت، تهیه‌ی گزارش و انجام اقدامات لازم پس از تجزیه و تحلیل آن، اجزای اصلی فرآیند کنترل پروژه را تشکیل می‌دهند.
در صورتی که می‌خواهید یک کارشناس حرفه‌ای کنترل پروژه شوید، دوره جامع مدیریت پروژه (با همکاری دانشگاه صنعتی امیرکبیر) تمامی سرفصل‌های بالا را پوشش می‌دهد و پس از اتمام دوره نیز به شما مدرکی معتبر از دانشگاه صنعتی امیرکبیر و شرکت PMPiran اعطا خواهد شد. علاوه بر این دوره، دوره‌ی کاربردی زمانبندی و کنترل پروژه نیز میتواند برای شما مفید و جذاب باشد و در پایان شما می‌توانید مدرک فنی و حرفه‌ای مرتبط را نیز دریافت کنید.
شما عزیزان می‌توانید با دنبال کردن صفحه PMPiran در اینستاگرام، از آخرین اخبار حوزه مدیریت پروژه، دوره‌ها و پست‌های آموزشی بهره‌مند شوید: صفحه اینستاگرام PMPiran
دیدگاهتان را بنویسید